应用文写作及公文处理课件.ppt

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1、应用文写作及公文处理,第一部分应用文写作,什么是应用文？,用书面语言把工作的意图、设想、过程、结果等，表现出来的文体，就是应用文。,应用文的分类,1、上行文：主要有请示、情况报告、工作报告等。2、下行文：主要有指示、批示、决议、决定、通报、通知等。3、平行文：主要有函、通知等。4、泛行文：如公告、通告、简报、调查报告、工作总结等。,应用文通用格式,1、用纸2、公文页边与版心尺寸3、图文颜色4、发文机关标识5、发文字号6、签发人7、标题8、主送单位9、正文,应用文通用格式,10、附件11、成文时间 12、用印13、主题词14、抄送机关15、印发机关和印发日期,上行文眉首格式,文头在眉首区要留出供

2、领导批示签署意见的空白区，发文机关名称与版心上边沿距离80mm。,下行文眉首格式,平行文、下行文：发文机关名称与版心上边沿距离25mm1mm。,特 殊 情况,报 告,概念：报告是一种广泛采用的重要上行文，主要用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。,报 告,分类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告。,报 告,构成：由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。,报告的写作技巧,标题：“事由+报告”“发文机关+事由+报告”,报告的写作技巧,主送机关：一般只送一个主送机关。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。,报告的写作技巧,正文：分为

3、三部分引据、主体和结语。,报告的写作技巧,引据：即一开始就简明地将一定时间内工作的有关情况作一概述，以点明全文主旨，通常用“现将有关情况报告如下”承上启下，领起下文。,报告的写作技巧,主体：可采用分题式、分条式或两者结合的方法进行叙述，内容应材料真实、条理清楚、重点突出。,报告的写作技巧,结语：常用的有“特此报告”、“请审核”、“以上报告妥否，请指示”等。,报 告 实 例,请 示,概念：是下级向上级机关请示某项工作中的问题、审核批准某事项时使用的请求性公文。,请 示,应用：1）、工作中遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2）、工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3）、超出本部门职权之外，跨部

4、门和地区的事情，请示上级予以指示。,请 示,构成：由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成,请示的写作技巧,标题：“发文机关+事由+请示”，也可省去“发文机关”。,请示的写作技巧,正文：一般由三部分组成：请示理由、请示事项、具体要求。理由和事项的写作要以简明为宜，交代清楚请示的目的，表达明白自己的要求。,请示的写作技巧,结语：常用“特此请示”、“妥否，请批示”、“以上意见是否可行，请予批复”。,请示的写作注意事项,一文一请示：一份请示中，只能写一个请求批准的事项或一个请示解决的问题；如确有多项内容需要请示，就要逐项分别行文，以避免不利于上级机关受理。,请示的写作注意事项,严禁越级请示。标题

5、不要写成“请示报告”。,请 示 实 例,请 示 实 例,请示和报告的五个区别,第一、时间不同。请示写的情况是未解决的，属于将来时，写在事前；报告写的情况是已做过的，属于过去时，写在事后。,请示和报告的五个区别,第二、目的不同。报告是下情上达，不要求上级批准；请示则要求上级给予批准。,请示和报告的五个区别,第三、内容不同。请示要求上级尽快答复，带有解决问题的迫切性；而报告是以向上级汇报、反映情况为主要内容，一般不需要上级答复。,请示和报告的五个区别,第四、处理方式不同。有请示就有批复；报告则无需答复，只供上级参考，有时根据情况可以转发。,请示和报告的五个区别,第五、回复文种不同。如上级对“报告”

6、确需批示，只能使用“批示”这个文种来批；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级是否同意，都应及时作出批示，但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。,通 知,通知是运用最为广泛的下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员、聘用干部等。是把上级的工作意图、要求告知下级，并要求下级照此办理。,通知的写作技巧,标题：通常由“发文机关+事由+通知”组成。发布规章制度的通知，所发布的规章制度名称应出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；批转或转发文件的公文，所转发的文件内容也要出现在标题中。,通知的写作技巧,

7、正文：通知的正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。,通知的写作技巧,通知缘由：主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。,通知的写作技巧,通知事项：是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法措施等，都在这一部分有条理地组织表述。内容复杂的需要分条列款表述。,通知的写作技巧,执行要求：发布指示、安排工作的通知，可在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，也可没有这一部分。,通 知 实 例,通知的写作注意事项,第一，熟悉通知内容：根据所发通知的类别，记述不同的情况。例如，拟写会议通知，必须熟悉和掌握会议的性质、类别、时间、地点、人数、范围和要求等内容。拟写规定性通知，必须熟

8、悉的掌握有关规定的基本内容、目的、范围、界限与要求等方面的情况。第二，运用适当的表达方式：应按说明式的方法来表述，按照事项的性质、类别分条逐一说明，体现出明白、清晰、顺序严整的特点。第三，注意语体色彩：起首语常常习惯用“根（依）据”、“按照”、“由于”等词，来说明通知的依据和缘由；区分“遵照执行”、“按照执行”、“参照执行”的表述。,函,函是平行机关或不相隶属的单位之间，商洽和联系工作、询问和答复问题时使用的一种文体，一般不具有指挥或指示的作用。,函的写作技巧,标题：通常为“发文机关+事由+函”的形式。如属回复问题的函，则多在“函”字前加“复”字，即：“复函”。,函的写作技巧,主送机关：即受文

9、并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。,函的写作技巧,正文：需要写明下述三部分内容 第一、说明发函的根据和理由。一般用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函告如下：”等过渡语转入下文。第二、说明致函的具体事项。一事一函。第三、结尾。常用“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。,函的写作注意事项,1、用语谦和，讲究分寸。不使用告诫、命令性的词语，做到语气委婉得体。2、分清“函呈”、避免错用文种：第一、不相隶属机关之间商洽、询问和答复问题，不能用“请示”或“报告”，应使用“函”。第二、向无隶属关系的有关部门请求批准事项，不能错用“请示

10、”或“报告”，应使用“函”。第三、答复上机级关的询问，应使用“报告”，不能使用“函”。,“来函”与“复函”的区别,来函是主动向有关机关商洽、询问事情。开头交代发函的原因、目的，中间写明询问或商洽的内容，结尾常用“即请函复”、“请函复为盼”等习惯用语。复函的开头类似批复，先引述来函。中间针对来函所询问或商洽的事项作出明确的答复。结尾常用“此复”、“特此函复”结束全文。,函 实 例,会 议 纪 要,概念：会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。它具有指导性、纪实性、概括性的效果。,会 议 纪 要,分类：就性质可分为办公会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为概述

11、式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。,会议纪要的写作技巧,标题：一般由“会议名称+会议纪要”构成，有的也可无标题。,会议纪要的写作技巧,正文：包括前言、主体、结尾三项内容。,会议纪要的写作技巧,前言：概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现纪要如下”过渡到下文。,会议纪要的写作技巧,主体：是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，归纳为几个部分，分条分段地概述清楚。,会议纪要的写作技巧,结尾：即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望

12、和要求，也可无结尾部分，主体内容写完，全文就结束。落款：不署名，只写成文时间，加盖公章。,会议纪要实例,“会议纪要”与“会议记录”的区别,第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,总 结,概念：总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。,总 结,分类：主要分为综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经

13、验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。,总结的写作技巧,第一、文件式标题：一般由“单位名称+时限+内容+文种名称”构成。例：巴南高速D8合同段项目经理部2009年度项目管理工作总结。,标题的三种写法,总结的写作技巧,第二、文章式标题：以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例：成绵路C10分部就精细化管理作一专题总结，我们是如何在施工中狠抓精细化管理的。,标题的三种写法,总结的写作技巧,第三、双行式标题：即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：

14、群策群力共同奋战保质保量完成任务、副标题乐雅路TJ10合同段前期驻地建设工作总结。,标题的三种写法,总结的写作技巧,前言：一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。,正文的写作要求,总结的写作技巧,主体：应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，分为几个小标题，逐层深入总结，这种写法，条理清楚，一目了然，采用较多。,正文的写作要求,总结的写作技巧,结尾：应归纳

15、呼应主题、提出改进意见、提出今后的打算。,正文的写作要求,总结的写作技巧,落款：一般在正文右下方署名署时，也在标题下方居中署名。,正文的写作要求,总结的写作注意事项,一是要实事求是：对过去的工作进行真实的记载，对成绩和缺点要一分为二，恰当估计；二是要确定重点：归纳突出的问题和主要的经验，舍弃与此无关的材料，避免记流水帐；三是要条理清楚：详简要适宜。,述 职 报 告,概念：述职报告是向所属的干部、职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。,述 职 报 告,分类：从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则

16、有专题述职报告、综合述职报告。,述职报告的写作技巧,标题：有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“年任职务期间的工作汇报”；三是“（姓名）（职务）在会议上的汇报（或报告）”；四是新闻标题式的写法。署名及日期：标题下面，也可以写在正文后。,述职报告的写作技巧,第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标、对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。,正文的写作要求,述职报告的写作技巧,第二部分是尽职情况。这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。一般是按性质不同分成几个方面，列小标题来写。主要体现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题

17、及突发事件或重大事件方面，所表现出来的个人素质、才能和领导水平。,正文的写作要求,述职报告的写作技巧,第三部分是今后的设想和决心。要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划，表明尽职的态度。,正文的写作要求,述职报告的写作注意事项,一是要实事求是，严肃认真，客观公正。二是要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐。三是既要突出成绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小。四是缺点和不足的地方也要说够、说充分。,第二部分公 文 处 理,公文处理基本原则,一、真实二、精简三、高效四、保密,收文处理程序与方法,一般程序为：签收、

18、收文登记、拟办、批办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处置办毕公文。按照其性质的不同可分为收文办理与收文管理两大类。,收文办理流程,收文管理流程,发文处理流程,办毕公文的处置,公文清退的范围,绝密公文；有重大错漏的公文；被明令撤销的公文；仅供征求意见或审阅的公文；未经本人审阅的领导人的讲话稿；其他由发文机关指定清退的公文等。,公文销毁的范围、方式和程序,销毁范围：所有不具备留存价值的公文；无留存必要的重份公文；在特殊情况下不即行毁灭就会造成失密和严重损失的公文；一般性公文的草稿；印制公文过程中形成的校样、印版等。销毁方式：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带等）。销毁程序：由办公室组织对公文进行鉴定；确认应销毁后，逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。,公文立卷归档的程序,编制立卷类目平时归卷年终调整拟写案卷题名排列卷内公文次序并编号填写卷内公文目录与备考表填写封皮案卷排列编目、归档,