职场行政工作礼仪.ppt

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1、1,職場行政-工作禮儀,工讀職場技能精進訓練班,3/20.4/2,張 雄 喬 Janet CHANG,2,服務品質,工作態度,職場倫理,工作禮儀(1),3,國民素養 獲國際尊敬,在大地震引發重大災難之際，日本人讓全世界見識到其冷靜、堅韌的民族性。從政府首長、媒體到一般民眾，沒有出現怨天尤人，或朝野互罵的情形沒有不耐或指責謾罵國民素養 獲國際尊敬雖遭遇巨大天災，還是能保持著一慣笑容與禮節，深獲國際尊敬。,4,有禮就有競爭力,想要出人頭地,不但要專業硬實力,也要具備禮儀軟實力。好禮儀帶來好人緣。好禮儀強化工作運。從校園到職場,從企業新進人員到高階主管,有禮就有競爭力。九成上班族 盼學校教工作教養!

2、,5,九成上班族 盼學校教工作教養,上班族應該具備什麼工作教養？工作教養應表現在穿著：同事間相處：文書禮節：高達96%的上班族認為，唸書時學校就應有專門教導工作教養的課程。,6,職場倫理,倫理是一種關係，也是團體運作的秩序，是組織中無形的規範和準則。做好工作、演活自己，工作一如表演，恰如其分的演出，可以為自己的人生留下漂亮的註腳。,7,倫理意識和道德價值的重要,倫理是人類行為的主要特徵，也就是各人日常生活中時常面臨的決定。例如：什麼該做？什麼不該做？怎麼做才對？怎麼做不對？這些問題的判斷是否正確，會影響個人的行為和別人的權益。,8,職場新時尚能力+態度+精神,9,敬業精神的意義,敬業：一個人對

3、自我選擇的工作執著感。敬業精神是經由人的主觀認定和客觀評估，了解一個人對工作或職業的執著或認真程度。,10,提升敬業精神的方法,對於主管所交辦的工作事項都能認真且具體地的完成。視工作的完成為理所當然，能吃苦且願意吃苦。在工作中不斷累積經驗以獲得成長。認真於現職工作，減少轉換工作的念頭或動機才是敬業的表現。,11,敬業精神的表現層次,專業精神所表現的基本層次不外乎是-準時、守信與禮儀等進一步是嫻熟且正確地把工作做好，不浪費其他和你有交集的同事或客戶的時間。,12,敬業精神所發揮的益處,4.增進個人的工作滿足感 提升個人的價值感,3.提升更佳工作升遷機會 創造更佳工作發展潛能,1.提升個人的自尊感

4、,2.增加個人工作經驗的 累積和工作潛能,13,品質至上,體驗式活動訓練,14,品質至上,一個組織如果要服務品質能有效提升，必要有許多改變及創新做法才能達到此一目標。現在我門要進行一個有關-”工作品質“的活動。,15,分 組 討 論-個人論述,在活動中我看到什麼?在活動中我感受到什麼?我會將他運用在工作中的什麼地方?,16,工作做對與做好,擅用輔助運用正確方法完成正確任務*做對的事*把事做對,17,促進自動自發與獨立創新精神,破除被動等待心理的心態發揮積極主動自發精神運用創意工具增進自我職能上的獨立創新能力1.多與積極主動者相處，避免與悲觀的人為伍。2.善用積極思考的方式，刺激分泌腦內激素。3

5、.不要花太多時間怨天尤人。4.改變自我的對話。5.設定願景、目標與計畫，築夢踏實。,18,職 場 禁 忌,敬業精神不佳自我意識高漲學習動機不足不能吃苦耐勞逃避責任壓力,缺乏團隊精神缺乏職場倫理缺乏紀律服從既任性又嘴硬,19,自我情緒控制與自制自律能力之加強,自我控制能力與“專業特質表現”之間的關係自我情緒與EQ的認知與掌握如何面對工作壓力與逆境心理調適自律自制能力的養成與強化,20,認識自己的方法,測驗-性向測驗.性格測驗.人格特質測驗自省反思-勿自怨怨人.先反省自己才能洞察自己結交益友-對面對自己大有助益請教良師-幫助自己從更高層次來認識自己接受挑戰-主動接受任務可提升自己的能力誠實.坦然-

6、勿過度的謙虛或自大,21,良好的工讀服務人員形象,令人印象深刻的儀表深入人心的禮貌舉手投足 行禮如儀得體合宜的言談主動積極的態度,22,待人接物應對禮儀,電話應答禮儀,服務禮儀/形象展現,工作禮儀(2),23,學校沒有教的事-常見的職場禮儀疏失,1.直呼主管名字2.以高分貝講私人電話3.開會不關手機4.讓主管提重物5.稱呼自己為某先生某小姐6.對自己人才注意禮貌7.遲到早退或太早到8.談完事情不送客9.看高不看低，只跟主管打招呼10.主管請客，專挑昂貴的餐點11.不喝別人倒的水12.想穿什麼就穿什麼,24,良好的工讀服務人員形象,令人印象深刻的儀表深入人心的禮貌舉手投足 行禮如儀得體合宜的言談

7、主動積極的態度,25,禮 儀,禮儀是發乎內心而形於外的肢體語言，更是尊重他人的表現。一個懂得透過穿著打扮及儀態，將內在呈現出來的人，會帶給別人一種正面的投射作用。,26,完美的第一印象,首因效應先入為主的效果第一印象 93%-來自於外在,%肢體動作、穿著打扮,%語音聲調,%來自說話的內容,加州柏克萊大學心理學教授馬布藍(Albert Mebrabian),27,形象塑造,禮儀需從形象開始為出發點，而認識自己、瞭解自己做合適的妝扮，並適當的表現自己的個性與工作能力，才能建立個人良好的形象。形象包含:合適的妝扮優雅的儀態服務用語,28,你的穿著及格嗎?,一走進百貨公司的服裝樓層,就覺得眼花撩亂、頭

8、暈目眩。買衣服的時候,店員或朋友的意見,是買不買的主要決定因素。選購西裝或套裝時很少修改,看不出多一吋或少一吋的差別。不知道自己合適的尺寸(服裝、配件)布料的軟硬粗細,對我來說都一樣,沒有差別。搞不清楚什麼樣叫做搭配得好或不好。從入社會到現在,髮型幾乎一成不變。覺得跟其他同事穿得一樣就行了,沒想過自己合不合適。衣櫥的東西很多,可是穿起來好看的就只有那幾件。不知道哪一種衣款/鞋包最適合自己。,29,以上十種狀況,你符合幾個?,0-2個 表示你是位穿著的箇中好手,繼續加油3-5個 表示你能透過服裝傳達正確訊息,但若 能找出個人特色,品味將可更上層樓。6-10個 表示極需加強服裝相關知識。,30,儀

9、容OK!形象進階!,髮型-整潔有形化妝-得體合宜臉部-元氣飽滿配件-合乎氣質服裝-契合角色,襪子-搭上配下鞋子-完整光亮香水-對味對位口氣-清晰自信雙手-清潔得當,31,好的服裝儀容並不是穿著講究、花 枝招展，而是要符合職場角色。針對職場角色的特質來調整自己的 服裝儀容，才能為你的專業形象或 服務熱誠加分。一個連穿衣與場合都不搭的人，很難讓人相信他是個有智慧、對自己的專業領域能掌握、平時對環境變化夠敏銳的人。,好的服裝儀容應該符合職場角色,32,著裝禮儀,衣服要整齊清潔並配合季節。衣服剪裁要合身且款式要合時。穿著要與自己的年齡和身份相稱。穿大衣或戴帽者，入室應取下。不可在人前整衣，脫襪更衣尤應

10、迴避。正式場合舉止應端莊不得嘻笑。皮鞋應擦拭，務求光亮，鞋帶應繫好。,33,禮 貌 服 務 用 語,(早安)您好，歡迎光臨謝謝您請稍候抱歉，讓您久等了我知道了是的.好的實在對不起歡迎再度光臨,34,服務用語不單是脫口而出而已，公式化不帶感情的問候只會帶給客人不愉快的感受；服務用語必須發自內心、真心誠意並面帶微笑的說出。,35,表 情,一個嘴角隨時隨地都往上揚的人，絕對是個受歡迎的人。笑口常開、壓力甩開常開笑口是毋需付費的減壓健身方法，笑容是最美的化妝品。,36,辦公室禮儀規範1,提早上班、有事預先電話聯絡 主動打招呼、熟悉人事 不翻閱他人東西 記得歸還借物、物歸原處 維護個人整潔與秩序 不公器

11、私用、不做私事 禮讓主管或客人 不談論機密、道人長短 公共區域維護：化妝室、茶水間、休息室等,37,辦公室禮儀規範2,主動服務的精神，以表現熱忱。對師生的要求應耐心且有禮的應對。隨時保持自然親切的笑容。時時注意儀態與服務用語。職場服務時，禁用手機聊天。,38,職場禮儀-基礎,尊重資深前輩的指導-尊重職場倫禮做什麼就穿得像什麼-專業或親和力開會做好準備再上場聲音展現加分印象-電話禮儀電子郵件的禮節,39,電話禮儀須知與應用,電話的特性是彼此看不見對方的表情。談話聲調及用語都應合乎禮節，才能使電話成為處理公務及活絡人際關係的好工具。,40,電話應對的原則,標 準 化:標準禮貌用語專 業:語調及應對

12、內容具有專業性 親 切:親切的口吻與同理心完 整 性:有效率且完整的處理詢問事項,41,接聽電話的基本禮儀,1.迅速準確的接聽2.重要的第一聲3.要有喜悅的心情4.清晰明朗的聲音,5.身體要端正6.認真清楚的記錄7.瞭解來電話的目的8.掛電話前的禮貌,42,電話禮儀語法匡正對照表,43,電子郵件的禮節-避免犯的錯誤,1.你是在對著一個真人講話:2.說明要明確、講重點3.讓你的信好看一點:4.回覆內容在哪裡:5.尊重收件人的時間:6.信在講什麼主旨很含糊7.副本CC全世界:,44,寫E-mail的重要規則,1.好的商業書信必須言之有物，同時不能失禮。2.使用KISS技巧:3.語法盡可能自然。4.

13、修飾並選擇適當語氣:5.設身處地為收件人設想:。6.如果你不會這麼說，就不要這麼寫。,45,職場禮儀-進階,正面、樂觀與積極細心、體貼、同理心展現優雅的儀態基本接待禮儀不可少,46,優雅的儀態訓練,容光煥發的站姿風姿綽約的走姿迷人優雅的坐姿自然得宜的行禮貼心的指引手勢與技巧最美的化妝品-微笑,47,優雅的儀態,站姿走姿坐姿行禮表情,臉要笑、嘴要甜、腰要軟、手腳快、姿態美,儀態顯現-站如松、坐如鐘、行如風、臥如弓,48,優雅的站姿（迎賓、接待、送客）,站姿六大口訣双手位置眼神面部表情與人交談的安全距離,49,行的禮儀,行走時勿左顧右盼。注意鞋跟聲響。行進時應注意禮讓一般狀況盡量不奔跑。不可從正在

14、交談的人群中穿梭而過。行進時隨時注意所帶領的客人，遇到轉彎處，應放慢腳步等候。,50,身體語言-坐姿,坐下時的姿態腳要碰地、臀部坐正不彎腰駝背*正確的姿勢不僅使你美觀，亦可減低壓力和身體上的不適,51,得宜的問候/應對禮節,行禮頷首禮欠身禮歡迎禮最敬禮,握手擁抱介紹名片交換奉茶,52,訪客的接待,公務上的訪客未約定的訪客 登記連絡、決定接待方式、禮貌招呼 解釋原因、預約時間、留下電話號碼國際訪客 事先確認聯繫、安排翻譯、蒐集個人資料,53,訪客接待禮儀,接待前之準備接待場地、設備的準備資料的準備餐飲的準備服裝儀容的要求熟悉活動流程,54,接待準備步驟,張貼歡迎標示放置指示或歡迎立牌專人迎賓協助

15、引導入座安排主管接見餐飲款待紀念品、禮品準備送客,55,交談應對禮儀,目光直視對方以示尊重，並面帶笑容態度誠懇。輕聲細語，勿干擾周邊人，且善於控制音量。與客人交談時應保持耐心與微笑。說話時不可口含食物、嚼口香糖、勿食有蒜味 或特殊異味之食物。交談時不可打呵欠，如果打噴嚏時，應摀嘴並 說“對不起”（或抱歉）。,56,說話時應注意自己的坐或站姿及舉止動作。勿遠距離對話或吶喊/勿與人勾肩搭背、拉 拉扯扯、舉止隨便。交談時要察言觀色，勿引起對方之不悅。聆聽對方講話時，應有合宜之表情與適當之 回應（不應面無表情或過於誇張之反應）。交談之中如須中途離開（如接電話、上化妝 室），應先向對方抱歉示意。,57,

16、傳遞尊重的良好的姿勢,優雅的手姿：拿的方式給的方式指示的方式,58,貼心的指引手勢與技巧,指引的精神 主動-心態-,指引的方法 手勢-眼神-,59,熱情讓工作變得主動、積極,對人有熱情，人際關係改善了，成為受歡迎的人。對事有熱情，能力不足時，會主動的學習，充實需要的專業知識與技能。,60,參考資料:態度萬歲（Keith Harrell）出版社:商周出版職訓局3c核心職能參考教材國際禮儀 朱立安 揚智出版社塑造專業形象 林憲正譯 智庫文化實用國際禮儀，三民書局，黃貴美。國際禮儀實務，揚智文化，徐筑琴。Career職場情報誌 No.414下一秒就得拿出來的本事 大是文化 法蘭西斯.柯爾.瓊斯箸,Thank You!,