秘书机构的设置.ppt

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1、行政秘书学,原 理 篇,第一章 行政秘书学的基础知识,第一节 秘书与秘书学第二节 秘书机构第三节 秘书工作第四节 秘书的职业道德和能力结构第五节 秘书与领导,章节安排,第一节 秘书与秘书学,一、秘书的定义及分类,1、“秘书”词义的演变（1）宫中秘藏之书（2）辅臣（3）行政职业（4）社会职业,2、秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。,从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 2003秘书职业技能标准,3、秘书的职业特点 1.直接性2.稳定

2、性 3.知识化4.年轻化 5.女性化,4、秘书的分类 横向分类 按单位性质不同机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按工作内容不同行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同公务秘书、私人秘书。纵向分类（层次）高级、中级、初级,我国党政机关秘书,高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任。一般是省、厅两级的秘书人员。中级秘书：办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。一般是处、科两级的秘书人员。初级秘书：是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。,

3、企业秘书,高级秘书：包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，这是秘书职位的顶点。要求有长期的相关工作经历，良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力而具备这些条件的人才更是凤毛麟角。中级秘书：包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在2535岁左右。初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。,企业秘书的各种类型,总经理行政助理Ex

4、ecutive Assistant Manager 总经理助理Assistant to General Manager总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk,企业部分秘书岗位工作职责,【办公室主任岗位职责】1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作；2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划;3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告;4.审核上报公司1000元

5、以上行政费用开支计划;5.负责公司防火防盗及交通等安全管理工作;6.公司员工及住房管理;7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;8.总经理办公室人员编制管理;9.对外联系的工作计划制订与实施.【行政主管岗位职责】1.按合同实施物资采购和小型用品采购;2.员工午餐的具体安排;3.电话费缴纳;4.环境卫生管理;5.外来宾客的住宿安排;6.车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；7.办理公司员工暂住证及与治安委员会联系。8.其他工作配合。【前台文员岗位职责】1.交换机电话转接；2.传真收发与登记；3.前台接待、登记；4.来宾引见、招待、接送；5.打印监督与考勤汇总；6.请假及加班

6、申报单的保管、汇总、造表；7.锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；8.报刊函件收发及报纸的整理保管。,1、秘书学的学科发展全国性秘书杂志目录 秘书工作（中共中央办公厅秘书局编）秘书（上海大学编）秘书业务（中共广东省委办公厅）秘书之友（兰州大学）秘书界（成都市秘书学会编）秘书学研究（江汉大学编）文秘（沈阳大学编）秘书学刊（郑州秘书专科学校编）,二、秘书学的学科发展与研究对象,2、秘书学的研究对象,“秘书工作”说“辅助管理”说“对象多元”说“秘书活动”说,秘书学的研究对象=秘书工作+秘书人员,3、秘书学的学科特征,秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。其学科特征体现在：1）知识的综合性（与管理学、领

7、导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系、心理学等学科有着密切的关系）2）理论的应用性 3）学科的群体性（理论秘书学、应用秘书学）,第二节 秘书机构,一、秘书机构的概念,广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘

8、书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图：,二、秘书机构的地位、性质与作用,1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构4、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构,秘书机构的地位,秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，必须保守机密；秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合

9、办事部门；秘书部门是服务、协调部门。秘书机构的作用 1、组合作用 2、枢纽作用 3、过滤作用,1、助手2、参谋3、枢纽4、协调5、保密6、公关,三、秘书机构的职能,（一）因人分设制（A为主要领导者；B为分管领导者；c为办公部门领导者；未标序数的D为综合机构，标有序数的D为其他秘书机构；横虚线以下为办公部门）,四、秘书机构的组织模式及设置,(二)因事分设制,图 因事分设制模式图(A为领导者；B为办公部门；c为若干秘书机构),(三)混合分设制,案例：【国务院办公厅】1998年：秘书一局，秘书二局，秘书三局，人事司，行政司，中办国办信访局。国务院秘书长1名，国务院副秘书长5名。2008年：秘书一局，

10、秘书二局，秘书三局，人事司，行政司，国务院应急管理办公室（国务院总值班室），督查室，电子政务办公室，财务室（副司局级）。另外还包括机关党委，离退休干部局。国务院秘书长1名、国务院副秘书长9名（含兼职）。,1各级秘书工作机构（1）中央机关的秘书机构（2）省、市、县级的秘书机构（3）基层单位的秘书部门 2各类秘书工作机构（1）人民解放军的秘书工作机构（2）企事业单位的秘书机构（3）民主党派和人民团体的秘书工作机构3临时秘书工作机构,各级各类秘书部门的设置,中国2010年上海世博会组织机构,1、集中式2、分散式,秘书机构的布局方式,（一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍结构

11、 4、组建和管理秘书团队,年龄结构智能结构非智力因素情绪智商,优秀的秘书团队应具备的要素1、共同的目标2、互相合作，彼此认同3、责任心4、学习精神,五、秘书机构的建设,（二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度：秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度；工作责任制；目标管理制度。,你怎样看待这两个人的做法？某外企的两个部门秘书同时去找总经理裁断，这两个秘书一个拟写文书，另一个制作和发文。为了是把文件送过去还是过来拿，两个人各执一词。一个说：“你来拿。”另一个说：“你给我送过来。”这个外企老板对这两位秘书说：“你们先回去，一个小时后我来帮你们拿。”对这个案例，人们的说法不尽相同。1、有人说应该先确定一种制度；2、有人说对两位秘书应该各打50大板；3、还有人说“一次拿与送没关系，但以后呢？”4、请对这些观点加以分析并说明你的观点。,案 例 分 析,