第一章现代秘书角色定位.ppt

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1、第一章现代秘书角色定位,第一节 现代秘书的定义,一、秘书概念的渊源流变一个政权建立之初，人类社会出现强者主政时，就出现了秘书人员，同时即展开了秘书工作。,（一）“秘书”一词最早出现于汉代，意思是“书籍”，是指秘藏之书（二）东汉后期，“秘书”一词用于官职 1、2世纪，东汉桓帝设秘书监一职，掌管图书典籍；2、曹操为魏王时，创设秘书令，有制发敕令职能。秘书令是我国历史上首次出现的与现代秘书含义基本相同的古代秘书官职。,曹丕称帝后，改中书令奏事和起草诏令，改秘书令为秘书监。其后，历代王朝均设秘书官职或机构（三）清代后期至中华民国期间，秘书一词具有现代意义，是秘书职务与秘书工作的统一体。职务之称（行政职

2、位）（四）中国共产党诞生和新中国成立，“秘书”含义有了诉诸文字的界定，秘书工作走向规范化。,（五）关于秘书处(科)秘书处(科)是典型的秘书机构，但不同组织中这个秘书机构的名称的含义是有区别的。在辛亥革命后成立的南京临时政府中，“总统府秘书处”是当时中央政府的总秘书机构。1926年中共四届三中全会决定设立“中央秘书处”，是党中央的总秘书机构。,在中央办公厅组建后，尤其是我国党政机关综合性秘书机构的名称统一为“办公厅(室)”后，“秘书处(局、科)”成为办公厅(室)内处理典型秘书业务(如文字工作)的二级机构的名称，如中央办公厅设有秘书局，省政府办公厅设有秘书处(有的分一处、二处、三处)，市、县政府办

3、公室内设秘书科。并非所有的办公室都属于秘书机构 如国务院华侨事务办公室、台湾事务办公室、新闻办公室等。这些部门虽然名为“办公室”，但属于职能部门，不是秘书部门。,这些部门本身也存在办文、办会、办事的秘书业务，就要设立自己秘书机构。由于整个组织名为“办公室”，因此它的秘书机构不能再叫“办公室”(否则会出现“办公室办公室”这种不伦不类的机构名称)，而叫“秘书处”。例如江苏省侨务办公室下设人事秘书处、侨政处、外联经科处、文化宣传处四个处，其中“人事秘书处”的职责是“负责以及综合协调机关秘书、文档、信息、财务、人事、办公室自动化以及后勤保卫等日常工作”。,在秘书机构内也有非秘书性质的部门 如:汽车队、

4、保安处、文印室等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。,社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。对第三产业或服务性行业，我们不能仅仅狭隘地理解为商业和生活服务业，它也包括各种智力服务。比如教师、医生、律师等等。,秘书则是以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。欧美许多国家企、业和私人秘书的人数比政府机关秘书多出几倍甚至几十

5、倍。科学家、作家、教授、医生、律师、著名演员和运动员、经济富裕的退休人员多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。,二、秘书的定义 狭义定义：为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。广义的定义：在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。,第二节秘书的职业特色及分类,与其他职业相比，秘书有着自己的特征:1.直接性 2.稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化,秘书的分类,（一）秘书的纵向分类 高级、中级、初

6、级秘书。秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。,按服务对象划分 1、公务秘书 2、私人秘书。按从事行业职能划分 1、业务秘书（商务秘书、政务秘书、法务秘书）2、一般秘书。按工作内容划分 1、文字秘书。2、机要秘书。3、信访秘书。4、事务秘书。5、通讯秘书。6、生活秘书。,第三节秘书工作,秘书工作:是指协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。这一涵义，反映了现代秘书工作与领导活动的关系，准确地指明了现代秘书工作的辅助性这一本质特征。,一、秘书工作内容（一）办文：主要围绕文书、

7、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务：1、文字工作。2、文书处理和档案工作。3、围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。（二）办会 秘书“办会工作”所指的“会”，是以“会”为代表的一系列相近事务。,（三）办事 主要分三项，即信息工作；技术工作；日常行政事务工作。,二、秘书工作原则,1.准确原则 准确领会领导意图：平儿做主送秦钟见面礼及送邢岫烟雪褂子。2.及时原则 话说众人见平儿来了，都说：“你们奶奶作什么呢，怎么不来了？”平儿笑道：“他那里得空儿来因为说没有好生吃得，又不得来，所以叫我来问还有没有，叫我要几个拿了家去吃罢。”湘云道：“有，多着呢。”忙令人拿了十个极大的平儿道：“多拿几个团脐的”

8、众人又拉平儿坐，平儿不肯李纨拉着他笑道：“偏要你坐。”拉着他身边坐下，端了一杯酒送到他嘴边平儿忙喝了一口就要走 平儿道：“明儿一早来听着，我还要使你呢，再睡的日头晒着屁股再来！你这一去，带个信儿给旺儿，就说奶奶的话，问着他那剩的利钱明儿若不交了来，奶奶也不要了，就越性送他使罢。”,3.严谨原则 平儿处理虾须镯及玫瑰露与茯苓霜事件时，思虑周到，照顾全面，处理灵活，不留隐患的严谨原则得到了充分体现。4.同步原则 平儿以凤姐是非为是非，凤姐喜好的就多加照顾如对待刘姥姥；在尤二姐事情上虽小处加以关照但大方向保持一致；,5.保密原则 例如红楼梦平儿知晓贾琏绝不能为王熙凤知道的偷情秘密，知晓王熙凤不能让贾

9、琏知道的放印子钱的秘密及要置尤二姐于死地的计划但都能严守秘密；处理虾须镯及玫瑰露与茯苓霜事件时，都能在不声张的状态下恰到好处的解决，这是平儿秘书工作的坚持保密原则的表现。,三、秘书工作的特点,从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。三个体现：1、秘书工作总是围绕领导工作而展开，领导工作涉及哪里，秘书工作才能介入哪里；2、秘书在工作中只能根据领导意图或领导精神办事，不能自作主张，自行其是，否则就是超越职权；3、秘书参与领导层会议，只有发言权，没有决策权。被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。,事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。综合性 秘书机构是综合办事机构，秘书工

10、作具有鲜明的综合性。机要性 指秘书工作的机密性和重要性。,四、秘书工作的基本方法,1.受意 受意，就是秘书接受和领会领导意图。所谓领导意图，是指领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意或精神实质，希望达到某种目的或标准。如果对领导的意图理解不透，把握不准，体现不好，就很难按照领导的旨意完成任务。因此，正确理解、领会和把握领导的意图，是机关工作人员的基本素质，也是发挥好参谋助手作用的重要前提。,在实践中，可通过以下几种方法去理解和把握首长的意图：一是从主动询问中掌握。受领某项工作任务前，机关干部要主动向首长请示、询问，了解领导对某一阶段、某项工作、某个问题的考虑和想法，尽量避免少走弯路。这是把

11、握首长意图的主要途径。二是从平时言谈中捕捉。首长的思想、主张，大都是通过言谈阐发出来的。平时，无论是跟随首长下部队检查工作、参加会议，还是在处理日常事务中，对首长的发言以及主要观点和主张，要准确记录下来。,对首长口头交待的内容，也要注意反复领会。尤其是首长在各种非正式场合的谈话，平时比较零碎的看法、意见等，一定要“善闻其言”，细心收集。这些思想虽然可能一时用不上，但它往往是形成首长意图的重要过程和内容，把握它就能为及时、准确捕捉首长意图打下基础。三是从日常行为中发掘。行为是思想的客观反映，首长的意图必然要通过一定的行为方式表现出来。因此，对首长不仅要善于“听其言”，还要善于“观其行”，注意从首

12、长的行为表现中发现其思想和主张。从某种意义上讲，善不善于“察言观色”，体现了一个机关干部素质能力的高低。,四是从阅文批示中揣摩。无论是首长亲自撰写的文稿，阅读各种文件、报刊的批示，还是为下级人员草拟材料提出的修改意见，常常是首长对某一问题的思想和观点的反映。悉心研究领导的这些批文批示，就能从中把握其思想本质，洞察其意图。五是从综合分析中领悟。通过将领导在各种场合、时机流露出的零碎“思想火花”汇总串连，连贯分析，梳理领导意图。这是因为，偶然中往往隐藏着必然，把一个个偶然连贯起来思考，便会产生串连效应。,2.请示 请示:就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请

13、求批准。3.报告 报告:就是秘书向上级领导者反映情况，提出建议,或应领导者要求做出汇报。,请示、报告两类文种的区别,请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。一是行文目的、用途不同。这是两类文种最基本的区别。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级审批，重在呈请；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，一般不需上级答复，重在呈报。二是呈量时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常工作中所说的“事前要请示，事后要报告”。,三是主送机关不同。请示一般只主送一个直接上级机关。不宜多头、多级主送，以免因

14、责任不明、或者互相推诿影响到办文效率和质量。即是受双重领导的机关、单位上报请示，也应根据内容分别写明主送、抄送机关，以根据主次分清承办责任，由主送机关负责答复请示的问题。而报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。,四是受文机关处理方式不同。请示均属承办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，收文机关对其它报告都不可作答复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。,五是涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权处理、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。

15、由此可将请示分为请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示等三类。其中第一类多涉及法规政策上、认识上的问题，第二类多涉及人事、财务、机构等等方面的具体事项。而报告按其内容可分为向上级汇报工作的工作报告、反映情况的情况报告、提出意见建议的建议报告、答复上级询问的答复报告、报送文件、材料或物品的报送报告。,六是写作重点不同。请示和报告虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。七是文面结构形式不同。请示多采用篇段合一式（即独段式，是指各机关之间有时要传递的信息较少，全篇公文只由一个

16、段落组成，而这一个段落可以是三要素俱全，也可以省略主旨以外的其他要素）、,三段式或总分条文式结构，篇幅一般较短。报告常用总分条文式或贯通式（多段式）结构，篇幅一般较长。报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：（1）情况做法问题（意见）；（2）情况（做法）问题今后意见；（3）情况原因（责任）下步做法；（4）情况原因责任及处理意见；（5）情况问题建议等。,报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：（1）情况做法问题

17、（意见）；（2）情况（做法）问题今后意见；（3）情况原因（责任）下步做法；（4）情况原因责任及处理意见；（5）情况问题建议等。,练习：,总经理叫办公室主任安排一辆车，到飞机场去接一个人，试想您本人就是这个办公室主任，你可以指挥调度的有10个驾驶员、8辆车，你会怎么完成这个派人派车任务？,你完全可以在10个驾驶员、8辆车中随便指定现在轮空的人和车，告诉司机几点几分什么航班让他准时赶到，在出口处举着客人的名字“守株待兔”就行了；如果遇到人和车都不够调度的时候，你甚至也会自作主张地打电话告诉客人，公司已经调不出车，请他下了飞机自己打的到某某路多少号来找你，你会在办公室等他，然后带他去见总经理,上级的

18、意图，并不等于上级的命令。命令，直接对下级的行为提出要求，更侧重于让下级知道行为的目标“要做到什么”；而充分领会了上级命令背后的意图，则可以保证下级行为的效果“要做好什么”。以上这些做法本身并没有什么不对，问题的关键在于，这些做法与要接待的人是否相配？与公司打算同这个人相处的关系是否相配？如果你懂得要充分领会上级的意图才能有效执行命令，那么在你派人派车去机场之前，你一定会先搞清楚一些很容易被人忽视的问题：要接的人是谁？什么身份？与公司是什么关系？老总打算用什么规格的礼遇等等。总之，只要你一个办公室主任基本的职业意识，你就应该明白，在公司的背景下安排车辆迎来送往，绝不只是把人当做物体而运来搬去这

19、么简单。只要你弄明白了总经理是要借“迎接”这个机会，向客人表达相当级别的礼遇，你选派的司机就一定会是这样的人：不仅驾驶技术好、道路情况熟，而且对公司认同感强、谈吐得体，懂得什么时候在客人面前“沉默是金”，也做得到什么时候是“开口是银”；你选择的车，也就必然会有如此这般的一番讲究；或者你还会另外派出专人前往机场，甚至你本人前往或者提醒总经理本人也应该亲处去迎接,总之，只要你一个办公室主任基本的职业意识，你就应该明白，在公司的背景下安排车辆迎来送往，绝不只是把人当做物体而运来搬去这么简单。只要你弄明白了总经理是要借“迎接”这个机会，向客人表达相当级别的礼遇，你选派的司机就一定会是这样的人：不仅驾驶

20、技术好、道路情况熟，而且对公司认同感强、谈吐得体，懂得什么时候在客人面前“沉默是金”，也做得到什么时候是“开口是银”；你选择的车，也就必然会有如此这般的一番讲究；或者你还会另外派出专人前往机场，甚至你本人前往或者提醒总经理本人也应该亲处去迎接,1关于请示正文的写法，下列理解不正确的是（）。A开头阐述请示的理由要充足，依据要充分，显示出请示事项的可行性B请示起因要强调这是必须办理而本单位又无权处理的事项C请示事项要写具体、明确，便于上级决策、判断D结尾要使用“以上请示当否，请批复”等习惯用语2关于请示与报告的区别，下列表述正确的是（）。A请示必须事前行文，报告可以事前、也可以事中或事后B请示内容单一，一文一事，报告可以一文多事C请示的目的是为了批复，报告的目的是为了批转D请示的标题、上款、正文和落款缺一不可，报告不强求一律3关于批复的结构和写法，下列不正确的是（）。A批复的结构通常分四部分（标题、主送机关、正文、落款）B标题部分通常包括发文机关、事由和文种，但有的也包括受文机关C正文开头要引述下级来文日期、文号和标题，作为批复的起因D结尾要使用“经研究批复如下”等习惯用语三、判断题1请示与报告的行文目的和作用不同，但行文时间相同。2请示与报告的行文目的和作用不同，内容和结构也不同。3请示与批复的行文时间不同，但内容相互联系。4请示与批复的内容没有联系，但作用是一致的。,