费用收缴作业规程.docx

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1、费用收缴作业规程1.0目的为了规范公司物业收费工作，完善收费记录的基础会计工作，加强对物业收费工作的会计监督，保障公司资金的安全，结合崇德物业实际情况，特制订本制度。2.0适用范围适用于XXXXXXXXX公司所属各物业服务中心、各异地分公司财务收费的管理3.0职责3.1 主要执行人为区域财务负责人。3.2 区域财务部为物业收费工作的主要责任部门。3. 3物业服务中心配合区域财务部物业收费工作安排。3.4崇德物业总部财务管理部、品质运营部负责监督区域及物业服务中心对本制度的执行，并根据实际情况适时调整相关操作指引和流程。4.0内容4.1收费内容4.1.1 本制度所指的收费是崇德物业收取的与物业经

2、营活动有关的所有费用，包括但不限于以下费用：物业管理费、场地使用费、物业公共能耗分摊、水电费、房屋维修基金、停车费、空调费、暖气费、垃圾清运费、维修费、工本费、违约金、其他零星物业费及各类押金、保证金。4.2职责划分4.2.1 区域物业会计为区域物业收费工作监督人员。负责物业收费标准、应收款项、实收款项的核查，定期核实收款记录和收费报表；负责规范各类收费行为，保证收费资料真实、完整；负责建立并完善会计账簿，保证各类相关账册的记录准确，并做到数据来源清晰、账实相符，为管理活动提供及时、准确的信息；负责物业收支活动的会计监督，对收费中存在的违规行为要及时纠正并上报公司处理。若区域公司没有专职物业会

3、计，由兼任人员执行以上工作职责。4.2.2 物业服务中心收款管家为崇德物业指定的专职收款人员，岗位属于物业服务中心管家部编制，接受区域财务部的管理和监督。收款管家必须按规定的收费内容和收费标准收取各项收入及款项；负责物业收费系统和停车场管理系统业主、租户和客户的基本信息维护；负责维护收费标准、收费项目和应收款项，核查租赁合同信息；负责票据开具和管理，保证账实一致、票款一致，妥善保管收款备用金、发票章、发票、收款收据等物品；负责建立和维护收费台账，保管收费凭证和合同；定期出具欠费、回收率、收款报表。4. 2.3物业管家负责准时向客户派发各类费用的缴费通知单，负责项目各项费用的催缴工作，并编制相关

4、费用收缴台账和欠费分析报表。4. 2.4有租赁业务的项目，租务人员负责跟进租户进场、费用缴纳、续签、退场等环节，合同签订后需及时将合同复印件交收款管家备份。收款管家需复核租户各项费用数据，收取各项押金及费用。4.3 物业收费管理要求1. 3.1物业收费基本原则4. 3.1.1所有的项目均需使用公司统一的SAP物业收费管理系统（SAP事务码：zwysf）,日常工作中的一切收入、费用都必须通过物业收费系统核算，当日收费需当日录入。5. 3.1.2收款管家为崇德物业指定的专职收款人员，未经公司授权其他人员不得擅自收取业主或客户任何款项。6. 3.1.3客户向崇德物业支付的所有款项都需要通过银行转账、

5、托收、线上支付、POS机刷卡及存现金到指定对公账户的方式，任何人都不得私下收取客户款项。7. 3.1.4收款管家收到客户的支票、汇票等有价证券，必须在收到当日以安全的方式转交出纳或指定保管人员。8. 3.1.5任何人员均不得将收到的客户款项挪作他用。9. 3.1.6物业收费实行“收支两条线”原则，任何情况下都不得坐支收费款项。10. 3.1.7收款管家在收到客户款项后需如实开具公司指定收款收据或发票，禁止收款不开票、收款后不录入收费系统、调整收款内容金额、涂改隐匿收款票据等行为。11. 3.1.8崇德物业所有费用调整、减免、抵扣、退还都需要报公司审批，没有公司批复文件，任何人不得私自调整、减免

6、、抵扣和退还客户款项。12. 3.1.9区域物业会计、收款管家负责所在项目收费系统的维护与管理，如在工作中发现收费系统存在问题或漏洞，需及时上报总部财务部联系开发人员处理。4.4 收费类票据管理4.4.1领取票据流程：4.4.2收费票据需走OA申报用印流程，印章管理员根据审批流程加盖发票专用章。4.4.3收费票据由收款管家领用并负责保管，所有票据在申领使用前须加盖公司发票专用章，未按照规定印章的票据均为无效票据。4.4.4收款管家必须按崇德物业票据管理制度的规定办理票据领用、用印、核销等手续。4.4.5收款管家领用票据时必须按票据种类填报“票据领用、验销登记表”，详细登记票据起止号码、面额、份

7、数、用途等内容，会计人员验收无误后，签字确认。4.4.6票据必须由各物业服务中心收款管家开具，其他任何人不得擅自开具票据，票据开具名称必须与合同主体及缴款人/单位一致。收款管家确因工作需要将票据交由他人代为保管和开具的，必须经物业服务中心负责人授权指定代管人代管，收款管家必须与代管人办理临时交接手续，并且必须在到岗的第一时间内与代管人办理票款清缴手续。4.4.7票据填写内容必须按交款人、实收金额、收费项目、日期如实填写，全部联次需一次填开，上下联的内容、金额需保持一致，不得弄虚作假。4.4.8开票字迹要清晰、工整，不得涂改，如有错误，需将全部联次盖“作废”章或写明“作废”字样后另行开具。4.4

8、.9收款票据票号需连续，不得出现断号、缺号现象，联次也应保证完整。4.4.10各物业服务中心收款管家每月1日前（节假日顺延）须对在用、作废、已用未核销的票据进行清点，将当月收入报表与已开具的票据存根进行核对，并编制报表交由物业会计核对。4.4.11收款管家应及时核销已使用的票据，经物业会计核销的票据，由税务会计存档保管。4.4.12票据保管人员对票据须妥善保管，如出现丢失、被盗现象需及时向物业会计报告，按照崇德物业票据管理制度做登报遗失申明。由此给公司造成损失的，应追究当事人责任。4.5固定物业费用收费要求4.5.1固定物业费用收费流程4.5.2固定物业费用是指根据物业服务合同、租赁合同、场地

9、使用合同、停车协议等产生应收款的收费项目。主要包括物业管理费、水电费、场地使用费、物业公共能耗分摊、房屋维修基金、月卡停车费、空调费、暖气费等费用，收费金额以相应收费系统产生的应收款为准。4.5.3收款管家需在每月2号前完成当月所有应收款的生成工作，物业会计需在3号前完成当月应收款的审核。物业管家负责在5号前将收费通知单送达给客户。管家通知发出后，客户根据合同约定时间缴费，客户未按时缴费，管家收款员拟制费用催缴单再次由管家送达客户；客户还未按时缴纳的，管家与租务部沟通，发送催款函限期缴费，未缴费按合同约定处理。4.5.4收款管家收取客户款项时，必须首先核对客户应缴金额所属月份、应交金额等信息,

10、确认款项无误后方可开具发票或收款收据。每笔款项都需录入SAP物业收费系统。收款管家需每日核对收费系统收费数据、当日开具的票据总额及当日收款金额，确保账实一致、票款一致。4.5.5收费过程需保证“一人开票，一人收款”，收款管家须告知客户通过银行转账、POS机、托收、现金存款至指定对公账户或茂乐惠茂智行线上支付，减少现金收取，如项目收到现金，需按时存款到公司指定的对公银行账户。客户凭银行转账单、现金缴款单、线上支付记录到服务中心开票。区域需根据公司规定开通银行转账、银行托收、线上支付、POS机收款等多种收费方式，减少现金收费。4.5.6根据客户自住或办公的使用用途不同，按不同标准收费的项目，物业服

11、务中心需向公司报批收费标准，并将收费标准交物业会计和收款管家备案，同时需与客户签订变更用途协议，双方协商一致同意按照变更的用途收费，以规避风险。当房屋使用用途发生变更，物业服务中心需在三个工作日内提交工作联系单，经物业项目负责人、区域财务负责人审批后，抄送收款管家进行收费标准变更，收款管家需妥善保管变更资料，以备查验。4.5.7停车月卡的办理、注销、延期由收款管家负责，临时停车费由客户通过扫描二维码自助交费，其他任何人都不允许参与停车场收费，停车场收费具体细则参考2019年发布的崇德物业停车场收费管理制度-2019年L2版。4.6临时费用收费要求4.6.1临时费用是指根据物业服务合同、租赁合同

12、、场地使用合同、停车协议、投标协议等收取的客户押金、保证金。主要包括管理费押金、水电押金、装修押金（保证金）、出入证押金、钥匙押金、停车卡押金、投标保证金等。4.6.2收款管家需根据合同、协议条款收取客户临时费用，需根据客户实际交款金额如实开具收款收据。4.6.3临时费用只能开具收款收据，不得开具发票。收据的收费时间、收费内容、金额根据对应合同、协议条款确定，以合同、协议条款为准。收据抬头必须开具合同、协议签订方的姓名或单位名称，押金（保证金）只可以退还给收据抬头开具的姓名或单位名称。4.6.4物业会计在收到收据和款项后需在SAP账务系统录入对应凭证。4.6.5临时费用需走专用退款流程审批后方

13、可退款，临时费用退还需符合崇德物业付款类单据提报管理要求，任何人不得坐支款项。4.7零星物业费及外来费用收费要求4.7.1零星费用和外来收费是指除固定费用和临时费用外的费用。其特点是没有合同、协议确定应收金额或在物业收费系统没有指定房号和客户信息，主要根据实际业务确定收款金额。主要包括预充水电气费、工本费、临时场地租摆费、垃圾清运费、维修费、门禁卡、赔偿罚款等。4.7.2原则上所有费用都需要通过录入应收款收取，项目需尽量减少零星收费项目。4.7.3收款管家需凭借物业管家相关收费通知收取零星物业费，收费通知需项目负责人签字确认。4.7.4物业会计需每周核实项目零星物业费的明细，确保收费真实无差错

14、。4.8物业收费稽核4.8.1区域物业会计至少每周核对物业收费系统和财务管理系统之间数据是否一致。根据项目实际经营资源、收费标准核对项目应收款数据，检查核实收款管家收款情况，确保每一笔收费的入账，对于各项减免、调整、抵扣收费记录进行核实。4.8.2票据申领应坚持安全、高效的原则，财务部税务会计应根据各物业服务中心实际经营情况核定其票据使用量。4.8.3物业会计应认真核实收款管家缴销的票据，检查票据的开具是否符合规范，并抽查票据存根联、记账联及收入，确认无误后验销保管。4.8.4区域财务部应采取定期和不定期相结合的方式对物业服务中心的收费及票据使用情况进行检查，核对是否存在不收费或少收费项目、各

15、岗位人员收费工作是否符合规范。对发现的问题及时上报公司处理处理。4.8.5会计人员必须坚持原则，实事求是，对帐票、票款不符或有疑问的，必须认真核对,并及时向有关领导报告。4.9物业收费违纪处罚：4. 9.1收款管家收取款项未开具票据的，或未经授权的人员擅自收取款项的，属贪污行为,将给予当事人即时开除处分，情节严重的，移交司法机关处理。5. 9.2收款管家未及时开具票据、未及时录入信息系统、未按公司规定当日上交银行、未按公司规定录入收款记录、当日未完成与财务会计对账、未按“日清日结”原则办理的，将对相关人员进行绩效考核。6. 9.3收款管家未如实开具票据、不开票据、擅自调整收费内容、擅自涂改收费

16、票据的属于贪污行为，将给予当事人即时开除处分，情节严重的，移交司法机关处理。7. 9.4收款管家未按规定及时缴存所收款项而给公司造成经济损失的，由当事人自行承担。8. 9.5收款管家未按规定开具票据或未经授权擅自将票据交由他人代管代开的，将对相关人员进行绩效考核；给公司或客户造成经济损失的，应由相关责任人自行承担，公司将保留进一步追究其法律责任的权利。9. 9.6收款管家坐支收入、私自调整费用、将客户款项挪作他用的属于严重违规行为，经发现，给予当事人记过、开除处分；给公司造成损失的，将向相关责任人追讨损失；情节严重的将移交司法机关处理。10. 9.7收款管家未经公司授权擅自允许他人收款的，对相

17、关责任人、物业项目负责人进行绩效考核。11. 9.8各物业服务中心须做好安全防范措施，保证本物业服务中心资金、票据的安全、完整，防止被盗和毁损。资金、票据发生被盗、毁损或者遗失，必须第一时间向有关部门及主管领导报告，重要票据要登报声明作废，并对责任人处以记过、开除处分,并扣发责任人绩效工资，如造成严重后果的由事故责任人承担相应责任。12. 9.9故意破坏收费系统，妨碍正常收费者，一经查实，做辞退处理，并保留追究其给公司造成经济损失的权力。13. 9.10监督和稽核人员未按规定履行监督职责而未及时发现收费过程中的违规行为的，给予监督和稽核人员通报批评、记过等处分，同时按员工日绩效考核办法考核。5.0相关支持文件14. 1SAP物业收费系统操作说明5.2崇德物业收款工作手册-2020.L0版