团队精神(与同事协作).ppt
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1、陈守森,第二部分 团队精神,第7章 与同事协作,你要求,你得到;你寻找,你发现;你敲门,门为你开。马太福音七章七节,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,在一个单位的内部,同事之间需要互相交流,在交流的过程中,知识得到传递分享,同时也会增加。然而同事之间的交流与朋友之间的交流不同,上文的新大陆集团,特别为员工进行了如何提高交流效率的培训,在下面我们将提出一些交流的技巧。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,1交流的过程尽量言简意赅,只说有用的话。同事不是同学,也不是朋友,尽量使用简单的语言将问题说明白。这样做有很多好处:第一,表现出你为简化
2、交流付出了努力,使同事喜欢与你交流;第二,避免老板认为你喜欢在上班时间聊天,浪费他的资源;第三,避免祸从口出,让同事认为你是一个是非的人;第四,简化问题使你得到有用答案的机会增加,让人容易直接明了问题;第五,在提炼你的问题的过程中,也许你自己就能找出问题所在或做出更正,从而提高了自己的业务能力。交流通常从问题提出开始,漫无边际的提问近乎无休无止的时间黑洞,最能给你有用答案的人也正是最忙的人,这样的人对无节制的时间黑洞不太感冒,因此也可以说他们对漫无边际的提问不大感冒,如果你经常这么做,日后他们不太可能喜欢与你交流。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,1交流的过程尽
3、量言简意赅,只说有用的话。我们都希望能够与那些有经验的前辈和专家多进行交流,但是要理解专家们生活的世界,要把专业技能想象为充裕的资源,而回复的时间则是贫乏的资源。尽量快速的使他们明了你交流的目的,这样很容易得到回复。直接向他们提问:“我想更好的理解X,能给点提示吗?”通常比问“你能帮我解释一下X吗?”更好。如果你设计程序或者艺术效果不能令人满意,问问它有什么地方不对,比要求别人替你修改要明智得多。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,2谦逊绝没有害处,而且常帮大忙。彬彬有礼,多用“请”和“先道个谢了”,让大家都知道你对他们花费时间义务提供帮助心存感激。要知道,任何人
4、没有义务为你解决问题,要对经常为你介绍经验的人心存感激。从事IT工作的人员一般更喜欢直截了当的技术上敏锐的bug报告,而不是彬彬有礼的废话,这就需要你掌握礼貌的技巧和量度。注意通常不要使用“先谢了”,因为这样会让人觉得言外之意是过后就不会再感谢任何人了,而在交流结束之后,如果交流的过程有一些技术上的问题,向所有帮助过你的人发个说明,让他们知道问题是怎样解决的,并再一次向他们表示感谢,这是非常重要。同事们都喜欢看到问题被解决,而不是越拖越久,事后主动向他们说明情况,会让他们感觉到交流的好处,从而产生主动与你交流的欲望。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,3尽量避免私
5、下的交流。如果你要求同事与你进行私下交流,很容易引起别人的误解,产生误会。公开、透明的交流,一方面能够让同你沟通的人产生荣誉感,使他感到得到了尊敬;另一方面通过公开的交流,使其他同事了解你所面对的问题,你也可能可以从旁听者那里得到解答。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,4注意时间和对象。也许你是一个精力充沛的工作者,但是你的同事可能和你的作息时间不一样,没有十分紧急的事情,一般的人都不喜欢在工作以外的时间处理工作以内的事情,即使经常需要加班的IT工作人员也是如此。很多中年人都有午休的习惯,想象一下,你刚刚睡着却又被电话铃惊起,而对方却只不过是拨错了电话号码,或者
6、是重复一件并不重要的事情,在交流的过程中要学会区分上班和下班时间,即使作为领导也不可以在下班时间去打扰下属,因为每个人都有属于自己的私密时间,而这个时间是不可侵犯的。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,4注意时间和对象。另外,根据交流对象慎重选择你的语言是很重要的。沟通的对象不仅有男女老幼之分,也要根据文化背景、知识层次、民族特征以及性格特点进行交流,如果你在一个大型的跨国公司进行工作,与你身边国外的同事进行交流,一方面要注意语言的选择,选择一个双方都能听懂的语言;另一方面在交流的过程中,要注意不要与对方的宗教文化信仰产生冲突。,第7章 与同事协作,7.1与同事的
7、交流,7.1.1工作上的交流,5理解对方题外话。由于交流的双方是同事关系,因此大家都会尽量避免一些直接的冲突,在言语上尽量显得客气一些,所使用的语言也比较隐晦,在这里不可能直接指出这些语言,在第六章我们曾经给出了一个从客户那里发现隐藏的需求的例子,同事之间的交流也许比这个更复杂。比如说如果你邀请同事一起吃晚饭,他可能回答:“我晚上可能有事情,需要看看再说。”有的时候这表示他不想与你一起去吃晚饭;而有的情况却可能是他想与你一起去,使用这句话来表示一下客气;有的时候他想试探一下,你是否真心邀请他去参加。你需要根据具体的情况去判断,了解对方真正的意思,很多人会觉得与同事交往比较累,主要就是大家说话比
8、较隐晦。要注意同事之间大家只会彼此的表扬对方,只有亲戚、同学或者朋友才会指出你的缺点,对你进行批评。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.1工作上的交流,6学会与粗鲁的同事交流。如果你觉得受到粗鲁的对待,请保持冷静,不要期待所有人都能够很会沟通,一些人可能性格和善,但是却缺乏表达的技巧,言语可能会比较粗鲁,对这类人要宽容一些。人不仅是一个生物人,同时也是一个社会人,每一个人都有与其他人沟通交流的欲望。不仅如此,一个人或一个组织在社会上能否取得成功,与交流的技巧息息相关,很多组织机构都对内部员工进行一些有关交流技巧的培训,这些都说明了交流的重要性。每个人从小就被教育如何说话、如何讲礼
9、貌,这些都是与人交流的教育。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,初来乍到一个新单位,每个人都一头雾水,无论是否接受过岗前培训,向老员工请教是再所难免的。在工作中,时常会遇到一些技术问题,这些问题是书本或者学习过程中没有遇到过的,向同事请教,与同事讨论是必须的。在课堂学习的过程中,很多问题不免产生疑问,向老师、同学提问也是经常的事情,然而你是否注意到,提问也是一个非常有技巧的事情。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,在学习工作过程中,遇到技术上的问题,我们经常会到一些论坛去寻找问题的解决办法,很多论坛都有关于提问需要注意的事项,比如一个JA
10、VA论坛中,发贴提问之前需要注意以下事情:尝试搜索互联网以找到答案;尝试阅读手册以找到答案;尝试阅读FAQ(常见问题)文档以找到答案;尝试自己检查或试验以找到答案;尝试请教懂行的朋友以找到答案;如果你是程序员,尝试阅读源代码以找到答案。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,提问时,请先表述你已经做了上述事情,这将有助于建立你不是寄生虫、浪费别人时间的印象。最好再表述你从中学到的东西,人们喜欢回答那些表现出能从答案中学习的人。有一些提问会让人根本就不想回答,下面是些典型的愚蠢问题:问:我到哪可以找到程序或X资源?问:我怎样用struts做MVC?问:如何配置我的LOG文
11、件?问:我可以用XML TRANSFER文件转换工具将XML文档转为TEXT格式吗?,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,问:我的程序、配置、SQL语句不运行了 问:我的视窗电脑出问题了,你能帮忙吗?问:我的程序不运行了,我认为系统工具X有问题 问:我安装LINUX或WEB服务遇到困难,你能帮忙吗?问:我如何才能破解超级用户口令/盗取频道操作员的特权/查看某人的电子邮件?对于这些问题,通常会得到如下的回答:“在我找到它的同样地方,笨蛋在网页搜索引擎上。上帝啊,难道还有人不知道如何使用 Google 吗?”,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,
12、能够恰当的提问,表明你对问题的理解程度和对知识掌握的深度,如果问题问的有技巧,会有很多人愿意与你分享心得,除了获得知识外,还能够交到朋友。在学习工作中,以下提问的技巧对你可能会有帮助。1提问之前先尝试解决这个问题。借助一些工具搜索遇到的错误,并且将其归纳以方便向你要提问的对象讲述。比如在提问之前先用Google搜索你遇到的错误提示,即使没有得到你想要的结果,也可以在提问的时候向对方说明你搜索的过程,让对方了解你所做的工作,说明你很重视这个问题,并不是贸然的提问,同时避免对方浪费时间再做同样重复的工作,提高了工作效率。在提问之前认真准备你的问题,轻率的提问只会获得轻率的回答,甚至根本得不到回答,
13、越是表现出做过思考并正在努力解决问题,你越有可能得到实际帮助。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,能够恰当的提问,表明你对问题的理解程度和对知识掌握的深度,如果问题问的有技巧,会有很多人愿意与你分享心得,除了获得知识外,还能够交到朋友。在学习工作中,以下提问的技巧对你可能会有帮助。1提问之前先尝试解决这个问题。提问的同时尽量表明你很乐意自己动手解决问题,表明自己喜欢得到建议而不仅是得到问题的答案:“请给我指个方向?”、“我这还漏点什么?”、“我应该查询哪些材料或网站?”通常比“请告诉我完整步骤”更容易得到回复,因为你表明了只要有人能指个方向,你就很乐意完成剩下的过程
14、,表明了自己对解决问题的渴望程度,表明了你对问题的真诚程度。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,2寻找正确的问题表达方式。提问之前反复考虑一下问题的正确性和是否符合逻辑,避免出现提出错误问题的尴尬局面。很多问题表面上复杂,但是只要仔细加以思索就可以得到答案,如果冒失的提问,对方可能会一边想:“愚蠢的问题”,一边用不着边际的答案敷衍你,希望你能从错误的回答中吸取教训。在学习中如果问题提出错误,老师很有可能批评你,让你回去再仔细看看课本或者笔记中的内容。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,3告诉对方问题的前因后果,不要说自己的猜想和解决方式。
15、某一天你发烧、咳嗽,头还有点晕,到医院去看病,你会对医生怎么讲,医生会怎么问你。一个理智的病人只会告诉医生自己发生症状的时间,发生症状之前自己做了那些事情,详细描述自己的症状特征,与健康时感觉有那些不同。医生最讨厌的病人会怎么做?他很有可能喋喋不休的跟医生讨论自己吃了哪些药,并认为自己应该吃哪些药,甚至告诉医生自己得了感冒或者是肺结核。在提问的时候,不要说自己的猜想,当对方告诉你他的想法之后,如果与自己的想法有出入,可以提出自己的猜想,与对方形成讨论,最终得到问题确定的解。如果你一开始就把自己的想法告诉对方,很可能让对方以为你是在考验他,引起对方的反感,或者影响了对方的思路,他只会依据你的思路
16、来随便回答你。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,4按照事件发生的顺序描叙问题,对问题有一个组织。对找出问题最有帮助的线索,往往就是问题发生前的一系列操作,像医生经常询问病人症状之前情况那样,帮助你解决问题的人需要了解你在出现问题之前做了哪些改动。提问的时候最好能够准备好操作记录,对方可以从操作记录中找到错误发生的原因,并且加以改正。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.2 善于提问,5不要问自己能够解决的问题。如果问了一个你能够解决的问题,对方就有可能会认为你在指示他做某事,而不是在求助他。显然在一个工作环境中,同级别的人是不愿意替你做任何事情的。不要
17、养成一出问题马上找老师、同学和同事解决的习惯,尽量培养自己解决问题的能力,因为解决问题的过程是最好的学习过程。如果你能够恰当的提出问题,就可能找到了恰当的学习和工作方法,就能够快速的解决自己面对的问题,在这种情况下,你的工作会一帆风顺,在事业上就没有什么能够阻挡你。现实生活中,很多情况是因为自己提问的方式不恰当,不仅得罪了同事,而且还失去了学习知识的机会。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.3 跨部门沟通,在学校中,学生只与班级管理人员打交道,很少得到跨部门沟通的锻炼,因此也缺乏这个方面的意识。尽管在第一章角色理论中我们谈到跨部门沟通的问题,这里我们将这个问题放在同事之间沟通的环
18、境中进一步讨论。我们先看一下这样的一个例子:小陈和小李从同一所大学毕业后,一起在某电脑公司工作,小陈在软件部从事软件项目开发工作,小李在网络部从事公司网络及服务器管理工作。两个人在大学是同学,一起来到同一个公司,又住在同一个宿舍中,感情自然是非常的好。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.3 跨部门沟通,一日午饭期间,小陈向小李说起自己正在给客户开发的网站,为了方便客户的调试,最好是能够将其放置到公司的服务器上,给客户开放一个FTP的权限,以方便客户操作,小李认为客户早晚要用公司的服务器,就一口答应,上班后为小陈在服务器上开了个FTP的权限。本来公司有详细的工作流程,为客户存放软件
19、、开启FTP权限需要软件部主任与网络部主任协商,但是小李因为小陈的关系,又考虑到都是公司的业务,于是直接为小陈开启了该项服务。时隔不久,公司服务器遭受了病毒的侵袭,公司损失颇为惨重。后来经过调查,病毒正是由小陈的客户由于不小心传播过来的,网络部主任发现了小李未经批准,私自操作服务器的事情,非常恼火,过了不久,小李被公司辞退。而软件部主任则认为小陈在单位内搞小团体,不请示领导自作主张,也找了个借口将小陈辞退。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.3 跨部门沟通,小陈与小李的失败在于,在跨部门的沟通中,没有按照规定的程序执行。任何一个单位都应该是一个权责明确的组织机构,在任何一个组织机
20、构中,每个人都负责自己的业务,如果同事之间的沟通依靠关系的好坏,而不是规章制度,那么这个机构绝对不可能是一个发展良好的机构。在工作中,一定要养成良好的部门之间沟通的习惯,以下是部门沟通中要注意的问题:区分自己是需要沟通,还是要了解公司的组织机构;考虑一下组织内部的管理是否有问题;了解组织部门职责及权限;了解部门间职责不清或职责有交叉的地方;,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.3 跨部门沟通,学习跨部门的工作,提高自己工作的效率,减少没有效果的工作;了解部门职责交叉的地方,避免出现交叉;学习企业文化,掌握部门沟通原则;学习团队精神,培养自己大局观能力;通过会议来解决跨部门沟通的问题
21、;多听取组织内老员工的意见,以及他们对组织的情况介绍;多向领导汇报自己的工作,需要沟通时一定要向领导请示;重视跨部门的沟通;尽量当着对方领导的面来解决协作的问题。,第7章 与同事协作,7.1与同事的交流,7.1.3 跨部门沟通,学会跨部门沟通,能够使你在单位中如鱼得水,工作起来自然非常的顺利。通常跨部门的沟通代表了一个人处理单位事务的能力,也就是你工作的能力,跨部门沟通做的好,工作能力自然高,发展前途自然广泛。,第7章 与同事协作,7.2 共同完成工作,7.2.1 失败的关键,创世纪里记载了这样的一个故事:在整个大地上人们都采用一种语言,只包括为数不多的单词。在一次从东方往西方迁徙的过程中,人
22、们发现了苏美尔地区,并在那里定居下来。接着他们奔走相告说:“来,让我们制造砖块,并把它们烧好。”于是,他们用砖块代替石头,用沥青代替灰泥来建造房屋,他们很快的建好了很多又高又大的房子。然后,他们又说:“来,让我们建造一座带有高塔的城市,这个塔将高达云宵,也将让我们声名远扬,同时,有了这个城市,我们就可以聚居在这里,再也不会分散在广阔的大地上了。”他们建造高塔的工程惊动了上帝,于是上帝决定下来看看人们建造的城市和高塔,看了以后,上帝说:“他们只是一个种族,使用一种的语言,如果他们一开始就能建造城市和高塔,那以后就没有什么难得倒他们了。让我在他们的语言里制造些混淆,让他们相互之间不能听懂。”这样,
23、上帝把人们分散到世界各地,于是人们不得不停止建造那座城市。人们当初设计制造的那座塔,就叫做巴比伦塔。资料来源:弗雷德里克布鲁克斯.汪颖 译.人月神话.北京:清华大学出版社,2007。,参考资料:失败的巴比伦塔,第7章 与同事协作,7.2 共同完成工作,7.2.1 失败的关键,巴比伦塔是人类的第二大工程(第一是诺亚方舟),但巴比伦塔同时也是第一个彻底失败的工程。巴比伦塔的建造为什么会失败呢?该工程具有以下有利的条件:(1)清晰的目标?是的,尽管幼稚得近乎不可能。(2)人力?非常充足。(3)材料?在美索不达米亚有着丰富的泥土和柏油沥青。(4)足够的时间?没有任何时间限制的迹象。(5)足够的技术?是
24、的,金字塔、锥形的结构本身就是稳定的,可以很好分散压力负载。,第7章 与同事协作,7.2 共同完成工作,7.2.1 失败的关键,对砖石建筑技术,人们有过深刻的研究。同样,项目远在达到技术限制,就已经失败了。那么,既然他们具备了所有的这些条件,为什么项目还会失败呢?他们还缺乏什么?如果你再深一步进行研究,你就会发现主要是两个方面的原因导致了项目的失败。一方面是缺乏有效的交流,另一方面是缺乏建设的团队。他们无法相互交谈,从而无法合作。当建造无法进行时,工作陷入了停顿,交流的缺乏导致了争辩、沮丧和猜忌。随着工程的进行,缺乏解决问题的团队使得他们互相独立,于是整个群体分裂形成了若干个部落,再也没有将他
25、们聚合到一起的力量,最终导致项目失败。,第7章 与同事协作,7.2 共同完成工作,7.2.1 失败的关键,很难想象,一个史诗般的工程失败的关键竟然是缺乏有效的沟通,由此可见,同事之间的沟通有多重要。在第二节的内容中我们讨论了与同事进行交流的技巧,很多大项目不是由一个人能够完成的,必须把他们分解成小的项目由不同的人分别完成,而这些人之间互相沟通的效率在很大程度上能够决定整个大项目完成的效率。在当今社会中,有的组织效率高,有的效率低,与组织内部成员之间协同完成工作的能力有很大的关系,可见,组织内部成员加强沟通,共同完成工作是非常重要的。,第7章 与同事协作,7.2 共同完成工作,7.2.2 澄清事
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