内容回顾Access的基本知识.ppt

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1、第6章Access 2007数据库管理软件（第2讲）,内容回顾Access2007的基本知识,一、Access2007的基本概述二、Access2007的功能三、Access2007的工作窗口组成四、Access2007的基本操作,通过学习，应理解Access2007的基础知识、初步了解Access工作界面的组成及功能，掌握Access数据库的基本创建，明确后期学习Access数据库的目标和内容。,6.2 教学案例：“人事档案管理”数据库的基本操作,一、创建“人事档案管理”数据库二、在“人事档案”数据库中创建数据表三、在数据表中修改表结构属性四、在数据表中定义主键及关系五、数据表中数据的编辑与

2、操作六、数据表的导入、导出和链接的创建,一、创建“人事档案管理”数据库,单击“开始|所有程序|Microsoft office|Microsoft office Access 2007”，打开数据库界面，单击“空白数据库”按钮，在右边文件名中输入“人事档案管理”，单击“创建”按钮，即可完成数据库的创建。,在“人事档案管理”数据库中创建“人事档案表”。数据表由结构和记录两部分组成，创建表的过程就是设计表的结构和输入数据记录的过程。表结构由若干个字段及其属性构成，在设计表结构时，应分别输入各字段的名称、类型、属性等信息。（也可以在表中直接输入字段和记录）,二、在“人事档案”数据库中创建数据表,二、

3、在“人事档案”数据库中创建数据表,职工信息表,工资表,1、修改表结构属性如果所创建的表结构不符合需求，可对表结构进行修改。例如修改“工资表”中字段属性。2、保存表结构属性,三、在数据表中修改表结构属性,1、定义主键选中“工号”字段，单击工具栏上的 按钮或在右键快捷菜单中选择“主键”命令，在“工号”字段的左边就会出现一个钥匙标志，表明这个字段已被设为“主键”。提示：保存表结构时，如果未设定主键，系统会出现一个警告对话框，此时若单击“是”按钮，则系统会自动创建一个自动编号字段，并定义为主键；若单击“否”按钮，则按无主健保存；若单击“取消”按钮，则返回设计视图，由用户自行选择一个主键。,四、在数据表

4、中定义主键及关系,2、建立各个表之间的关系在关系数据库中，为减少数据冗余，把数据分别存储在相互有关系的多张表中，每一张表都是单独建立的，若想建立表之间的关联，就必须要建立表间关系，能使这些表紧密联系，相互链接。表间关系可分为一对一、一对多、多对多三种类型。在“人事档案管理”数据库中，“职工信息表”和“工资表”可通过“工号”字段建立关系。,四、在数据表中定义主键及关系,2、建立各个表之间的关系步骤（1）打开“人事档案管理”数据库，选择“表”对象。（2）单击“数据库工具”选项卡，单击“关系”按钮，弹出显示表对话框，然后选中“职工信息表”和“工资表”并单击“添加”按钮，在“关系”窗口中出现两张表，然

5、后关闭显示表对话框。,四、在数据表中定义主键及关系,2、建立各个表之间的关系步骤（3）将“职工信息表”的“工号”字段拖动到“工资表”的“工号”字段上，弹出“编辑关系”对话框，选中“实施参照完整性”复选框，单击“创建”按钮，关系建立成功。,四、在数据表中定义主键及关系,当输入多条记录后，如果要对某条记录进行编辑可能会在查找方面有些困难，这时用户可以通过使用Access 2007的查找功能来快速查找特定的记录，并可以对其进行修改。（1）查找数据在Access 2007中，查找或替换所需数据的方法有很多，不但可以查找特定的值，也可以查找一条记录，或者一组记录。,五、数据表中数据的编辑与操作,（1）查

6、找数据打开要进行查找数据的数据表，在“开始”选项卡上单击“查找”组中的“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的值，然后单击“查找下一个”按钮即可查找到指定记录。,五、数据表中数据的编辑与操作,（2）替换查找数据若要将查找到的值替换为另一个值，可切换到“替换”选项卡，或者直接单击“查找”组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的值，在“替换为”文本框中输入要替换为的新值，然后单击“替换”按钮即可替换当前查找到的值，若单击“全部替换”按钮，则可替换数据库中所有与查找条件相同的值。如果不替换当前值

7、而要查看下一个符合查找条件的值，可单击“查找下一个”按钮，以忽略当前查找到的值，不对其进行替换。,五、数据表中数据的编辑与操作,（3）排序数据为了方便在表中查看数据，用户可以对表中的记录进行升序或降序排列。在数据表中选择要作为排序依据的字段，然后单击“降序”按钮，即可按降序顺序排列各项记录，单击“升序”按钮 则可按升序顺序排列各项记录。,五、数据表中数据的编辑与操作,很多时候用户创建的数据表类型是多样的，例如文本文件和Excel数据表等，为了便于将不同类型的数据导入或链接到Access数据库中进行处理和加工；同时，为了使Access数据库中的数据能够被不同的软件环境编辑使用，用户需要将数据表导

8、出为不同格式的文件，例如Word、文本和Excel等类型。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,表格1：创建一个文本格式的文件，每个字段以空格隔开，内容如下图：,六、数据表的导入、导出和链接的创建,表格2：创建一个Excel格式的文件，内容如下图：,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第一步：导入和链接外部数据（启动Access 2007软件，新建空白的数据库并以“外部数据导入练习”为文件名，点击“创建”按钮保存。）,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（1）在菜单栏中选择“外部数据”，在“导入”类型中，选择“文本文件”；,六、数据表的导入、导出和

9、链接的创建,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（2）在弹出的窗口中选择要导入的文本文件，选择“将源数据导入当前数据库的新表中”选项，单击确定后对要导入的数据表进行处理，步骤如下图所示；,六、数据表的导入、导出和链接的创建,因为在文本文件中各个字段之间是以空格隔开的，所以这里我们需要选择第一种“带分隔符”。,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（3）单击下一步，在字段分隔符中选择“空格”，同时勾选“第一行包含字段名称”复选框；,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（4）单击下一步，对字段名称对应的数据类型进行检查，有问题需要进行修改。例如，“工号”字段的数据

10、类型为文本型，“婚否”字段的数据类型为逻辑性等。单击每一列的标题行，在相应的数据类型选项中对其进行修改。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（5）单击下一步，对数据表的主键进行设置；,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（6）单击下一步，修改数据表的名称为“文本数据”表；,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第二步：文本类型数据的导入（7）单击完成，关闭创建向导窗口。此时，在数据库当中显示出新建的“文本数据”表。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第三步：Excel数据表的导入（1）在菜单栏中选择“

11、外部数据”，在“导入”类型中，选择“Excel”。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第三步：Excel数据表的导入（2）在弹出的窗口中选择要导入的Excel文件，单击确定后对要导入的数据表进行选择。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第三步：Excel数据表的导入（2）在弹出的窗口中选择要导入的Excel文件，单击确定后对要导入的数据表进行选择。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第四步：数据表的链接如果不想在 Access 数据库中维护数据的副本，可以改为链接到其他类型的工作表。链接允许您连接到另一个程序中的数据而无需导入该数据，因此在原程序和 Acce

12、ss 文件中都可以查看和编辑该数据。当链接到工作表或命名区域时，Access 会创建一个链接到源单元格的新表。对该表中的数据所做的任何更改将更新源文件。当需要在其他类型文件用户和 Access 用户之间共享数据时，链接十分有用。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第四步：数据表的链接（1）在“外部数据”选项卡的“导入”选项中选择需要创建链接的文件类型，这里将Excel表作为链接表进行演示。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第四步：数据表的链接（2）在“制定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置”选项中选择“通过创建链接表来链接到数据源”，将Excel表作为链接表链接到

13、Access数据库当中。,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第四步：数据表的链接（3）其他的步骤参照导入Excel表的步骤进行，将这个表的名称改为“Excel链接表”，如下图所示.,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第五步：导出数据导出数据是将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或其他格式的文件，一边在其他的数据库和应用程序中使用这些数据或数据库对象。（数据的导出方法与数据的导入方法相似，在此主要说明导出为文本的具体操作步骤。）（1）选取数据表，在“外部数据”选项卡中选取“文本文件”选项,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第五步：导出数据（1）选取数据

14、表，在“外部数据”选项卡中选取“文本文件”选项,六、数据表的导入、导出和链接的创建,请注意此处文档的保存路径需要修改到最后一个盘中。,请大家注意该复选框选择和不选择两种文本文件的内容格式有何区别。,操作步骤：第五步：导出数据（2）在对“Excel表”的编码方式上，选择默认的“Windows”即可；,六、数据表的导入、导出和链接的创建,操作步骤：第五步：导出数据（3）导出完成之后，可以看到桌面上的 文本文件，双击打开，观察其内容格式，如图所示；,六、数据表的导入、导出和链接的创建,为了在无纸化办公中，为用户提供一个人机交互的可视化窗口操作界面及所需数据的打印效果，须先将如下表格数据输入数据库中保

15、存，并且利用数据库的操作方法制作得出对应表格的窗体及报表样式。,七、数据库中窗体和报表的创建（实例演示）,窗体,报表,七、数据库中窗体和报表的创建,窗体,报表,小结,通过本次课的学习，应对Access2007中数据的导入、导出和链接有一个基本的概念了解，能够熟练进行数据的导入、导出和链接操作，并能对数据表的格式进行编辑和修改等操作。,本节课主要介绍了Access数据库表中主键的定义、表关系的创建及数据的导入、导出及链接、窗体和报表的创建等操作知识。,作业,1、创建空白数据库；2、将D:作业2-数据导入文本文件和Excel文件中的数据导入数据库；3、在数据表分别定义主键；4、创建数据表关系；5、分别为数据表创建窗体和报表。,谢谢！,