会议记录与会议纪要.ppt

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1、应用文写作,会议记录与会议纪要,1,教学过程,一、组织教学：（检查出勤情况）二、温故而知新：（复习上节课内容）三、新课导入：会议记录与会议纪要 1、会议记录：讲授、实训 2、会议纪要：（导学教师引导，学生自主学习）3、拓展：会议类相关文书（会议方案、会议通知、会 议简报等）四、内容小结五、布置作业,2,会议记录与会议纪要,教学内容：会议记录、会议纪要的文种知识，会议记录、会议纪要的写作方法；教学重点：会议记录、会议纪要的写作格式；教学难点：会议记录、会议纪要的区别；,3,导入：会议与会议要素,根据现代汉语词典的解释，会议一词有两种含义：一是指有组织有领导地商议事情的集会，如学代会、团代会、厂务

2、会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、全国人民代表大会等。我们此讲的会议指的是第一种含义。,4,组成会议的要素,、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。谈一谈：同学们开过哪些会？,5,会议现场,会议的基本情况和会上的报告，讨论的问题、发言、决议等内容,书面材料(会议记录),一、会议记录的概念：（教材研读）,6,二、会议记录的作用,1、真实正确地反映会议情况，对会议整体情

3、况所作的真实记载。2、整理会议文件、汇报会议精神，研究工作等存查备考的一种资料。3、编写会议简报和撰写会议纪要的重要资料。4、作为原始资料编入档案长期保存，供必要时查阅。,7,各种记录手段相得益彰,会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。,8,三、会议记录的基本格式和写法,（一）会议记录的记录方法1、摘要记录：这是一般会议常用的方法，它不是有言必录，而是只记录要点、结论和会议上讨论的问题，以及通过的决定、决议等主要内容。2、详细记录：这种方法一

4、般用于重要会议。要求详细记录，尤其是对领导人讲话和重要的决议，要尽量记录原话，这种记录一般采用速记法，会后还要进行整理。(另外：还有补充记录法、电脑速记等)注意：不论是哪种方法记录的，会后都要整理。,9,（二）会议记录一般分为三部分,会 议 记 录,会议的内容（议题、发言人及发言内容、会议决议）,会议的组织情况（标题、会议概况）,记录的结尾部分（散会时间及主持人、记录人签字）,会议概况：时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人、议题等,会议概况：时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人、议题等,10,1、会议记录的标题：（1）会议名称+文种例如：经济系第X届学代会记录（2）只写文种例如：会

5、议记录2、会议概况：时间、地点、出席人、列席人（请假情况）、主持人、记录人、议题等问题1、议题与议程的区别？问题2、为什么要记录请假情况？,第一部分：会议的组织情况,11,第二部分：会议记录的内容包括：会议主持人的发言、会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题、以及通过了什么决定等。就是常见的会议议题、发言人及发言内容。（选择使用前面介绍的记录方法）这部分的格式：用“发言情况记录”承接，可选择下列两种方法：1、序号+发言人姓名+发言内容2、只写发言内容：将发言人的观点进行归纳，分条列项记录。,12,记录时应注意,（1）如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号；（2）记录每个发言人的发言时要

6、另起一行；（3）会议决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果。一般由主持人加以系统归纳，归纳结果，应逐字逐句记录，与会者无异议时应写上“一致同意”或“一致通过”，有异议者，必须详细记录不同意见，有弃权者，也应如实记录。,13,会议记录的结尾部分：另起一行，写明“散会”并注明时间，在落款处注明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”会议记录的要求：（1）快（准、全、齐）（2）真实可靠（准确、清楚、重点突出）为了方便会议记录，提高效率，也有印刷好的会议记录表，只需按照栏目填写。,14,15,16,四、会议记录的整理,会议记录整理是一个不可忽视的环节 整理会议记录有四个关键的技巧,删

7、,改,补,分,1、口头禅或一些无意义的语气词：“这个”、“啦”、“那个”等；2、无意义的重复性句子或短语。,不太雅观的口语或俗语；会引起误解的方言、口语；不易听懂的口语、方言、俗语；对表达意思产生影响的词语和句子。,大小标题；句子成分产却；标点符号,层次混乱，重新划分层次。,17,例文：飞翔公司项目会议记录时间：2004年3月1日地点：公司会议室出席人：公司各部门主任主持人：马燕（公司副总经理）记录：祁迎峰一、主持人讲话：今天主要讨论一下中国办公室软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题二、发言技术部朱总：类似的办公软件已有不少。如微软公司的WORD，金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税

8、务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。,18,资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如word对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。各部门都同意立项，初步

9、的技术方案将在10天内完成，资科部预计需要3个月完成资料编缉工作，系统集成约需要20天，该软件预定于元旦投放市场。主持人：（签名）记录人：（签名）,19,会议记录样例,XXX 扩大会会议记录地点：1号会议室时间：2000年8月5日出席人：XXX YYY JJJ FFF LLL缺席人：RRR主持人：NNN记录人：VVV会议内容：听取考察GG的汇报，研究我市实施意见。一、JJJ汇报考察情况-,20,接上页,-二、研讨（略）三、决议 1、-2、-3、-4、-主持人签名：记录员签名：,21,会议记录实训,1、随堂召开会议（会议议题由同学们自由提出，教师充当主持人。）练习会议记录的写作，教师讲评。2、将

10、此会议记录编成会议纪要。,22,适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是根据会议情况、会议记录和会议文件以及其他有关会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝练度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。,导学：会议纪要,23,1、会议纪要的概念,并非所有的会议都要形成会议纪要。通常只有中型或比较重要的会议，才要求写会议纪要。特别是尚未形成正式决定，而讨论事项又要求有关人员了解的会议，则需要写会议纪要了。,24,25,会议纪要的种类,会议纪要大致分为两种：办公会议纪要和专项会议纪要1）、办公会议纪要 也叫日常行政工作会议纪要。主要用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题

11、、部署工作的情况。作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体的依据。,26,会议纪要的种类,2）、专项会议纪要 包括各种各样的交流会、座谈会、研讨会等专项会议，是通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，给人们以深刻的启示，给工作以宏观的指导。专项会议纪要如果未经领导机关批转就不具有像办公会议纪要那样的行政约束力。,会议纪要的作用,一项是“记载”功能。,第一讲：会议纪要的写法,一项是“传达”功能。,会议纪要的特点,1.纪实性。,2.概括性。,3.约束性。,4.备考性。,27,会议纪要的分类,1、按会议的形式可分为工作会议纪要和座谈会议纪要 工作会议纪要是指召开

12、讨论工作，作出决定或决议的会议后形成的纪要。座谈会议纪要是指召开座谈会之后形成的会议纪要。2、按会议的内容性质可分为决策型会议纪要和研讨型会议纪要和交流型会议纪要 决策型会议纪要是指会议经过讨论获得公识，以形成决定、决议或议定事项为主要内容的会议纪要。研讨型会议纪要侧重于汇集情况，并不以共识和议定事项为主要内容，是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。交流型会议纪要是以沟通思想或交流情况为主要内容的会议纪要。,28,会议纪要的格式,四部分:标题、成文日期、正文、落款,29,1、会议纪要的标题一是会议名称+文种，如第二次学位委员会会议纪要；二是召开会议的机关+内容+文种，如省经贸委关于企业扭亏会议

13、纪要。2、成文日期会议纪要的成文日期一般加括号写在标题之下正中的位置，以会议通过时间或领导签发日期为准。成文日期也可以出现在正文之后。,会议纪要的格式,30,3、正文开头：会议概况主体：会议纪要的核心内容，以说明性的文字反映研究的问题，讨论的情况或意见，会议作出的决定，对今后工作的安排等概述法发言记录式结尾：提出希望、号召，或提出较具体的措施和要求。正文写作注意：（1）要正确地集中会议的意见。（2）例会和办公会议、常务会议的纪要，重点保护将会议所研究的决定事项逐条归纳，做到条理清晰，简明扼要。（3）会议纪要要用“会议”作主语，即“会议认为”、“会议确定”、“会议决定”等。,31,4、落款如果未

14、在前的标题或题下标示中注明制发单位名称和制发日期的，则要在正文后签署。有的会议纪要不署名。,32,全国中等专业教育工作会议纪要（2006年9月20日）经国务院批准召开的全国中等专业教育工作会议，于2004年9月10日至15日在北京举行。这次会议总结了建国30年来中等专业教育工作的基本经验；研究了中等专业教育在新时期的任务；讨论了如何贯彻“八字”（调整、改革、整顿、提高）方针。会议期间，方毅同志到会讲话。会议明确了中等教育的地位、作用、任务，讨论和确定了一批重点中专学校。解决了工作中的一些重要问题。与会代表认为会议是开得好的，对办好中专教育增强了信心。,33,会议认为，建国以来中专教育培养了30

15、0多万毕业生（加上中师，为500万），他们中的大多数已成为各条战线的骨干力量，在建设中发挥了重要作用，是全国技术管理干部队伍的一个重要组成部分。路线是正确的，成绩是主要的，取得了正反两方面的经验，为今后的发展奠定了坚实的基础。会议讨论了新时期中专教育面临的新情况和新任务。中专教育必须与经济建设和科学技术的发展相适应。我国的“四化”建设不仅需要大量高级专业人才，也需要更多的中等专业人才，以提高职工队伍中技术、管理人才的比重，使中等和高级专业人才保持合理的比例。认真贯彻“八字”方针，当前必须着重抓好以下几项工作：,34,（一）确定中专学制（二）全面规划，搞好调整（三）切实办好重点学校（四）加强师资

16、队伍建设（五）稳定教学秩序，搞好教材建设，提高教学质量。（六）增加学校经费，切实改善办学条件。（七）加强领导，健全领导管理体制。会议要求中专教育战线的全体同志，要坚定不移地贯彻党的路线、方针和政策，发扬艰苦创业的精神，多办、办好中专学校，为实现“四化”作出更大贡献。,35,问题分析：1、会议纪要格式错误。时间、地点、主持人等要素前，无须标列序号2、没有与会人员3、“会议决议”的内容，构不成因果关系4、阐述不清楚。如（一）5、会议纪要不用落款,36,会议纪要和会议记录的比较,1、使用范围不同。会议记录适用于任何正式会议，会议纪要则限于较重要的会议使用。2、文体性质不同。会议记录一般被视为资料，它不能作为文件分发，而会议纪要则属于正式公文。3、会议记录是从头到尾把会议情况全部照录，强调完整性；会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神，强调概括性。,37,