企业行政管理课件第一章企业行政管理概述(ppt).ppt

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1、企业行政管理,殷 明,Tel:,第一章 企业行政管理概述,第一节、企业行政管理的内涵第二节、行政管理人员职责与任职资格第三节、学习企业行政管理的作用,第一节、企业行政管理的内涵,行政行使政权。,第一章 企业行政管理概述,一、企业行政管理的概念,孟子梁惠王上：“为民父母，行政，不免於率兽而食人，恶在其为民父母也？”,只有政府的权力才是行政权力，它有别于议会的立法权和司法机关的检察和审判权。,企业行政行使职权。,总裁和行政总裁哪个大？,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,一、企业行政管理的概念,3.企业行政管理（1）广义概念企业依靠行政组织，采取行政手段，推动企业内部运作的管理过

2、程。行政组织在最高行政人员负责制下的企业组织架构、人员配置、职责与职权的分工界定。行政总裁（CEO）是在一个企业中负责日常事务的最高行政人员，向公司的董事会负责，在公司或组织内部拥有最终的执行权力。行政手段行政命令、指示、规章制度、奖惩措施等（依法行政）管理过程计划、组织、指挥、协调、控制。（2）狭义概念,YHW1219的日志,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,一、企业行政管理的概念,3.企业行政管理（1）广义概念下的特征。权威性命令。（案例：某分公司老总不服调动）及时性令行禁止。经济手段与思想教育手段相对滞后。前者可能出现形式主义，上有政策，下有对策。后者更加强调执行者的

3、主观能动性。纵向性从高层到基层员工的纵向效力。对横向联系效率不大。（2）狭义概念（3）部门义概念,企业如何提高横向联系的效率？,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,一、企业行政管理的概念,3.企业行政管理（1）广义概念（2）狭义概念企业办公室、行政后勤中心、人力资源中心、信息技术中心等支援职能的经营管理。根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，整理分析。企业内部工作关系的协调。企业对外形象宣传、公共关系和企业文化建设。党群建设、工会活动。企业风险控制。（3）部门概念行政部,案例：尚佳实业公司的筹办,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管

4、理的职能与部门设置,办公事务管理,行政后勤管理,文书档案管理,安全保卫管理,人力资源管理,财务预算管理,信息技术管理,公共关系管理,基建工程管理,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,西谷生物科技有限公司,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部

5、门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,冠廷科技有限公司组织架构图,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,广州市博颖信息科技有限公司,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,菲力克斯（宁波）电子有限公司 总务部门之功能,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,学校总务管理,华中科技大学总务长办公室,指学校为保证教学和科研工作所需的物质和生活条

6、件而实施的组织和管理工作。,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,人力资源部 经理,副经理,人事专员招聘考核薪资培训考勤,人事专员劳动关系社保公积金文化建设证照办理,前台文员,采购主管,行政主管,采购员,办事员,司机,法务专员,IT管理员,档案管理员,清洁,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,二、企业行政管理的职能与部门设置,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用

7、与目标,某公司行政助理年终工作总结,2010年7月加入贵公司，任行政助理工作，之前有过一点相关工作的经验，但来到贵公司后我虚心向人请教和学习我认为行政工作比较琐碎，每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务又是必不可少的。为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在短时间内熟悉了本职的工作，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展和完成本职工作。概括来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。总而言之，行政管理的实质就是服务。,第一节、企业行政管理的内涵,第一

8、章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,世界经理人论坛：,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,讨论：是不是“吃力不讨好”的部门？是不是“不求有功但求无过”的部门？怎样避免“为管理而管理”？是不是一个创造价值的部门？,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,紫夜舞：行政部门确实是服务于其他部门的，但

9、是不是做“孙子”可能你理解错啦，做好行政工作大家都会喜欢你的。,柷叙：应该把服务的着眼点放在企业、部门、职位上，而不要局限于人。正如技术人员为客户服务一样，大家做着同样性质的工作，在为不同的对象服务，最终确都是在支持企业的发展。,阳光果冻：行政工作与企业规模有很大关系，十几人，50几人，200多人及集团公司要求都是不一的。规模较小是会出现您所遇到的情况，但行政工作不光如此，包含了：管理，协调与控制，服务、公关关系处理。大的企业行政部门还要参与计划的制定，跟踪，督促工作，还有绩效考核方面（有的公司时HR在做）。所以，行政工作繁杂重要。,Supernormalwu：行政部门，其实并不是“低三下四”

10、他只能说是服务于企业各部门的后勤支持，整个企业的内部服务源于行政，也出自于行政！,chris_xuan：各公司对行政部的定义会不尽相同，但有一点是肯定的，绝不是一线部门，所以行政人员在受重视程度上自我感觉会差一些。行政部门是服务的部门，服务有服务的原则，有节有礼，不卑不吭，掌握尺度就可以了。,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,Shelley：我也是作行政工作的，也有过这样的困惑。我的意见是即要服务好各部门，也应有本部门的规矩。没有主见，随波逐流，只会做得一团糟，费力而没有效率。赶快制定一套合理、高效的规则，是我的工作范围，保证做好；不是我

11、的工作范围，可以考虑帮忙，但要在尚有余力的情况下，否则，只有说很抱歉，我现在很忙，有空一定帮忙（对方也会谅解）。有原则、工作热情的人，会得到大家的尊重和喜爱。,Peggychui：目前企业行政部的定位已经相对以前有了很多转变。行政部已经从以前的权力中心向服务中心转变，行政部与人力资源部其实都是为企业服务的，只不过人力资源部将更多地从事战略性而行政部多从事于事务性工作。但两者都是企业内部各部门之间的沟通的桥梁，起到承上启下的作用。,Llb：行政部门的职能如何要取决于你单位的职能设置情况。行政部门是一个组织的综合部门，可以说是一个组织的后勤保障部门、对外联系部门，可能还起着决策参谋的作用，它包含了

12、行政、文秘、信息、后勤等诸多职能，并不比其他职能部门低下，但因为它不直接参与生产经营，所以看起来像是打杂的，其实不是，服务并没有什么不好，每个职能部门都是在服务，只不过内容不同而已。始终记住，行政部门是一个与其他部门同等重要的部门。,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,职业技能培训鉴定教材企业行政师中企业行政师的角色定位：,助手角色协助上层领导进行综合情况、调查研究、联系接待、管理文档和处理交办事项的管理部门，又是各职能部门的事务管理部门。,管家角色统筹、策划、安排、处理各种行政事务的角色，负责筹划经营战略的制订实施，协调控制，安排企业内各

13、职能部门的日常工作。,活动家角色在企业活动中起着信息汇总和传递的作用，并在职权范围内从事公关和协调工作。,第一节、企业行政管理的内涵,支持与服务效率（效能）管理职能秩序战略业务增值,第一章 企业行政管理概述,三、企业行政管理的定位、作用与目标,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,企业行政管理,服务/效率,管理/秩序,战略/增值,前台接待,办公环境,安全保卫,食堂宿舍,交通车辆,会议活动,制度规章,印证管理,物品资产,信息管理,公共关系,企业文化,组织变革,行政部,办公室/行政部,办公室,行政经费,讨论：哪些服务是可以外包的？,第一节、企业行政管理的内涵,严书翔：一个组织的行政

14、管理系统与执行力关系极大。,第一章 企业行政管理概述,四、企业行政管理与执行力,执行力,行政指令是否清晰,行政管理是否高效,综合协调是否得力,后勤服务和保障是否到位,行政授权是否合理,行政督查是否仔细,行政沟通是否良好,雷格担任这家工厂的厂长已一年多时间了。他担任厂长后的第一件事是亲自制定工厂一系列工作的计划目标。具体地说，他要解决工厂的浪费问题，要解决职工超时工作的问题，要减少废料的运输费用问题。他具体规定：在一年内要把购买原材料的费用降低10%-15%；把用于支付工人超时的费用从原来的11万元减少到6万元，要把废料运输费用降低3%。他把这些具体目标告诉了下属有关方面的负责人。然而，一年后他

15、刚看过的年终统计资料却大出他的意料。原材料的浪费比去年更严重，原材料的浪费率竟占成本总额的16%；职工超时费用亦只降到9万元，远没达到原定的目标；运输费用也根本没有降低。他把这些情况告诉负责生产的副厂长，并严肃批评了这位副厂长。而副厂长则争辩说：“我曾对工人强调过要注意减少浪费的问题，我原以为工人也会按我的要求去做的。”人事部门的负责人也附和着说：“我已经为削减超时的费用做了最大的努力。只对那些必须支付的款项才支付。”而负责运输方面的负责人则说：“我对未能把运输费用减下来并不感到意外，我已经想尽了一切办法。我预测，明年的运输费用可能要上升3%-4%”在分别向有关方面的负责人交谈之后，格雷格又把

16、他们召集起来布置新的要求，他说：“生产部门一定要把原材料的费用降低10%，人事部门一定要把超时费用降到7万美元；即使是运输费用要提高，但也绝不能超过今年的标准。这就是我们明年的目标。我到明年底再看你们的结果！”,案例分析:厂长的政务落实,第一章 企业行政管理概述,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,五、业务行政（销售行政）,公司销售合同等文件资料的管理、归类、整理、建档和保管；各类销售指标的统计报表和报告的制作、编写，并随时汇报销售动态；跟进销售订单，追踪物流配送；协助客户接待，业务性客户服务；销售资料、物品、材料的保管及控制；销售相关费用的申请、报销处理；销售人员考勤、工资

17、、奖金的编制；,各业务部门内部的行政事务，以支持业务一线人员的工作。,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,五、业务行政（销售行政）,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,五、业务行政（销售行政）,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,五、业务行政（销售行政）,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,行政管理人员分类,第一章 企业行政管理概述,人员管理,事务处理,辅助,独立,辅助,独立,助理,主管/专员,经理,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,一、办公室主任（1）,第一章 企业行政管理概述,佛山市湘隆纺织有限公司 规模：300-500人 薪资待

18、遇：4000-6000元,工作经验：4年；,任职资格:1、男女不限、户籍不限；2、3年以上办公室主任或类似岗位工作经验；3、有事业心、责任心，工作有想法、有方法；4、能够较好处理繁琐的工作内容；,岗位职责:1、根据部门需求制订人力资源计划,并落实到位，编制培训计划并做好培训工作，确保公司各部门的人力资源需求；2、督促检查各岗位建立、健全、落实公司人事管理制度；3、参与各岗位考核方案的制定、执行；4、负责宿舍、车辆、保安、食堂、消防等行政检查工作；5、对外联系、接待，公司会议组织；6、做好内外宣传工作，文体活动的组织；7、生产部门安全生产的督促、检查；8、其他人事和行政工作。,第二节、行政管理人

19、员的职责与任职资格,一、办公室主任（2）,第一章 企业行政管理概述,深圳市贝斯达医疗器械有限公司薪资待遇：8000-10000元,工作经验：10年；,任职资格:1、男女不限；2、本科；3、有上市公司同职工作经验2年以上；,岗位职责:1.负责组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；2.负责组织公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；3.负责组织好来客接待和相关的外联工作；4.负责管理公司重要资质证件及印章；5.负责起草及归档公司相关文件；负责搜集、整理内外信息，为公司决策提供信息支持；6.负责规划、指导、协调公司的人力资源管理与组织建设，统筹规划

20、公司人力资源战略；7.建立完善人力资源管理体系，设计人力资源管理模式，制定和完善人力资源管理制度；,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,二、行政经理（1）,第一章 企业行政管理概述,广州文武企业管理咨询有限公司 规模：10-19人 薪资待遇：5000-8000元,工作经验：5年，；,任职资格:1、人事行政主管经验主管5年以上，精通劳资关系，有员工招聘渠道 2、良好的团队协作精神，品行端正，有亲和力肯吃苦，具有很强的判断与决策能 力，计划和协调能力。,岗位职责:1、参与制定公司行政管理制度、完善和细化办公管理体系和业务流程；2、执行公司年度行政计划，控制行政费用；3、负责固定资产采购、供应商的

21、管理等工作；4、公司内部收发文工作、管理公文、行政档案等资料；5、组织、协调公司年会、员工活动，负责外联工作及办理公司所需各项证照；6、做好员工、各部门及上级之间的沟通工作；7、协助对外联络与接待工作。,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,二、行政经理（2）,第一章 企业行政管理概述,佛山市顺德区和亨袜业有限公司 规模：300-500人 薪资待遇：3000-4500元,工作经验：2年；,任职资格:本科以上学历，行政管理、人力资源管理类相关专业，形象气质佳；2年以上500人中小型企业行政管理及人力资源管理经验；通晓企业管理理论，具有丰富的行政管理实践经验；具备较强的领导能力，判断和决策能力；做

22、事严谨负责、工作细致认真、责任心强。良好的组织协调能力及沟通能力，较强的分析、解决问题能力；熟练使用办公软件和办公自动化设备,岗位职责:负责行政服务与后勤总务的支持工作；负责公司车辆管理工作;负责公司行政规章制度的制定、监督、执行；负责办公用品、文具、生活配套设施的管理；负责公司的公共卫生、食堂就餐工作；负责组织办好会议接待、娱乐等各项活动；完成直属上司交办的临时性工作。,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,三、行政主管（1）,第一章 企业行政管理概述,广州市奥莱传媒公司,任职资格:1、大专以上学历，行政管理相关专业，2、3年的行政管理工作经验，执行力强；3、熟悉行政工作流程 4、具有一定的

23、文字处理能力；5、熟练使用办公软件和办公自动化设备；6、较强的责任心和团队合作精神，工作细心，,岗位职责:1、负责行政保障平台建设，完善各项行政规章制度和规范并监督执行；2、负责行政管理工作的统筹协调，为员工提供优质的保障服务，不断提升服务品质；3、参与制定公司行政管理制度、完善和细化办公管理体系和业务流程；4、负责对公司突发事件的处理工作，确保安全。5、负责公司对外通讯的集中管理，包括固定电话、信件、快递等日常性管理；6、负责各类公用文件的流转管理；7、组织、协调安排公司的各种会议活动、公司年会及重要活动；8、协调对外联络与接待工作；,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,三、行政主管（2）

24、,第一章 企业行政管理概述,广州市博真电子科技有限公司 公司性质：民营 公司规模：50-200人 薪资待遇：4000-6000元,工作经验：3年，工作地点：番禺；,任职资格:1、行政管理、企业管理、工商管理等相关专业；2、3年以上相关工作经验，家住在番禺附近优先；3、熟悉现代化企业的系统化运作和管理，熟悉企业行政管理知识，熟悉公司法律事务处理程序；4、具有较强的亲和力，优秀的人际沟通、协调、组织、管理能力；5、性格开朗，待人热情；为人正直，有较强的责任感。,岗位职责:1、全面负责办公室的日常管理，协助上层执行相关的政策和制度；2、行政管理规章建制及工作流程的优化，制定并及时修订公司各项组织纪律

25、，监督检查日常办公室纪律的执行情况，建设好办公室工作风气；3、根据决策层的要求及相关会议纪要，对各部门的工作进行协调及督办，确保公司各项工作有效落实；4.负责办公室防火、防水、防盗等安全维护，建立并及时修订公司各部门工作环境卫生的制度，监督日常卫生情况，保证良好的工作环境卫生；5、统筹规划，协调各业务部门的关系，为各部门解决具体问题；,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,四、行政助理（1）,第一章 企业行政管理概述,广州掌泰电子科技有限公司 公司性质：民营 公司规模：20-99人 薪资待遇：2000-3000元,试用期80%,三个月转正最低学历：大专；工作经验：1-3年（应届生亦可）工作地点

26、：番禺；性别：女；年龄：不限岗位职责:1、前台的接待工作2、快递文件的收发和跟进3、公司考勤管理监控，统计公司月度考勤记录4、公司资产出入库登记5、办公室环境管理6、协助招聘工作的开展7、办公文具的采购和分发8、与维修人员协调办公设备的维护和管理9、行政后勤的管理，配合完成上级安排的任务10、公司一些活动的组织11、公司证照办理及外勤事务,任职资格:1、女，长相甜美，性格开朗，热情帮助人，注重团队合作精神，2、熟练运用office。3、工作认真，细心，事情处理有条理。4、具有较强的沟通协调能力，文字表达能力。,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,四、行政助理（2）,第一章 企业行政管理概述,

27、广州超邦化工有限公司 公司性质：民营 公司 规模：50-200人 最低学历：大专；工作经验：1-3年（应届生亦可）岗位职责:1、协助上级处理行政管理和日常事务，搞好各部门之间的综合协调；2、负责公司各项福利（如员工的午餐、旅游、节日等）的安排准备工作；3、协助上级撰写及传达公司对内、对外的通知 4、协助进行办公区域及厂区清洁工作的维持及管理，发现问题及时汇报；5、协助进行公司证照办理、年检及变更工作；6、负责食堂、宿舍的管理工作；7、主导公司企业文化活动的开展，策划及起草文化活动方案，协助上级推行活动方案；8、完成上级交办的其他工作任务。,任职资格:1、大专以上文凭、行政管理、企业管理、工商管

28、理等相关专业；2、两年以上同等岗位工作经验；3、了解ISO9001及ISO14001管理体系；4、能熟练使用办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识；5、对工作有强烈的责任心，文笔流畅、思路清晰；6、有较强的沟通协调能力和团队精神；7、普通话、粤语流利，擅长英语优先考虑。,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,四、行政助理（3）,第一章 企业行政管理概述,某公司行政助理年终工作总结（续）,在这5个月中，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，积极的完成了以下本职工作：（1）公司的两次变更手续（2）公司员工联系单、固定资产、办公明细等电子文档的的更新（3）各类杂志、报纸订阅时间的统计及后续工作（4

29、）工作区域的卫生管理及执行（5）做好办公用品的管理工作：做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足员工工作的需要（6）办公耗材及办公用品的采购、维护与维修工作（7）认真地做好公司领导及行政经理交办的其它工作（8）为了公司工作的顺利进行与客户之间的工作协调，及时将客户需求反馈给公司领导及设计师。（9）及时将设计任务分配给各个设计师。除了做好本职工作，我还积极配合其他同事做好工作。,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,行政助理面试问题,企业常用公文包括哪些文种？就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？就你应聘的工作

30、而言，你如何提升工作效率？从行政人事方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？就一般企业，如何进行档案的分类？对于人事行政部门，如何进行文件分类？公司的上级主管明天带人来考察公司，你认为有哪些准备工作要做？说说你对5S的理解。你认为我们公司所属行业的行政工作与其他行业有何区别？公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理?如何看待加班？如何看待时间管理？公司将于下个月十五日召开半年总结会，请做一份会议筹备计划。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。如何做会议纪要？写一份元旦放假通知。制作一份离职申请表。,第二节、行政管理人员的职责与任职资格,一、行政助

31、理,第一章 企业行政管理概述,企业行政管理基层岗位的特点,事务性例行公事，做好责任范围内的日常工作；比较琐碎。服务性事务工作有些是做好工作环境，有些则是做好工作条件，从根本上都是为员工服务的。因此其事务处理（即服务）的质量可能受到员工的表扬或感谢，也可能受到员工的批评或投诉。规范性规范为员工服务的事务处理过程，同时也规范其他员工在事务处理过程中的行为。如食堂环境卫生与文明、办公室空调使用,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,行政助理周记摘要,利用这一周的时间，我大致熟悉了工作环境，熟悉了需要经常打交道的同事。其实刚开始我的工作内容很简单，无非是做一些最简单的表格制作

32、、信息录入，公司各类文件的打印、复印，公司内外相关材料的整理等。还有就是搞好办公区域的卫生，接打一些看似无关紧要的电话等等。渐渐地我已经熟悉了办公室的日常事务。经理开始慢慢交代我一些有实质意义的事情。比如周四那天，他让我盘点各办公室日常用品的消耗情况，然后列出采购清单和经费预算表，报上级审批后经理关照隔壁的王姐和我一起去市场采购。如果公司有固定的值得信赖的办公用品供应商该多好，一个电话便可解决问题。嗯，我准备向上司提个建议。周五那天我又负责将部分办公用品分发到各部门。这是我有史以来做得最完整的一件事。行政助理的日常琐事还真不少。一会儿那边门锁坏了要修，一会儿这边灯泡灭了要换，这些事情我之前从未

33、做过，其实是小事，但登记、报修这些程序是免不了的了。还有就是印制名片，昨天有两个同事来告知他们的名片用完了，于是任务又落到了我的肩头。我先向经理询问了公司里名片的通常印制地点，价格、印制张数等，经理虽然都一一告诉我了，但我明显察觉到了他的不耐烦，似乎在说这些琐事我该自己解决不要问他。此外，为了周全所见，我顺便统计了一下其他同事名片的使用情况，是否需要续印，免得三两天后再跑一趟。几经辗转，总算把任务完成了。,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,行政助理周记摘要,周二那天物流操作部打来电话说有份重要的签单需要送海关审批，我当时口头答应来着，只是手头在忙别的就没用笔记下来

34、，果不其然后来一恍就给忘了。当物流部负责人问我要单子的时候我头翁的一下。月末了，公司有例行的总结，每个员工也要整理自己上一整月的工作内容。我主要是统计一下员工的出勤、加班记录，员工外出登记，休假、请假单。填写现金日记账，整理好所有发票，报销每月备用金。然后排好下个月的员工值日表，贴在白板上。最重要的是安排好公司每月一次的例会，做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。公司有现成的会议室，我只需简单地布置一下。习惯了每天早上提前十分钟到办公室，先打开窗户通风，在打开电脑、饮水机、打印机、碎纸机，然后简单打扫一下办公室，顺便给室内的几盆绿色植物浇点水，这些基本成了我开始一天工作的热身内容。真害怕有

35、一天自己会厌倦这样重复机械的工作。还好，昨天公司内部打了一场小型乒乓球比赛。别看时一场简单的公司员工乒乓球比赛，开始的活动策划、中场服务、赛后事宜也够我们行政部忙活的了。六个工作日有两天在摆弄相机，给产品拍照片，三天在摸索photoshop软件。没有专门的人教我，只靠自己看书和在网上学习。来公司这么久，还有好多同事都不认识呢，呵呵，我的人际交往能力也有待提高。前两天利用送材料的机会我特意到各个部门和工作间转了转，每到一处都受到了同事们的真诚问候和热情对待。,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,行政助理周记摘要,一周又这样过去了，本周的确有件值得一提的事。星期一那天上

36、午，来公司的客人真多，一个接着一个，我们行政部几个人忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间，资格最老的王姐利索地做了一下工作安排：今天中午小李值班，其他同事去食堂吃饭休息。小李把饭打回，想着赶紧吃完饭，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一下。正在她低头吃饭的时候，听见轻轻敲桌子的声音。小李抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小李就有点不高兴，心想，这人真没礼貌，面无表情地问对方有什么事，来人礼貌地回答说想见总经理。小李问来访者有没有预约。来人说之前没来得及。小李心想看他的样子，说不定是来推销东西的。就说：“我们总经理不在，请你下次预约

37、再来吧。”那人说：“你打电话问问，说不定他现在回来了。”小李见状不耐地说：“不再，请回吧。”来人摇着头离开了。这位客人走后，中午再没客人来，小李吃完饭后，美美的小睡了一会儿。下午2：OO正式上班后，大家又开始忙碌起来。大约2：30左右，总经理秘书打电话过来，询问中午是否来了一位深圳的客人，他是总经理非常重要的客人，来找我们老总再谈谈深圳那边合作项目的事情。小李一听也傻了眼。过了几天，小李被停职了。,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,五、基本素质,知识素质,能力素质,身心素质,博学知识管理科学知识专门业务知识社会生活知识,观察能力记忆能力思维能力领导能力人际交往能力

38、,心理素质身体素质职业道德,职业技能培训鉴定教材企业行政师中企业行政师的素质要求：,心理素质:开朗健全的性格和乐观向上的心理环境，对工作充满信心，有强烈的事业心、责任感、荣誉感和成就感，能正常筏会自己的思维、智力、能力和创造性。没有心理障碍，成绩面前不沾沾自喜，挫折面前不灰心丧气。在处理人际关系时，头脑冷静，和蔼可亲，能够主动为他人着想，使人感到亲切、温暖和友好，能团结同志，特别是团结发对过自己并被证明反对错了的人，能够举贤能，不怕别人超过自己，做到任何情况下，保持心理平衡。,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,五、基本素质,形象要求,能力要求,心理素质,服饰大方言

39、谈举止高雅神态郑重,管理能力观察力与预见力分析问题能力制订计划能力控制能力,坚强的意志自制力,行政经理岗位职业技能培训教程中行政经理的岗位要求：,专业要求,广博知识创新思维法律知识,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,五、基本素质,工作能力,工作态度,心理素质,良好的交流技能机智有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题良好的记忆力,准时得体的外表对单位的忠诚准确性热心帮助他人自觉处理加班,热情友善的性格互相理解谨慎冷静,全国NVQ企业行政管理（二级）证书中的行政管理人员基本素质：,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,五、基本素

40、质,公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你对此种情形如何办理?,二、企业行政管理人员的职责与任职资格,第一章 企业行政管理概述,六、核心技能,常用办公设备的操作与简单故障处理；重要公文的写作与处理；主要服务外包供应商的管理；对服务与管理流程的熟悉与创新（因地制宜、与时俱进）对事项轻重缓急、抓大放小、事无巨细的研判；人际交往与接待应酬;对所在企业的所属行业与企业各业务职能运作的熟悉;对相关涉及的法律法规有基本的了解;,第一节、企业行政管理的内涵,第一章 企业行政管理概述,七、企业行政管理人员素质与行政效率,企业行政管理人员素质,企业行政管理风格,传统,现代

41、,低,高,效率高,效率低,效率高,效率低,理解能力自身工作能力工作态度,强制（硬）,内驱（软）,无所适从执行不力,目标明确充分发挥,简单明确严格检查,干涉过多发挥较差,第三节、学习企业行政管理的作用,第一章 企业行政管理概述,企业行政管理,以人力资源为职业方向的，很多企业的人力资源与行政是合并在一起的。,以其它职能为职业方向的，拓宽知识面，类比业务行政，了解如何跟行政部门沟通。,继承家族企业的，（一般先学做业务），知道行政应该如何管，如何培训助理/文员。,想自己创业，行政服务外包里有不少商机。,想进事业单位的，学习如何在办公室里立足。,讨论：选择与排名,如何从助理/文员快速晋升为专员/主管。,

42、1,2,3,4,6,7,若在乙方打工，可以更加熟悉甲方的需求。,5,案例分析:综合办公室的组织架构优化,第一章 企业行政管理概述,综合办主任,人事行政主管,文员,保安队长,人事专员,安全主任,行政专员,档案管理员,保安员,车队长,司机,饭堂主管,厨师,绿化清洁,电工,环保员,前台文员,12月16日，西北大学有一场大型招聘会，下午1时，赵静早早带着5份简历赶到会场。转了一圈，赵静投了四份简历：一家文化公司的文字编辑，以及数码公司、动画公司、科技公司的行政助理。应聘一家科技公司时，许多学生排队等待面试，每个人面试机会只有五六分钟。排了半个多小时队，才轮到她。接过赵静递上的简历，一位男面试官粗略翻看

43、后，开始跟赵静攀谈。面试官：你学的是新闻专业，现在媒体也是比较火的行业。你为什么会选择行政助理？赵静：新闻媒体的确是一个很好的行业，但我的性格比较内敛，更适合协助别人做事情。面试官：你这个解释还不能说服我赵静：(认真、真诚地说)我在学校做过将近一年的助理，我比较喜欢思考问题，而媒体的要求是及时性，变化比较大，我觉得自己不是很适合在媒体工作。面试官：你为什么应聘这个职位？你自己具备哪些能力？赵静：我善于听取别人的建议和领导的安排，但我会从中提出自己对事情的看法与建议，另外，我做事比较细心负责，上手能力也比较强，思维敏捷面试官：(指着赵静手里的宣传册)假如，现在我要求你对手里的画册进行改版，版面的

44、大小、色彩等都得有改观。必须10天后看到你的设计方案，20天后看到印刷好的成品。你会怎么做？赵静：首先，我会对画册整体和局部做详细了解，每一项改进都会找相关公司咨询，比如说印刷上的技术问题面试官：(点头认可)如果你现在只有一个选择，第一、按时完成任务，第二，准备充分后再动工。你会选哪一个？赵静：两个都选，我觉得这两个问题都得兼顾，既要充分准备，又要按时完成任务；如果只选一个的话，我就选按时完成任务。,案例分析:一位行政助理的应聘面试,第一章 企业行政管理概述,总结公司行政部做的每一项工作、每一个细节都在告诉我们，他们在细心的照顾着每一个员工，并且不断努力希望做的更好。所以，要做好UE至少要有公

45、司行政部这样的敬业精神！,某公司最近召开了一年一度的夏季商品交易会，会前办公室为会议召开作了充分的准备：接待各地代表，布置宣传广告，各商品样品陈列，开货单，介绍商品，有的加班加点到深夜。办公室下属各员工主动自觉到各销售科帮忙。三天的会议，接待了上千人次，成交额几千万元，大大超出了会前预计数。在总结大会上，公司领导充分肯定了此次会议取得的成功，当提到员工为大会做出的努力时说：“大家表现的都很不错，为大会做出了贡献。在接待过程中，办公室的同志送资料、复印，在楼里跑上跑下，这种互助精神值得表扬。”对领导的表扬，员工们议论纷纷:一种说法是“交易会的成功，销售额的增加，首先归功于一线业务员的辛劳，为什么不表扬最累的业务人员呢？”另一种说法是“业务人员贡献大，但是他们的份内工作，而政工干部送水是工作职责外的。如果正常工作也要表扬，还有什么意义呢？”还有，“如果份内工作做的好不表扬，而只表扬做份外工作的，谁还会重视份内工作呢？如果都不重视份内工作，组织的工作不就没有绩效了吗？所以，领导者最需要、最基本的表扬应该给做好份内工作的员工。”,案例分析:该表扬谁,第一章 企业行政管理概述,