企业管理流程图绘制的方法及技巧.ppt

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1、0,2023年6月15日,企业管理流程图绘制的方法及技巧流程图绘制目标及基本知识讲解流程图的绘制流程图交付要求,1,2023年6月15日,流程绘制目标,理解现有流程和资源分配阐明企业关键问题识别改进的良机,2,2023年6月15日,流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助确定改善机会一张流程图显示了将特定输入转化为所需输出结果的一系列步骤,什么是流程图？,3,2023年6月15日,流程图绘制,流程图绘制主要包括以下三项内容：理解流程编制流程图完善流程图,4,2023年6月15日,流程图绘制,流程图绘制基础,有明确定义的开端和结束有输入必有输出在整个企业组织中“流动”不局限

2、于单一的功能和部门,流程,输入,输入,输出,输出,5,2023年6月15日,流程图绘制管理要素的划分,营运流程,管理支持流程,采购管理,营销管理,发电管理,输电管理,配电管理,技术、电能质量管理,行政事务管理,预算管理,财务管理,投资管理,信息系统管理,人力资源管理,固定资产管理,检修计划管理,6,2023年6月15日,下列为绘制流程图所需考虑的要素信息：,行为 责任 输入在流程中的关键行为 流程中的关键责任 每一行为的主要输入来源,输出 顾客 时间和成本每一行为的关键交付成果 每一行为输出的接受者 每一行为所需的时（内部和外部）间/成本,画流程图需了解的信息,7,2023年6月15日,文件/

3、表格：该标识文件，包括表格、字母和报告。它既可表示输入，又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。,系统/数据库：该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机系统表现为输入、处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。,流程图绘制标识,一套标准的符号能帮助快速并且一致地通过流程图进行沟通,8,2023年6月15日,流程操作：该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理一个文件（如手写的采购单），或人工检查一个文件。,流程参见:该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。,流程图绘制标识,数据信息:该标识用于指示输入流程的数据和信息。,9,2023年6月15日,决定批复

4、：该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否”的情况，下方联接“是”的情况。,方向标记：流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。流向从左到右代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。,流程图绘制标识,10,2023年6月15日,存档:该框代表一个文档在此处需要被存档。,开始/结束:该框用以表示一个流程的开始和结束。,流程图绘制标识,11,2023年6月15日,流程图连接标识：该标识用于同一流程图中页和页的连续或者用于同页内从一个动作框转到另一个动作框。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。连

5、接标识的画法：在标识内以大写的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方画上同样的流程连接标识，在该标识上写下相同的英文大写字母。,流程图绘制标识,继续“是”情况下的流程,是,否,状况表是否被批准?,对状况表作修改,12,2023年6月15日,在决定框之前使用手工操作标识：如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之前通常有人工活动标识。,是,否,是否有效？,流程图绘制标识,验证统计数据的有效性,13,2023年6月15日,流程图绘制,询问一个流程活动的问题包括：,流程/任务生成什么？职员怎样执行它？为什么要这样做？何时、由谁对它进行复核

6、？流程活动需要多少时间？流程活动何时需要？错误/问题的种类、频率和发生原因是什么？怎样处理错误/问题/例外？输出什么？输出多少？输出至哪里？,流程范围控制目标主要控制点涉及部门及表格流程流转时间特定政策,14,2023年6月15日,建议步骤:从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程确定每个子流程的开始和结束(保持重点)确定关键输入和输出按步骤进行每个关键业务子流程节约时间:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用标准的流程图符号在流程绘制过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会核查流程的准确性,流程图绘制的技巧,15,2023年6月15日,需要 按实际情况绘制流程需要 在整个

7、组织内思考流程需要 与流程牵涉的人员交流需要 在开始前确认流程的起点和结束需要 高层次的流程图,不能 按照自己的想象绘制流程不能 把流程图局限在自己的部门不能 闭门造车，在真空中工作不能 在确认流程范围前绘制流程不能 陷入太多的细节,流程绘制应注意的要点总结,16,2023年6月15日,流程图的格式宋体标题采用14号字体、加粗、中间对齐部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐框内采用68号字体、普通不加粗、中间对齐连线采用与框内同样字体、中间对齐尽量避免相交线,业务流程图交付要求,17,2023年6月15日,业务流程图交付要求,流程图的组成流程图标题涉及部门部门分隔线标识符连线,框内的字宋体

8、68号普通不加粗中间对齐,标题宋体14号加粗中间对齐,部门宋体10号加粗下划线中间对齐,不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,将单据传递给办公室,18,2023年6月15日,起始点、终止点和流程对象必须清晰输入和输出应当明确应当在合适的地方标出估计时间（该项流程作业所需的时间）为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动量化目前的关键绩效考评指标,业务流程图交付要求,19,2023年6月15日,现状流程图样张,样 张,