机械厂仓外物资管理控制制度收发货程序与单据填写要求.docx

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1、昆峰重工仓外物资管理控制制度（草案）一、目的鉴于昆峰重工（苏州）有限公司目前仓库面积狭小，又于行业规模的限制，大多数外购物资、自制品、委外品、产成品只能堆放于车间或厂外厂区附近（简称仓外物资），这给仓库物资管理带来了极大不便，具有非常难以管理控制的特点。一方面，仓库库存不能及时反映给采购、生产等部门；另一方面，仓库账务的混乱，导致财务核算的混乱，不能真实反映仓库存货收入、发出及库存成本，不便于管理层作出正确决策。特此制订本制度，明确权责，规范流程。以达到仓库账卡物相符，保证公司财产物资的安全完整性。二、职责1 .采购人员负责采购入库通知单或委外入库通知单的主要填写；2 .仓库人员负责仓外物资的

2、入库管理和月末仓外物资的盘点工作，负责分发出入库单据给各部门，编制仓库物资收发日报表、仓库物资收发存月报表、盘点报告表、盘点差异报告表等；3 .生产部门或车间主管负责仓外物资的出库管理，负责收集委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库等业务原始单据，并登记仓外物资出库登记表。月末需协助配合仓管人员盘点本区域的仓外物资。4 .财务部负责不定时对仓库仓外物资的抽盘工作，检查仓管人员每月末对仓外物资的盘点落实情况，以及仓管人员对仓外物资的管理保管水平。若发现差异编制盘点差异报告表上报管理部，日常核对仓库出入库单据，月末根据仓库物资收发存月报表结转物资发出成本，编制收发存金额月报表等。5 .其他业务部门

3、在发生仓外物资出入库需求时，应提请出库管理（车间主管）、入库管理（仓管人员）的相关人员审批，经同意后方得办理仓外物资出入库手续。三、程序1.入库管理无论是对外采购物资还是委外加工物资在进入厂区前，都要通过仓库及时办理入库手续方得放行。鉴于昆峰公司有新旧两个厂区，且有一定的距离，故本程序在仓库人员配置原则上至少不低于两人，分别负责两边厂区物资的收发盘存。考虑到人力资源成本，其中一名可由生产车间人员兼任，但其责任应追溯到该仓库管理人员。物资入库的基本流程是：采购下订单给供应商或委外厂商一一供应商装车携送货单送货一一供应商送货到厂区找采购经办人一一采购经办人根据采购订单和送货单内容详细填写采购入库通

4、知单或委外入库通知单一式四联一一供应商带此一式四联通知单和送货单到仓库办理入库手续一一由仓库指定暂放区并通知相关质检人员先行进行货品检验（对不合格品当场予以退还）一一由仓库指定存储地点对合格品进行验收并填写通知单实收数栏（若实收数与应收数不一致，仓库签收送货单时应在送货单相应备注栏注明实收数）-仓库完成入库验收后应撕下通知单第四联供应商联交供应商反馈信息一一仓库根据入库通知单上内容（含单据号、入库单价、金额等）登记仓库日报表一一仓库完成仓外物资每日入库登账工作后应于物资入库的次日上午十点前将入库通知单第二、第三联采购联、财务联及时送交给采购、财务部门（第一联仓库联由仓库负责保管）一一供应商请款

5、时由采购部门填写付款申请并附上送货单、入库通知单第二联采购联及其他对账资料作为财务与供应商结算付款的依据。备注说明：（I）仓外物资由仓管人员指定存储位置入库后，车间或其他部门人员要搬动仓外物资的，必须口头或书面通知该仓管人员后方可挪移仓外物资，对于不通知或忘记通知的，仓管人员可将该部分计入盘点差异上报管理部，该差异部分作为公司经济损失由车间主管承担完全责任。（2）入库通知单之所以由采购部负责填写，主要基于以下原因：A.让采购直接参与到物资入库过程中来，即时跟踪采购订单的完成执行情况；B.由采购负责填写入库通知单的单价、金额，可直接算出物资采购成本，一方面免去了采购每月的物资暂估业务，另一方面便

6、于仓管人员通过入库物资的金额大小明确自己的保管责任大小，因为损坏丢失公司物资是要照价赔偿的。C.由采购通知仓库入库，采购负责应收，仓库负责实收。则物资入库风险由采购、质检、仓库等几个部门共同承担，权责明晰，便于找出问题原因。（3）对于入库时采购人员不愿意填写入库通知单，或填写的入库通知单内容不完整（比如没有采购人员的签字，采购订单号、单价、金额没有填写等），仓管人员可拒绝入库，拒绝办理入库手续，必要时可将该情况上报管理部，以维护自己的权益。2.出库管理针对特殊物资，特殊管理的原则，本程序对仓外物资采用双保管责任制，即入库段管理由仓库负责，出库段管理由车间负责，期末通过盘点对比差异查找原因并校正

7、数据。因为仓外物资的出库有生产领料、委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库等多种不同形式，所以需分别予以考虑。1）生产领料当车间生产有物料需求时，车间生产人员应将需求报告给车间主管，由车间主管根据技术部提供的物料清单（BOM）计算出物料实际需求数量，车间生产人员根据物料实际需求数量领取仓外物资，同时车间主管根据物料实际需求数量逐日逐笔详细登记仓外物资出库登记表。当车间生产人员反映仓外物资不足领用时，车间主管应根据反馈信息更正仓外物资出库登记表中实际领用数量，同时告诫车间生产人员不得多领用仓外物资。备注说明：当车间生产有物料需求时，车间生产人员需经过车间主管审核同意后做好记录方可领料，任何人不得

8、擅自在现场取用仓外物资，希望各车间主管约束好自己的员工。2）委外发料当公司由于委托加工业务，需要对外协厂商发出加工材料时，由本公司外协经办人详细填写委外发料通知单交车间主管，由车间主管安排委外发料，同时车间主管根据委外发料通知单仔细登记仓外物资出库登记表。3）销售出货当公司由于对外销售业务或售后维修发出配件时，由本公司销售或售后经办人详细填写销售出货通知单交车间主管，由车间主管安排销售出货，同时车间主管根据销售出货通知单仔细登记仓外物资出库登记表。4）调拨出库当公司由于厂区之间、车间之间、车间与仓库之间需要调拨物资出库时，由本公司调拨经办人详细填写内部调拨通知交车间主管，由车间主管安排调拨出库

9、，同时车间主管根据内部调拨通知单仔细登记仓外物资出库登记表。5）报废出库当公司由于物料需要报废，清理报废物资出库时，由本公司申请报废人详细填写物料报废申请单交车间主管，由车间主管审核后安排报废出库，同时车间主管根据物料报废申请单仔细登记仓外物资出库登记表。备注说明：（1）对于车间主管不按时或不登记仓外物资出库登记表，月末由仓库人员全面盘点仓外物资后，仓库人员可编制仓外物资盘点差异报告表报送管理部，差异部分按丢失公司财产物资处理，由该车间主管承担全部经济赔偿责任。（2）车间主管登记仓外物资出库登记表的工作可由车间主管指派本车间生产文员或生产统计人员来做，但其登记责任仍归属于车间主管。3 .月末盘

10、点仓外物资虽然不在仓库区域内，但仍然属于仓库物资的管辖范围，对于仓外物资的丢失、损坏所造成的经济损失，仓管员具有不可推卸的责任。所以仓管人员应尽量想办法减少仓外物资数量，入库时物资尽量入在仓库内区域，以减少仓外物资保管风险和月末盘点工作量。仓管人员于每月末最后一天应对自己所辖区范围内的所有仓外物资实施全面盘点，并编制盘点报告表一式两份（仓库、车间各执一份），同时根据当月实际盘点数量倒推当月发出数量。各车间主管应协助仓管人员的盘点工作。各车间主管负责于月末将自己登记的仓外物资出库登记表交接于对应仓管人员手中，仓管人员汇总当月仓外物资出库登记表数据后得出仓外物资当月实际出库数量，若当月实际出库数量

11、大于倒推当月发出数量，表明仓外物资出库登记表可能有多记出库情况；若当月实际出库数量小于倒推当月发出数量，表明仓外物资出库登记表可能有漏记出库情况；仓管人员应将多记漏记情况及时反馈给车间主管，并与之核对，查找差错原因，对多记漏记情况进行更正。对于实在找不出原因，给公司造成经济损失的，由各车间主管全部承担其经济损失。仓库根据更正后的结果登记仓外物资出库账，并编制当月仓库物资收发存月报表报送生产部、财务部等相关管理部门。备注说明：(I)由于本程序要求每月最后一天为仓库仓外物资固定盘点日，所以相关生产、采购、销售等相关部门应提前一天做好领料、入库、出货计划安排。盘点日这一天，仓库不再办理此类业务，安心

12、做好库存盘点工作，希望得到有关部门的理解与支持。(2)对于仓管人员懒于每月盘点或滞后盘点仓外物资，给公司造成经济损失的，由各该仓管人员全部承担其经济损失。4 .财务抽盘财务部将不定期不定时针对仓外物资展开抽查盘点活动，检查仓管人员每月末对仓外物资的盘点落实情况，以及仓管人员对仓外物资的管理保管水平。仓管人员应配合协助财务部的抽查盘点工作，不得拒绝或不理不睬。对于抽盘中发现的丢失损失的仓外物资，财务人员可编制盘点差异报告表报送管理部，由仓管人员承担其全部经济损失，负责经济赔偿责任。四、激励措施五、相关单据填写要求1 .仓外物资出库登记表本登记表主要由车间主管登记本月车间生产领料情况，需注明每一笔

13、的生产工单号，所领用物料名称、规格型号等说法要与仓库保持一致，不要用别号别名。另外委外发料、销售出货、内部调拨也需分别依据相关单据及时登记本表，同时应注明相应委外工单号、销售订单（合同）号、调拨单号等。2 .采购（或委外）入库通知单本通知单主要由采购负责填写，送货单位、物资名称、材质规格、单位、应收数量等根据送货单内容填制，采购订单号、单价、应收金额等由采购根据采购订单内容填制。实收数量与实收金额由负责验收的仓管人员填制。3 .仓外物资盘点报告表本报告表由仓库每月盘点仓外物资后编制，盘点物料主要由上月末剩余仓外物资加上本月新进仓外物资构成，同时对实际盘点时产生的盘盈物料做补充等记，本报告表完成

14、后应复印一份给相应车间主管留存。4 .盘点差异报告表本报告表由仓库每月盘点仓外物资发现差异或由财务部抽盘仓库仓外物资时发现差异后编制，本表编制好后上报管理部作为相关责任人负责公司经济损失赔偿的依据。5 .其他单据对于委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库仓外物资等，由各经办人负责详细填写（内容包括委外工单号、销售订单号、物资名称、规格、数量、编号等），交各车间主管保管，作为车间主管登记仓外物资出库登记表的依据。六、其他事项说明1 .解释及修改权：本管理内部控制制度解释权、修改权归财务部所有，并检查反馈执行情况。2 .修改版次：本管理内部控制制度为第一版，将根据公司实际情况完善后续版本。3 .启

15、用时间：本管理内部控制制度可在公司全面盘点物资后启用实施。2014年11月11日设计人：蒋邦定精品文档精心整理生产现场日常管理要项能够成为一名公司管理者，只能说明我们在以前的工作中，或多或少取得了一点成绩，但这不能证明我们现在做得好，更不能代表我们以后也会做好，我们该如何在以后的工作中锻炼成长，如何做好一名合格的管理者，我认为应该从以下几方面进行思考并马上行动：D.调整心态，爱岗敬业：如果没有一个乐观、积极向上的良好心态，不管在哪个岗位上，想要取得一个令人满意的结果，胜数不大；敬业精神是我们建功立业的本钱，我们应该热爱自己现在所从事的工作，让它成为我们生命中不可分割的一部分，把每天需要完成的工

16、作，一项一项的在记录本上做好备忘录，做到当日事当日毕，并且做好总结，希望在明天比今天做得更好；E.尽职尽责：尽管我们每天在很大的程度上都在做着一些重复而又单调的事,我们也要全心全意，竭尽全力。将我们分内的工作做得更多一点，别人的期待做得更好一点，在现有的条件下要不断挖掘自身的潜力，每天多花点时间和脑子琢磨如何将自己的工作做得更好。F.关注细节：因为公司的目标已经是一个非常明确的标准，根本不需要我们这些基层管理者去进行论证和怀疑，我们所要做的就是将公司中高层领导的规划在工作中进行实施，关注工作过程中的每一个细节，做好事前、事中、事后的控制，用好的过程控制来保证好的结果。G.改善工作，追求创新:创

17、新并不是说我们一定要在某个时间段、某件事上为公司创造几十万甚至上百万的经济效益，我们可以在日常工作中将每件事情不断进步和完善，并建立一套合适的制度或者标准，也是一种创新。H.不二过：我们在工作中难免会犯错误，但不能接二连三的犯同样的错误，更不能犯致命的错误，因为由于我们工作上的失误，给公司造成了无法挽回的损失的时候，所有的解释和借口都是毫无意义的，所以说，在工作中，我们要抱以负责敬业的精神，服从诚恳的态度，告诉自己没有退路，没有任何借口让自己慵懒。I.关爱之心关爱之心是关爱你的下属员工，包括他的工作是否顺畅，告诉他干什么！怎么做！怎么做好！明确他的生产任务和产品质量！时刻关心员工干起来是不是顺

18、畅，保证原生产材料供应，告诉他干好了有什么好处，让他知道干不好有什么处罚。J.人性化管理要把员工当作朋友，作为管理者，要充分认识你的员工，不是一件容易的事。但是，管理者如果能充分理解自己的员工，工作开展起来会顺利得多。俗话说士为知己者死。一个能够充分了解自己员工的管理者，无论在工作效率，还是人际关系上他都将会是个合格的管理者。（一）了解员工的出身、学历、经验、家庭环境以及背景、兴趣、专长等；同时还要了解员工的思想，以及其干劲、热诚、诚意、正义感等。（二）当员工遇到困难，你能预料他的反应和行动，并能恰如其分的给员工雪里送炭，这就表明你对员工更贴近一步，员工就会把你当作依托和精神支柱，对企业有归属

19、感，对工作有责任感，对管理者有好感。（三）知人善任。能使每个员工在其工作岗位上发挥最大的潜能，给自己的员工足以考验其能力的挑战性工作，并且在其面临种种困境时，给予恰当的引导，员工就有奋斗的目标和成就感。聆听员工的心声我们在管理上往往容易犯职业病，对事情的处理都有强烈的自我主张和以我为中心，处理问题带有主观意思。这种倾向虽然有助于果断、迅速的解决问题，但另一方面也会使管理人员一意孤行，听不进他人意见，导致判断失误，挫伤员工的积极性，拉长员工与管理者的距离，员工被动执行上级的指令。在基层管理中，聆听员工的心声，尊重员工的意见，也是团结员工，调动积极性的重要途径。一个员工的思想有了问题，就会失去工作

20、热情，要他满意的完成你交给他的任务是不可能的。这时，作为管理者，应耐心的得去听取他的心声，找出问题的症结，解决他的问题或耐心开导，才能有助于你的管理目标的实现。对待无意当中犯错误的人员，也应当采取聆听的办法，不应一味责难它们，而应给他们解释的机会。只有了解情况后，才能对他们对症下药，妥善处理。8、淡化权利，强化权威对员工的管理最终要落实到员工对管理者、或下属对上司的服从。这种员工服从领导的关系，可以来自权利或权威两个方面，管理者地位高，权力大，谁不服从就会受到训斥或经济制裁，这种服从来自权力。管理者的德行、气质、智慧、知识和经验等人格魅力，使员工资源服从其领导，这种服从来自于权威。一个企业的管

21、理者要成功的管理自己的员工，特别是管理比自己更优秀的员工，人格魅力形成的权威比行政权力更重要，特别是提倡人性化管理、和谐管理的今天淡化权利，强化权威尤为重要9、允许员工改正错误人没有完人，人孰能无过，作为一个管理者，若要求下属不犯任何错误，员工就会产生情绪抑制，工作起来缩手缩脚，精神萎靡不振，作事情瞻前顾后。使之可能失去成功的机会和良好的商机。若管理者不允许员工失败，冒险失败会受到上司的严惩，则员工就会抱着不做不错、作多错多的观念，这样企业就失去赖以发展的重要动力。因此，身为管理者，应鼓励员工理性的去冒险、去创新、去抓住商机，应允许员工失败，当下属偶尔犯了小错时，不应过多责难，找失败原因，查失

22、败根源，从失败中感悟出真谛。10、引导员工合理竞争任何企业都面临压力，有压力就存在竞争。在企业中，员工之间也是存在竞争性的，竞争有正当竞争和不正当竞争的区别。正当竞争就是采取正当手段或积极方式正向攀比。不正当竞争就是采取不正当的手段制约、压制或打击竞争对手。作为一名管理者，关注员工心理的变化，适时采取措施，防止不正当竞争，促进正当竞争是重要的职责。为此，在管理上要有一套正确的业绩评估机制，要以工作绩效评估其能力，不要根据员工的意见或上级领导的偏好、人际关系来评价员工，从而使员工的考评尽可能公开、公正、客观。同时，企业内部应建立正常的公开的信息渠道，让员工多接触、多交流、有意见正面沟通。11、激

23、发员工的内在潜能有人能发挥潜能，能成功，是因为他能始终保持积极的心态，这就是成败的差异。人生是好是坏，不由命运来决定，而是由心态来决定，我们可以用积极心态作事情，也可以用消极心态。但积极的心态激发潜能，消极的心态抑制潜能。积极的心态特点是信心、希望、诚实和爱心、踏实等，消极心态的特点是悲观、失望、自卑、欺骗等。12、说话算数也许你不记得曾经无意间对什么人许过什么诺言，或者你认为那个诺言根本不重要。但你要记住你的员工会记住你答应他们的每一件事。身为领导的你，任何看似细小的行为随时都会对组织的其他人产生影响。你要警惕这些影响，如果你许下了诺言，你就应该对之负责。如果你必须改变计划，你要向员工解释清楚这种变化。千金之诺如果你没有或者不明确地表达变化的原因，他们会认为你食言，这种情况经常发生的话，员工就会失去对你的信任。对丧失信任通常会导致员工失去忠诚。