人事档案管理培训课件.ppt

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1、人事档案管理培训课件,1,2,目录,第一部分 人事档案管理的概述,3,什么是人事档案：人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史地、全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。,人事档案的概念,第一部分 人事档案管理的概述,4,人事档案的特征（1）来源上，主要由组织、人事、劳资等部门在工作活动中形成，是组织认可的个人材料；（2）内容上，是个人经历、思想品德、业务能力、工作状况等方面的原始记录；（3）时间上，是已经处理完毕的材料；（

2、4）形式上，以人头为单位整理和保管。,第一部分 人事档案管理的概述,5,人事档案的特性（1）专指性针对某个人（2）动态性不断补充和转移（3）保密性一般不开放（4）现实性为人事管理现实服务,人事档案的作用（1）考察人事的依据（2）澄清事实的信证（3）人才开发的信息（4）历史研究的史料,第一部分 人事档案管理的概述,6,管理体制和机构人事档案实行集中管理和分级负责的管理体制，河北分公司、各中心支公司人力资源部门为人事档案的直接保管单位。分公司各部室员工和中心支公司领导班子成员档案由分公司人力资源部管理，中心支公司其他人员档案由各中心支公司管理。干部调动或职务变动后，涉及到管理权限改变时，要按规定及

3、时将档案转给有关单位管理。,第一部分 人事档案管理的概述,7,人事档案整理工作的概念人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补充的工作。,人事档案的整理，是按照一定的规则方法和程序，把收集来的干部人事档案材料进行系统化条理化的加工过程。,第一部分 人事档案管理的概述,8,人事档案的保管与保护根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管，要做到：1、要建立保管保密制度，管档人员必须认真执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法和人事档案工作的有关规定，严

4、格遵守安全保密制度。2、为确保档案的绝对安全，要配置铁质的档案柜，有条件的要建立专用的人事档案库房。3、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全，并经常检查。4、要建立登记和检查核对制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。,9,目录,第二部分 人事档案的分类,10,干部人事档案材料的分类，是将反映一个干部情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质以及材料互相之间的内在联系，区别类别，相对集中，进行组合排列。中组部1991年制定的干部档案工作条例，把干部人事档案材料按其内容性质分为十大类：第一类 履历材料；第二类 自传材料；第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料

5、；第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；,第二部分 人事档案的分类,11,第五类 政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类 奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类 录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料。,第二部分 人事档案的分类,12,第一类 履历材料：（

6、1）人事履历表（书）、简历表，人事、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表。（2）个人简历材料。（3）更改姓名的材料。第二类 自传及属于自传性质的材料。（1）干部本人历次写的自转。（2）入党（团）申请书中能分开的自传内容材料。（3）转业军人自己写爱人情况。,第二部分 人事档案的分类,13,第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：（1）以鉴定为主要内容的各类人员登记表。（2）组织正式出具的鉴定性的人事表现情况材料。（3）作为人事任免、日常考核的正式考察综合材料。（4）考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。（5）党团员鉴定表。（6）本人历次所写的属鉴定性质的材料。（7）出国鉴定表

7、。,第二部分 人事档案的分类,14,第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：（1）报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；授予学位的材料、培训结业成绩登记表、博士后研究人员工作期满登记表等。（2）专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表。（3）人事的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录（该材料应说明出处和形成日期，加盖组织公章后归档）。（4）认定干部文化程度呈报表。（5）干部本人技术自转。,第二部分 人事

8、档案的分类,15,第五类 政审材料：（1）审查干部政治历史关节情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；（2）因政治历史问题而受到处分的决定及有关主要证明、本人检查交代等材料。（3）凡已查证清楚的有关干部政历问题的检举材料、查证材料。（4）入党、入团、参军、出国等政审材料。（5）党籍问题的有关审查材料。（6）更改人事的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见（7）对“文革”前的冤假错案经复查后撤销原结论的有关材料、本人申述材料及原结论、原处分决定材料。（8）对“文革”中的冤假错案复查后所作的复查结论有关材料和本人交代材料。,第二

9、部分 人事档案的分类,16,第六类 加入党团的材料：（1）中国共产党入党志愿书，入党申请书（-份全面系统的）和转正申请书，预备党员考核登记表。（2）中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；（3）民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；处理突击发展党员的材料，支部关于取消党员资格或清除出党的处理报告，上级党组织的决定和批复，本人检查材料。有关调查材料，综合报告归文书档案。（4）保留中国共产党党籍的批复及报告。（5）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团报

10、告和上级团组织批复。（6）加入民主党派的有关材料，指加入该党派的申请书（登记表）或批准为该党派人员的通知材料。,第二部分 人事档案的分类,17,第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料：（1）各种先进人物审批表、模范事迹材料。（2）立功授勋、嘉奖材料。（3）全区性（县、行业）的通报表扬材料通报表扬。（4）创造发明事迹奖励材料，各种业务、技术奖励材料。第八类 人事违犯党纪、政纪、国法等材料：（1）处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料。（2）通报批评材料。（3）法院的刑事判决书，民事判决书。（4）虽不作处分，但错误比较严重，并经组织查实，本人也有交

11、待的材料。（5）离任审计有问题的材料。,第二部分 人事档案的分类,18,第九类 人事工资级别登记表、职务工资变动登记表、人事调资审批表，定级和解决待遇的审批材料：（1）工资变动登记表。（2）调整工资审批表。（3）员工转正定级、吸收录用、“以工代干”人员转干审批表（有本人所写的小结附后）。（4）工作调动审批表。（5）干部任免呈报表。（6）出国、出境人员审批表（凡出国审查表可使用三年的，待期满后贵党）。（7）批准入伍登记表、审批表，部队军衔审批表，军队转业干部审批表，复员军人登记表。（8）当选党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。（9）录用和聘用审批表，聘用干

12、部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；（10）退（离）休审批表，辞退材料。（11）公务员试用期考核表，公务员职位申请表，公务员过渡表。,第二部分 人事档案的分类,19,第十类 其他可供组织参考的材料（1）有残疾的体检表、残废等级材料，因公受伤的证明材料。（2）干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。（3）支部大会通过，未经上级党组织批准的入党志愿书。（4）大专院校报到单。（5）本人历次所写的小结、总结等材料。,20,目录,第三部分 人事档案的整理,干部人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤：,干部人事档案材料的鉴别干部人事档案材料的分类干部人事档案

13、材料的排序干部人事档案材料的编目干部人事档案材料的复制干部人事档案材料的技术加工干部人事档案材料的装订干部人事档案材料的验收入库,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的鉴别,1、判定材料是否属于所管人事的材料及应归入人事档案的内容。2、判断审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。3、审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过

14、本人见面。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的鉴别,4、在鉴别个人小结、总结和组织考查材料时，要注意当时形成材料的用途。如因转正、晋级、任免等情况产生的此类材料，应作为对审批材料的附件，防止将整体材料拆散归类。5、鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的排序,每卷人事档案材料要做到编排有序，根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角盖类号章，用铅笔写类号和序号。排序的具体方法是：1、按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。其中第九类材料除工

15、资变动登记表固定为9类1号外，其他材料按形成的时间顺序排列。2、干部职务变动表一律放在档案材料目录之后，不登记目录，无行政职务的可不用。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的排序,3、按档案材料内容的主次关系和形成时间相结合排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，有关证明材料（根据每份材料所证明的主要问题相应集中，并按时间排列），本人检讨或交待、申诉材料。有甄别、复查、平反的上级批复、结论、决定应分别放在原材料之前。第六类材料的排列顺序为：入团志愿书、申请书、入党志愿书、申请书、转正报告，中国共

16、产党党员登记表等按时间先后依次排序（凡在参加中国共产党以前参加民主党派的材料，应列入入党材料之前）。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的编目,档案材料目录的填写：每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体填写要求是：1、按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。2、类号的填写：每类的第一份材料，填上类号与序号（如1-1），从第二份材料开始，可省略类号。只填顺序号。3、材料名称的填写：（1）根据材料题目填写“材料名称”。对同名称的材料，不能以点代字用“同上”等简化填写。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的编目,（2）对无题目材料

17、或与实际内容不符的，应按材料的主要内容或性质特点拟定题目。（3）对调查证明材料，填写时题目要反映证明人、被证明人和证明的内容，不能简写为“证明材料”、“调查材料”。（4）对材料的题目过长，要适当简化，使一份材料的题目不能占用二格或一格填写二行。3、填写材料制成时间：一般按材料落款标明的最后时间填写。复制的档案材料按原件的形成时间填写，年月日一律用阿拉伯数字填写4、填写“材料份数”：以每份完整的材料为一份（包括附件），不能将多份材料合在一起填写一个目录。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的编目,5、填写“材料页数”：材料页数的计页，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的表格应如数填写，无页

18、码的表格封面、封底不计页数，复制件有原件的只计原件页数，不计复印件页数，可在备注栏中注明“复制附件”。6、书写目录要工整、正确、清楚、美观，字体不得潦草，根据题目的文字多少进行编排，上下、左右要保持整齐，不得超格，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。7、书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的复制,人事档案材料的复制和技术加工复制档案的要求、方法：档案材料载体变质或字迹退色不清应及时进行抢救，用复写纸复写或用圆珠笔书写的材料需进行复制。抢救、复制材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认

19、真细致、核对无误。复制后要注明复制单位和日期，随原材料一并入卷。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的技术加工,为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，要进行技术加工。其主要方法：（1）要拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。（2）对破损、卷角、折皱的档案材料，要进行裱糊。裱糊时注意不要损坏原件的字迹和印章，不要把一类或几份材料缝合或粘在一起。裱糊用的衬纸，要采用十六开白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要压平晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的技术

20、加工,（3）档案材料统一尺寸为十六开办公用纸。对超出开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读；对小于开规格，需进行加边或粘贴衬纸。（4）对装订边过窄、打眼过多、眼距不标准、未留装订线的材料，需进行加边。（5）对材料右上角重复盖有类号章或类号页码的，要经粘贴处理，每份材料只能盖有一个类号章和类号页码。,第三部分 人事档案的整理,人事档案材料的装订,每个人事的档案材料，必须装订成卷。装订后的

21、档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：（1）装订时将目录与材料核对无误。（2）装订后的人事档案尽量做到四面整齐。（3）在材料左侧竖直打上统一的装订孔。打眼装订，不得压字和损伤材料内容。（4）人事档案卷皮，统一使用中组部规定的卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。,33,目录,第四部分 人事档案的利用与转递,34,利用档案的原则人事档案主要是供党委（组）、人事部门在干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等工作时使用，其他一般不予查阅；任何个人不得查阅或借用本人及其直

22、系亲属的档案；非党领导干部和非组织人事部门不予查阅干部档案，因工作需要了解干部员工情况时，须经党委（组）负责人同意后由人力资源部门提供有关情况。2、要建立查、借阅档案制度，认真填写查（借）阅人事档案审批表，履行查（借）阅手续。3、查、借阅档案必须严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得擅自拍摄复制档案内容。,第四部分 人事档案的利用与转递,35,档案的转递1、干部员工工作调动或职务变化后，应及时将档案转给新的管档单位。2、员工离职，在办理完毕终止、解除劳动关系手续30日内将人事档案转出。3、转递档案应遵守下列规定：（1）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；（2）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；,第四部分 人事档案的利用与转递,36,档案的转递（3）转递档案必须详细登记，严密包封；（4）收到的档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即返回。逾期一个月未返回应催问，以防丢失。,谢谢 Thank you,