第章000001.ppt

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1、1,第 14 章,製作信封及標籤,2,本章提要,製作單一信封製作單一郵寄標籤,3,製作單一信封-製作信封,若要為一兩封郵件製作信封時，使用信封及標籤功能可快速製作及列印出信封。底下我們就實地來製作一張信封。1.請開啟一份新文件，執行工具/信件與郵件/信封及標籤命令，切換到信封頁次，輸入如下資料：,4,製作信封,5,製作信封,2.按下選項鈕，切換到信封選項頁次，做如下的設定：,6,製作信封,3.切換列印選項頁次，這裡是設定印表機列印信封時的進紙方式：,7,製作信封,4.按下確定鈕，返回信封及標籤交談窗：,8,製作信封,5.如果想將這張信封儲存起來，以後再列印。請按新增至文件鈕，會在文件中加入一頁

2、信封頁：,9,製作信封,10,取用通訊錄中的地址,如果安裝 Outlook，信封的收件人與寄件人地址，可以直接使用通訊錄中的地址資料：,11,取用通訊錄中的地址,12,取用通訊錄中的地址,13,更改信封設定,文件加入信封頁之後，若想要更改信封的大小或地址的字型，只要再執行工具/信件與郵件/信封及標籤命令，在信封頁次更改設定之後，按下更改文件鈕即可。,14,列印信封,信封頁儲存後，以後若要列印信封時，也是執行工具/信件與郵件/信封及標籤命令，在信封頁次按下列印鈕來列印信封。若要更改列印設定，則按下選項鈕來設定。,15,製作單一郵寄標籤-製作郵寄標籤,若要在標籤紙上印滿同樣的郵寄標籤，或是只要印一

3、個郵寄標籤就好時，可以使用信封及標籤功能來製作郵寄標籤。1.請先開啟一份新文件，然後執行工具/信件與郵件/信封及標籤命令，切換到標籤頁次，輸入如下資料：,16,製作郵寄標籤,17,製作郵寄標籤,2.接著按下選項鈕，做如下的設定：,18,製作郵寄標籤,3.按下確定鈕回到信封及標籤交談窗，再做如下的設定：,19,製作郵寄標籤,一張標籤紙若只在單個標籤上加入收件人資料，則只能列印，無法儲存起來。若整張標籤紙所有標籤都有收件人資料，除了可以按下列印鈕立即列印，還可按下新文件鈕，另外建立一份標籤文件，儲存起來以後再列印。,20,製作郵寄標籤,21,製作郵寄標籤,建立的標籤文件，往後要列印時請選取整份文件

4、，執行工具/信件與郵件/信封及標籤命令，在標籤頁次按下列印鈕來列印標籤即可。但其中的標籤內容則無法再做修改。,22,自訂標籤,若想要知道標籤紙詳細的資料，按下標籤選項交談窗的詳細資料鈕可以查看：,23,自訂標籤,24,自訂標籤,若在標籤選項交談窗內找不到你所使用的標籤紙，還可以按下新增標籤鈕，自行設定標籤紙大小：,25,第 15 章,合併列印製作邀請函,26,本章提要,解析合併列印建立主文件指定資料來源插入功能變數執行合併還原主文件,27,解析合併列印,所謂合併列印就是把文件與資料併成一份文件。例 1：將一份邀請函，透過合併列印，和記者資料合併，可產生下面結果：,28,解析合併列印,29,解析

5、合併列印,例 2：將信封透過合併列印，和客戶資料 合併，亦可產生下面結果：,30,解析合併列印,將文件與資料透過合併列印結合在一起，就可以產生大量內容相同、對象不同的文件。首先必須建立一份主文件，它是每一份合併文件都會具備的相同內容。另外還要準備一份資料來源，用來提供給每一份合併文件不同的對象資料。然後在主文件上插入合併列印的功能變數，合併列印功能就會在每一份合併文件的相同位置上，插入不同的資料。,31,解析合併列印,合併列印的程序如下圖所示：除了應用在製作大量的信件、信封之外，還可以製作大量的郵寄標籤、目錄、電子郵件、傳真。,32,建立主文件,首先請開啟範例檔案 Ch15-01，這是合併列印

6、的主文件。,33,建立主文件,執行工具/信件與郵件/合併列印命令，視窗右方會開啟合併列印工作窗格，合併列印精靈會帶領我們一步一步完成合併列印的工作。請選擇信件選項，進行信件的合併列印，然後按下一步：開始文件繼續下一個步驟。,34,建立主文件,35,建立主文件,接著建立主文件，也就是邀請函的內容。若文件還未建立，可以現在輸入內容，由於我們已事先建立好並開啟了這份邀請函信件，所以請選擇使用目前文件選項，然後按下一步：選擇收件者繼續下一個步驟。,36,建立主文件,37,指定資料來源,可供合併列印使用的資料來源，包括 Excel 工作表、Access 資料庫、Word 表格、純文字檔、以及 Outlo

7、ok 連絡人，若您沒有現成的資料來源，可以在合併列印的過程中建立 Microsoft Office 通訊清單作為資料來源。假設欲加入的記者資料還未建立，故請選取鍵入新清單選項，我們要自行建立一份 Microsoft Office 通訊清單作為資料來源。,38,指定資料來源,39,指定資料來源,開啟新增通訊清單交談窗，請開始一筆一筆的建立記者資料：,40,指定資料來源,41,指定資料來源,42,指定資料來源,43,指定資料來源,Microsoft Office 通訊清單建立後，接著會開啟 Microsoft Office 通訊清單，讓您選取要哪幾筆資料作為合併列印的資料來源。請直接按下確定鈕。,

8、44,指定資料來源,45,指定資料來源,指定資料來源之後，資料來源檔案會顯示在工作窗格中，請按下一步：寫信繼續到下一個步驟。,46,插入功能變數,建立主文件和指定資料來源之後，合併列印便已完成一大半，再來則要插入合併列印的功能變數。插入合併列印功能變數的動作，就是設定在邀請函中放入記者資料的位置。請將插入點移至 誠摯的邀請 之後，按下合併列印工作窗格中的其他項目準備插入記者資料。,47,插入功能變數,48,插入功能變數,在交談窗中選取資料庫欄位，再如下操作：,49,插入功能變數,50,插入功能變數,51,插入功能變數,除了插入記者資料到合併文件中，還可以加入問候語，例如：親愛的大明、親愛的珍珍

9、等等。,52,插入功能變數,53,插入功能變數,在交談窗中設定問候語的格式。,54,插入功能變數,請按下一步：預覽信件，我們可以立即來預覽主文件與資料來源合併之後的模樣。,55,插入功能變數,您可以一筆一筆的預覽合併後的文件，在預覽的過程中，還可以順便刪除不要的某筆資料，或是開啟資料來源，重新篩選要合併的資料。,56,插入功能變數,57,插入功能變數,完成後，按下一步：完成合併繼續下一個步驟。,58,修改刪除合併列印功能變數,若插入欄位名稱或是問候語之後，想要修改或刪除，請先按下工作窗格中的上一步，回到寫信這個步驟，然後刪除主文件中的欄位名稱或是問候語功能變數，才能重新插入。,59,修改刪除合

10、併列印功能變數,60,美化合併的資料,插入合併文件的資料會直接套用該段落的格式。若希望更改資料的格式，只要選定合併列印功能變數，仿照一般文字來設定格式即可。,61,執行合併,按下工作窗格中的列印，選擇要列印哪幾筆合併文件：,62,執行合併,若要針對某筆合併文件的內容做個別化的修改，那麼就按下編輯個別信件如下操作：,63,執行合併,64,執行合併,65,執行合併,合併列印執行完畢，請將主文件儲存起來，所有合併列印精靈的設定都會跟著儲存，下次開啟主文件，然後執行工具/信件與郵件/合併列印，則上一次的設定與進行的步驟都會再度呈現。,66,還原主文件,合併列印的主文件儲存了合併列印精靈的設定，我們可用下面方法，將主文件還原成一般的 Word 文件：開啟主文件，按下合併列印工具列的主文件設定鈕。,67,還原主文件,68,還原主文件,接著將合併列印功能變數刪除，就可將主文件還原成一般 Word 文件了。,69,還原主文件,