第三章会议的策划与准备.ppt

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1、第三章 会议的策划与准备,教学提示：重点：会议项目策划；难点：会场布置,章节内容,会议策划基本概念与作用会议策划的基本要素会议相关文件证件准备会议设施与会场布置准备,第一节 会议策划基本概念与作用,一、会议策划的基本概念1、不同的策划定义2、会议策划，就是对会议产品进行预测分析，使之发挥应有的效能的理性行为。3、会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。,二、会议策划的作用,1、促使会议有序性2、促使会议创新3、让与会者产生舒适感和安全感4、促使会议产生超值服务5、促进会议商业化运作6、促使会议规范化,第二节 策划的基本原理,一、奇正原理 二、系统原理 三、博弈原理 四、裂变原理 五、整合原

2、理 六、简易原理 七、定位原理 八、关联理论,一、奇正原理,孙子兵法第五篇势篇曰：战势不过奇正，奇正之变，不可胜穷也。奇正管理是策划的第一大原理，它是思维创新的核心表现。策划贵在用奇，奇在众所不意，也就是在众人所忽视或意料之外但是又在情理之中。我们策划对手时，也正是对手在策划我们的时候，奇于对方之外则胜；奇于对方之同则平；奇于对方之内则败。,二、系统原理,系统原理要求策划人能够高瞻远瞩、深谋远虑，能够从整体上把握、控制和驾驭全局。系统原理的是把策划当作一个完整的系统和过程，用控制论、信息论、系统论等方法中整体的、联系的、结构的、功能的、层次的、非线性的观点，对某一策划对象进行分析、综合、归纳、

3、从而求得好的策划方法，最终达成整体效益。,三、博弈原理,管理学里关于决策的基本原则中，有一条叫做“满意原则”，意思是不求最优而求满意。这也是博弈所追求的原则。博弈原理的核心与著名的博弈论有关，顾名思义，就是研究冲突对抗等竞争条件下最优决策问题和不同决策之间的均衡问题。博弈制胜，真正的难点，往往还不是技巧的运用，而是心态上对得失平衡的把握，是对代价、对损失的看法，对对手的正确分析判断。世界永远是动态的平衡，先舍后得，方为成就大事业的大智慧。,四、裂变原理,裂变是现代物理学的概念，物理学家研究发现核能释放基本上就是无休无止的核子碰撞与激发。原子核能够发生裂变，其裂变原理有爱因斯坦的质能公式给出。如

4、同原子核的裂变的道理一样，人的创意、智慧也能发生裂变。而且只有发生裂变，才能实现策划的一箭双雕、一箭多雕的意外效果。当策划的能力发展到一定阶段后，他所积累的聚集的各种主客观资源及创新思维习惯、实战经验就会发生核聚变，不断衍生出新的创意，新的概念，新的模式。,五、整合原理,整合原理与系统原理在分析问题方面有某些相近的思想，他要求策划人把策划对象所在系统可能涉及到的各元素、各层次、各结构、各功能等，按照创意目标的主线整合起来，扬长避短，避实击虚，以实现1+12的系统整体功能。整合有围绕功能、目标为主的整合，有以结构层次元素为基点的整合。具体整合的方式有很多种。,整合是一个优劣互补，智能匹配、功能放

5、大的再造过程。整合出效益，整合出奇迹。有些看似不可能的事，一经整合就会产生意想不到的效果，甚至完全改变了世界。策划如能将市场各种要素巧妙地进行整合，就会变不可能为可能，变弱小为强大。,六、简易原理,简易原理即要求策划方案简便、易行。大道至简，越是深刻的往往越是简单的。一套策划方案是否简单明了，是否切实可行，最能反映策划者的策划水平。复杂而牵强的策划方案不但难以操作，而且会大大增加实现的成本。高水平的策划者，能够从成千上万的参变量、变化因素、限制因素中迅速抽象出具有创造性的简单可行的决策方案。高水平的策划案是至简至易的，所以，策划要尽量做到环节、工序少，人员、职责分工明确，文字表达通俗易懂，不反

6、复劳工费时。大策划不一定都复杂。,七、定位原理,定位就是企业找到自己最能赢得竞争优势的位置。企业策划的设限定位就是通过对宏观环境、外部市场条件、竞争对手、企业产品、企业发展趋势进行综合性的分析，结合专家的意见，论证设计后，最终确定一条最能体现企业特色和核心能力的经营策略。设限定位就是企业“创造别人无可取代的产品”。定位（Positioning），是由著名的美国营销专家艾尔列斯（AlRies）与杰克特罗（Jack Trout）于70年代早期提出来的。,具体的来说定位分为：品牌定位、产品定位、服务定位、形象定位、竞争市场定位、产品分销定位、广告定位、组织职能定位。,八、关联理论,策划的精髓在于关联

7、。,策划人在解决问题和实现目的的一切凭借都可以被称之为资源，策划人可以操作的事物单元我们称之为要素，对要素和资源创意性的关联就是创意性的策划。一切策划的技巧和谋略就在于关联的技巧和谋略。任何孤立存在的事物是没有任何意义的。事物的意义在于事物之间的关联性，事物与事物之间存在着各种各样的关联方式，不同的关联方式代表了不同的价值。,第三节 会议策划的基本要素,一、会议产品要素会议主题与议题会议场地与会议室布置会议发言人 会议通知事务安排会议专业活动住宿安排餐饮活动学术访问安排社会活动安排会议附设展览会议的可进出性,二、会议策划要素,会议策划有诸多要素：会议目标、人选和会议的运做。要使会议成功，就必须

8、使这三个要素彼此一致。,（1）目标：策划委员会要有一个具体的目标，对策划委员会的要求是否有书面落实？策划委员会的各个操作领域是否有具体的指派？策划委员会与承办者之见的关系是否明确？策划委员会应想谁负责？会议结束时委员会合时结束使命？（2）人选：策划委员会的成员是否要从主办组织内部选取？策划委员会成员是志愿者还是指派？是否存在选择策划委员会成员的现成过程？（3）运作：策划的预算，前期是否进行会场实地考察？成员多久聚会一次？是否负责设计评估？是否要建立一定的人际关系？工作过程是否要被纪律下来以备将来会议参考。以上等等因素共同决定了一个完整的会议的进行！可见会议的策划是何等的重要。,三、会议策划内容

9、,1、会议立项策划2、会议项目品牌形成策划3、会议项目实施方案策划4、会议相关活动策划5、招商宣传策划,第四节:会议相关文件证件准备,一、拟发会议通知二、准备会议文件、证件三、制作会议简报四、制定会议规范,一、会议通知,会议通知就是把所要召开的会议的各种信息以广告、小册子、通讯报道、网页等形式公开告示潜在的会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传、促销方法。,（一）、第一轮通知（first announcement）,主要告示大家关于举办会议的基本信息，让各地相关人士知道这个会议所举办的时间（when）地点(where)、内容（what）,谁（who）何故（why）至少有如下内容：会

10、议的目的与主题（what）会议的日期（when）会议的地点（where）会议的联络途径，如秘书处的通讯地址、电话、传真等,（二）、第二轮通知,主要内容：1.大会主席邀请函；2.组织机构3.学术题目；4.征文要求5.会议初步日程；6.初步旅游线路7.会议秘书处联系办法：姓名、通讯地址、邮编、电话、传真、网址、E-mail等8.重要日期9.论文摘要表（Abstract Form）10.反馈表（reply form）(第六章),（三）、第三轮通知,如果会议只有两轮，那么第二轮通知主要是关于会议的注册（报名）的，要对潜在的会议参加者发出邀请，它必须包括非常详细的信息、以供潜在会议参加者据此作出参加与否

11、的决策，它还必须附有注册（报名）表和注册费标准。有第三轮通知，才是注册通知 注册通知书的主要内容：1.邀请信（invitation massage or welcome message）2.组织机构、会议主题和专业议题,3.特邀的大会报告人、发言人、会议主持人、嘉宾的身份和报告题目4.会议的详细议程（conference agenda）5.会议信息6.会议注册 注册表包括姓名、单位、头衔、详细地址、身份证（护照）号码、参会人数（代表、陪同）、住宿宾馆（标准房、单人房、商务房、房价）、,会议注册表,深圳中国生命科技高峰论坛2006年1月20日 主办单位：美国博乐集团（Burrill&Compan

12、y）姓名:_职称:_工作单位:_地址:_城市:_邮政编码:_国家地区:_ 电子邮箱:_电话:_ 传真:_午餐特殊要求:_注册费:2006年1月10日以前：￥800 人民币 汇款号码 _ 或100美元 汇款号码 _ 2006年1月10日以后：￥1000 人民币 汇款号码 _ 或125美元汇款号码 _,付费方式：银行卡转账或银行汇款，请在款项最后加上小数(比如800.03元),汇款时请注明”中国生命科技高峰论坛”,并将汇款（转帐）凭条或号码传到（邮寄或电子邮件）注册地址,以方便我们区分你的款项1人民币账户开户行:中国银行上地支行账号.:户名:2 美元账户开户行:中国银行上地支行账号:户名:注册方式

13、：请认真填写此表，然后以邮件或电子邮件的方式寄到以下地址：邮编:收件人:电话:电子邮箱：,7.宾馆预定8.会伴活动9会前和会后的旅游（pre tour&post tour）10.付款方式11 取消参会时的退款政策12 一般信息13联系方式14 地图15 注册表16.宾馆预定表17.旅游预订表,二、准备会议文件、证件,（1）会议文件的种类 会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。会议传达文书。包括会议通知

14、等。会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。,（2）会议文件的管理,检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名字等，要确保每一项都与实际相符。会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批，计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对

15、准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题之后，把准备情况向会议主管领导报告，并将计划印制成图表分发大会使用。印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页，要便于与会者携带和查阅。印制这些文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。,三、制作会议简报,1、会议简报会议简报是以书面形式写出的关于会议的情况。简明扼要的报告，它是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种比较特殊的文种。,2、简报制作,会议简报通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。第一部分，报头。报头多有一套专门设计的固定版式，上面正中用醒目大字标明

16、简报名称，报名下面标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议全称和文种(简报)组成，也有的只标“会议简报”字样。编号常用括号标在标题正下方靠近标题的地方。第二部分，报身。又称正文，报身是会议简报的主体。通常的写法有三种：综述法：即由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成，相当于会议的综合报道，将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程一一加以反映。重点报道法：重点反映会议的某个重要报告的内容，小组讨论情况或一个与几个人的发言等。摘要法：摘录代表发言的概要，供与会者参阅。第三部分，报尾。报尾写在简报最后一页的下方，注明主送单位或个人姓名、抄送单位、增发单位和印发份数。会议简报的编写，要求及时、

17、简明，要抓住有指导意义、能引导会议健康发展的内容加以报送。涉及各级机密事项的内容不应报道。,四、制定会议规范,1、会议规范定义2、会议制度规范,明确组织职责3、会议服务规范4、会议数据、纪要规范,第五节会议设施与会场布置准备,一、会场二、会议场地的设备布置三、会议基本设施的布置,一、会议场地,（一）大会议室与小会议室（二）休息室（三）厅堂（四）登记台（五）办公室（六）展览场地（七）存储区,二、会议室的布置,（一）会议是布置的模式 剧场一层,会议室设备完备的大剧场-二层,杏坛剧场,北青盈之宝剧场,中空形,圆形,中空-正方形,中空长方形,.中空-椭圆形,董事会长方形会议室,U形于马蹄铁形,叠层U形

18、,E教室形,教室型,讨论会（宴会）形,三、会议基本设施的布置,（1）讲台桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、纸张、镭射笔。通道的照明问题，线缆隐密性。讲台中间挂会议名称站立式讲台。有灯光的讲台。,（2）.话筒,无线话筒；微型话筒；固定立式话筒,（3）.写字板及水笔,配合投影仪，也要备有彩色水笔,（4）.视听设备,（1）计算机投影仪(computer projection panel“LCD”)：节约；动感；存储高低亮度的,租金的差别，利用计算机还是租用计算机投影仪？（2）胶片投影仪(overhead projector)：(3)幻灯投影仪（standard project

19、or for 35mm slides）,KT-9000 数字展示台 采用专用芯片对所有的接入信号进行处理，使图像具有更高的清晰度，无噪声，无闪烁，色彩还原好等特点,更真实地把讲稿和其它文件、图表、实物、底片、透明片、幻灯片等转成视频和XGA信号，输送到电视或投影机等设备。,3M 2660便携式胶片投影仪,幻灯投影仪（standard projector for 35mm slides）,(4)屏幕,尺寸：根据会议室而定，最低边沿高于1.5，房间高度6米，那么最大尺寸4.5m。宽度：会议室的长度1/6屏幕材料:白色与珠光白色粗面屏幕白色无光泽的粗面扩散型广角屏幕的增益为1左右(常常以“增益”来表

20、示屏幕对光线的增强作用)，这种屏幕的特点是当光照射时反射无方向性，视野角度在几种屏幕中最大，从各个不同角度看都能呈现一定的相同亮度，画质上也以自然为主，没有可挑剔之处。如果想在较暗的房中欣赏电影的话，那么最好选择这种屏幕。,珠光面屏幕是反射型屏幕，这种屏幕的视野角度大多数是设定在60度左右，增益比白色粗面屏幕稍高，画质上白色的扩张感强，而黑色则显得紧凑，动感的色调表现令人玩味。由于它上仍将射入的光线朝正反相的方向射出的反射型特性，所以此类屏幕较适合与吊在天花板上的投影机配合。反射过强的：玻璃珠球面屏幕(珠幕)；银面屏幕,（5）录像机（6）VCD/DVD(7)音响设备：小于50平米的会议室不需要；备用,视听设备要注意的问题：,(1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。(2)会议室天花板高度。(3)是否有装饰灯架。(4)装饰的镜子是否会反光。(5)是否有窗帘遮住窗户光线。(6)电源控制位置。,5.镭射笔6.定时钟7.预演室（preview room）工作人员帮助会议代表预演8.免费电子邮件服务,应如何选择适当的会议场地?,1确定会议目的。2确定会议形态。3决定实质上的需求。4考虑与会者的期望。5选择何种会议地点与设备。6评估选择的正确性。,