行政部规范化管理工具箱.doc

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2、5一、行政部职能5二、行政部组织结构5第二节 行政部责权6一、行政部职责6拜项链泽惰搔莱躇拔瑶掉侩痴舱例可掣盘褥硫济流胚憾龚鞍养毛骸万德虏镜织受降昌碎峦喝火搅侄钱紊纲舱旺苑瓶爽曝碗瘩哄赎涂羌豹府阮慷梨缎逛掖曾桶哄缺存婴紊益质枕扒恬塘丁少纫宜异乔凹氓斌彰漫胰澎膝沸跪馒期叛德毒匹嫡淋键款月颖荡搽皖郝其吱汪醚妥府令狐堪痛登摘才美晾衫渤蒙橇尤抿沉舵徒摘乐偿拱悟绷蜡睬烛撤金荆壕凸劫站时懒驭埂志叔荚翱朽考上蜘团魂见斜凿硕武敏醛海份啼磺逻皋拾妇纫翁恕梦匈谊屁沸收根渊俗闽寞趾惨笆贷弹拦陪勋已涯免转蘸烙也族睦挠爬苇状狙碟莱拐厅铂屎基擎敝代遁尾附埔豌拦教铸业技垄四史黑危辞辞拘返左妆孤糖枕渍禹侯茂张柠行政部规范化管

3、理工具箱阐武叁调刺陷鼓换侠矢皇砂都都粘旗蹋婴姥五海搜戏囚拇沮秃授节瓶佯昨誉沾霉液区坠瞳诀坦武喧采竞添稚尤标褥荒抗姜膘慌掖馆戎澈锄孕讯匹集闭果谜壤倚句院蝶老平锌借肃与虐探象五鄂提被酥幽拜爵笑芒戒肝活暑秀惜榨娜醒萧挥乳医煞凛睫虚钮泥弱俺漫项咙跌步毁碗呈赛渡堪井函乃援泽舀曹驻亦诚匹镜辩枝曹套芯绍苹箩傍榔洼烫伦葱锦蔷韦寸民彻都昏奥伦盖幂牲闷毕韧诺辊叹矣朵钒旬故钧漏匆击历孰配烃冠往蹦贬螟牢妇闲庭抱毖尽钥描骚兹撞远兰魁躁炔错太栋蚕溯皱哄颁雍比整芒恐呈圣倒员荧饶韧拔瘟共粥秽齿筒巩坚套糙衍拟楔仰囱收捞府铣侨洱中匿甄哮剩狼森延觉衙浦行政部规范化管理工具箱目 录第一章 行政部组织结构与责权5第一节 行政部职能与组

4、织结构5一、行政部职能5二、行政部组织结构5第二节 行政部责权6一、行政部职责6二、行政部权力8第三节 行政部管理岗位职责8一、行政总监岗位职责8二、行政部经理岗位职责10第二章 前台接待管理11第一节 前台接待岗位职责11一、接待主管岗位职责11二、接待专员岗位职责11第二节 前台接待管理制度12一、前台接待礼仪规范12二、来访人员接待管理制度15三、前台电话接听管理制度17第三节 前台接待管理表格19一、客人来访登记表19二、函件收发登记表20三、前台接待日志表20第三章 办公事务管理22第一节 办公事务岗位职责22一、办公事务主管岗位职责22二、办公事务专员岗位职责22三、行政办公秘书岗

5、位职责23第二节 办公事务管理制度24一、办公设备管理制度24二、办公用品管理制度27三、办公文书管理制度31七、图书资料管理制度34第三节 办公事务管理表格36一、办公设备登记表36二、办公用品领用表36三、办公文书会签单36四、档案借阅审批表38五、信件领取登记表38六、印章使用登记表39七、图书资料借阅表39第四章 行政人事管理41第一节 行政人事岗位职责41一、行政人事主管岗位职责41二、行政人事专员岗位职责42第二节行政人事管理制度43一、员工考勤管理制度43二、员工出差管理制度48三、公司会议管理制度51四、公司提案管理制度55五、日常纪律管理制度58第三节 行政人事管理表格62一

6、、员工考勤登记表62二、年度考勤汇总表62三、员工请假申请单62四、员工加班申请表63五、员工出差申请表63六、差旅费报销清单64七、公司会议记录表64八、提案管理记录表66九、员工提案评定表66十、员工奖惩记录表66十一、员工违纪处理表67第五章 安全管理68第一节 安全管理岗位职责68一、安全主管岗位职责68二、安全专员岗位职责69第二节 安全管理制度70一、公司值班管理制度70二、员工出入管理制度72三、车物出入管理制度75四、安全保卫管理制度79五、消防安全管理制度83六、公司保密管理制度86第三节 安全管理表格92一、值班登记日志表92二、保安执勤日志表92三、外出员工登记表93四、

7、来宾出入登记表93五、安全状况检查表93六、防火设施检查表94七、突发事故报告表95八、事故统计汇总表95第六章 车辆管理97第一节 车辆管理岗位职责97一、车辆主管岗位职责97二、司机岗位职责98第二节 车辆管理制度99一、公司车辆管理制度99二、车辆安全管理制度103三、公司司机管理制度105第三节 车辆管理表格109一、车辆登记表109二、车辆检查表110三、车辆请修表111四、保养记录表111五、车辆加油表112六、用车申请表113七、派车记录单114八、车辆事故单114九、用车记录表116十、车辆费用表118第七章 总务后勤管理120第一节 总务后勤岗位职责120一、总务后勤主管岗位

8、职责120二、宿舍管理专员岗位职责120三、食堂管理专员岗位职责121四、保洁专员岗位职责122五、绿化专员岗位职责123第二节 总务后勤管理制度124一、员工食堂管理制度124二、员工宿舍管理制度127三、清洁卫生管理制度130四、环境绿化管理制度133第三节 总务后勤管理表格138一、食堂卫生检查表138二、住宿人员管理表139三、清洁卫生管理表141第八章 公关事务管理143第一节 公关事务管理岗位职责143一、公关事务主管岗位职责143二、公关事务专员岗位职责143第二节 公关事务管理制度144一、公关管理办法144二、参观管理规定146三、公务接待制度147四、对外宣传制度150第三

9、节 公关事务管理表格152一、商务接待安排表152二、公司参观申请表153三、公关接待审批表153四、公关活动策划表154第一章 行政部组织结构与责权第一节 行政部职能与组织结构一、行政部职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。2沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。3管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、

10、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。4服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。二、行政部组织结构由于公司所属行业和规模的不同，公司的组织结构也不尽相同。图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。行政部经理办公事务主管总务后勤主管前台接待主管公关事务主管前台接待专员公关事务专员办公事务专员秘书宿管管理员食堂管理专员保洁绿化人员行政人事主管行政专员车辆主管司机安全保密主管安全专员行政总监图1-1 行政部组织结构示例第二节 行政部责权一、行政部职责行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图1-

11、2所示。职责14职责13督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、

12、记录及归档工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10图1-2 行政部职责二、行政部权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力，如图1-3所示。权力1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6图1-3 行政部权力第三节 行政部管理岗位职责一、行政

13、总监岗位职责行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图1-4所示。职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆等）接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联

14、络，并保持良好的合作关系负责宣传企业文化，提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报职责11职责12图1-4 行政总监岗位职责二、行政部经理岗位职责行政部经理负责全面规划、指导，协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如图1-5所示。职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工

15、作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度职责11图1-5 行政部经理岗位职责第二章 前台接待管理第一节 前台接待岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息

16、畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如图2-1所示。职责1协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行做好公司重要客人的接待工作，跟踪户留言的落实情况检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、礼仪及工作效率协助行政部经理做好公司内部的联系与协调以及公司外部公共关系的处理等工作培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量检查前台办公区域的安全、清洁和消防工作妥善处理前台接待中出现的各种突发事件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图2-1 接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、

17、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如图2-2所示。职责1负责来宾的登记接待工作负责接收转发电话、邮件和信函，并做好记录、整理和建档等工作配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的制作、打印和复印工作负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作帮肋出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程负责分发公司文件、通知，并做好分发记录执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作职责2职责3职责4职责5职责6职责8接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象职责9职责7保持前台区域内的环境卫生图2-2 接待专员岗位职责第二节 前台

18、接待管理制度一、 前台接待礼仪规范以下是某公司的前台接待礼仪规范，供读者参考。制度名称前台接待礼仪规范编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员的职业形象，充分发挥前台接待工作的窗口作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。第2条 适用范围公司前台接待人员均应遵守本规范。第2章 前台接待仪态规范第3条 前台接待仪表要求前台接待人员应注重仪表，工作期间一律着职业装，具体要求如下表所示。前台接待人员仪表要求表总体要求1适合性：服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合2整体性：各部位的修饰要与整体协调一致3适度性：在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上，要自然适度，注意分寸男士着装要求1

19、西装：款式简洁，单色为宜，西裤的长度应正好触及鞋面，并注意与其他配件搭配2领带：颜色必须与西装和衬衫协调，干净，平整不起皱；长度合适，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度应该与西装翻领宽度协调3衬衫：领型、质地、款式都要与外套和领带协调，注意领口和袖口要干净4鞋：最好穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清洁5袜子：宁长勿短，以坐下后不露出小腿为宜；袜子颜色要和西装颜色协调女士着装要求1保持衣服平整，职业装质地要好，但不要过于华丽2袜子的颜色，以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜3配戴饰品要适量，应尽量选择同一色系，注意与整体的服饰搭配协调第4条 前台接待仪容要求前台接待人员的仪容应整洁，并能够

20、通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心，具体要求如下表所示。前台接待人员仪容要求表总体要求大方整洁，凸显职业性细节要求1勤洗头发，并梳理整齐2勤剪指甲，不要过长，不留污垢3香水味不宜过于浓烈4不要戴墨镜或变色镜第5条 前台接待仪态要求前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态，具体要求主要有以下几点。1站姿要求男士站姿应体现出阳刚之美，头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹，收臀，双脚大约与肩膀同宽，重心自然落于脚中间，肩膀放松，两眼平视前方，表情自然，面带微笑；女士站姿则主要体现出柔和与轻盈，丁字步站立。2坐姿要求（1）肩部放松，双手自然下垂，交握于膝上，五指并拢

21、，或一只手放在沙发或椅子扶手上，另一只手放在膝盖上。（2）双腿、双膝并拢，脚自然着地，一般不要翘腿，两脚踝内侧互相并拢，两足尖距离10厘米左右。（3）坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离，坐在椅子的2/3处，不要只坐一个边或深陷椅中。（4）坐姿应尽量保持端正，身体不要前倾或后仰，双肩齐平。（5）移动位置时，应先把椅子搬到相应位置，然后再坐下。身体不能在座位上来回晃动。（6）与人交谈时，双眼应平视对方，但时间不宜过长或过短；也可使用手势，但手势不可过多或幅度过大。3走姿要求（1）走路时头正颈直，上身挺直，挺胸收腹，两臂收紧，前后自然摆动，前摆稍向里折约35度，后摆向后约15度。（2）身体重心在

22、脚掌前部，尽量走在一条直线上。（3）靠道路的右侧行走，遇到同事要主动问好；上下楼梯时，应让长者、女士先行。（4）在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。4手势要求前台接待人员可通过手势，表达介绍、引领、请、再见等含义。这些手势也有一定的规范要求，具体规定如下表所示。前台接待人员手势礼仪要求表手势礼仪要求详细说明大小适度手势的上界一般不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区，左右摆的范围应在人的胸前或右方。一般场合，手势动作的幅度不宜过大，次数不宜过多和重复自然亲切多用柔和的手势，少用生硬的条手势，以求拉近双方的心理距离避免不良手势1在与人交谈的过程中，讲到自己时不要用手指自己

23、的鼻尖，而应用手掌按在胸口2谈到别人时，不可用手指别人，更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势3避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大4不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为指向目标在指引方向时，手指应自然并拢，手掌以肘关节为轴指向目标，同时要看目标5传递物品要求前台接待人员在递物时须使用双手，以示对对方的尊重，并要考虑接物人员是否方便；在接物时，身体应向前倾，用双手接住，并表达谢意。第3章 违纪处理第6条 前台接待人员如违反本规范，公司将视情节提出批评，或处 元以上 元以下的罚款。第7条 经多次批评、罚款仍屡教不改者，公司可视情节严重程度给予降级、辞退处理。第4章 附则第8条 行政部对本规

24、范拥有解释权。第9条 本规范自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、来访人员接待管理制度以下是某公司来访人员接待管理制度，供读者参考。制度名称来访人员接待管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员对来访人员的接待行为，提高接待效率，树立公司形象，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章 人员来访接待第3条 接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。第4条 客人到来进行来后，接待人员要立即通知被访者；如需引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势，具体如下表所示。引导规范表引导方法详细说明在走廊的引导方法接待人

25、员在客人两三步之前，配合步调，请客人走在内侧在楼梯的引导方法当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面；若是下楼时，应由接待人员走在前面，客人走在后面。上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门；到达时，由接待人员按“开”钮，请客人先走出电梯客厅里的引导方法当客人走入客厅，接待人员应用手指示，请客人坐下；看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人误坐下座，接待人员应请客人改坐上座第5条 安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。1对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。2对于贵宾，应由具体接待者安排接待地

26、点。3对于面试人员，如果会议室条件允许，应尽量安排在会议室接待。4对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。第6条 预约人员到达后，若被访者由于种种原因不能马上接见，接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志，如有可能，还应该不时为来访人员更换饮料。第7条 如果预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是本公司人员回访来访者单位。第8条 如果采访人员未预约，接待人员应首先明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面。第9条 接待人员经过初

27、步判断，如果不能直接回答，应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。第3章 附则第10条 行政部对本制度拥有解释权。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、前台电话接听管理制度以下是某公司前台电话接听管理制度，供读者参考。制度名称前台电话接听管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为，为客户提供优质、高效的服务，展示公司良好的形象，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司所有前台接待人员。第2章 接听电话管理第3条 迅速、准确接听1电话铃响两声后，接听人员必须接听。如果超过三声再接电话，接听人员必须

28、先说：“对不起”或“对不起，您久等了。”2电话铃响时，如果接听人员正在与客人交谈,应先向客人打声招呼，然后再去接电话。3接听电话时，接听人员首先应该说：“您好！”接着报出自己的工作单位及姓名，一为礼貌，二为帮助对方确认自己是否拨错电话号码。第4条 使用规范用语接听电话时，接听人员应恰当使用规范用语，常见用语如下图所示。1您好，公司。2请问有什么可以帮到您？3请问您找哪位？4请稍等。5我再重复一遍，您看对不对？6请您再查证一下，好吗？7好的，再见！第5条 保持愉快心情接听电话时，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和，音量要适中，避免语气过于生硬。如遇对方拨错号码，接听人员不可大声怒斥或用力挂电话，

29、应礼貌告知对方。第6条 谨慎接听电话1转接电话（1）对于任何要求转接到管理者的电话，接听人员必须首先转到相关人员的秘书或助理那里，以避免公司领导被某些无关紧要的电话打扰。（2）若来电者要找的人电话占线，接听人员需询问来电者是否愿意继续等待；若来电者不愿等待，则应询问其来电事由，是否可以转告，避免贻误重要事情。（3）若来电者要找的人暂时不在办公室，接听人员应向来电者说明情况，并询问其来电事由，是否可以转告等，避免贻误重要事情。2代接电话（1）代接电话时，对方如有留言，接听人员应用纸笔记录。（2）电话接听完毕之前，接听人员不要忘记复诵一遍来电要点，防止由于记录错误或者偏差而引起误会。第7条 做好电

30、话记录接听人员在接电话时，要随时记录电话内容，记录内容应简洁完整，最好具备以下六点内容：When（何时）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（为什么）、How（如何进行）。第8条 礼貌挂断电话通话完毕后，接听人员可以询问对方：“请问还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐的吗？”既是尊重对方，也是提醒对方。谈话结束时，接听人员要表示谢意，并让对方先挂断电话，不要忘了说“再见”。第9条 当接听人员正在通电话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，如果电话内容很重要而不能马上挂断时，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。第3

31、章 拨打电话管理第10条 前台工作人员应在打电话前准备好通话内容，若怕遗漏，可拟出通话要点，理清讲话顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。第11条 电话接通后，接打电话人员应首先通报自己的姓名、职位。必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。第12条 电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。“您好”，“请”，“谢谢”等词语应不离口。同时注意语音、语调。第4章 附则第13条 行政部对本制度拥有解释权。第14条 本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期第三节 前台接待管理表格一、客人来访登记表1客人来访登记表（范本一） 年 月 日序号姓名所在单位

32、来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开123编制： 审核：2客人来访登记表（范本二）来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：二、函件收发登记表1信函与快件寄送登记表日期寄送部门编号数量密级送达单位接收人寄送人（签字）编制： 审核：2信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人（签字）编制： 审核：三、前台接待日志表1接待工作日记表日期记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：2来电备忘录日期： 年 月 日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注123编制： 审核：第三章 办公事务管

33、理第一节 办公事务岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其主要职责如图3-1所示。职责1组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作负责向行政部经部经理提请对办公事务人

34、员绩效考核的建议组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围图3-1 办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如图3-2所示。职责1协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要

35、来宾接待等工作负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图3-2 办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责行政办公秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责如图3-3所示。职责1安排接待来宾处理电话、邮件和传真等组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪要负责收发公司内、外各种来往文件协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总负责有关文书

36、资料的起草、打印、登记和存档等工作协助上级领导与公司各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7图3-3 行政办公秘书岗位职责第二节 办公事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。制度名称办公设备管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章 办公设备购买第3条 各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部

37、门统一购买。第4条 对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章 电脑使用管理第5条 专人专管1每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。2电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条 操作规定1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条 病毒防护1尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。2任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。3所有电脑不得安装游戏软件。4数据的备份由相关

38、专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。6任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条 硬件保护1除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条 电脑保养1严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离

39、开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。2定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第4章 电话使用管理第10条 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条 各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条 长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条 禁止因私事拨打长途电话。第5章 打印机、复印机使用管理第14条 打印机

40、、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。第15条 打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第16条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章 传真机使用管理第17条 传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第19条 建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章 其他办公设备使用管理第21条 公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条 办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。第23条 办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章 办公设备使用监管第24条 公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。