EXCEL基础培训讲义.ppt

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1、EXCEL基础知识培训,员工培训中心2004年11月15日,NE002003b V1.1,课程目的,1、常见操作及技巧（函数使用）2、数据管理与分类3、外部数据导入4、数据保护5、宏和VBA简介,绪言,Excel用途（数据分析）列出数据对数据执行计算对数据点进行比较展示数据（突出数据点之间关系的方式）熟悉Excel程序窗口三要素（工作薄、工作表、单元格）标题栏菜单栏状态栏,Excel三要素,讲解内容,常见操作及技巧数据管理与分类（函数使用）外部数据导入数据保护宏和VBA简介,第一部分,常见操作及技巧,输入技巧 工作薄（表）操作技巧使用函数数据有效性,输入技巧,快速输入相同内容选中输入CtrlE

2、nter如何实现快速输入较多重复内容工具自动更正键入时更换如何输入超过11位的数字在输入数字时在前面加上一个单引号“”如何在单元格中硬换行AltEnter自动填充公式工具选项编辑（设置）扩展数据列表格式及公式,工作簿与工作表模板,工作簿模板为特定的任务和项目创建自定义的工作簿模板工作簿默认的模板名为book.xlt工作簿模板的存储位置工作表模板在工作簿中创建特定的工作表工作表默认的模板名为sheet.xlt工作表模板的存储位置 C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart,轻松完成规范化的报表,Office XP提供的模板功能，让您轻松完成规范化

3、的公文模板和M上的模板 模板库还有这么多类型的模板可供我们选择，而且微软公司随时更新内容以满足广大用户的需求。,设置Excel模板的细节,文本数据图形公式,格式的设置,单元格和工作表格式页面格式打印区域单元格样式工作簿中所含工作表的数量和类型隐藏和保护,Excel模板与窗体,窗体的创建窗体和窗体控件窗体的保护使用窗体简化工作,案例演示,房屋按揭计算表进销存管理表差旅费明细表费用报告表个人所得税计算表,工作薄（表）操作技巧,共享工作薄“工具共享工作簿”命令，接着在出现的“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑.”选项并单击确定按钮发送工作薄多个工作表之间切换按下“

4、Ctrl”“TAB”在打开的工作薄间切换按下“Ctrl”“Page Down”可切换到工作薄的下一 个工作表。按下“Ctrl”“Page Up”可切换到工作薄的上一 个 工作表。,DEMO,Office XP模板设计与应用,自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化,存储Excel模板 Excel模板与窗体的应用,Excel函数及应用,一些常用的工作表函数SUM 求和MIN&MAX 在所选区域中找到最小（大）值AVERAGE 取所选趋于中值的平均值CUUNTIF 对满足条件的所有值进行计数SUMIF 对满足条件的所有值进行相加VLOOKUP&HLOOKUP 在表中查找一个值PMT 计算特定贷款项的支

5、付值NOW 以一个数字返回当前时间或日期TODAY 返回当前日期CONCATENATE 在单一单元格中将所有单元格值连接起来LEFT&RIGHT 从单元格值的最左（右）边返回一个字符 的特定数字,投资计算函数,债券及其他金融函数,DEMO,Office Excel函数与应用,利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算,调用函数格式 函数在实际中的应用,数据有效性,定义数据验证定义有效数据范围 设置输入信息 设置出错警告 设置自定义类型的有效数据 圈释无效数据 检查数据的有效性建立验证数据内容，即设置“有效数据”“有效数据”是用于规定某个单元格或单元格区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则，并为不

6、满足规则的数据设置报告的方法 对一些重要的数据最好为它规定有效性规则,小技巧,实现下拉菜单数据有效性序列如何将公式结果转换为数值编辑选择性粘贴“数值”行列互换如何将数据合并、分列,第二部分,数据管理与分类,自动筛选和高级筛选分类汇总数据透视表,自动筛选和高级筛选,使复杂表格简单化自动筛选筛选不重复记录数据筛选高级筛选有效的展示数据组及分级显示,数据的排序,数据排序的规定按一列排序按多列排序自定义排序的方法,对数据进行分类汇总,创建简单的分类汇总 单列自动分类汇总多列自动分类汇总 创建多级分类汇总 分级显示数据 清除分类汇总,数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格

7、。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。,轻易发挥个人生产力准确提供信息决策,数据透视图,在现有数据透视表的基础上创建数据透视图直接为工作表创建数据透视图调整与修改数据透视图 数据透视图的调整修改数据透视图类型,组织图目标图循环图棱锥图射线图维恩图,轻易发挥个人生产力轻易表达您的想法,提供更多的工具，让您表达想要的想法:数据库图表全新的Office XP 加入的数据库图表功能更方便我们制作像是：组织图、目标图、循环图、棱锥图、射线图、维恩图等等，有了这项功能的帮助，相信我们在传达讯息上将会更加容易,第三部分,数据的导入,导入文

8、本文件数据 在工作表中导入Word表格 在工作表中导入Access文件导入HTML文件中的表格数据 从较简单的导入文本文件数据，导入Word文档数据，导入Access数据库数据到较复杂的导入HTML文件中的表格数据，再到复杂的导入OLAP多维数据等方法，可以说，Excel 2002可以使用绝大多数不同格式的数据，使处理数据方便快捷,从文本文件中获取数据,选择“文件”菜单中的“打开命令，在“文件类型”下拉表中选择“文本文件”即可执行“数据”菜单中“获取外部数据”子菜单上的“导入文本文件”命令。,从Web导入表格数据,数据导入方法在一个新的Excel文件中，选择菜单栏的“数据导入外部数据新建Web

9、查询”，打开“新建Web查询”窗口，图中可以看到凡是有表格的地方其左上角都会出现一个黑色的小箭头，只要单击就可以使其变成小勾，表示该箭头指的表格将被导入Excel中。全部选定后可以先通过“保存查询”按钮将该Web查询单独保存，这样可在以后其他工作簿中重复调用。现在单击“导入”按钮，选择保存在当前工作表中，还是新建一个工作表。当需要查询数据时，只要打开Excel文件，Excel会自动打开一个“查询刷新”对话框，选定“启用自动刷新”，Excel会自动连通网站对所有表格数据进行更新，您需要的更新数据就出现了。您也可以通过菜单中的“数据更新数据”命令进行更新。,第四部分,数据的保护,单元格的保护工作表

10、的保护工作簿的保护,坚如磐石的安全性设置文档保护,为了防止文件被他人更改，我们可以使用Office XP提供的“文件保护”功能 文件打开保护 文件修改保护 建议只读方式保护,保护特殊单元格取消整个工作表锁定特殊单元格设定锁定对所在工作表进行保护设置取消保护密码,坚如磐石的安全性单元格保护,第五部分,宏和VBA简介,宏及宏的安全性VBA简介,什么是宏,宏是一段定义好的操作，它可以是一段程序代码，也可以是一连串的指令集合。宏的作用可以使频繁执行的动作自动化 节省时间，提高工作效率，又能减少失误,宏的结构,录制宏需要经常重复执行的某项任务，就可以把执行这些任务的步骤全部录制在宏里，把宏变为可自动执行

11、的任务,执行宏的操作 执行宏的命令 在工具栏上设置宏按钮 使用窗体控件 使用图形对象执行宏,小技巧,Excel中用自动运行宏提高工作效率 在日常工作中，我们经常需要在每次打开同一个Excel文件时都进行一些例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel的自动运行宏“AutoOpen”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。,坚如磐石的安全性宏的安全性,宏，就是一段定义好的操作，它可以是一段程序代码，它也可以是一连串的指令集合。宏的作用可以使频繁执行的动作自动化，它执行一组动作比用户一步一步执行要快得多，而且是完全按用户所设定好的

12、要求，准确无误地执行。这样，既能节省时间，提高工作效率，又能减少失误，起到事半功倍的作用。你可能听说过由计算机病毒引起的潜在威胁。“病毒”是一种在后台工作的隐藏宏或者软件程序，经常骚扰计算机用户，并且毁坏重要的数据文件以及应用软件。宏的保护方法：安全级【高】通常适用于用户没有安装防病毒软件的时候 选择安全级为【中】时，用户可以确保所使用的宏命令是安全的 安全级【低】的情况下，Office XP将不对宏作出任何检查,认识VBA,VBA是一个通用程序语言，可共享Microsoft各种相关的重要软件。以VBA编写的程序允许用户将其复制到Visual Basic中加以调试，用Visual Basic宏

13、来控制Excel。当记录宏不能满足用户需要或用记录宏无法记录命令时，可以用VBA语言创造宏来控制工作簿的各项操作。创建用户对话框、工具按钮或自定义命令，把Excel提供的多个工具按钮连接起来，作为一个工具按钮。利用重复语句控制循环宏内操作，利用不同参数执行某个相关功能模块，使宏指令完成一系列复杂操作。来连接多个宏。VBA提供了许多内部函数，还允许用户自定义函数来简化对工作簿、工作表、图表等复杂操作。,Visual Basic编辑器,用来编辑宏程序或制作更高阶的整合性应用程序附属于Office之下，使用较少的系统资源，达到编辑应用程序的目的。,示例：在Excel中打印工资表,Sub Insert

14、Title()Selection.CurrentRegion.Select Cells(Selection.Row,Selection.Column).Select Range(Selection,Selection.End(xlToRight).Select Selection.Copy ActiveCell.Offset(2,0).Range(A1).Select Do Until ActiveCell=Selection.Insert Shift:=xlDown Range(Selection,Selection.End(xlToRight).Select Selection.Copy

15、ActiveCell.Offset(2,0).Range(A1).Select Loop Application.CutCopyMode=False End Sub,示例：保存并关闭系统,Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)On Error Resume Next Dim abc abc=MsgBox(您确认要关闭本系统吗？,vbQuestion+vbYesNo+vbDefaultButton2,确认)If abc=vbYes Then Worksheets(股票收益计算器).Unprotect Password:=1 Worksheets(股票收益计算器).Range(G13).FormulaR1C1=0 Worksheets(股票收益计算器).Protect DrawingObjects:=True,Contents:=True,Scenarios:=True,Password:=1 Sheets(说明).Select ActiveWorkbook.Save Else Cancel=True End If End Sub,DEMO,VBA帮助你完成从必然王国到自由王国的飞跃,充分发挥Office XP的强大功能，成为Office应用的真正高手,END,