高校办公室管理实务培训课件.ppt

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1、中国高校师资培训交流中心主办高校办公室管理实务培训,目 录,课 件 内 容,一、办公室管理的内涵及重要性,1.办公室2.办公室含义3.办公室的功能4.办公室管理的重要性,1.办公室的由来,西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一间存放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”，因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。,2.办公室的含义,（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室

2、、车间、等。（2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。（3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。（4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。,办 公 室,办公室的一般含义,办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）,办公设备,辅助设备,办公人员,3.办公室的四大功能,办公室的功能,参谋与 助手,枢纽与心脏,协调与沟通,形象与管家,4.办公室的基础管理,办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。,办公室管

3、理的五大性质,辅助性,事务性,综合性,中枢性,机要性,办公室管理的指导思想,(1)为领导服务(2)为相关的各级部门服务(3)为同事服务,办公室管理四要素,一、是明确的组织目标二、是服从自己目标的运转方式三、是管理人员四、是先进的科技管理手段,四要素,办公室管理的六项原则,第一，准确原则第二，迅速原则第三，保密原则第四，密切联系群众原则第五，一切从实际出发的原则第六，协调配合原则,5.办公室管理的重要性,学校的办公室作为学校的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。,很 重 要

4、哦加 油 吧！,6.办公室管理的必要性,办公室职能的内在要求,实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求,提高办公室工作质效的主要途径,7.全面推进办公室管理科学化,（一）更新观念，提高认识（二）明确职责，细化流程（三）完善制度，强化考核,8.案 例 分 析,案例分析目的：通过具体案例分析，明确办公室管理的重要性。,一 1229清华附中工地脚手架倒塌事故,2014年12月29日8时，清华大学附属中学A栋体育馆等三项工程，在进行地下室底板钢筋施工作业时，上层钢筋突然坍塌，将进行绑扎作业的人员挤压在上下钢筋之间，塌落面积大约在2000平米，造成10人死亡4人受伤。,事故分析,事件经过 2014年

5、12月29日8时，清华大学附属中学A栋体育馆等三项工程，在进行地下室底板钢筋施工作业时，上层钢筋突然坍塌，将进行绑扎作业的人员挤压在上下钢筋之间，塌落面积大约在2000平米，造成10人死亡4人受伤。事发原因不明。1 1229清华附中工地脚手架倒塌事故伤亡情况 10人死亡，剩下4名伤者情况稳定，并无生命危险，事故发生后，死伤者家属已获通知，大部分死者家属已经抵京。1229清华附中工地脚手架倒塌事故施工单位 该工程的建设单位是清华大学，施工单位为北京建工一建工程建设有限公司，监理单位是北京华清技科工程管理有限公司，设计单位是清华大学建筑设计研究院有限,事故分析,事件处理 1229清华附中工地脚手架

6、倒塌事故进行调查 市政府成立了事故调查组，对事故的详细情况进行调查。2014年12月30日，事发工地周围拉起多道警戒线，进入工地的两扇大门紧闭，并有专人把守。工地已停工，3名民警在勘察现场，不时地测量、记录。北京市住建委要求各单位要按照建设工程安全质量标准规范及有关要求，全面开展施工现场安全质量隐患排查工作，发现隐患应立即整改，整改合格并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。北京市建设工程安全质量监督总站成立专门检查组对施工现场进行全面督查，切实保证整改落实到位。,事故分析,工地整改 在这份下发给各区县住建委、各建设集团、总公司的通知中，市住建委要求各单位要高度重视安全生产工作，深刻吸取事

7、故教训。同时，全市所有工地从即日起全面停工整改，各单位要全面开展施工现场安全质量隐患的排查，发现隐患应立即整改，整改合格、填写安全质量隐患整改情况记录表并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。这份表格同时还要报工程所在地区县住建委备案。除了要写明检查情况及存在问题和整改情况外，签字一栏中，技术负责人、安全负责人、项目经理、总监理工程师、主管安全副总、法人等层层都要签字确认。这意味着这些人员都要对此负责。,事故分析,案件宣判 北京建工一建工程建设有限公司和创分公司清华附中项目商务经理杨泽中等15人因重大责任事故罪被公诉至法院。海淀法院对此案进行了宣判。15名责任人分获3至6年不等有期徒刑。法

8、院理查明，北京建工一建工程建设有限公司和创分公司于2014年6月承建清华附中体育馆及宿舍楼建筑工程过程中，于同年12月29日，因施工方安阳诚成建筑劳务有限责任公司施工人员违规施工，致使施工基坑内基础底板上层钢筋网坍塌。杨泽中及施工方法定代表人张换丰、施工队长张焕良等15人因在生产、作业中违反有关安全管理的规定，被法院以重大责任事故罪，分别判处15人3年至6年不等有期徒刑。,二、办公室管理的主要内容,平行信息,平行信息,1.信息管理：,信 息 管 理,信息工作的定位下情上达、上情下达 宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象 争取上级领导关注支持，推动难点问题解决,信息管理,信息工作的理念信息工作无

9、小事主动融入中心工作为本单位领导服务及时准确质量为本,信 息 管 理,信息的基本要求基本要求：新、实、准、快、精、深 新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高”和”掩饰”。准：收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。,信息管理,信息的基本要求 快：一是思想敏

10、锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送上级有关部门。精：一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。深：一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高层次的升华和增值。,基本要求：新、实、准、快、精、深,信 息 管

11、理,信息的来源 文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；参与活动追信息；重大事件抢信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；跟踪问效知信息；情况反馈传信息；利用网络选信息；与外联系通信息。,信 息 管 理,信息的报送 一是紧紧围绕工作中心 二是全力提高信息报送意识 三是注重沟通联系 四是加强信息指导,2.政务管理：,办 好 文文书管理,（一）文件管理制度（二）文书管理制度（三）档案管理制度,办好文文书书写,一、文章标题要简要 二、文章内容要详实 三、文章标点要准确 四、文章字体要选好,会议规范管理(组织会议的一般流程）会议报批、会议内容、参加

12、人员、会议议程、会议文件、会议记录、会议纪要、会议服务,办 好 会,办 好 事,日常事务管理（一）接待管理（二）报刊收发整理（门卫）（三）后勤管理（食堂、车辆、环境卫生）（四）办公用品管理制度（五）文化宣传管理（公司宣传栏）（六）其他事务,接待管理位次的秘密,接待管理位次的秘密,接待管理位次的秘密,（三）行进中的位次：走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。（四）会客时的位次：谈正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。非正式并排就坐。（五）谈判时的位次：客方面对门，主人背对门；居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。,接待管理位次的秘密,（六）签定仪式的位次：双方主签面门坐，客居右来主

13、居左，其他分别站两边。（七）宴会的位次 多桌：中央高于外侧 右侧高于左侧 内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手 高低远近依次坐,举轻若重,建章立制,举重若轻,3.建章立制,“立规矩”,1.制度有和无不一样2.制度应具体可操作3.制度需要不断完善4.制度的关键在执行,4.品质管理,办公室管理工作的特点和优势：,工作的接触面广、层次高;各方面信息集中、数量大；碰到的热点、难点问题多；得到的锻炼、培养机会多。,荣誉感,责任感,使命感,办公室管理工作的要求,有位有为，有为有位。不缺位、不错位、不越位。在日常的办文、办会和办事中，要努力探索和把握办公室工作的规律，通过工作方式的创新，在做好

14、日常性工作的同时，从琐碎的事务性工作中解脱出来，给领导当“高参”。,做 到 位,办公室管理工作的要求,培养一支学习型的团队。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于总结。培养一支作风过硬的团队。要有高度的责任感和使命感，树立快、准、严、细、实的工作作风。,培养人,办公室管理工作的要求,综合协调行政枢纽参谋助手（急领导所急，想领导所想；“高参”和“勤务兵”）窗口服务,定好位,办公室管理工作应处理的关系,1、管理与服务的关系2、主动与被动的关系3、重点与一般的关系4、超前与滞后的关系,办公人员的职业素质,三、5S管理具体含义及要求,三、办公人员的职业素质,高校办公人员素质的重要性:高校办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关系到办公室的服务质量，而且关系到整个部门乃至整个学校作用的发挥，办公室是学校的窗口，是学校的脸面，因此，办公室工作人员要注重完善自身素质，加强理论修养，提高自身能力。,培养队伍 提高素质,良好的品格忠于职守公道正派严守机密讲求效率恪守信用善于合作文明礼貌,职业道德,职业意识,幕后意识 保密意识 时间意识 合作意识 信息意识 多能意识,提升办公人员素质的途径,强化责任意识,强化效率意识,强化奉献意识,强化服务意识,