发掘Lotus Notes中Calendar强大功能.docx

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1、发掘Lotus Notes中Calendar强大功能出处：IBM 作者：Lisa Chase 时间：2007-2-4 1:35:01 Q IBM Lotus Notes 客户机最强大的工具之一是 Calendar Delegation 功能。Calendar Del egation允许您授权另一个Notes用户访问您的邮件文件，使得该委托用户可以查看并编辑您的日 历数据，代表您发送电子邮件消息，并充当您的邮件和日历数据的管理者。这种场景通常发生在主管 身上，他雇用行政助理来计划他的会议和约会，并回复非机密的电子邮件消息。为了允许行政助理管 理他的Notes邮件文件，主管指定助理作为邮件文件的代

2、理人。相应地，行政助理可以负责管理多 个用户的日历，尤其是他支持多个主管的时候。对于忙碌的主管来说，将邮件和日历任务委托给助理能够节省大量的时间。卸下基本的任务（比 如计划会议、回复会议邀请以及答复低安全性信函）之后，主管可以专心投入其他业务任务。对于行 政助理来说，他通常要为多个主管提供行政支持，因此管理多个主管的日历可能要花费他很大一部分 的时间。所以助理访问和操作其他用户的日历必须快速简便。Lotus Notes Calendar Delegation 功能同时为主管和助理提供了高效易用的功能。本文将介绍如何设置Lotus Notes日历来让其他用 户进行管理，以及如何访问和管理其他用户

3、的邮件和日历数据。设置 Calendar Delegation配置Calendar Delegation功能的第一步是设置将由其他用户进行管理的Lotus Notes日历 的访问权。委托其日历访问权的主管需要指定谁可以访问他的日历，以及该代理人具有的访问级别， 以便代理人可以代表他执行日历和邮件任务。按照下列步骤来指定、委托并设置用户邮件和日历数据的访问权：1. 在Lotus Notes客户机中，打开主管的邮件文件。从Calendar视图中，单击Tools操作栏 按钮，然后选择Preferences以显示Preferences屏幕。单击Access & Delegation附签以显示 “Acc

4、ess to Your Mail & Calendar” 附签（参见图 1）。图 1.显示的 Access to Your Mail & Calendar 附签2.单击 “Add Person or Group” 按钮显示 Add People/Groups 对话框（参见图 2）。图 2. Add People/Groups 对话框3. 选择“Enter or choose a user/group”选项，然后单击区段1下文本框中的滚动条，以 显示Select Name对话框。4. 选择将管理该用户日历的人，然后单击OK按钮。这将返回Add People/Groups对话框，且 所选用户的名称

5、显示在区段1的文本框中。5. 选择了日历管理者之后，必须指定他具有什么级别的访问权。如果选择区段2下的“Only Calendar and To Do” 选项，然后单击区段 3 下的滚动条，“Read any Calendar Entry or To D o” 和 “ Read, create, edit, and delete any Calendar Entry or To Do” 这两个选项将显示 在下拉列表中。6. 但是，如果选择区段2下的“All Mail, Calendar and To Do”选项，然后单击区段3 下的滚动条，将显示以下五个访问级别：Read any docume

6、ntRead and create any document, send mail on your behalfRead, edit and create any document, send mail on your behalfRead, edit, create and delete any document, send mail on your behalfRead and create any document, delete any document they created, send mail on your b ehalf7. 选择要授权给邮件文件代理人的访问类型和访问级别。

7、可以在区段4下指定是否将与日历条 目有关的通知转发给代理人。单击区段4下的滚动条以显示转发选项：Do not forwardForward without private detailsForward with full details8. 选择需要的转发选项，然后单击OK返回“Access to Your Mail & Calendar”附签。这将 显示指定的日历管理者及其访问权（参见图3）。图3.显示指定日历管理者的访问权使用 Calendar Delegation在主管指定代理人管理他的Notes邮件和日历之后，代理人就可以像使用他自己的邮件文件一 样使用主管的邮件文件。在本例中，因为W

8、illiam Chase已经指定Tigger Chase作为其日历的管 理者，并给予他完全的访问权，所以Tigger可以打开William的日历并创建会议邀请和更新，发 送并回复电子邮件，等等。William自己创建的日历条目和电子邮件消息与由Tigger代表Willia m创建的日历条目和电子邮件消息之间的惟一区别在于，由Tigger创建的那些将指示它们是由Ti gger而不是由William发送的。如果您被指定作为代理人，请按以下说明打开和管理Notes日历和邮件文件数据：1. 在Lotus Note客户机中打开代理人的邮件文件，并单击Mail图标以显示“Open Another Pers

9、ons Mail” 选项（参见图 4）。图 4.显示有 “Open Another Persons Mail” 选项的 Mail 滚动条0 Mail、 n归wMeSwitch ta CdlendtfSwitch to To Do七SeiOpen Amthef Pfifsans 1Search合 Wilcoinft.嘉 T er Ch&$e Inbow X |_LjrcRtSaritTrashViewsFoldedTaols2. 将会显示Open Mail File对话框。从地址簿列表中，选择代理人将管理其日历的用户（参见 图5）。图 5.选中了 William Chase 的 Open Mai

10、l File 对话框Open Mail Fil?臼圈Choose address book iibms Difectoiv3. 单击OK;主管的邮件文件将在Lotus Notes客户机中打开。创建其他邮件文件的快捷方式如果您是代理人，有一种方法可以更快地访问主管邮件文件，那就是在您自己的邮件文件中创建 到达主管Lotus Notes邮件文件的快捷方式。1.为此，从Calendar视图中，单击Tools操作栏按钮，然后选择Preferences以显示Pref erences 对话框。单击 Access & Delegation 附签，然后单击 “Shortcuts to Others Mail”

11、 附签（参见图6）。图 6. “Shortcuts to Others Mail” 附签2. 单击 “Provide shortcuts to the following users Mail, Calendar and To Do” 文本框 下面的向下箭头。当Select Names对话框显示时，从地址簿中选择主管的姓名，然后单击Add按 钮创建快捷方式。3. 单击OK返回“Shortcuts to Others Mail”附签。主管姓名将显示在 “Provide short cuts to the following users Mail, Calendar and To Do” 文本框下

12、面的文本框中。4. 单击OK返回Calendar视图。现在单击屏幕左上角的Calendar图标。在菜单选项列表中， 将看到一个新项Open Calendar for William Chase。选择该菜单选项将在Lotus Notes客户机中 打开William Chase的邮件文件（参见图7）。图 7.新菜单选项 “Open Calendar for William Chase”以代理人身份发送电子邮件或邀请要代表William发送电子邮件消息，单击New Memo按钮创建新邮件消息。虽然该消息会指明它的发起人是William Chase，但它还会指明该消息是由Tigger Chase发送的

13、（参见图8）。图8.显示Tigger Chase为发件人的新邮件消息仑准 | I :如由 匚h加己-说 y | &勺 William C心已| 厦-Net MrriO :.8如日|$都。朝1用|乩,8甘帽形）雨|朗4怕字旨“，j De lively OpliOng. jrWilliam Chase/ibmToSent by: Tjgger CfiaseHG/2005 10:35 PMbcc iSubjactThis is a very important与代表William创建邮件消息一样，如果Tigger Chase代表William创建会议，日历条目将 会显示William Chase为主席，但会指明会议是由Tigger Chase创建并发送的（参见图9）。图9.显示Tigger Chase为发件人的新会议在电子邮件消息和会议邀请中包括发件人姓名可以让收件人知道会议邀请是由日历管理者而非 会议主席本人发送的。这一点非常重要，因为它可以让收件人知道他可能是在与行政助理而非主管本 人直接通信。结束语知道如何配置并使用IBM Lotus Notes Calendar Delegation功能之后，就可以同时最大化主 管（需要邮件和日历计划任务帮助）及其助理（提供行政支持）的效率。在当前紧张忙碌的商业世界中， 能够提高效率的事物是大受欢迎且颇具价值的资产。