新手做外贸必看宝典.ppt

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1、外贸邮件书写注意要点,Snow Elissa,1，邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言，这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；2，开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你，一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余，不过，如是本网线下转发给你的外商询盘，加一句话也无妨；3，开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会

2、给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的；那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！4，简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；5，第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；6，所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客

3、户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报。,一、邮件标题,开发信标题的Re:，指的是Regarding或Refer，意思是“关于”当然这也是吸引客人打开邮件的一个小技巧，往往回复的邮件会带有Re的字样，客人往往不知道这封邮件是不是你回复给他的，就会忍不住打开来看看。所以主题要写得好啊，如果你一个introduce或者need cooperation之类的，明显一看就是推销信，这个Re的意义就失去了。,外贸开发信标题小技巧Re的使用,1.邮件不可写得过长。2.邮件要有明确的主题。3.不需要长篇大论的公司或工厂介绍。4.使用最最简单的词汇和句子。5.不要使用奇奇怪怪的字体。

4、6.多使用被动语态。7.不要说一些毫无意义的话。8.尽可能不使用附件和图片。9.不要插入URL链接。10.语气要缓和。开发信要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。,如何写好外贸开发信？,1，Manufacturer of bamboo flooring/Supplier of Wal-Mart 2，Re:Ecotimber/product catalogue/brief intro.3，John,are you ok with your*suppliers?5,Is there a middle man draini

5、ng your profit.Get rid of them,its information age.6，Can you reach your supplier at 3 p.m.?,下面列出几个个人认为比较好的开发信标题供大家参考：,1.写邮件时，一定要在英文状态下输入。2.标点符号后要空一格。3.Dear,/:,一般书信，朋友，非正式。:正式商务信函，正式书信中。,行文,回复时间注意：今天的今天一定要回（注意时差）香港/台湾/韩国2个小时回复澳大利亚收到后马上回欧洲下午三点前一定要回美国下班之前回注：如果不能及时回复邮件，一定要给客户一个回应，告诉客户不能回复邮件的原因。2 回复原则3C

6、Clearness(清楚）Concisenes（简洁）Courtesy（礼貌）,外贸回复邮件的原则（算准时差发外贸电子邮件）,外贸的事务多而繁琐，因此很多小细节都会被我们忽略。比如很多人往往会忽略这样一个细节：就是你发给客户的文件文档的格式！大家是否习惯在邮件中附上Excel或Word 文档的报价单，而这样的报价单发出去后是不是常常没有客户的回音呢？其实是有原因的，鉴于有不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司的邮件系统都采用了垃圾邮件过滤，只要是邮件中出现Excel和Word文档附件，就统统删除。若因此对客户报价和沟通的延误可能造成的损失是无法估量的。我们解决这

7、个问题的最好办法就是把文件制作成PDF文档。PDF文档是世界上最流行的文档之一。目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文档可以在任何系统中兼容，如Window，Linux，Unix，苹果机等。我们把报价单，技术文件制作成PDF文档之后在邮件中发送，客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件。,附件用PDF格式发送,1.主动承认错误，要有担当，做客户最诚实的合作伙伴。2.与客户谈论工作时要严肃，聊题外话要随意。聊客户感兴趣的话题，拉近距离。3.客户来我司拜访时，应要到客户的计划表，安排好接待客户事宜。4.给客户报价要与市场行情吻合，切勿报的过高或者过低。客户谈价还价

8、时，不可大幅度下调价格，会使客户得寸进尺。5.客户打款时，一定要确认款到帐了，有些客户喜欢撤销款项。6.要走在客户前面，不要被牵着走。“掌握主动权”,Our God-Customer,Hey guy,XYZ trading here,exporting LANTERNS with good quality and low price in US.Call me,lets talk details.Rgds,RickCell phone:*Hi Sir,Glad to hear that youre on the market for fiberglass.We specialize in th

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10、写的很简单。)Tel:*Fax:*Mail:*Website:*(请记住，如果你非要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。),外贸开发信,Dear Mr.Mukund Kamath,Glad to get your contact info from Indiamart!We supply homogenizers and ice cream freezing machine with good quality and very competitive price.Hope to be a partner of your company!E-catalog will be provided if needed.Email me or just call me directly.Thank you!Best regards,Mandy*Co.,Ltd.Add:*Tel:*Fax:*Mail:*Web:*,