报表access报表.ppt

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1、第8章 报表教学知识点报表概述创建报表设计报表编辑报表报表排序和分组在报表中计算报表的预览和打印,8.1.1 报表的作用报表是Access数据库的对象之一，主要作用是对数据库的数据进行综合整理，比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印输出。例如，职工工资表、职工信息表、学生成绩表等。,8.1 报表概述,报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。,8.1.2 报表的类型,1纵栏式报表纵栏式报表将数据表的记录以垂直方式排列，然后在排列好的字段内显示数据。纵栏式报表的主要特点是：一次只显示一个记录的多个字段，字段标题信息不是在页面页眉中，而是在主体节中。,2表

2、格式报表表格式报表以行、列的形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。,3图表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示出数据之间的关系。图表报表的结构如下图所示。,4标签报表标签报表是一种特殊类型的报表。在实际应用中经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。标签报表的结构如下图所示。,8.1.3 报表的视图,Access报表操作提供了3种视图，即“设计视图”，“打印预览”视图和“版面预览”视图。3种视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮的3个选项：“设计视图”，“打印预览”视图和“版面预览

3、”视图进行选择。,“设计视图”:用于创建报表或修改已有报表的结构；“打印预览”视图:用于预览报表打印输出的页面格式；“版面预览”视图:用于查看报表的版面设置。,报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以包含：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚和报表页脚。每一个节都有其特定的用途并按照一定的顺序出现在报表中。新建的报表设计视图窗口只包括页面页眉、主体节和页面页脚，选择“视图”菜单中的“报表页眉/页脚”或“页面页眉/页脚”命令，可根据需要添加或删除对应的“节”；选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，可根据需要添加或删除组页眉/组页脚。,8.1.4 报表的组成,报表页眉：是整个报表

4、的开始部分，通常只在报表的第一页的头部打印一次，用来显示报表的标题、说明性文字、图形、制作时间或制作单位等。页面页眉：位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，用来显示报表每列的列标题、页码、日期等信息。主体：是报表的主体部分，用于打印表或查询中的记录数据。该节对每个记录而言都是重复的，数据源中的每条记录都放置在主体节中。,页面页脚：出现在报表每一页的底部，可用于显示页码、控制项的合计内容等项目，数据显示安排在文本框和其他一些类型的控件中。报表页脚：打印在报表的结束处，可用于显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。组页眉：对报表数据分组时才会出现组页眉。组页眉节的内容出现在组的开始处，通常

5、用于显示分组项目的名称和值。组页脚：对报表数据分组时才会出现组页脚。组页脚节的内容出现在组的末尾，通常用于显示组的总计值、平均值等。,在Access中，主要用两种方法创建报表，即使用报表向导和报表设计视图（即报表设计器）创建报表，而使用报表向导又分为使用“自动创建报表”、“报表向导”、“图表向导”和“标签向导”等4种方式。,8.2 使用报表向导创建报表,“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。在设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。,8.2.1 使用“自动创建报表”创建报表,图8-7 生成的报表打印预览视图3)

6、保存报表，将该报表命名为“学生”。使用“自动创建报表：表格式”创建报表的过程与上例相似，这里不再赘述。,例8-1 在“教学管理”数据库中，以“学生”表为数据源，使用“自动创建报表：纵栏式”创建报表。,操作演示,8.2.2 使用“报表向导”创建报表“自动创建报表”的数据源只能是一个表或查询，并且报表中包含表或查询中的全部字段，报表使用Access默认的布局，不够美观。而使用“报表向导”可以创建来自多个数据源的报表，并且可以有选择地显示字段、确定报表样式。使用“报表向导”创建报表，“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创

7、建报表的过程。,例8-2 在“教学管理”数据库中，以“成绩”表为数据源，利用“报表向导”创建“学生成绩表”报表。,操作演示,8.2.3 使用“图表向导”创建报表图表向导用于将Access中的数据以图表形式显示出来，即用于快速生成图表报表。,例8-3 在“教学管理”数据库中，以“成绩”表作为数据源，利用“图表向导”创建输出各门课程平均成绩的报表。,操作演示,8.2.4 使用“标签向导”创建报表标签向导用于将Access中的数据以标签形式显示出来，即用于快速生成标签报表。,例8-4 在“教学管理”数据库中，以“班级”表为数据源，利用“标签向导”创建相关的标签报表。,操作演示,在Access中，使用

8、报表向导可以很方便地创建报表，但使用这些方法创建的报表形式和功能都比较单一，布局也较简单，还不能令人满意。使用Access提供的报表设计视图，既可以设计出格式与功能更完善的报表，又能对用报表向导所建立的报表进行修改，可以更好地满足用户的实际需求。,8.3 使用报表设计视图创建报表,使用设计视图创建报表一般包含以下过程：创建空白报表 指定报表的数据源 添加和删除各种控件 对报表进行排序和分组 计算汇总数据 设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。,例8-5 在“教学管理”数据库中，使用设计视图创建“学生情况表”报表。使用设计视图创建报表，可以按照下例所示步骤进行。,操作演示,1创建空白报表

9、(1)在“数据库”窗口中，选择“报表”对象，单击数据库窗口工具栏的“新建”按钮，弹出“新建报表”窗口，在列表框中选择“设计视图”选项，或者在报表的对象列表框中双击“在设计视图中创建报表”，出现如图8-23所示的空白报表。(2)在初次建立的“报表设计视图”窗口中，报表分为3个部分：页面页眉、主体和页面页脚，在报表“设计视图”窗口中还包括工具箱和报表的数据源窗口。,报表选定器 节选定器,字段列表,垂直标尺,2指定报表的数据源打开报表的属性窗口，选择“数据”选项卡，然后单击“记录源”属性框右侧的向下箭头，从下拉列表中选择一个表或查询作为新建报表的记录源。上述方法是指定报表数据源最基本的方法，它只能选

10、择来自单个表或查询中的数据。如果要选择来自多个表或查询中的数据，可单击“记录源”属性框右侧的“生成器”按钮，利用“查询生成器”把多个表或查询中的数据放到一个动态数据集中。,3添加和删除各种控件(1)添加报表标题单击“视图”菜单中的“报表页眉/页脚”命令，在报表中添加“报表页眉”和“报表页脚”。在“报表页眉”节中，添加一个标签控件，输入报表标题。(2)设置报表每页的数据列标题可通过添加标签控件，设置报表每页的数据列标题。,(3)在报表“主体”节中设置相应控件并绑定数据可以使用两种方法：1)使用“字段列表”选择框单击工具栏中的“字段列表”按钮，显示字段列表。将选中字段拖放至“主体”节，然后删除字段

11、文本框前的附加标签。2)使用手动设计方法选择“工具箱”中的控件按钮，在“主体”节中建立相应控件。控件的顺序应与“页面页眉”中的列标题相对应，控件的选择要根据表中字段的类型来确定，主要使用“文本框”控件。,4调整各控件的格式、大小与对齐方式使报表标题居中；“页面页眉”中显示列标题的标签控件位于一行，并适当调整大小和彼此间的距离以及字体、字号等格式内容；对应“页面页眉”中的显示列标题，用相同的方法调整“主体”节中的文本框控件。调整方法可见第7章第3节。,无论是使用向导生成的报表，还是在设计视图中由用户自己创建的报表，都可以进行修改。下面介绍报表的常用编辑操作。,8.4 编辑报表,8.4.1 设置报

12、表格式Access提供了6种预定义的报表格式，即大胆、正式、淡灰、紧凑、组织、随意。通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性，也可以只更改部分报表或报表上的控件的外观。,使用预定义格式来设置报表格式的操作步骤如下：1)在设计视图中打开要更改格式的报表。2)选择下列操作，确定要更改格式的对象。如果要设置整个报表的格式，则单击相应的报表选定器。如果要设置某个节的格式，则单击相应的节选定器。如果要设置一个或多个控件的格式，则选定相应的控件。,3)在工具栏上单击“自动套用格式”按钮或选择“格式”菜单中的“自动套用格式”选项，弹出“自动套用格式”对话框，如图

13、8-27所示。在报表“自动套用格式”列表框中选定一种格式。4)如果要指定字体、颜色或边框等属性，则应单击“选项”按钮，并在展开的对话框中进行设置。,8.4.2 在报表中添加背景图片要想美化报表，增加报表的可视性，可以为报表添加背景图片。操作步骤如下：1)在设计视图中打开相应的报表，再双击报表选定器打开报表的属性窗口。2)单击“格式”选项卡，选择“图片”属性进行背景图片的设置。3)设置背景图片的其他属性。,8.4.3 添加日期和时间操作步骤如下：1)在设计视图中打开相应的报表，单击“插入”菜单，选择“日期与时间”命令。2)在“日期与时间”对话框中，选择日期和时间格式，单击“确定”按钮。3)也可以

14、在报表上添加文本框控件，通过设置其“控件来源”属性为“=Now()”或者“=Date()”、“=Time()”，来显示日期与时间。控件位置可以安排在报表的任何节中。,8.4.4 添加分页符和页码1在报表中添加分页符在报表中添加分页符的操作步骤如下：1)在“设计”视图中，打开相应的报表。2)单击工具箱中的“分页符”按钮。3)在报表中需要设置分页符的位置单击，Access将分页符以短虚线标志在报表的左边界上。如果要将报表中的每个记录或分组记录均另起一页，可以通过设置组页眉、组页脚或主体节的“强制分页”属性来实现。,2在报表中添加页码在报表中添加页码的操作步骤如下：1)在报表“设计”视图中，打开相应

15、的报表。2)单击“插入”菜单中的“页码”命令。3)在如图8-29所示的“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。4)如果要在首页显示页码，请选中“首页显示页码”复选框。,例8-6 在“报表设计05”报表中添加页码。页码格式选择“第N页，共M页”，位置选择“页面底端（页脚）”，对齐选择“右”，如图8-29所示。完成以上操作后，报表的“设计”视图如图8-30所示。,操作演示,8.4.5 绘制线条和矩形,1在报表上绘制线条在报表上绘制线条的操作步骤如下：1)在报表设计视图中，打开相应的报表。2)单击工具箱中的“直线”工具。3)单击报表的任意处可以创建默认类型的线条，或者通过单击并

16、拖动的方式来创建自定类型的线条。如果要细微调整线条的长度或角度，可单击线条，然后同时按下shift键和方向键中的任意一个。如果要细微调整线条的位置，则同时按下Ctrl键和相应的方向键进行微调。,2在报表上绘制矩形在报表上绘制矩形的操作步骤如下：1)在报表设计视图中，打开相应的报表。2)单击工具箱中的“矩形”工具。3)单击窗体或报表的任意处可以创建默认大小的矩形，或者通过拖动方式创建自定大小的矩形。利用“格式”工具栏中的“线条/边框”按钮和工具箱中的“属性”按钮，可以更改线条样式（实线、虚线和点划线等）和边框样式等。,例8-7 在例8-5“报表设计05”报表中，在“页面页眉”与“主体”节之间，“

17、主体”节与“页面页脚”之间加直线，结果如图8-31所示。,操作演示,例8-8 建立如图8-33所示的准考证报表，每个准考证中包括学生的学号、姓名、性别、出生日期和照片。,操作演示,数据表中记录的排列顺序是按照输入的先后排列的，即按照记录的物理顺序排列。有时，需要将记录按照一定特征排列，这就是排序。用户在输出报表时，需要把同类属性的记录排列在一起，这就是分组。完成了报表主体的设计之后，可以在报表中指定按某字段排序和分组，为分组统计做准备。,8.5 报表排序和分组,8.5.1 记录排序在利用“报表向导”创建报表时，操作到图8-10所示步骤会提示设置报表中的记录排序，但最多可以对4个字段进行排序，且

18、排序只能是字段，不能是表达式。Access在报表设计视图中提供的“排序与分组”操作可以实现更强的排序功能。,例8-9 对例8-2中的“成绩表”报表，按“分数”高低排序。,操作演示,8.5.2 记录分组报表分组是指将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，并且可以为同组记录设置汇总信息。利用分组可以提高报表的可读性和信息的利用率。在设计分组报表时，关键要设计好两个方面：一是要正确设计分组所依据的字段及其组属性，保证报表能正确分组；二是要正确添加“组页眉”和“组页脚”中所包含的控件，保证报表美观实用。,例8-10 对例8-7的“报表设计07”报表，先按“班级编号”分组，

19、再按“政治面貌”分组。,操作演示,在报表设计过程中，不仅要显示和打印输出数据表信息，经常还需要做各种计算并将结果显示、打印出来，像整个报表、每个分组的计算汇总数据等。要在报表中进行各种计算，可以通过添加计算控件来实现。常用的计算控件为文本框，或者其他有“控件来源”属性的控件。,8.6 在报表中计算,例8-11 以“教师”表为数据源，使用“自动创建报表：表格式”创建“教师”报表。在“教师”报表中使用汉字“已婚”、“未婚”显示婚否字段的值。,8.6.1 在报表中添加计算控件,操作演示,在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果的操作主要有两种形式：即在主体节中添加计算控件和在组页眉/页脚节

20、中或报表页眉/页脚节中添加计算控件。,8.6.2 报表统计计算,1在主体节中添加计算控件在主体节中添加计算控件，可以对每条记录的若干字段值进行统计计算，如求和或求平均值等。只要设置该计算控件的控件源为记录中不同字段的计算表达式即可，这里进行的是横向计算。,例8-12 以“学生”表和“成绩”表为数据源，利用向导生成“部分课程成绩报表”，其设计视图如图8-40所示，在“部分课程成绩报表”中计算每位学生的课程总分及平均分。,操作演示,2在组页眉/页脚节中或报表页眉/页脚节中添加计算控件在组页眉/页脚节中或报表页眉/页脚节中添加计算控件，可以对某些字段的全部记录或分组记录进行统计计算，如计数、求和或求

21、平均值等。这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提供的内置统计函数来完成相应的计算操作。若针对报表中所有记录进行计算，需将计算控件放在报表页眉或页脚节中；若针对报表中一组记录进行计算，需将计算控件放在组页眉或组页脚节中。,例8-13 接上例，在“报表设计12”中计算各班各门课程的平均分、最高成绩和最低成绩。,操作演示,创建报表的最终目的是打印报表。为了保证打印出来的报表合乎要求且外观精美，在正式打印前，可以对报表进行页面设置，通过使用打印预览功能，察看预览报表的每页内容，以便发现问题、进行修改。,8.7 报表的预览和打印,8.7.1 页面设置页面设置

22、即设置报表的页边距、打印方向、列的布局等。进行页面设置的步骤如下：1)以任何视图方式打开报表。2)选择“文件”菜单的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图8-47所示。,3)分别在3个不同的选项卡中进行设置。“边距”选项卡：设置上、下、左、右页边距，并确认是否只打印数据。“页”选项卡：设置打印方向、纸张大小和打印机型号。“列”选项卡：设置报表的列数、列的宽度及高度和列的布局。4)完成页面设置后，单击“确定”按钮即可。,8.7.2 报表预览1.预览视图下的工具栏在报表预览视图中，“打印预览”工具栏如图8-48所示。,2预览报表报表设计过程中，开发人员往往要对该报表进行预览，以观察报表的输

23、出是否符合设计要求，如果不符合要求则返回设计视图进行修改，修改完成后再对其进行预览，如此反复直到符合设计要求为止。预览报表包括预览页面布局和报表数据两种类型。通过版面预览视图可以快速查看报表的页面布局，通过打印预览视图可以查看报表中每页内容以确认数据的正确性。,预览报表的页面布局的操作步骤如下：1)在设计视图中打开要预览的报表。2)选择“视图”菜单中的“版面预览”命令，或者单击工具栏中“视图”按钮右边的向下箭头，并从下拉列表中选择“版面预览”命令，即可进入版面预览视图。,预览报表数据的操作步骤如下：1)在设计视图中打开要预览的报表。2)单击工具栏中的打印“预览”按钮，或者选择“文件”菜单下的“

24、打印预览”命令，即可浏览报表中的实际数据。,8.7.3 报表打印在设置页面之后，如果预览报表的效果符合要求，就可以打印报表了。Access 2003允许用户在数据库窗口中打印报表，也可以在任何一种视图中打印报表。,打印报表的操作步骤如下：1)在“数据库”窗口中选择报表，或者在任何一种视图中打开相应的报表。2)选择“文件”菜单中的“打印”命令，打开如图8-49所示的“打印”对话框。,在“打印”对话框中可以进行以下设置：在“打印机”中，指定打印机的型号。在“打印范围”中，指定打印所有页或确定打印页的范围。在“份数”中，指定打印的份数以及是否需要对其进行分页。3)设置完毕后，单击“确定”按钮，即可打印整个报表。,8.8 报表设计实例,例8-14 以“学生”表和“成绩”表为数据源，使用设计视图创建“学生成绩表”报表。,操作演示,例8-15 创建一个“学生成绩”分组报表，并统计各分数段的学生人数。,操作演示,8.9 小 结,