Word2003文字处理.ppt

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1、Word 2003文字处理,主讲：张红燕,Word 2003文字处理,1 文字处理软件的功能2 Word 2003工作环境3 创建文档的基本操作4 文档排版5 制作表格6 插入对象7 高效排版8 打印文档,1 文字处理软件的功能,文字处理软件是利用计算机进行文字处理工作而设计的应用软件，它将文字的输入、编辑、排版、存储和打印融为一体，彻底改变了用纸和笔进行文字处理的传统方式，为用户提供了很多便利之处。文档创建、编辑、保存和保护 文档排版 制作表格 插入对象 高级功能 文档打印,2 Word 2003工作环境,2.1Word 2003工作窗口,2.2Word 2003命令的使用,Word 200

2、3 是Microsoft Office 2003 的主要套件之一，具有Windows的图形操作界面，让用户能方便地管理文档、编辑文档、排版文档、处理图形、制作表格。,2.1Word 2003工作窗口,（1）启动Word 2003,常规启动 单击“开始”|“程序”|“Microsoft Office Word 2003”快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word 2003,（2）退出Word 2003,单击标题栏右侧的“关闭”按钮。执行“文件|退出”菜单命令 单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单，按X键

3、 按组合键Alt+F4。,（3）Word 2003的工作窗口,标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 状态栏 文档窗口(文本区),标题栏,菜单栏,工具栏,标尺,状态栏,编辑区,2.2Word 2003命令的使用,要熟练使用Word 2003，关键是学会使用Word 2003的命令。Word 2003命令的使用包括：选择命令、撤销命令、恢复命令和重复命令。,（1）选择命令,从菜单中选择相应命令 用鼠标单击工具栏上的按钮 使用右键快捷菜单 使用快捷键,选择命令有4种方法：,（2）撤销命令,Word具有记录近期刚完成的一系列操作步骤的功能。若用户操作失误，可以通过“常用”工具栏的“撤销”按钮或执行“编辑|撤销

4、”菜单命令(Ctrl+Z)，取消对文档所做的修改，使操作回退一步。,（3）恢复命令,“常用”工具栏上有一个“恢复”按钮，其功能与“撤消”按钮正好相反，它可以恢复被撤消的一步或任意步操作。如果上一次的操作不是撤消操作，“常用”工具栏的“恢复”按钮就不可用。,（4）重复命令,如果需要多次进行某种同样的操作时，可以通过执行“编辑|重复”菜单命令(CtrlY)，重复前一次的操作。,3 创建文档的基本操作,3.1新建文档,3.2输入正文,3.3文档编辑,3.4保存和保护文档,3.5打开文档,创建新文档常有以下三种方法：单击“文件”菜单的“新建”命令。按组合键CtrlN。单击“常用工具栏”上的“新建”按钮

5、。,3.1新建文档,【例1】利用“典雅型传真”模板生成一份传真。,(1)输入途径,键盘输入语音输入联机手写输入扫描输入,3.2输入正文,(2)输入状态,光标定位选择输入法输入文字输入符号,通过键盘输入文字有两种状态：插入和改写。,(3)输入正文的一般步骤,插入日期和时间插入文件插入网络文字素材,光标表示录入内容时的插入位置。键盘定位利用键盘方向键鼠标定位在欲插入内容处单击鼠标左键。,使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换。使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输入法菜单中选择所需输入法。用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换。,单击“插入”菜单

6、中的“符号”项，出现下图对话框，选择“符号”选项卡，单击“插入”即可。,【例2】创建一个新文档，写一封信，要求日期可以自动更新,在输入过程中，注意“改写”和“插入”状态的不同。输入常用的标点符号，须切换到中文输入法状态。“.”会显示“。”“”会显示顿号“、”“”会显示“”和“”注意“Enter”（硬回车）和“shift+Enter”(软回车）的区别。如果要强行换页，可以按CtrlEnter键。在输入过程中，如果遇到只能输入大写英文字母，不能输入中文的情况，按CapsLock键回到小写输入状态。用Backspace键删除光标前面的字符，Delete键来删除光标后面的字符。,3.3文档编辑,对于输

7、入的内容经常要进行插入、删除、移动、复制、替换、拼写和语法检查等编辑工作，这些操作都可以通过“编辑”菜单中的相应命令或“格式”工具栏中的相应按钮来实现。文档编辑遵守的原则是“先选定，后执行”。被选定的文本一般以高亮显示，容易与未被选定的文本区分开来。,（1）选定文本,选定部分文本内容的效果,鼠标选定。将光标移到欲选取的段落或文本的开头，按住鼠标左键拖曳经过需要选定的内容后释放鼠标。键盘选定。将光标移到欲选取的段落或文本的开头，同时按住Shift键和光标移动键选择所需内容。利用选定区 在文本框的左侧有一向下延伸的长条形的空白区域，称为选定区。,选定文本的常用技巧,（2）编辑文档,插入 将光标移动

8、到想要插入字符的位置，然后输入字符即可，注意确保此时的输入状态是“插入”状态。删除 对于单个字符，可按Backspace键或Delete键。对于大量文字，可以先选定要删除的内容，然后采用下面任何一种方法：按Backspace键或Delete键。单击“常用”工具栏的“剪切”按钮。执行“编辑|剪切”菜单命令。在选定文字上单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令。,移动或复制,利用剪贴板进行移动操作选定要移动的文本块，选择“剪切”按钮或命令，后“粘贴”。直接移动,直接复制在移动文本的同时按住Ctrl键即可。可利用剪贴板来复制选定要复制的文本块，选择“复制”按钮或命令，后“粘贴”。,【例3】将一封

9、信的内容复制到一个新文档中。,查找和替换,“编辑|替换”命令，打开“查找与替换”对话框。,【例4】把文档中所有的“你”替换为带着重号的蓝色字“您”。,单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“拼写和语法”标签。选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框。单击“确定”按钮。,检查拼写和语法,3.4保存和保护文档,用户输入和编辑的文档是存放在内存中并显示在屏幕上的，如果不执行存盘操作的话，一旦死机或断电，所做的工作就可能因为得不到保存而丢失。只有外存(如磁盘)上的文件才可以长期保存，所以当完成文档的编辑工作后，应及时把工作成果保存到磁盘上。,（1）保存文档,单击“文件”菜单中的

10、“保存”项，或单击“常用工具栏”中形如软盘的图标。当需要将文档改名或者改变存储位置时，单击“文件”/“另存为”项，出现“另存为”对话框。按快捷键Ctrl+S,(2)保护文档,Word 2003还设置了自动保存功能、加密文档功能等。菜单“工具|保存选项”命令，显示“选项”对话框。,常用的三种方式：单击“常用工具栏”中左边第二个按钮，图标为一本打开的书。单击“文件”菜单中的“打开”选项。按快捷键“CtrlO”或“CtrlF12”。,3.5打开文档,4 文档排版,4.1字符排版,4.2段落排版,4.3页面排版,4.1字符排版,字符是指文档中输入的汉字、字母、数字、标点符号和各种符号，字符排版有2种：

11、字符格式化和中文版式。字符格式化包括：字符的字体和字号、字形(加粗和倾斜)、字符颜色、下划线、着重号、静态效果(如阴影、上下标等)、字符的间距、字符和基准线的上下位置以及文字动态效果等；中文版式是针对中文字符提供的版式。,（1）字符格式化,字体格式是指对英文、汉字、数字和各种符号进行关于字符字体、字号、粗体、下划线等外观的修饰。,“字体”对话框“字体”选项卡“字符间距”：字符缩放比例、字符间距、字符位置等。“文字效果”：字符动态效果（但效果打印不能显示）,工具栏按钮,（2）中文版式,对于中文字符，Word 2003提供了具有中国特色的特殊版式，如简体和繁体的转换、加拼音、加圈、纵横混排、合并字

12、符、双行合一等。格式-中文版式,【例5】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进行字符排版。,4.2段落排版,段落排版不仅包括段落对齐、段落缩进、段前段后距离(段落间距)和段落中的行距设置，还包括给段落添加项目符号和编号、为段落设置边框和底纹、通过制表位对齐段落以及使用格式刷快速复制段落格式等。,（1）段落对齐、段落缩进、段落间距和行距,选定段落，执行“格式|段落”菜单命令，或单击右键快捷菜单中的“段落”命令，在“段落”对话框中进行设置,段落对齐 对齐方式有5种：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。,段落缩进首行缩进：第一行左边界向右缩进一段距离。悬挂缩进：除首行外，其余各行左边界向右缩进一段

13、距离。左缩进：整个段落的左边界向右缩进一段距离 右缩进：整个段落的右边界向左缩进一段距离,除了利用“段落”对话框外，还可以使用水平标尺上的段落缩进符号。,段落间距和行距,间距指当前段落与相邻两个段落之间的距离，即段前间距和段后间距，加大段落之间的间距可使文档显示清晰。行距指段落中行与行之间的距离，有单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值、多倍行距等。,【例6】对文档“你从鸟声中醒来”继续进行段落排版,（2）项目符号和编号、边框和底纹、制表符和格式刷,项目符号和编号,选择需要添加项目符号或编号的若干段落，然后单击“格式”工具栏中的项目符号按钮或编号按钮。,边框和底纹,选定段落，执行“格

14、式|边框和底纹”菜单命令，打开“边框和底纹”对话框，其中有边框、页面边框、底纹3个选项卡。,【例7】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进一步进行段落排版,制表位,设置制表位有两种方法之一：标尺设置,设置制表位有两种方法之二：对话框设置,可以使用“常用”工具栏上的格式刷按钮进行格式复制。选定被复制格式的段落或字符，单击工具栏上的按钮，鼠标的指针形状变为刷形，然后选定要复制格式的字符或者段落即可。,格式刷,4.3页面排版,页面是比段落级别更大的操作对象，页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版主要包括：页面设置、页眉和页脚、脚注和尾注、特殊格式设置(如分栏、首字下沉、文档竖排)等。,（1）页

15、面设置,页面设置：设置纸张大小、页边距、页眉和页脚的位置、每页容纳的行数和每行容纳的字数等单击“文件”/“页面设置”菜单项，可打开“页面设置”对话框。“页边距”选项卡“纸型”选项卡“版式”选项卡“文档网格”选项卡,【例8】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进行页面设置,（2）页眉和页脚,页眉或页脚是页码、日期或公司徽标等文字或图形，常打印在文档的每页的顶部或底部。,创建与编辑页眉和页脚“视图|页眉和页脚”，弹出“页眉/页脚”工具栏,（3）脚注和尾注,脚注和尾注 脚注对文档某处内容进行注释说明，通常位于页面底端；尾注用于说明引用文献的来源，一般位于文档末尾。脚注和尾注只有在“页面视图”方式下可见。

16、通过“插入|引用|脚注和尾注”命令，在“脚注和尾注”对话框中进行编辑。,【例9】对文档“你从鸟声中醒来.doc”继续进行页面排版,（4）特殊格式设置,特殊格式包括分栏、首字下沉、文档竖排等，它能使文档的外观呈现出需要的特殊效果。,分栏,分栏是指将一页纸的版面分为几栏，使得页面更生动、更具可读性，这种排版方式在报纸、杂志中经常用到。,在“格式”菜单中选择“分栏”,首字下沉,将光标定位于需要首字下沉的段落中选择“格式|首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框然后按照需要选择“下沉”或“悬挂”位置，并设置字体、下沉行数及与正文的距离。,【例10】对文档“你从鸟声中醒来.doc”进行进一步的页面排版,文

17、档竖排,选择“格式|文字方向”命令，打开“文字方向”对话框,5 制作表格,5.1创建表格,5.2输入表格内容,5.3编辑表格,5.4格式化表格,Word中的表格有3种类型：规则表格、不规则表格、文本转换成的表格。,规则表格的建立单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮，按住鼠标左键拖动到所需表格的行列数，即可创建一个规则表格。单击“表格|插入|表格”命令，选择或输入所需的行数和列数，单击“确定”按钮。,5.1创建表格,不规则表格的建立有三种方法：选择“表格|绘制表格”命令。单击“常用”工具栏的“表格和边框”按钮。先建立规则表格，再利用“拆分与合并单元格”功能完成不规则表格的绘制。,将文本转换成表格

18、按规律分隔的文本可以转换成表格，文本的分隔符可以是空格、制表符、逗号或其他符号等。要将文本转换成表格，先选定文本，选择“表格|转换|文本转换成表格”命令。,【例3.11】将下面的文本转换成表格：,要设置表格单元格中文字的对齐方式，可先选定文字，单击右键，在快捷菜单中指向“单元格对齐方式”，再选择需要的对齐方式,5.2输入表格内容,绘制斜线表头 选择“表格|绘制斜线表头”命令,【例12】创建一个带斜线表头的表格，如图366所示。表格中文字对齐方式为中部居中对齐，即水平和垂直方向上都是居中对齐方式。,“先选定、后执行”的原则,5.3编辑表格,缩放表格 当鼠标位于表格中时，在表格的右下角会出现符号，

19、称为句柄。当鼠标位于句柄上，变成箭头时，拖动句柄可以缩放表格。,调整行高和列宽，有3种调整方法：局部调整：可以采用拖动标尺或表格线的方法；精确调整：可以选择“表格|表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，在“行”、“列”标签中按要求设置具体的行高和列宽；自动调整列宽和均匀分布：可以选择“表格|自动调整”中的相应命令。,增加或删除行、列和单元格 增加行、列和单元格可利用“表格|插入”中的相应命令。删除行、列和单元格可利用“表格|删除”中的相应命令。,【例13】将【例12】表格的行高设置为2厘米，列宽为3厘米；在表格的底部添加一行并输入“平均分”，在表格的最右边添加一列并输入“总分”。,选定整个表

20、格 执行“表格|表格属性”菜单命令，单击“行”选项卡，选择“指定高度”复选框，并在右侧数值框中输入或选择“2厘米”单击“列”选项卡，选择“指定宽度”复选框，在右侧数值框中输入或选择“3厘米”，单击“确定”按钮。选中最后1行，执行“表格|插入|行(在下方)”菜单命令(或者将光标置于最后一个单元格按Tab键，或者将光标至于最后一行段落标记前按Enter键)，然后在新插入行的第1个单元格中输入“平均分”选中最后1列，执行“表格|插入|列(在右侧)”菜单命令，然后在新插入列的第1个单元格中输入“总分”,操作步骤：,光标定位到显示答案的单元格,表格”菜单中的“公式”对话框,输入计算范围,答案放哪呢？,什

21、么操作？+-*/,哪些数进行计算呢？,表格计算和排序,单元格表示方法,除计算外，Word 2003还可以根据数值、笔画、拼音、日期等方式对表格数据按升序或降序排列。表格排序的关键字最多有3个：主要关键字、次要关键字、第三关键字。如果按主要关键字排序时遇到相同的数据，则可以根据次要关键字排序，如果次要关键字出现相同的数据，则可以根据第三关键字继续排序。,【例14】计算【例13】的表格中每位学生的“总分”及每门课程的“平均分”(要求平均分保留2位小数)，并对表格进行排序(不包括“平均分”行)：首先按总分降序排列，如果总分相同，再按计算机成绩降序排列。,拆分和合并表格、单元格,拆分表格是指将一个表格

22、分为两个表格的情况 首先将光标移到表格将要拆分的位置，即第2个表格的第1行，然后执行“表格|拆分表格”菜单命令，此时在两个表格中产生一个空行 删除这个空行，两个表格又合并成为一个表格,拆分单元格是指将一个单元格分为多个单元格，合并单元格则恰恰相反拆分和合并单元格可以利用“表格|拆分单元格”、“表格|合并单元格”菜单命令，也可以利用“表格和边框”工具栏中的“拆分单元格”按钮、合并“单元格”按钮来进行,【例15】利用表格的“拆分与合并单元格”功能，制作不规则表格。,表格复制和删除,表格复制可通过“编辑|复制”菜单命令(或按快捷键CtrlC)，或单击“常用”工具栏的“复制”按钮，或选定表格后右键单击

23、，利用快捷菜单中的“复制”命令完成表格删除可执行“表格|删除|表格”菜单命令，或选定表格后单击鼠标右键，利用快捷菜单中的“剪切”命令完成,表格跨页操作，Word提供了两种处理跨页表格的方法：一种是跨页分断表格，使下页中的表格仍然保留上页表格中的标题(适于较大表格)。当处理大型表格时，通常会在分页符处被分割。当表格有多页时，可以调整表格以确认信息按所需方式显示。只能在页面视图或打印出的文档中看到重复的表格标题。选择一行或多行标题行。选定内容必须包括表格的第一行。单击“表格”菜单中的“标题行重复”命令。Microsoft Word 能够依据分页符自动在新的一页上重复表格标题，如果在表格中插入了手动

24、分页符，则 Word 无法重复表格标题。另一种是禁止表格分页(适于较小表格)，让表格处于同一页上。,自动套用表格格式 单击“表格”菜单栏里“自动套用格式”选项打开“自动套用格式”对话框，选择格式，单击“确定”按钮,5.4格式化表格,【例16】为【例14】中的表格自动套用表格格式“立体型3”，效果如图,边框与底纹 选择需要加边框的表格单元或整表；单击菜单“格式|边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”的对话框,【例17】为【例14】中的表格设置边框和底纹：表格外框为1磅实单线，内框为1.5磅实单线；为平均分这一行文字添加红色底纹。效果如图,加大表格单元格间距 要使表格产生立体效果，加大表格单元格间距

25、是一种有效的方法 执行“表格|表格属性”菜单命令，打开“表格属性”对话框，单击“表格”选项卡中的“选项”按钮，在打开的“表格选项”对话框中选择“允许调整单元格间距”复选框，并在旁边的数值框中设置合适的数值,设置表格与文字的环绕 表格和文字的排版有“环绕”和“无”两种方式，可通过在“表格属性”对话框中“表格”选项卡的“文字环绕”栏中进行设置,6 插入对象,6.1 图片的插入,6.2图形对象的插入,6.3创建公式,6.4图表的使用,从图片剪辑库中插入剪贴画或图片 通过扫描仪获取出版物上的图像或个人照片 来自于数码相机 从网络上下载所需图片,6.1 图片的插入,通常情况下，文档中所插入的图片主要来源

26、于4个方面：,剪贴画。文件后缀名为.wmf(Windows图元文件)或.emf(增强型图元文件)其他图形文件，如.bmp(Windows位图)、.jpg(静止图像压缩标准格式)、.gif(图形交换格式)、.png(可移植网络图形)和.tiff(标志图像文件格式)等 截取的屏幕图像或界面图标等,图片文件具体分为3大类：,1.插入图片,要在文档中插入图片，可以通过“插入|图片”中的相应命令进行操作。,【例18】打开文档“你从鸟声中醒来.doc”，插入一幅剪贴画、一张图片、Windows桌面图像(截取的屏幕图像)以及“智能ABC”输入法状态条图标(截取的界面图标)。,2.图片的编辑和格式化,插入文档

27、中的图片，除复制、移动和删除等常规操作外，还可以进行尺寸比例的调整、裁剪及旋转等编辑处理；可以对图片效果进行处理；将图片设为水印、设置透明色等；可以设置文字对图片的环绕方式；如果是多张图片，可以进行组合与取消组合的操作，多张图片叠放在一起时，还可以通过调整叠放次序得到最佳效果。,图片工具栏,“设置图片格式”对话框,文字环绕效果,设置文字环绕方式有两种方法：,单击“图片”工具栏中的“文字环绕”按钮，在下拉菜单中选择需要的环绕方式 右键单击图片，在快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”对话框，在“版式”选项卡中进行设置,利用图形水印效果的方法：,通过“图片”工具栏中“颜色”按钮下

28、拉菜单中的“冲蚀”命令来实现 执行“格式|背景|水印”菜单命令，打开“水印”对话框。在该对话框中既可以设置图片水印，也可以设置文字水印，水印会作为整个文档的页面背景多行重复的文字（页眉和页脚）,【例19】对【例18】中插入的剪贴画适当调整大小和位置，设置文字环绕方式为“紧密型环绕”；将插入的图片设置为水印效果，衬于文字下方。,6.2图形对象的插入,图形对象包括用户自己绘制的图形(包括自选图形)、组织结构图、文本框、艺术字等。,(1)绘制图形,绘制简单图形绘制复杂图形 编辑和格式化 缩放和旋转 添加文字 组合 叠放次序 设置自选图形格式,【例20】绘制图形，如图所示。要求：流程图各个部分组合为一

29、个整体；“太阳、月亮和星星”图中先绘制太阳，在太阳上面再画月亮，覆盖住太阳一部分，接着使用“叠放次序”命令使太阳全部可见，并设置其填充颜色为红日西斜，旋转月亮180度，使之与太阳相对，最后在旁边画2颗十字星点缀，月亮和星星填充颜色均为浅黄色。,(2)插入组织结构图,组织结构图是由一系列图框和连线来表示组织机构和层次关系的图形。,【例21】绘制一个组织结构图，如图所示,(3)插入文本框,通过“插入|文本框”中的命令 利用“绘图”工具栏的“文本框”按钮和“竖排文本框”按钮来进行操作,文本框是存放文本的容器，使用它可以方便地将文字放置到文档中的任意位置。,【例22】制作几种不同风格的文本框，包括无边

30、框文本框、加阴影的竖排文本框和立体文本框等，如图所示。,(4)插入艺术字,通过“插入|图片|艺术字”菜单命令 利用“绘图”工具栏中的“插入艺术字”按钮,艺术字是以普通文字为基础，通过添加阴影、改变文字的大小和颜色、把文字变成多种预定义的形状等来突出和美化文字，它的使用会使文档产生艺术美的效果，常用来创建旗帜鲜明的标志或标题。,“艺术字”工具栏和艺术字形状,【例23】制作效果如图所示的艺术字“你从鸟声中醒来”，艺术字为第5行第4列中的式样，字体为华文行楷，字号为44，艺术字形状为波形1，设置文字环绕为四周型环绕。,单击“插入”菜单中的“对象”命令,6.3创建公式,【例24】输入公式：,6.4 图

31、表的使用,为了使文档中的信息更直观、便于理解，经常需要把一些表格信息用图表的形式呈现出来。,7 高效排版,7.1 样式的创建及使用,7.2自动生成目录,7.3邮件合并,7.1 样式的创建及使用,所谓样式，就是系统或用户定义并保存的一系列排版格式，包括字体、段落的对齐方式、制表位和边距等。,使用样式有两个好处：,可以轻松快捷地编排具有统一格式的段落，使文档格式严格保持一致。而且，样式便于修改，如果文档中多个段落使用了同一样式，只要修改样式，就可以修改文档中带有此样式的所有段落 样式有助于长文档构造大纲和创建目录,(1)使用已有样式,选定需要使用样式的段落，在“格式”工具栏中打开“样式”下拉式列表

32、框，如图所示，选择已有的样式,执行“格式|样式和格式”菜单命令，在“显示”下拉列表框中选择“所有样式”，这时，“请选择要应用的格式”列表框中会显示出Word提供的所有样式,(2)新建样式,当Word提供的样式不能满足用户需要时，可以自己创建新样式。通过“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮，在打开的“新建样式”对话框中进行操作。,(3)修改和删除样式,在“样式和格式”任务窗格中，鼠标右键单击“请选择要应用的格式”下拉列表框中需要修改的样式，在快捷菜单中选择“修改”命令,创建目录要自动生成目录，前提是将文档中各级标题用样式中的“标题”统一格式化。然后通过“插入|引用|索引和目录”命令，在“索引和

33、目录”对话框“目录”标签中进行操作。,7.2自动生成目录,【例25】有下列标题文字，如右图所示，请为它们设置相应的标题样式并自动生成4级目录，效果如下图所示。,更新目录如果文字内容在编制目录后发生了变化，Word 2003可以很方便地对目录进行更新 方法是：在目录上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，选中“更新整个目录”单选按钮，单击“确定”按钮，完成对目录的更新工作,7.3邮件合并,邮件合并就是将两个相关文件的内容合并在一起，用于解决批量分发文件或邮寄相似内容信件时的大量重复性问题。,邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个是“主文档”；一个是数据源。,邮件

34、合并通常包含4个步骤 创建主文档，输入内容不变的共有文本 创建或打开数据源，存放可变的数据 在主文档中所需要的位置插入合并域名字 执行邮件合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本合并，生成一个合并文档,邮件合并有2种方法 初学者可以执行“工具|信函与邮件|邮件合并”菜单命令，通过“向导”完成操作首先打开主文档，并显示“邮件合并”工具栏(通过“工具|信函与邮件|显示邮件合并工具栏”或“视图|工具栏|邮件合并”菜单命令打开)；然后单击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中打开“数据源”文档，接着在主文档中插入域(必须是数据源文档中的域)；最后单击“合并到新文档”按钮完成邮件合并，形成合并文档。,“邮件合并”工具栏,邮件合并,8 打印文档,8.1 打印预览,8.2打印,执行“文件|打印预览”菜单命令，或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，进入打印预览窗口,8.1 打印预览,8.2 打印,根据不同情况有2种方法 文档直接被打印:单击“常用”工具栏中的“打印”按钮。根据要求设置打印选项后再打印:执行“文件|打印”菜单命令，打开“打印”对话框，在其中设置打印选项,常用的打印选项设置打印份数 设置页面范围,