促销费用核销管理规定.ppt

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1、All RIGHTS ARE RESERVED TO LOTTE(CHINA)INVESTMENT CO.LTD.,促销费用核销管理规定,乐天(中国)投资有限公司 负责部门:营业支援室 营业管理Team 制 作 人:施从香 日 期:2010.04.12,目 录,第一部分 促销费用核销流程 1 促销费用核销的审批流程 2 促销费用核销时限规定 3 审批时限要求及支付审批追踪第二部分 促销费用核销基本规定 1 促销费用支付对象规定 2 客户帐号变更管理 3 促销费用支付方式 4 PMS支付申请关帐时间 5 银行支付凭单填写要求 6 银行支付凭单 VS PMS填写要求 7 PMS中“支付对象/支付方

2、式/支付金额”修改规定第三部分 经销商代垫费用核销依据 1 经销商代垫费用核销依据(电汇/帐扣)2 经销商代垫费用核销依据(货补)第四部分 直付门店费用核销依据和规定 1 直付门店费用核销方式-先支付费用后提供服务性发票时 2 直付门店费用正常核销依据(电汇)3 直付门店费用正常核销依据(货补)4 直付门店费用借款流程 5 直付门店费用借款冲帐流程 6 直付门店费用借款及冲帐流程说明 7 直付门店费用借款及冲帐核销依据,第五部分 直营门店费用核销依据 1 直营门店费用核销依据(帐扣)2 直营门店费用核销依据(活动执行中电汇)3 直营门店费用核销依据(货补)4 核销依据说明第六部分 PMS系统操

3、作图例 1 PMS支付申请(1)2 PMS支付申请(2)第七部分 附件样 表-3个附件及12个表格 1 附件1-PMS最终审批界面截屏 2 附件2-代垫通知书 3 附件3-经销商代垫费用核销确认书 4 表格1-银行账号新增(变更)确认书 5 表格2-检讨书 6 表格3-报告书 7 表格4-PMS支付对象/支付方式/支付金额修改申请 8 表格5-促销费用超核销时限申请表 9 表格6-现金支付说明 10 表格7-超市合同费用结算报告书 11 表格8-直付门店促销费用借款管理台帐 12 表格9-无法提供扣款明细的门店一览表 13 表格10-货补审批单 14 表格11-保证书第八部分 促销费用相关惩戒

4、细则 1 惩戒细则(1)2 惩戒细则(2),第一部分 促销费用核销流程,KA费用 KA合同费 KA促销费,支店费用 一般促销费 支店长预算促销费,支店预算外费用,支店预算外费用,营业所,促销主管营业所长,促销主管KA经理支店长财务主管,费用担当KA营业部长,费用担当Team长室长,MKT促销费,促销主管营业所长,促销主管支店长财务主管,费用担当Team长室长,促销费用核销的审批流程,支店,KA营业部,营业支援室,营业所,支店,营业支援室,副总经理,总经理,注:1.各营业所必须在以上规定时间内完成相应工作内容,否则按照公司的惩戒细则规定进行人事处罚.2.如营业所未及时提交促销费用超核销时限申请表

5、(表格5_文件编号:LCI-A-300-118),无故拖延促销费用的核销,该费用将不予以处理.3.针对以上各项规定,如因个人原因造成相关工作滞后,需先检讨后汇报,检讨书(表格2_文件编号:LCI-A-300-128)需由支店长签字确认后提交给营业支援室.,促销费用核销时限规定,活动月为D月,审批时限要求及支付审批追踪,1.支付审批处理时限-每个审批阶段的处理时限为3个工作日.-对于违反审批时限的情况,根据人事惩戒细则进行处罚.2.PMS支付现况界面的审批状态有“认可/部分认可/拒绝/保留”四种情况-如审批责任人选择“部分认可/拒绝/保留”状态,必须在“意见”栏填写原因,由支店促销主管追踪并进行

6、修改(参考以下图例).3.支店/营业所的促销主管必须追踪其费用核销进程-如上级部门无故拖延核销工作,及时督促并反馈.-如遇到“部分认可/拒绝/保留”情况,必须在了解其原因后第一时间采取解决措施.,第二部分 促销费用核销基本规定,促销费用支付对象规定,客户帐号变更管理,促销费用支付方式,注意事项:1.支店财务必须对上述支付方式(除票扣)的实际支付明细进行监控和统计管理.2.支店财务必须保证实际支付明细与PMS最终认可的信息一致.,关帐日期例示,PMS支付申请关帐时间,活动月为D月,银行支付凭单填写要求,要求:-该凭单必须是原件,不允许有涂改迹象,如填写错误,必须重新填写签字.-基础信息必须按样表

7、中填写完整,并以正楷字体填写.-费用支付内容构成:店名+费用科目+产品线(如有多家门店,填写支付金额最高的那家门店名,再加“等几家店”字样)-营业所/支店相关人员必须在对应的签字格签字确认.,为了防止支持件丢失,必须准确填写后附支持件的数量.,必须以*年*月的格式填写PMS执行月(如果实际活动的月份与PMS中执行月不符,请在备注栏上填写实际活动月份.),支店促销主管,支店KA经理,KA部门签字格,线下 面单填写,PMS 线上数据画面,一一对应,银行支付凭单 VS PMS填写要求,说明:如银行支付凭单与PMS 中的“支付方式”、“支付 金额”、“支付对象”不一 致,需调整后再核销支付.,PMS路

8、径:费用管理 费用支付 支付现况,PMS中“支付对象/支付方式/支付金额”修改规定,第三部分 经销商代垫费用核销依据,注:1.上述核销依据以“”表示的为乐天准备,以“”表示的为经销商准备,并分 核销时和 活动中两个阶段提供.2.支持件必须正放,叠放次序:银行支付凭单(现金支出凭单)服务性发票原件PMS最终审批界面截屏经销商代垫通知书 门店扣款明细门店收货验收单其他支持件协议(合同)(原件)照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)3.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开

9、客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.4.费用核销时,如未提供服务性发票原件,必须提交回发票保证书(表格11_文件编号:LCI-A-300-315),营业所长/支店长必须严格管理,支店财务负有回发票管理的责任.,经销商代垫费用核销依据(电汇/帐扣),经销商代垫费用核销依据(货补),注:1.以“”表示的支持件为乐天准备,以“”表示的支持件为经销商准备,并分核销时和活动中两个阶段提供.2.支持件必须正放,叠放次序:货补审批单PMS最终审批界面截屏经销商代垫通知书门店扣款明细门店收货验收单 其他支持件协议(合同)(原件

10、)照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)3.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.4.等客户签收货补产品后,由支店财务主管将货补审批单和货补签收单一起备案管理,总部将不定期抽查.,第四部分 直付门店费用核销依据和规定,直付门店费用核销方式-先支付费用后提供服务性发票时,注:1.各支店/营业所在费用核销时必须将借款单(或回发票保证书)同其他核销支持件一

11、起提交.2.如未按照以上要求执行,公司将不予核销相关费用.,直付门店费用核销依据(电汇),注:1.支持件必须正放,叠放次序:银行支付凭单服务性发票原件PMS最终审批界面截屏门店收货验收单 其他支持件协议(合同)(原件)照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)2.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关费用将不予核销.3.费用核销时,如未提供服务性发票原件,必须提交回发票

12、保证书(表格11_文件编号:LCI-A-300-315),营业所长/支店长必须严格管理,支店财务负有回发票管理的责任.,直付门店费用核销依据(货补),注:1.支持件必须正放,叠放次序:货补审批单PMS最终审批界面截屏门店收货验收单协议(合同)(原件)陈列照片(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)2.等客户签收货补产品后,由支店财务主管将货补审批单和货补签收单一起备案管理,总部将不定期抽查.,直付门店费用借款流程,要求:直付门店费用的借款日期必须在活动月结束后的一个月内.,营业所促销主管营业所长,发票,发票,借款流程(必须于D月15日前完成),D月20日前将费用电汇至门店

13、,(D+1)月16日前个人借款冲帐,D月20日(D+1)月5日收集门店发票,电汇,支店促销主管支店长财务主管,营业支援室,总经理,总部财务,各门店,业务人员,D月15日,以D月为例,直付门店费用借款冲帐流程,说明:1.各借款人必须在规定时间内做好个人借款冲帐.2.针对逾期未冲帐的借款人,不得申请下笔借款.,借款冲帐流程(必须于(D+1)月16日前完成),(D+1)月7日前,营业所促销主管营业所长,支店促销主管支店长财务主管,营业支援室,总部财务,(D+1)月10日前,(D+1)月13日前,以D月为例,直付门店费用借款及冲帐流程说明,要求:由各支店/营业所自行管理直付门店促销费用借款台帐(表格8

14、_文件编号:LCI-A-300-135),以D月为例,直付门店费用借款及冲帐核销依据,第五部分 直营门店费用核销依据,直营门店费用核销依据(帐扣),注:1.支持件必须正放,叠放次序:银行支付凭单服务性发票原件PMS最终审批界面截屏门店扣款明细门店收货验收单 其他支持件协议(合同)(原件)照片(陈列/价签)(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况)2.根据支店/营业所已提交的2010年无法提供扣款明细的门店信息进行核销,未提交此信息的门店费用核销时必须提供扣款明细,如有新开客户无法提供扣款明细,必须提交至营业支援室备案(表格9_文件编号:LCI-A-300-313),否则相关

15、费用将不予核销.3.费用核销时,如未提供服务性发票原件,必须提交回发票保证书(表格11_文件编号:LCI-A-300-315),营业所长/支店长必须严格管理,支店财务负有回发票管理的责任.,直营门店费用核销依据(活动执行中电汇),注:直营门店费用如在活动执行中采取电汇方式结算,因无实际销售数据而无法完成PMS活动结果录入及支付申请,因此必须按照先借款后冲帐的管理流程核销相关费用.,直营门店费用核销依据(货补),注:支持件必须正放,叠放次序:货补审批单PMS最终审批界面截屏门店收货验收单协议(合同)(原件)陈列照片(避免目前各营业所核销促销费用时支持件摆放次序比较混乱的情况).,核销依据说明,补

16、充说明:-上述促销协议及代垫通知书在签名时必须注明签字日期,否则公司将不予支付.-没有公司正式审批件的口头承诺、白条费用及经销商单方面清单,公司一律视为无效,不予支付.-公司所有员工严禁私自向经销商或门店借现金和商品,若发生此类事件,公司不负相关责任.-为了应对市场现况必须向经销商借用商品时,必须履行正式手续.-未经审批的如发生借贷纠纷,公司不承担任何责任,追究相关人员责任.,第六部分 PMS系统操作图例,PMS支付申请(1),选择执行月,点击蓝色框格中的按钮,在下拉窗口中选择支付方式.,点击该按钮,出现如图的下拉窗口.,下拉窗口,点击查询按钮,出现如图所示的多个支付对象,点击正确的支付对象后

17、点击此窗口右下角的确认按钮.,点击此处的费用管理,点击此处的支付申请,出现如图所示的界面.,PMS支付申请(2),此处的”14449号”为支付编号,点击右下角的确认按钮,保存成功,即为支付申请成功.,点击此处查询按钮,出现如图所示的费用明细.,针对需要做支付申请的费用明细,点击此处的框格,会出现 图标.,点击此处的保存按钮.,点击”支付现况”按钮.,在此输入相应的支付编号.,点击查询,出现如图所示的界面,就可以查询到相应支付编号下所有的支付明细.,第七部分 附件样表-3个附件及12个表格,附件1-PMS最终审批界面截屏,说明:-此表在费用核销时作为PMS最终审批界面截屏.-进行现状必须为“最终

18、认可”的费用才可以申请核销,且需在PMS中作好相应的支付申请.-必须打印全界面(不接收EXCEL表格),如上图所示.-如不提交此PMS最终审批界面截屏,则不予处理相应的费用核销.,附件2-代垫通知书,填写说明:1.目的:方便营业所与经销商之间对账.2.填写要求 1)按样表完整填写每项内容.2)我司和经销商都必须盖公章(如图).3)营业所促销主管/营业所长/支店促销主管/支店长/支店对账专员/经销商负责人必须签字确认 代垫通知书的内容,并注明签字日期.3.必须于活动开始前,连同门店促销协议一起交给经销商 签字盖章,在核销促销费用时需提供代垫通知书复印件.,此处盖乐天公章,此处盖经销商公章,附件3

19、-经销商代垫费用核销确认书,表格1-银行账号新增(变更)确认书,填写说明:1.目的 1)提高汇款的准确性 2)提高结帐速度 3)减少汇款退单2.填写要求 1)对方提供盖公章帐号说明 2)业务员填写 3)所长/支店长签字确认 4)分公司财务归档,(文件编号：LCI-A-100-121),表格2-检讨书,填写说明:1.目的-督促员工在工作中增强自我约束的意识,增强各项工作的严谨性,以便提高工作效率.2.要求提交检讨书的原因-针对因个人或其他原因导致相关工作滞后的 员工,必须作自我检讨,并经由支店长 签字确认后提交给营业支援室.3.流向-营业支援室费用担当按月别整理检讨书后,每月10日公布前一个月的

20、名单并记入人事考核.,(文件编号：LCI-A-300-128),表格3-报告书,(文件编号：LCI-A-300-114),表格4-PMS支付对象/支付方式/支付金额修改申请,说明:-执行月份:填写PMS中的执行月.-申报编号、支付编号:在PMS中查询相应编号.-活动门店:在PMS中查询相应活动门店.-必须写明真实的修改原因.-必须将“修改内容”中“修改前”的内容填写完整,以便清楚了解每笔费用相关费用内容.,(文件编号：LCI-A-300-312),表格5-促销费用超核销时限申请表,(文件编号：LCI-A-300-118),表格6-现金支付说明,填写说明:1.目的 1)原则上促销费用是不允许现金

21、支付方式.2)针对必须用现金支付的促销杂费等做合 理的支付情况说明.2.要求 1)核销现金支付的促销费用时,必须提交此表.2)表中每项内容必须填写完整.3)必须经支店长签字确认.,(文件编号：LCI-A-300-133),表格7-超市合同费用结算报告书,(文件编号：LCI-A-300-134),说明:在核销KA合同费用时使用.,表格8-直付门店促销费用借款管理台帐,(文件编号：LCI-A-300-135),表格9-无法提供扣款明细的门店一览表,(文件编号：LCI-A-300-313),表格10-货补审批单,(文件编号：LCI-A-300-314),特别要求:1.针对直营客户和经销商的货补,必须由LLC指定的物流公司送至 客户仓库,不允许由其他人员送货 或中途截留.2.LLC指定的物流公司必须将货物 送至客户处后收回验收单,并于一周内将货补签收单交至 相关物流担当.,表格11-保证书,(文件编号：LCI-A-300-315),第八部分 促销费用相关惩戒细则,惩戒细则(1),惩戒细则(2),