用友财务共享服务中心解决方案.ppt

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1、用友软件股份有限公司2015年10月,用友财务共享服务解决方案,财务共享服务背景分析财务共享服务建议方案财务共享服务的信息系统支持财务共享服务应用价值分析用友财务共享服务案例分享,财务共享服务背景分析财务共享服务概述财务共享服务发展趋势财务共享服务的管理重点财务共享服务建议方案财务共享服务的信息系统支持财务共享服务应用价值分析用友财务共享服务案例分享,共享服务是一种创新的管理模式,共享服务中心,共享服务中心是集团机构中的一个单位，以专用的资源为其他业务单位提供流程处理和专业知识的服务,共享服务范围,应付/应收账款薪水册信贷与托收业务客户汇票差旅开支税收归档及汇报总账外部报告,财务会计,人力资源

2、,信息技术,供应/后援,事务处理和行政管理,津贴管理退休金管理薪资管理人员档案索赔职员查询绩效考核,数据集中处理网络服务IT维护在线帮助数据支持,行政支持(接待、文员、秘书等)差旅安排邮件服务车队,财务分析业务方案支持资金筹划业务分析,专业技术服务,劳动关系组织发展培训与发展赔偿与奖励咨询服务健康安全,应用研究应用方法软/硬件配置战略与培训通讯,采购与仓储房地产实物管理销售与分销设备管理公共事务法律服务安全服务,资源来源：Quinn et al(2000),财务共享服务是集团企业的管理趋势,IT环境下的创新,在各类共享服务中，目前最流行的就是财务共享服务，将企业各种财务流程集中在一个特定的地点

3、和平台来完成，通常包括应付帐款、应收帐款、员工报销、固定资产等的处理。,财务共享服务的演变 1/3,总公司,区域管理总部,分公司,核算中心,单据填报,审查、记帐支付、监督报表、核对,预算控制抽样监督审批管理,制度控制规模控制规则制定,财务共享服务的演变 2/3,总公司,区域管理总部,分公司,核算中心,单据填报,审查、记帐支付、监督报表、核对,预算控制抽样监督审批管理,制度控制规模控制规则制定,财务共享服务的演变 3/3,总公司,区域管理总部,分公司,单据填报,单据审核,权利集中管理集中操作集中,财务操作与核算、资金支付与管理、全面预算管理与考核、财务分析与业绩评价,财务共享服务适用于哪些企业,

4、适用推行“财务共享服务”的企业应具备如下特点：企业一定要达到一定的规模，拥有多家跨地域或跨国的分支机构。每个分支机构的财务事务能够按统一的规则和流程处理，可复制可批量处理。企业经营相对单一，在多元化经营的企业中，因核算准则不同，可考虑按行业提供财务共享服务，如果一家企业行业众多而每个行业的单位又很少，则不适于推行财务共享服务。重组、并购、变革比较频繁的企业在建立新业务、扩大企业规模时可以大大降低管理难度，促进新业务的快速整合。集团在对分支机构实行财务和资金的集权管理时不受相关法规制约。,财务共享服务的目标和策略,财务共享服务的范围,财务共享服务主要集中在财务核算业务中重复性高、业务量大、标准化

5、程度较高的业务,总账管理,费用报销,财务共享服务总体流程,财务共享中心,分支机构,员工提交费用报销申请,分支机构业务审核费用合理性,本地单据初审发票真实性、签字有效性、单据完整性、金额准确性等,集中财务审核合规性审核预算额度审核资本性支出审核,批准,批准,费用报销管理,集中会计核算生成应付款生成费用帐固定资产台帐责任成本分类帐,资金集中支付银企直连直接支付网银对帐帐户管理,财务核算,资金管理,单据上传(影象/邮寄)归档,财务共享服务的管理重点,三个“集中”,一个“查询”,财务共享服务背景分析财务共享服务建议方案财务共享服务解决之道建立财务共享服务中心典型的财务共享服务流程共享服务模式下费用报销

6、管理财务共享服务的信息系统支持财务共享服务应用价值分析用友财务共享服务案例分享,推行财务共享服务的总体思路,1.财务共享服务解决之道,建立共享服务中心,财务共享服务的定位与目标,3.1.费用报销,3.3应收账款,3.4资产管理,票据接收票据扫描单据审核账务处理集中支付,订单合同管理开票收入确认收款确认票据管理对账及反馈,资产购置资产折旧资产维护资产处置资产盘点,5.财务共享服务的信息系统支持,4.集中财务核算,2.确定财务共享服务的范围,3.2应付账款,3.业务流程规划设计,合同管理发票接收发票扫描业务审核集中支付,2.建立财务共享服务中心,财务共享服务中心（FSSC）是集团的财务服务平台，是

7、各成员单位的会计业务运作中心、财务管理中心和服务中心。,财务共享服务模式下财务流程的划分,示例,财务共享服务中心的职能,政策衔接：执行统一的财务政策和业务处理流程；报账支持：为分子公司提供费用报销、收付款报账、资产采购和合同管理的报账支持；原始单据处理：接收、整理、分发原始单据。,会计核算：负责收入、成本费用、资产、资金等会计核算并负责编制会计报表；资金结算：办理资金集中收付；会计档案管理：会计档案整理、归档和保管,执行管理：提供财务会计政策的培训与指导；对交易处理人员进行监督和考核；系统支撑：进行核算相关系统的日常维护工作,财务共享服务中心的组织：模式一,财务共享服务中心,示例,财务共享服务

8、中心的组织设计，包括架构、关键岗位、职责、绩效考核等财务共享服务中心的架构设计通常以职能作为主线，以流程、产品和地域作为补充,先分职能再分区域,财务共享服务中心的组织：模式二,示例,财务共享服务中心的组织设计，包括架构、关键岗位、职责、绩效考核等财务共享服务中心的架构设计通常以职能作为主线，以流程、产品和地域作为补充,先分区域再分职能,财务共享服务中心要考虑政策法规的约束,财税法规的要求其它法规的要求各地的差异性条款如何应对相关审查,地区税收优惠政策,各部委政策法规,国资委、证监会、银监会等监督机构要求,会计、审计准则,3.财务共享服务中心的流程设计,注：预算管理虽为非共享流程，但对交易处理和

9、会计核算流程及方法有重要影响,示例,3.1 采购应付流程,归口管理部门,供应商,业务员,财务共享服务中心,采购订单,采购发票,发票提交,收到发票,应付单,付款单,收到款项,网银付款,采购合同,电子集采,分子公司,到货验收,资产入账,招标中心,财务共享服务中心,核对,3.2 费用报销流程,单据审批流,报销人,各级负责人,FSSC财务经理,FSSC出纳,企业门户端或邮件 打印报销单,报销单据收集箱/报销单据扫描,邮件通知审批通过,粘贴单据并投递,取回报销单,凭证归档,银行回单,次日银行快递回单,单据实物流,示例,3.3 集中支付流程,备用金管理,为满足分子公司的零星支付业务，可在分子公司设立备用金

10、账户，由分子公司自行支付。备用金账户的支付要由分子公司在财务共享中心系统上进行电子审批，审批通过后由分子公司在备用金账户进行自行支付。制定备用金支付的管理办法，明确管理原则，确定分子公司备用金支付内容的定性、定量标准。备用金账户的支出要在报账平台完成审批手续先行支付后取得发票，在报账平台进行正常报账，财务共享中心审核通过后付款给此备用金账户。,财务共享中心,分子公司,员工填写备用金借款单,领导审批费用合理性预算执行情况,集中财务复核合规性复核正确性复核预算额度检查大额支出复核,批准,集中会计核算生成凭证生成费用账,备用金账户,领导审批费用合理性预算执行情况,财务FSSC审批,批准,集中支付账户

11、,员工填写备用金借款单,每天稽核账户支出数据对备用金账户进行支出监控,备用金流程,FSSC分中心审批备用金支付,4.财务共享服务下的费用报销管理,4.1 费用预算管理,年度预算,专项预算,控制方式刚性柔性总额明细,控制环节事前事中,多种预算控制方式,不控制柔性控制：超预算提示超预算预警超预算走特批流程刚性控制：超预算不允许 通过，必须追加预算,总额控制：总额超预算控制单一项目超预算但总额未超不控制 明细控制：单一项目超预算即控制,分类一,分类二,静态预算控制 与预算对比：不能超预算与预算+预警范围对比：不能起预算+预警范围，预警范围可为绝对值或比例动态预算控制：与某一指标实际数百分比对比（如不

12、能超过销售收入3%）,分类三,事前控制：年度预算+事项预算+报销单,年度预算招待费通讯费广告费,事项1预算招待费交通费,事项2预算场租交通费,事项3,招待费报销单1,交通费报销单1,说明：1、事项预算可跨年有效2、若有事项预算，则报销单只与事项预算比较 3、未执行完事项预算可关闭,事前控制：年度预算+事项预算+预提+报销单,年度预算招待费 通讯费 广告费,事项1预算会议费宣传费,事项2预算场租交通费,事项3,会议费报销单1,宣传费报销单1,说明：1、事项预算可跨年有效2、若有事项预算，则在费用预提或费用报销时与事项预算 对比3、若有预提，则报销时只与预提对比4、未执行完事项预算可关闭,预提单1

13、会议费宣传费,预提单2会议费,事中控制：年度预算+报销单,年度预算招待费通讯费广告费,交通费报销单1,会议费报销单1,宣传费报销单1,预提单1会议费宣传费,预提单2会议费,说明：1、在费用预提或费用报销时与预算对比2、若有预提，则报销时只与预提对比,4.2 费用报销管理,二大关键：1、单据流：业务审核中，不见原始单据原件，原始单据影像管理和原始单据传递管理是共享服务成功的关键2、资金流：电子支付实现异地付款，有效防范现金风险，提高支付效率，实现资金集中管理,费用报销管理的适用范围及特点,管理费用,计提摊销类费用,报账类费用,期间费用,财务费用,销售费用,重点开展费用报销管理与控制,个人类费用,

14、组织类业务费用,采购类费用,非采购类费用,与业务量直接相关费用,与业务量非直接相关费用,不同报账类费用：计算方法不同报销方式不同报销流程不同控制方式不同,费用管理流程及控制方法,个人类费用,费用控制方式：严格按照费用标准进行控制,组织类业务费用,费用控制方式：费用开支受组织预算控制；费用明细受费用专项预算控制,采购类费用,费用控制方式：费用开支受组织预算控制,共享服务中心原始单据管理模式,影像扫描：扫描专岗扫描,所有纸质原始单据存放在分支机构处，共享服务中心人员可查看原始单据影像扫描原始单据附件，自动与报销单关联设有专门的档案管理人员，核对原始单据附件与系统扫描影像,影像扫描：报销人扫描,报销

15、人,原始单据核对员,首签领导,原始单据扫描,出纳,银行,网银付款,提取审核任务财务专员,核对系统内原始单据与纸质原始单据，上传影像,报账人生成条码,分支机构,共享服务中心,原始单据邮寄,原始单据邮寄到共享服务中心报销单自动打印条形码,报销人,报账人,共享服务中心财务专员,首签领导,原始单据邮寄,出纳,银行,网银付款,原始单据接收及分发,4.3 费用支付管理,费用预算、费用执行、资金管理集成,费用预算与资金计划的同步费用开支受费用预算和资金计划的双重控制,4.4 费用核算,报账类费用,计提类费用,摊销类费用,非报账类营销及渠道费用,传统核算方式,费用分类,信息化核算方式,录入费用会计凭证,手工计

16、提,录入费用会计凭证,手工摊销,录入费用会计凭证,手工计算,录入费用会计凭证,费用报销单,费用计提单,费用摊销单,总帐,集中费用管理平台,4.5 费用分析与监控管理,考核类,决策类,过程监控类,预算执行情况：按费用项目、费用类型、机构、人员、业务线等因素进行预算、实际对比分析对比分析：按费用项目、机构、人员、业务线等因素进行,发现问题类,供应商分析,趋势分析,审批流程监控人员执行效率分析,财务共享服务背景分析财务共享服务建议方案财务共享服务的信息系统支持财务共享服务解决方案综览费用报销管理影像系统资金支付管理其他系统介绍财务共享服务应用价值分析用友财务共享服务案例分享,用友NC财务共享服务解决

17、方案,数据分析和报告,分析层,计划层,业务层,UAP平台,总账,责任会计,集中资金结算,集团报表,固定资产,其他系统,2.费用报销管理,财务确认,业务前台,预提,分摊结转,财务后台,待摊,支付,月末结账,费用预算,资金计划,网上报销,费用管理,借款,报销,报销标准,借款控制,事项审批单,资本性支出,资金管理及网银（NC）,费用申请,工资,机票预订,酒店预订,项目预算,付款排程,合同台账,员工信用管理,费用查询报表,考核与分析,营销费用,原始单据影像,原始单据邮寄,助理工作台,动态会计平台,费用报销管理与其他系统之间的关系,费用管理,网上报销,OA其他申请,全面预算,费用预算,应付,总账,固定资

18、产,现金管理,责任会计,集中资金结算,全成本管理,计划与分析,财务分析,业务,核算,销售与分销,采购计划,集团商旅管理（第三方）,资金计划,2.1 费用预算管理,费用预算编制及管理,预算编制人员只需打开EXCEL，下载编制表、录入数据、提交审批，即可完成预算编制。,设置预算控制策略,费用预算控制,通信费借款3000元，目前预算余额2000元,通信费报销1500元，预算释放占用1500,通信费报销60000元，超预算，刚性控制,通信费报销60000元，超预算，柔性控制,联查预算执行情况&预算联查单据,报销单联查预算执行情况,预算联查原始单据,2.2 费用集中报销管理,费用报销单据示例,费用申请单

19、支持交易类型：费用申请单（预置）、会议费费用申请单（自定义）费用申请单录入,费用报销单据示例,费用申请单支持审批流,费用报销单据示例,联查预算,费用报销单据示例,费用申请单支持关闭，关闭时释放未执行完的预算手工关闭：整单关闭、行关闭到期自动关闭报销单执行完自动关闭费用申请单支持重启，重启时再次占用预算手工重启报销单删除重启,费用报销单据示例,控制设置1费用申请单控制差旅费借款单+差旅费报销单控制维度：部门+收支项目收支项目不可调剂控制设置2费用申请单(成本中心）控制会议费借款单+会议费报销单控制维度：成本中心+收支项目收支项目可调剂,费用报销单据示例,费用报销单据示例,费用分摊,费用分摊,费用

20、分摊,费用分摊,费用分摊,费用分摊,费用结转,费用摊销,单据寄交,单据寄交,打包,拆包,档案管理岗收到市公司邮寄的包裹后，在系统中扫描寄交单，并逐张扫描包裹内各报账单，进行拆包操作；根据业务类型将各类报账单派发给相应核算小组相关人员；,实例分析,集中支付,实例分析,集成了银企系统与费用报销支付结果状态的联动，用户在费用报销系统中就可以看到银企系统的支付状态。,根据实际的业务要求，支付结果包括：1、集中支付成功2、自行支付成功3、核销不支付5、不需支付6、退票,费用查询与分析,3.影像管理,扫描仪：1台,扫描枪：1部,扫描枪：1部,扫描枪：1台,财务影像工作职责分工,报销人员（扫描）,IT系统管

21、理员,影像管理,费用报销系统,FSSC档案管理员,其他系统,影像扫描影像上传录入发票信息发票验真,影像评价影像查阅,票据接收管理实物档案管理电子凭证归档,影像调阅接口状态推送接口,影像调阅接口状态推送接口报销单接口,参数管理备份管理接口管理,影像系统用户,电子凭证及实物档案管理工作职责分工,电子凭证及实物档案管理用户,制证会计、工程会计、资产会计和领导,IT系统管理员,电子凭证及实物档案管理,综合办,编制凭证移交清单合成电子凭证凭证归档审核审批工程审计报告电子化,凭证、档案类别信息维护凭证接收及信息维护编制凭证接收清单凭证归档凭证档案借阅归还办理编制档案移交清单凭证信息统计分析,档案接收编制档

22、案接收清单,档案基本信息查询档案借阅申请档案借阅审批档案借阅、归还电子化档案查阅,参数管理日志管理备份管理接口管理,系统总体架构,费用报销系统,财务影像管理系统,ERP系统,OA门户,用户及权限管理,状态更新,影像调阅,凭证信息,用户授权,用户授权,用户身份信息,系统建设内容和范围,硬件设备,基础软件,服务器,存储和备份设备,防火墙,控制台,扫描设备,显示屏,操作系统,备份软件,中间件,数据库,应用软件,影像扫描处理,影像管理,电子凭证管理,档案管理,影像复核,接口交互,数据接口管理,影像扫描处理,软件系统功能设计,报账系统,影像管理,ERP系统,OA系统,数据存储,系统管理,影像扫描,条码识

23、别影像分组,图像合并,任务接收处理,影像优化,OCR识别,影像浏览,影像加密压缩,影像上传,设置标记,参数设置,电子凭证合成,凭证提交审核,凭证移交接收,凭证信息查询,凭证归档,档案信息查询统计,档案移交接收,档案销毁管理,借阅审批,电子档案查询,档案借阅归还,PDA查询,PDA转移,综合统计,扫描仪,用户,数据备份,存储加密,数据索引,数据同步,档案类别管理,用户管理,影像评价选项,扫描参数设置,日志管理,权限管理,接口管理,编码规则设置,工作流设置,支持条码扫描的PDA,条码枪,发票验真,影像实物自动复核,影像和电子凭证的系统整体流程,费用管控系统,ERP系统,影像管理系统,报账人：提交报

24、账单,报账人：扫描凭证,报账人：查找报账单上传影像,地市初核：查看影像、审批报账单,总部FSSC：查看影像、审批报账单,总部FSSC：生成应付、付款凭证,自动：生成并传送记账凭证,自动：电子凭证汇总,备注：同时允许在费用报销系统直接上传影像附件，系统自动同步到影像系统管理,自动根据报账单号关联,自动根据报账单号关联,总部FSSC：影像实物自动复核,影像复核,系统接口设计,费用报销系统,ERP系统,影像管理系统,OA门户,接口内容：报账单影像附件接口方式：web服务，传递报账单编号,接口内容：影像评价信息接口方式：web服务，传递报账单编号、影像编号、评价内容,接口内容：影像修改接口方式：web

25、服务，传递影像状态变化信息,接口内容：影像状态接口方式：web服务，传递报账单编号,接口内容：影像历史接口方式：web服务，传递报账单编号,接口内容：凭证信息接口方式：中间表，ERP写入,接口内容：凭证合成信息接口方式：中间表，影像和档案系统写入，ERP读取,接口内容：用户登录信息接口方式：自动登录，记录用户信息,4.资金支付管理,网银支付 每日业务线财务审核通过的报销单会转交给网银出纳 网银出纳按日按人进行网银合并支付合并制单 网银支付成功后，按日按人进行合并制单，生成凭证。网银对账 每日网银支付和制单结束后，需要进行网银对账：网上银行账户余额与总账银行余额表核对 网上银行对账单与总账银行明

26、细帐核对整理银行回单 次日银行送回纸质银行回单，网银出纳将银行回单分别 附在各业务线报销单据后备查。,网银支付,5.其他系统,合同管理,总账,固定资产,5.1 合同管理,合同履行,合同整体管理,OA,ERP,预算管理,资金计划,影像管理,合同范围,合同台账,合同执行,5.2 总账,5.3 固定资产管理,财务共享服务背景分析财务共享服务建议方案财务共享服务的信息系统支持财务共享服务应用价值分析用友财务共享服务案例分享,资源配置 权限上收,通过集中支付上收资金管理权限，减少资金沉淀，降低资金成本，防范资金风险，提高资本回报率。FSSC配合集团业务管理集约化（例如集中采购）、按计划预算执行控制，能降

27、低集团整体业务及管理费用。,统一标准 信息质量,强化管理 提升能力,集团财务标准统一（财务政策制度流程的真正落实），能提供更精细的会计核算、管理会计数据，支持公平合理的绩效考核。集中核算与财务报告编制是提高财务信息质量、加强财务管控、提高内部财务服务效率的有效途径。,使集团财务管理与财务运营的职能定位更为清楚，提升财务管理水平和效率；强化分子公司财务管理与决策支持的职能。财务管理关注财务战略与财务管理政策与支持决策；财务运营的职能落实财务管理的要求，在会计集中核算、集中资金支付等方面实现全行共享服务。,推行财务共享服务的意义,运作成本显著降低,实现全行范围的财务监控,服务质量及运作效率提升,实

28、现财务业务更加紧密,共享后，财务资源共享，流程优化，制度标准化，促使共享范围内的公司财务流程处理成本比实施共享服务前下降了25,共享后，财务处理人员与业务人员不直接联系，业务随机分配，串通舞弊的可能大大降低；所有的业务处理对于集团彻底透明，任何一笔业务均可以通过财务共享服务中心进行查阅，这最终为及时发现问题提供了有力的支持,如费用报销：共享前缺乏统一标准，执行尺度不一，频繁发生矛盾；共享后，标准化单据及流程，设立共享呼叫中心，以统一的接口和界面面对员工提出的各类问题。业务效率由7天的财务处理效率提高到3天,运作成本,服务质量,财务监控,财务业务关系,将基础财务集中后，各地财务组织中释放的编制用

29、于补充高端财务管理人员，直接从财务共享服务中心获得信息，深入业务提供决策支持。集团的各项战略和财务管理需求直接的传递至业务单位的核心决策层,建设财务共享服务的价值,财务共享服务应用价值分析,业务集中处理,提高工作效率,降低费用支出,财务精细管理,统一业务操作,财务共享服务背景分析财务共享服务建议方案财务共享服务的信息系统支持财务共享服务应用价值分析用友财务共享服务案例分享中国移动国家开发银行,1.中国移动,中国移动于2008年启动了中国移动总部FSSC层面财务集中管理工作，各省公司财务核算中心成立。2008年5月进行财务集中管理报账平台和银企互联系统的全国集采。经过多轮与中国移动集团的技术交流

30、和统一谈判，用友公司中标9个省的报账平台项目和5个省的银企互联项目。报账平台：9个省黑龙江、吉林、辽宁、陕西、甘肃、宁夏、青海、西藏、新疆银企互联：5个省黑龙江、山东、广东、湖南、内蒙古项目现基本都在进行第5期建设中,系统目标,报账单据的规范化通过报账平台系统对报账单据的内容和格式进行规范，保证财务入账依据的标准化，为财务核算规范奠定基础。审批流程的电子化通过电子报账单和相应附件的电子化流转，以及与OA系统的待办事项集成，在保证审批质量的同时加快了审批流程，提高财务核算效率。信息传递的自动化建立与ERP系统、合同管理系统、预算管理系统、银企互联系统和OA系统的接口，实现信息快速准确传递，降低劳

31、动强度，提高财务工作效率。,功能架构,体系架构,报销单示例,数据流程,合同台账,关键控制点,报账单据模板全国统一梳理报账单据（成本费用类、资金类、资产类、收入类、税金类、工程类）报账单据服务于数据归集要认真考虑资金集中支付应用梳理全国统一的报账管理规则统一报账制度明确各岗位职责先有规则、后有实施梳理各省公司审批流程审批流程依据各省公司需求配置明确报账系统的基础数据来源、在源头对基础数据进行梳理、完善员工信息供应商信息合同信息合理规划、分步实施,2.国家开发银行,国家开发银行于1994年3月成立，是我国成立最早、规模最大的政策性银行。经国务院批准，2008年12月11日国家开发银行成功实施了股份制改革，目前在全国设有32家分行及4家海外代表处，注册资本为3000亿元人民币，员工人数1万多人。截至2009年6月底，国家开发银行资产总额突破4万亿元人民币，贷款余额3.3万亿元人民币。用友NC3.0客户，现使用版本NC5.7系统建设内容：报销管理、现金管理、应收应付、固定资产、薪资管理、预算管理（ORACLE总账）项目启动：2009年5月管理咨询、需求分析与业务设计：2009年8月推广上线：2010年1月,国开行业务架构,国开行组织机构,国开行财务共享服务功能架构,