会议管理系统解决方案16.docx

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1、会议管理系统解决方案一、系统背景威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。 “预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室 空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时， 主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情 形：粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可 以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、 茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ等人工通知的方式通知、

2、传达。 这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的 上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所 有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或 一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管 理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子 表格记录。智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人 员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际 需求通过手机端或者后台进

3、行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时，参会 人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的 起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议 的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全 部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率， 有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。二、系统简介威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约 大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即 可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签到，即可完成会议出

4、席状况的记录统计，无需手工记录及统计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人 员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。会议预约三、产品亮点:右键预约，一键操作一一用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室灵活配置，分类选型一一用户可自定义会议室的资源及管理人员；系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使用情景选择应用不同的会议类型。哗mH#o 4k JI e ft fl |aiHE st.-*- o签到统计，自动分析一一参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细

5、报表及部门汇总或明细。I AHJQL idHtB -tuat eheb femiii Mmfii工 EWl会议质牌瓣羿N HtW!ft e时函&1- 0Ta 芋MMkk* iLv 1上* .i iNM-utnJWHV1住vEmPlM息HUKStJi耻 AA碰Att%耳土R*rr:?JwriWW屋Fg1%aiID01Tfl项3TH*W4ahxMKBnEaMimm 仆 HEIl433t91-E9HZIFJHHTJ，1Rq3*4 Pt-muirdX，岫口外CHiebb少!?niMzia村 WEsmt1I拳i.一flPw=:33出”曹hbJhii0Ji*PZ1niWEimnK：MFiirCTHSfQ1

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7、i I- H-HiKW-实时监控，适时提醒系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等，方便用户及时与未到人员取得联系。大屏展示，尽显形象一一用户可自由选配的智能会议终端有3.5寸、8寸、10 寸触摸屏、21.5寸触摸屏等。在21.5寸的设备中将展示会议时间、会议室名称、 会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象。15:33:30!等20151/13艇厢五消昉知iR科普培训【巴哩岛会议室辑开帝IAi史福iml15:00-16:50 （时长:1.5h ）rniui（M）会1XSS典成到；20A 实到；ISA 未到：2人功）

8、RBUMiKnT *.,广节齿之.临时预约，一触即发在10寸、21.5寸终端设备中，用户可以临时预约当天的会议室，方便用户快速高效的实现临时占用。14:况至1，：切R产昴神画右R产髭评审古（L）12.00-n：30In加制L*咨阮丽时。sitinM曹珍仲平白浦.明荷山京底尔吐据思出有厦会司c返回今日会披安排寻20151-13里期五品质高端，内外兼备一一威尔各类型的会议智能终端外观精致、高端；设备品质一流，十多年来，因极低的返修率和极长的使用寿命广受赞誉。15:33:M导 2H13 IfflJ,巴厘岛会i义室J&下场会谊并怕良有1:20:55邕I临n酬IE3幽骊j I中 此令找直投品快出堀故*,

9、苴悖使用J lfirKtBBviPiat,本月1日朝恢土使用-帝率不Olitis解四、终端设备会议系统支持多种型号、尺寸的智能终端设备：3.5寸、8寸、10寸、21.5 寸，其设备参数分别为：智能会i炊端设哽目21.5内容10寸8寸屏葛力.溪寸沿裾性皿翊）1滨涂晶弄1024*600)睽寸渣晶屏蜥600电容屏育商疏屏液霸得适辙疆220V , 1A,亘流12V: 10%) , 2A .依12V(110%) d 2A,兰盖皿主裁1GHZ1GHZ1GHZ有储内存SG25CM256MSD卡1G/2G/4G/8G/16GlG/2G/4q/83/L6G1G/2G/4G/&G/16GU盘g2G/4G/8G，1

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