总账系统期末处理.ppt

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1、总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,总账系统内部转账定义,按 Esc 返回,网络课程制作特色,一般来说，期末转账主要有如下几个特点：(1)期末转账业务大多都在各个会计期的期末进行。(2)期末转账业务是会计部门自己填制的凭证，又不同于日常核算，不必附有反映该业务的原始凭证，且凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。(3)期末转账业务的数据大多来源于账簿，这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。,第1节 总账系统内部自动转账,网络课程制作特色,(4)有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，这就要求期末转账需要根据业务的特点分批按步骤来进行

2、处理。在会计核算期末结账前，有许多成本、费用需要进行转账，转账分外部转账和内部转账。外部转账是指将其他子系统(如工资、固定资产等子系统)生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部将某个或几个会计科目的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。,第1节 总账系统内部自动转账,网络课程制作特色,一般地，把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式称为自动转账分录，而由自动转账分录所填制的记账凭证则称为机制凭证。自动转账分录可分为两类：第一类为独立自动转账分录，表示其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；第二类为相关自动转账分录，表示其金额的大小与本月发生的业务有关。,第1节 总

3、账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,转账定义可随时进行，一般在系统投入运行，数据初始化工作完成之后，即可进行定义。转账定义完成后可长期使用，只有在所定义的转账内容发生变化时，才需要重新修改自动转账分录。转账定义包括对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义和期间损益结转定义和自定义结转定义五个功能。在系统刚刚投入运行不久，第一次使用总账系统，或者第一个会计核算期末结账前，可用“转账定义”功能对需要自动转账的凭证进行定义。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,1.对应结转定义,对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的

4、一对多结转。对应结转的科目可以为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致，即具有相同的明细科目，如涉及辅助核算，则对转的两个科目的辅助账类也必须一一对应。对应结转一般针对资产、成本或费用类科目，且只结转期末余额，结转时转出科目方向根据其在科目字典中的余额方向确定，即若余额方向为“借”则从贷方转出，否则从借方转出，转入科目方向与转出科目方向相反。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,1.对应结转定义,提 示一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可不相同；同一编号的凭证类别必须相同；自动生成转账凭证时，如果同一凭证转入科目有多个，并且若同一

5、凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,1.对应结转定义,根据给出的公司月末结转业务资料，设置对应结转分录:应交税金应交增值税销项税额”贷方发生额转入“应交税金应交增值税未交增值税”,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,2.自定义结转定义,由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类结转方式的不同。因此，企业可以根据实际需要使用“自定义结转”功能。自定义转账的运用可以极大地提高总账系统的使用效率，但是由于

6、其规则复杂、函数多样、不便于理解和操作，因此，建议在总账系统运行初期,可以不使用或少使用自定义转账功能，随着系统应用的深入，逐步增加自动转账分录，直至大部分转账凭证都能用自动转账实现为止。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,2.自定义结转定义,根据以下给出的公司月末结转业务资料，设置自定义转账分录。计提短期借款利息（年利率为 15%）借：财务费用（6603）取对方科目计算结果贷：应付利息（2231）取短期借款（2001）贷方期末余额15%/12,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,3.自定义结转定义,(1)输入转账目录条件。

7、,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,4.期间损益结转定义,期间损益结转设置用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。损益类科目结转主要是对于:主营业务收入、主营业务成本、营业税金及附加、其他业务收入、其他业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出和所得税等科目的结转。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,4.期间损益结转定义,【例8.8】设置公司结转损益类账户的转账分录。(1)结转支出类账户借：本年利润 贷：主营业务成本 销售费用 管理费用

8、 财务费用 所得税费用,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,4.期间损益结转定义,(2)结转收入类账户借：主营业务收入 贷：本年利润,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统内部转账定义,网络课程制作特色,4.期间损益结转定义,提 示 每个损益类科目的期末余额将结转到与其同一行的本年利润科目中去。损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,转账分录定义完毕后，每月月末只需执行转账生成功能即可快速生成转账凭证。在此生成的转账凭

9、证需经审核、记账后才真正完成结转工作。一般地，独立转账分录可以在任何时候生成转账凭证。而对一组相关转账分录，它们之间以及同本月的其他经济业务有一定的联系，必须在全部相关的经济业务入账之后使用，并且要按照合理的先后次序逐一生成凭证，即在某些转账凭证已经记账的前提下，另一些转账凭证才能生成，否则计算金额时就会发生差错。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,一般情况下，应首先生成和处理由其他子系统转入总账系统的凭证。然后再生成和处理销售成本结转凭证、汇兑损益结转凭证、对应结转凭证或者自定义结转凭证；最后生成和处理期间损益结转凭证。同一张转账凭证，年度内可根据需要多次生成

10、，但每月一般只需结转一次。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,【例2】将2010年1月份公司自动转账业务，按照合理的先后次序，逐一生成凭证。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,1.生成对应结转凭证,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,2.生成自定义结转凭证,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,2.生成自定义结转凭证,提 示 转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。进行转账生成之前，先将相关经济业务的记账凭证登记入账。转账凭证每月只生成一次。,第1节 总账系统内部自动转账

11、,总账系统转账生成,网络课程制作特色,2.生成自定义结转凭证,提 示 若使用应收、应付系统，则总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。按所有辅助项结转：转账科目的每一个辅助项生成一笔分录。按有发生的辅助项结转：按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录。生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,3.生成期间损益结转凭证,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统转账生成,网络课程制作特色,3.生成期间损益结转凭证,提 示 选择结转凭证时有三种方法：在“是否结转”处双击鼠标打上“”，表示该转账凭证将执行结转。单击“全选”或“全消”，选择

12、要结转的凭证。单击“损益类型”，选择相应的结转类型，如“收入”。,第1节 总账系统内部自动转账,总账系统月末处理,月末结账,按 Esc 返回,试算平衡与对账,总账系统月末结账主要包括试算平衡与对账，以及月末结账等工作。,第2节 总账系统月末处理,试算平衡与对账,试算平衡就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。,第2节 总账系统月末处理,试算平衡与对账,一般说来，实行计算机记账后

13、，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因此，为在期末结账前进一步确保账证相符和账账相符，应经常进行对账，至少一个月一次。一般应在每月月底结账前，通过调用试算平衡和对账功能，再一次进行正确性检验。,第2节 总账系统月末处理,试算平衡与对账,【例8.10】完成公司2010年03月份对账工作，并查询该月份试算平衡表。,第2节 总账系统月末处理,月末结账,总账系统的结账主要完成如下工作：停止本月各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计；计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。结账过程包括以下步骤：(

14、1)选择结账月份。,第2节 总账系统月末处理,月末结账,(2)核对账簿。检查本月凭证是否全部入账，有未记账的凭证不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。检查对账是否正确，如果账账不符，则不能结账。,第2节 总账系统月末处理,月末结账,(3)备份结账前的数据，同时输出月度工作报告。如果第一次使用系统是在年中，还必须先把以前各月份的空账进行结账处理后，才能进行本月结账处理。(4)完成结账，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。月结账。做月结标志。年结账。做结账标志，产生下年度的数据库文件结构、结转年度余额。,第2节 总账系统月末处理,月末结账,提 示 结账是一种成批数据处理，每月只能结账一次。已结账月份不能再填制凭证。结账只能由有结账权的人进行。结账必须按月连续进行。,第2节 总账系统月末处理,月末结账,【例8.11】完成公司2010年1月份结账工作。,第2节 总账系统月末处理,月末结账,提 示 结账前，要进行数据备份。进入结账向导四完成结账时，如果提示“未通过检查不能结账”时，可单击“上一步”按钮，查看月度工作报告，仔细查找原因。,第2节 总账系统月末处理,本章结束,