人力资源法律风险管理服务项目人力资源法律风险管理手册.doc

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1、法律尽职调查文件清单人力资源法律风险管理手册人力资源法律风险管理服务项目人力资源法律风险管理手册目录第一部分 法律尽职调查的目的2第二部分 法律尽职调查工作安排及相关说明3第三部分 初步法律尽职调查清单61.企业文化62.历史沿革与组织机构63.员工信息概况74.招聘录用与员工入职85.劳动合同的订立与续订96.劳动合同的履行与变更117.薪酬福利118.绩效管理139.工作时间和休息休假1410.规章制度1511.社会保险、商业保险和住房公积金1512.保密与竞业限制1513.培训与发展1614.人才管理1615.特殊员工1716.异地用工与关联企业1717.员工离职政策与流程1818.劳动

2、争议、仲裁、诉讼和行政处罚1819.职代会、工会和党支部1920.人力资源管理系统20第一部分 法律尽职调查的目的北京市大成（深圳）律师事务所（以下简称“本所”）受深圳市XXX实业发展有限公司（以下简称“XXX集团”）的委托，就XXX集团人力资源法律风险管理项目（以下简称“本项目”）进行法律尽职调查。为顺利推进本项目，我们编制了本初步尽职调查文件清单（以下简称“本清单”），请XXX集团按本清单的要求搜集整理法律资料，以便我们掌握XXX集团的劳动关系与人力资源等各方面的情况。需要说明的是，随着本项目法律工作的不断深入和具体情况的变化，我们有可能将会不时对本清单进行相应调整和补充，并向XXX集团出

3、具补充清单。第二部分 法律尽职调查工作安排及相关说明1. 尽职调查范围本尽职调查清单制作目的是为XXX集团能够更好地向本所提供相关资料。本次尽职调查的对象包括XXX集团及其控股股东/实际控制人控制的其他公司、异地分支机构（以下统一简称“XXX集团”）。XXX集团下属各企业请同时参照本清单的要求提供相关资料。鉴于目前最终的法律风险管理范围尚未确定，待服务方案进一步确定后，XXX集团的调查范围可能将随之调整。我们将根据各XXX集团提供的尽职调查材料随时更新补充尽职调查文件清单，请XXX集团根据我们出具的补充尽职调查文件清单及时提供反馈材料。2. 文件整理、归档和装订要求为方便公司建立数据库，整理、

4、存档相关材料，并加快法律尽职调查进程，请XXX集团务必按下述要求整理、归档和装订相关文件材料：(1) 文件的提供与装订XXX集团应根据本清单提供完整、准确、复印清晰的文件文本复印件。(i) 文件的装订、归类XXX集团在装订、归类相关文件资料时，应注意：A. 文件资料请统一用A4纸复印，复印件务必字迹清晰，纵向装订，左侧打孔（A4纸标准两孔），每类文件按清单分类标题分开，根据时间先后顺序摆列，并应有明显的分隔标识。文件资料装订后，请在文件夹封面和侧面标明XXX集团名称和文件夹序号（请不要采用订书钉等不便于拆除的方式装订）；B. 在各文件夹首页附上记载相关文件名称之文件目录，并请同时将该文件目录电

5、子版发送至本所项目主管律师的电子邮箱：XXXXXXXXXXX(ii) 文件的提供XXX集团所有准备的文件除用于自己留档、建立数据库外，请另行为本所准备一份，用于本所尽职调查。(iii) 其它文件如有本清单未列出或未明确列出、但可能对XXX集团造成重大影响的事件或文件，请自行向本所进行说明并提供相关文件。(2) 对本清单进行标注在提供文件后，请XXX集团打印或复印本清单，并对于已经提供的文件，在清单上相应标注“已提供”；对于查明没有本清单列出的某项文件，根据情况请标注“无”或“缺失”；对于暂时无法提供但稍后才能提供的文件，请标注“待提供”并简单说明原因；鉴于目前我们对XXX集团的劳动关系、人力资

6、源等情况尚未进行深入了解，因此，本清单中的某些问题或文件可能不适用。如果不适用，请在相应的条款下标注“不适用”。3. 联系方式(1) 本所联系人如果在提供调查资料时遇到任何问题，请随时与本所项目主管律师联系，联系方式如下：(2) XXX集团联络人XXX集团应当指定一名本次尽职调查的联络人（该联络人需熟悉XXX集团整体情况，并能够协调XXX集团的各相关部门），并提供该联络人的联络方式（包括姓名、职务、电话号码、传真号码和电子邮件等）。第三部分 初步法律尽职调查清单1. 企业文化1.1 请提供XXX集团的愿景（长期发展目标）、使命和价值观1.2 请提供XXX集团近期人力资源管理战略规划1.3 请列

7、举XXX集团在2013年已经实施和计划在未来3-5年实施的人力资源或组织发展方面的具体举措2. 历史沿革与组织机构2.1 XXX集团组建前聘用员工状况（即筹备阶段的用工状况），并请说明此类员工的劳动关系现状2.2 XXX集团如有前身，请说明其前身组建过程及其员工的劳动关系现状2.3 请说明XXX集团在成立之后进行的兼并、合并、分立、重组、改制、名称变更、业务剥离、所有权变化等事件，并请说明在这些事件过程中，员工劳动关系如何处理2.4 XXX集团内员工的级别划分，每一级别的描述，包含能力要求、工作年限、管理范围等，请说明岗位级别的评估原则和标准，并请提供目前在每一级别上的具体员工数量2.5 请提

8、供XXX集团组织架构图及其说明（请细致说明XXX集团设立的职能部门及各职能部门的职责），各部门人数，各部门未来三年（2013年至2015年）计划的人员变动情况，如有变动请说明原因2.6 有人员管理职能的管理人员或办公室人员的简历（学历、工作经验、关键成就/成绩、过去三年（即2010年至2012年）的业绩评分以及能力测试结果），以及这些人员目前的工作职责2.7 XXX集团是否进行过员工满意度调查，如是，请提供员工满意度调查问卷及近三年（2011年至2013年）员工满意度调查情况3. 员工信息概况3.1 XXX集团目前在职员工总人数3.2 签订有固定期限劳动合同的员工人数3.3 签订有无固定期限劳

9、动合同的员工人数3.4 签订非全日制劳动合同的员工人数，并请说明背景情况3.5 签订劳务合同（雇佣合同）的员工总人数，并请说明背景情况3.6 签订兼职协议的员工总人数，并请说明背景情况3.7 签订停薪留职协议的员工总人数，并请说明背景情况3.8 在员工人数的年龄段、男女职工人数、未生育女职工人数等方面，如有统计数据请提供3.9 如存在内退（提前退休）、病退、退养等类似情况员工，请提供人数并说明背景情况3.10 是否存在待岗职工，如是请说明背景情况3.11 是否存在借调代用职工，如是请说明背景情况3.12 是否存在外籍员工、台港澳员工，若是请提供人数和名单3.13 涉及第三方的用工情况(1) 第

10、三方服务机构代为雇佣的临时工和销售员的人数和名单以及他们在2011年至今在XXX集团服务的时间(2) 劳务派遣用工的岗位、人数和情况(3) 请提供和第三方服务机构签订的服务合同样本3.14 是否存在不属于上述任何一种情况的员工，若是请简单说明该员工的特殊情况及劳动关系现状3.15 请提供XXX集团职工名册（含职工人数、职工参加工作时间、在XXX集团连续工作时间、工资以及职务、职位、劳动合同期限、法定退休时间等基本情况）3.16 是否存在公司向其支付工资或承担福利，但不在册的员工（即“吃空饷”的员工）？若是，请简介背景4. 招聘录用与员工入职4.1 XXX集团在员工招聘录用上是否有专人负责，如是

11、请说明4.2 XXX集团员工的主要来源是什么，主要面对人力市场中的哪些人员4.3 XXX集团目前的招聘吸引力如何4.4 请说明XXX集团的员工招聘渠道、招聘手段4.5 请简介XXX集团的招聘流程、面试考核手段4.6 请提供员工招聘中涉及的如下资料(1) 招聘广告(2) 录用通知书(3) 录用条件4.7 请提供员工入职登记表、入职声明等相关资料样本4.8 员工办理入职手续，XXX集团会要求提供哪些资料，请列出清单4.9 XXX集团在招聘员工时是否有要求提供担保，如是请提供相关信息和资料4.10 请简介员工试用期的如下情况(1) 试用期期限的确定(2) 试用期的延长和缩减(3) 哪些情形下约定试用

12、期(4) 哪些情形下不约定试用期4.11 员工试用期内不符合录用条件，XXX集团具体的处理流程5. 劳动合同的订立与续订5.1 XXX集团与员工订立劳动合同的时间5.2 XXX集团与员工续订劳动合同的时间，并请提供续订通知等文书样本5.3 在劳动合同的签署上，员工签名、公司盖章具体如何规范5.4 请提供XXX集团如下合同书样本，如同类文书如有多个样本请一并提供(1) 劳动合同书（含全日制劳动合同书、非全日制劳动合同书、无固定期限劳动合同书等）(2) 劳务协议（即雇佣合同、劳务合同等）(3) 兼职协议(4) 返聘协议(5) 停薪留职协议5.5 XXX集团的劳动合同书是否包含如下内容，如是请简单介

13、绍(1) 员工指定通讯地址(2) 紧急联络人及联络方式(3) 工作地点、工作内容的调整(4) 正常工作时间工资(5) 加班工资的计算基数及排除项目(6) 年终奖、季度奖、提成(7) 工资工时的异议期及拒绝支付声明(8) 员工离职时相关费用的结算和抵扣5.6 XXX集团是否已与特别人员（如总经理等高管、人力资源部全体员工）签订书面劳动合同，如有未签订情况请说明5.7 XXX集团是否有未与在职员工签订劳动合同的情况，如有请说明情况5.8 未签订劳动合同的员工，如何约定期限、试用期、工资、社会保险等相关事项5.9 对签订劳动合同的员工，请简介劳动合同期限和试用期标准5.10 对于高管层（含总经理、副

14、总经理、分公司总经理等），XXX集团是否与其签订特别的高管合同和协议，如是请提供相关样本5.11 监事、董事或主要管理人员（如总经理、财务总监等）与XXX集团订立的服务协议5.12 对于核心员工，XXX集团是否与其签订特别的劳动协议，如是请提供协议样本6. 劳动合同的履行与变更6.1 XXX集团是否有与员工特别签订岗位期限协议，如是请提供样本6.2 XXX集团内部是否有换岗或轮岗安排，如是请简介实施方案6.3 请简述XXX集团内部晋升流程、晋升标准，并请提供相关文件资料6.4 关于岗位职责(1) XXX集团是否针对所有员工都已撰写岗位职责说明书(2) 岗位职责说明书是否都已交员工签字确认(3)

15、 岗位职责说明书在人力资源管理中的效用如何6.5 劳动合同的如下内容变更时，XXX集团具体如何操作(1) 工作时间(2) 工作地点(3) 工作岗位及职责、工作内容(4) 劳动合同期限6.6 XXX集团是否存在职业病危害的作业，如是请提供人员覆盖范围及所采取的防护措施7. 薪酬福利7.1 请提供XXX集团相关的工资管理和福利管理制度7.2 XXX集团薪酬福利的市场定位如何（请从基本工资、固定补贴、奖金、可变薪酬、福利等方面分别和市场进行比较）？薪酬目标比对市场是什么？是否参加薪酬市场调研，若是，由什么机构或者部门提供市场薪酬报告？7.3 对全日制用工的员工，请简介执行的工资支付标准和相应的加班工

16、资支付标准7.4 XXX集团是否存在固定月薪制、年薪制的员工，如是请说明员工覆盖情况及相应政策7.5 对非全日制用工的员工，请简介执行的工资支付标准和相应的加班工资支付标准7.6 对综合计算工时工作制的员工，请简介执行的工资支付标准和相应的加班工资支付标准7.7 对不定时工作制的员工，请简介执行的工资支付标准和相应的加班工资支付标准7.8 XXX集团是否有采取计件工资？如是，请简介适用人群、计件工资的计算依据、如何认定计件目标？在计件工资下是否支付加班工资以及如何支付？7.9 请提供2011年8月至2013年7月间各月的工资计算表格7.10 XXX集团是否存在定期薪酬复核和调薪方案？如有，请提

17、供具体政策及过去三年（2010年至2012年）实际调薪政策和比例7.11 XXX集团的薪酬组成如何，请简介员工薪酬福利中各组成部分及其计算标准7.12 不同级别/类别的员工薪酬(1) 组成是否相同(2) 如果不同，请说明各级别/类别员工的固定工资和奖金以及补贴的比例如何，并简单说明原因(3) 请提供2012年每一级别的工资范围和每一级别的平均工资7.13 XXX集团是否存在对于某一特殊群体执行特殊的薪酬福利政策（例如销售提成、年终分红等）7.14 XXX集团对于高管人员是否执行特殊的薪酬福利激励制度？若是，请简要说明并提供相关制度和政策7.15 XXX集团对于核心人员，是否有特殊的奖励或福利（

18、如信用借款、送车送房）？若是，请简要说明并提供相关政策7.16 XXX集团是否支付员工年终双薪、年终奖、季度奖、绩效奖等奖金，如是请简介支付标准和相关政策7.17 请简述XXX集团福利的实施情况，包括各自实施的覆盖范围，并请提供相关政策7.18 XXX集团是否为员工提供长期激励政策？若有请提供相关覆盖范围和政策7.19 请介绍并提供XXX集团和下属全资及控股子公司的员工持股计划（如有）7.20 XXX集团是否为个别员工提供了配笔记本、配车、配房？若是，请提供相关覆盖范围和政策7.21 XXX集团是否还存在其他特别的薪酬福利项，若是请简要说明7.22 请简述XXX集团支付员工薪酬待遇的相关情况(

19、1) 支付时间(2) 支付方式（现金还是转帐支付）(3) 是否存在委托其他机构代为发放，如是请说明情况(4) 员工的工资单是否要求签字确认，请提供相关文本(5) 工资单是否发放员工本人一份8. 绩效管理8.1 请提供XXX集团目前采取业绩管理体系（包括业绩管理流程、业绩评估的方式、方法和频率）8.2 对于员工个人，是否采用了目标管理的手段，请简要说明业绩考核的主要指标8.3 对于业绩优秀者和业绩落后者的管理方式如何，请说明绩效评估结果如何与薪酬、培训、奖惩挂钩8.4 XXX集团是否存在“竞争上岗”、“末位淘汰”的考评方式，如有请说明具体政策9. 工作时间与休息休假9.1 XXX集团对于全日制的

20、员工，请简介目前执行的工时制度9.2 员工是否存在加班情形，如是请说明人员覆盖范围及具体执行方式9.3 请说明XXX集团对非全日制员工工作时间的安排情况9.4 特殊工时制(1) 是否采用不定时工作制(2) 是否采用综合计算工时制(3) 请简介特殊工时制覆盖的员工和相关制度(4) 请提供人力资源和社会保障部门出具的批准函9.5 请说明XXX集团对不定时工作制员工工作时间的安排情况9.6 请说明XXX集团对综合计算工时制员工工作时间的安排情况9.7 XXX集团采用何种方式进行考勤9.8 XXX集团的员工考勤时间是否书面确认，如是请提供书面资料9.9 XXX集团现执行的假期制度（含法定节假日、带薪年

21、休假、婚假、产假、哺乳假、看护假、丧假、探亲假、病假、事假等）9.10 XXX集团哪些假期是有薪假期，如是假期工资如何支付9.11 XXX集团哪些假期属无薪假期9.12 XXX集团目前对于员工累计的未休假期，是否提供现金补偿？若是，请提供计算标准9.13 请简介员工请假、销假的操作流程，并提供相关文件10. 规章制度10.1 请简介XXX集团规章制度体系，并提供相关文件10.2 XXX集团是否制定员工手册，如有请提供现行版本10.3 XXX集团的员工手册是经过民主程序制度，如是请提供相关程序资料10.4 XXX集团的员工手册是否经过合规审查，如是请说明情况10.5 XXX集团的员工手册是否向员

22、工公示，如是请简介公示方式，如有相关文书请予提供11. 社会保险、商业保险和住房公积金11.1 请提供XXX集团近三年（2011年至2013年）的社会保险和住房公积金的缴纳历史情况（如社会保障缴纳清单等）11.2 请说明社会保险缴纳情况（XXX集团为员工缴纳的社会保险种类、缴纳比例、缴费基数、缴纳人数、有无欠缴情况）11.3 XXX集团是否为员工提供补充养老保险（企业年金）？若是请提供相关覆盖范围和政策，以及会计师出具的年金审计结论11.4 员工是否有办理商业保险（如团体意外险、雇员责任险等），如是请简介相关情况11.5 请说明住房公积金缴纳情况（XXX集团为员工缴纳的缴纳比例、缴费基数、缴纳

23、人数、有无欠缴情况）12. 保密与竞业限制12.1 请提供XXX集团保密规定方面的文件资料12.2 请说明XXX集团商业秘密管理现状12.3 XXX集团是否与有保密义务的员工签署保密协议，如是请提供协议样本12.4 请简单说明竞业限制约定情况(1) 是否签订竞业限制协议，如是请提供样本及相关文书表单(2) 竞业限制涉及的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员的覆盖范围(3) 竞业限制的范围、地域、期限如何约定(4) 竞业限制违约金13. 培训与发展13.1 XXX集团实施或计划中的员工培训和发展计划，其中实施了哪些主要的培训，在培训方面有哪些主要的措施13.2 XXX集团内部日常培

24、训如何操作13.3 XXX集团培训的管理、记录、反馈等工作如何进行13.4 XXX集团通常选派哪些员工参加专业培训13.5 XXX集团是否与参加培训的员工签署培训协议或服务期协议，如有请提供样本13.6 参加培训的员工如违反约定，XXX集团将作何处理14. 人才管理14.1 请提供XXX集团关键人才的名单，并说明选择理由14.2 XXX集团在关键人才管理上有哪些举措，请提供相关流程文件或所从事工作的描述14.3 XXX集团有没有关键人才继任计划，如有请提供相关职位和人员名单，并提供其他相关文件15. 特殊员工15.1 请简介XXX集团对如下特殊员工实施的管理政策(1) 童工(2) 未成年工(3

25、) 女职工（含生育管理、三期管理等）(4) 非全日制用工(5) 兼职员工(6) 退休返聘员工(7) 外籍员工(8) 台港澳员工(9) 劳务派遣员工15.2 除了上列所述特殊员工之外，XXX集团是否还存在其他特殊情形下的员工，如是请予以说明16. 异地用工与关联企业16.1 请说明XXX集团现有非自然人股东状况16.2 XXX集团对外投资/股权结构图，包括公司所有境内外子公司/企业、分公司、办事处、研究所等（请注明该等控股公司及参股公司的其他投资者及该等控股公司及参股公司的股权结构）16.3 XXX集团与关联企业之间是否存在交叉用工情况，如有请说明16.4 XXX集团对外投资/股权涉及的用人单位

26、，员工劳动关系如何管理（主要包括劳动合同签订、工资福利支付、社会保险关系等）17. 员工离职政策与流程17.1 请简介员工离职遵循的流程，并提供相关文件资料17.2 XXX集团近三年（2011年至2013年）员工流动统计（请提供全公司以及分部门、分级别等统计数据），请说明其中主动离职和被动离职的比例17.3 XXX集团目前执行的劳动合同解除赔偿制度17.4 员工离职时的工资如何结算、支付17.5 XXX集团是否为离职员工出具离职证明，如是请提供样本17.6 员工异常离职时是否签订离职协议，如是请提供相关文件18. 劳动争议、仲裁、诉讼和行政处罚18.1 XXX集团劳动争议的内部申诉与解决(1)

27、 是否存在劳动争议内部申诉渠道，如是请说明(2) 是否存在劳动争议内部申诉与解决流程，如是请说明(3) 是否有设立企业劳动争议调解委员会，如是请简介如何运作18.2 XXX集团近三年（2011年至2013年）是否与员工发生过劳动争议，如有，请提供和解协议、仲裁申请书、起诉状、上诉状、答辩状、调解书、判决书或裁决书或已生效法律文书执行情况的说明等文件18.3 请确认XXX集团近三年（2011年至2013年）是否存在罚款或者涉及限期改期、责令等方面的行政处罚（包括但不限于工资、加班工资、工作时间、社会保险等行政处罚），如有请提供相关处罚通知书（决定书）、缴纳罚款的收费凭据或纠正违法违规行为的说明等

28、相关文件18.4 请说明XXX集团所知的任何有可能在未来引起上述争议、仲裁、诉讼或者行政处罚并对XXX集团有不利影响的事实或潜在的争议（如劳动合同履行过程中的纷争事件、违反法律的情况、员工投诉等）的详细情况18.5 涉及XXX集团员工且尚未处理完毕的工伤、非因工死亡、意外、交通事故的情况说明及证明文件18.6 曾发生过的罢工或怠工事件的劳动纠纷情况报告19. 职代会、工会和党支部19.1 是否成立工会？请描述工会和/或职工代表大会在重大事宜决策中的权限，在公司和员工以及员工纠纷处理中的角色定位19.2 工会组成情况，各部门工会代表名单19.3 XXX集团是否与员工签订集体合同，如是请提供合同亲

29、本并简介集体合同协商过程19.4 近三年（2011年至2013年）工会会费数额及使用情况19.5 XXX集团是否成立党支部，如是请简介党支部开展活动情况20. 人力资源管理系统20.1 请简要说明XXX集团人力资源部门的管理架构（如人数、层级、职责分工等）20.2 XXX集团劳动人事管理是否外包，如是请提供和第三方的人事、行政服务协议并说明情况20.3 请提供XXX集团目前使用的人力资源管理信息系统的相关文件20.4 目前的人力资源管理系统是否有外包商支持，如是请简要说明20.5 目前的人力资源管理系统是否契合XXX集团的实际状况20.6 目前的人力资源管理系统能否支持重大的机构扩张和人员增长20.7 XXX集团是否制作2012年度人力资源工作报告，如是请提供报告文本XXXX（深圳）律师事务所 20