办公用品管理、领用和发放ppt课件.ppt

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1、办公用品管理,学习目标,能够购买或领用办公设备以及消耗品。能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。能够实施办公资源的保管、发放和利用。能够实施办公设备和办公用品的库存监管。,为加强公司办公用品申购、领用、发放管理规范性，本着“节约成本，提高效率，规范流程，明确责任”的原则，倡导“优质环保、勤俭节约”的现代化办公方式 各个部门指派专人负责，由公司办统筹管理，按季度申领、发放，领用时要做好登记，严格控制办公用品的领用。由专人负责领用及保管部门办公用品。,一、办公用品的种类,（1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白纸，带单位抬头的用纸（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺

2、子、修正液（3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机（4）归档用品：文件夹，档案袋（5）办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备；办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等,二、办公用品的购买、申领程序,办公用品申请需填写办公用品申请单，办公用品的申请人为各个部门办公用品管理负责人（一）固定资产类 根据需要由专人发起公司内部的固定资产立项表，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采购。（二）电脑设备耗材类 根据需要由专人发起公司内部的办公易耗品采购申请单，说明需要货物的品牌和型号，经过部门

3、领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采购。（三）办公易耗品类 每季度申购1次，根据部门计划申请，由专人发起公司内部的办公易耗品采购申请单，说明需要货物的品牌和型号，经过部门领导、分管领导批准后到苏酒服务部进行采购，要做好当季的计划，中途不补货；根据清单内容进行填写，参考附件集团办公易耗品采购清单目录。（四）其他类 采购清单目录上没有的，金额小于1000元，经公司办批准可以自行采购。,办公用品的验收、领取及售后,提供办公用品的费用质量和交货 售后服务 安全可靠性,三、办公用品的接收,(1)先用订货单核对对方交付货物时出具的物品清单及货物。(2)发现数量不对，应立即通知、以文档形式通过OA发送至公

4、司办，联系供应商。(3)各部门会议接收真实数量支付货款。(4)接收的每一类货物的详情，应登记在办公用品管理台账中。(5)接收后，要及时更新库存余额。(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。,四、办公用品的保管,（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。（2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保证物品不会因过期而不得不销毁（4）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故危险的可能（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面

5、，以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到,五、办公用品的发放,（1）指定专人发放（2）按照公司规定的发放时间发放（3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放（4）物品领用要做好登记，要注明编号、物品名称、数量、领取人签字、日期等要填写清楚（6）清点核实所发放的办公用品（7）提醒使用人注意节约，杜绝浪费,库存物品分类记录表,物品领用登记表,六、办公用品的库存控制,最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，

6、就必须采取紧急行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与再定货量接近时，就意味着必须订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常运行。,库存控制的优点(1)大量的资金不被不必要的库存占用。(2)空间不被用来存储不必要的货物。(3)能监督个人和部门对物品的使用。(4)避免物品被破坏或因过期而作废。(5)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。(6)可利用准确的库存进行估价。,七、办公用品的库存监督,检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物

7、品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每2个月1次。定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量；也通过监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常1年检查2次检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未使用的物品；发现和纠正库存记录的不正确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如1年4次。,九、办公设备建档,1.对日常用品、办公用品、办公家具、各类设备的数量、现状和使用情况调查的清清楚楚，然后进

8、行分类建档。包括名称、制造商、购买时间、放置地点等2.设备的操作、保修和维护信息3.设备的故障排除和零部件更换信息，发生故障的日期，情况，报告人等4.设备的使用情况登记。,任务实施通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100令，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25令时候，小张就要组织再次订购新货了。如果A4文件纸数量少于15令时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。,班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事？,技能训练,秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆

9、力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？,案例分析,你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公用品专员你要负责办公用品的保管和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？,案例分析,谢谢！,