招开会议101个注意事项.ppt

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1、会议101注意事项,目录,使会议开得卓有成效会议准备出席会议主持会议,使会议开得卓有成效,1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。,使会议开得卓有成效,6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。7.要熟悉正式会议的各种程序规则。8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。10.信息要加以选择，避免过多。,使会议开得卓有成效,11.组织视像会议和打出会议电话

2、时要考虑世界各地的时差。12.通过限制网上会议时间使会议完善。13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。14.仔细考虑你要召开的会议的类型。15.会议要尽可能小，以免分散注意力。,使会议开得卓有成效,16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。17.凡辅助文件均应与议程一并发出。18.会前先拉几个盟友。19.开会前必须确信一定能达到会议目的。20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。,会议准备,为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。,会议准备,21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。22.决定开会时间

3、前要先考虑交通时间。23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。,会议准备,26.任何议程变动都必须通知主持人。27.议程要尽可能短小简单。28.尽量将议程限制于一页纸上。29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。,会议准备,31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。32.必须将电话转移出会场。33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。35.要找个确保没有干扰的会

4、场。,会议准备,36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。37.使用圆桌可使会议定调为非正式。38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。39.座位之间应有一臂长的间隔。40.不能让与会者受太阳直接曝晒。,会议准备,41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。,会议准备,46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。,出席会议,一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。,出席会议,47.

5、会前拟出自己的发言稿。48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。49.要保持积极的脸部表情和音调。50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。51.开始发言前先作深呼吸。,出席会议,52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。55.谈判时要识别任何有一致性的地方。56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。,出席会议,57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。60.必须按照议程顺

6、序作会议记录。61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。,出席会议,62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。,主持会议,每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。,主持会议,64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。66.尽量于会前认识新来者。67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。,主持会议,69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

7、71.要制止支流辩论和私下交谈。72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。,主持会议,74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。,主持会议,79.必须清楚每次会议的规则。80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。81.要改变会议气氛，须先改变议题。82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

8、,主持会议,84.确保各项决议记录在案。85.必须尽量以积极的调子结束会议。86.向每位到会者、所有的发言人致谢。87.要区别书面规则与非书面仪式。88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。,主持会议,89.向与会者提供收发信件服务。90.首先处理日常事务和管理事务。91.应在签名报到台旁设一信息台。92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。93.要为小组委员会制定准则。,主持会议,94.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。95.可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。96.请记住，你有权决定何时闭会。97.为重要会议录像，以便将来参考。98.要尽可能简化程序规则。,主持会议,99.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。100.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。101.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则。,