公文写作二重点文书写作.ppt
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1、,秘书课程 公文写作-重点文书写作,2,课程目标,课程内容,三通文件,通告通知通报,三通文件区别与联系,区别,所告知对象不同;制发时间不同;目的不同;作用不同;,联系,都有沟通情况、传达信息的作用,三通文件区别,所告知的对象不同。通报是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训通报下级单位或部门,无论哪种通报,受文单位只能是制发机关的所属单位或部门;通告所告知的对象是全部组织和群众,它所宣布的规定条文,具有政策性、法规性和某种权威性,要求人们遵照执行,一般都要张贴或通过电台、电视台等新闻媒体大力宣传;通知一般只通过某种公文交流渠道,传达至有关部门、单位或人员,它所告知的对象是有限的。,三通文件区
2、别,制发的时间不同通报制发于事后,往往是对已经发生了的事情进行分析、评价,通报有关单位,从中吸取经验教训;通告、通知制发于事前,都有预先发出消息的意义。,三通文件区别,目的不同通报主要是通过典型事例或重要情况的传达,向全体下属进行宣传教育或沟通信息,以指导、推动今后的工作,没有工作的具体部署与安排;通知主要是通过具体事项的安排,要求下级机关在工作中照此执行或办理;通告公布在一定范围内必须遵守的事项,有着较强的、直接的和具体的约束力。,三通文件区别,作用不同通报可以用于奖惩有关单位或人员。通知、通告无此作用。,通 报,企业通报是企业单位用以通报某些影响较大的典型事例和传达情况的公文,它主要用于本
3、企业交流经验、总结教训、教育员工、改进工作、表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况等。,通报的特点,目的的教育性事例的典型性 发文的时效性事实的真实性,通报的类型,通报的结构,通报正文,通报正文,1通报缘由 简要概括出通报事项的主要事实,即写明文件的起因、发展、结果、影响等大体概貌。2通报事项 具体地叙述构成事实的时间、地点、人物、事件、结果等要素,通过选取具有典型性、代表性的材料加以阐述。3简要分析 对通报事项进行概括分析,对事件的本质作出评价,指出其模范先进事迹的精神实质,或其错误的根源和危害,达到了解本质、掌握实质的目的。这部分要注意一定要从实际出发,进行中肯分析,旗帜鲜明地概括出经验
4、或教训的要点。,通报正文,4处理决定 简明概括地表明对所通报人物事件的态度,即对有关人员或单位进行具体的实事求是的表彰或处分,同时提出希望和要求。这部分内容要文字简练,篇幅简短。5签署 写明发文企业名称和成文时间。在通报标题中已标明发文企业名称的,这里就不必再写。,通 知,概念:上级对下级、组织对成员或平行单位之间进行部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。写法以布告形式贴出,把事情通知有关人员,如学生、观众等,通常不用称呼。另一种是以书信的形式,发给有关人员,写作形式同普通书信,写明通知的具体内容即可。邮件形式:书信形式的的另一种表现形式。,2023/5/26,17,通 知 1,通知全
5、体学员:本星期日(8月18日)上午10时,中心将在中心第二教室举行招聘说明会,请准时出席。,2023/5/26,18,通 知 2,通知全体学员:本星期日(8月18日)上午十时,在中心第二教室举行招聘说明会,请准时出席。2007年8月12日教学部,2023/5/26,19,通知 3,通 知全体学员:本星期日(8月18日)上午十时,在中心第二教室举行招聘说明会,请准时出席。2007年8月12日教学部,2023/5/26,20,通 知,关于2010年元旦放假的通知全体员工:根据全国年节及纪念日放假办法的规定及国务院办公厅关于2008年部分节假日安排的通知精神,今年公司元旦放假时间为:元月1日至3日,
6、共3天。元月4日正常上班。2007年12月29日(星期六)、30日(星期日)分别上元月2日(星期三)、3日(星期四)的班。放假期间,公司安排值班人员要坚守岗位、高度负责,做好节日期间防火防盗工作,切实保障员工和财产的安全。预祝大家过一个愉快的元旦!*市*有限公司2007年12月21日,2023/5/26,21,作业讲解与点评,关于上课着职业装的通知应用文学习总结,课程内容,会议纪要,会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严
7、格按照公文制发处理程序办事。,会议记录,会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴,会议记录只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。,会议纪要的特点,会议纪要 分类,会议纪要 分类,会议纪要,会议纪要一般分两大部分开头第一部分一般应写明会议概况,包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分,反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下三种写法:集中概述法分项叙述法发言提要法,2023/
8、5/26,29,范 文,产学研讨论会议纪要 时 间:2004年2月16日上午 主 持 人:毛大龙 出 席 人:黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜 列 席 人:林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波会议要点:1、毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和2011年全省教育工作要点。要求要结合上级指示精神,创造性地开展工作。2、会议决定,王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作。各单位、部门要及时向分管领导请示、汇报工作,分管领导要在职权范围内大胆工作,及时拍板。如有重要问题需要学院解决,则提交办公
9、会议研究。,2023/5/26,30,范 文,范 文 A B,课程内容,计划,计划的概念 机关、团体、企事业单位或个人,对一定时期的工作预先做出安排和打算时,都要制定计划。计划的内容和写法要比规划具体、深入,要比设想正规、细致,要比方案简明、集中。,2023/5/26,34,计划的内容,开头 主体 要做哪些事做到何种程度怎么做(详细步骤和安排)谁来做(具体到人)SMART原则结尾,2023/5/26,35,范 文 A B,写计划常见的问题,对计划不重视 把目标当成计划,只有目标,没有完成目标具体的方法、步骤、策略计划不具体、不明确,没有落实到人,2023/5/26,37,课程内容,总 结,概念
10、:单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价,从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。,2023/5/26,39,总 结,总结的写法 标题 正文 前言主体结尾落款,2023/5/26,40,范 文 A B,课程内容,述职报告,述职报告是指各级各类机关工作人员,主要是领导干部向上级、主管部门和下属群众陈述任职情况,包括履行岗位职责,完成工作任务的成绩、缺点问题、设想,进行自我回顾、评估、鉴定的书面报告,写作方式,一般为2种:一是四大段式,即做法+成绩+不足+改进。二是逐条答复式。每条职责需逐个回答:做法+效果+问题+改进。,述职报告五要点,述职报告分类,述职报告结构
11、,包括标题、称谓、正文和署名四部分。,述职报告标题,单行标题:例:“述职报告”或者“在(上)的述职报告”双行标题:正题写主题,或者写述职报告类型例:1、加快改革开放和现代化建设步伐,夺取有中国特色社会主义事业的更大胜利在中国共产党第十四次全国代表大会上的报告2、继往开来,与时俱进,全力以赴向国家级示范性高中冲刺在中学第二届教职工代表大会第四次扩大会议上的述职报告(19992000年度)3、政府工作报告2001年月日在第七届市人民代表大会上的报告,述职报告称谓,称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定。例:1、“各位领导、代表”。2、“尊敬的各位领导、来宾,全体教职工代表,全校
12、教职工同志们”,述职报告正文,正文:依据报告的场合和对象而定一般来说采用总结式写法,共分四部分。,述职报告结尾,报告结束时要用称谓礼貌用语例:“以上述职报告妥否,请予审议。谢谢大家!”落款要写明自身姓名及单位名称,最后写报告年月日。,课程内容,工作简报,工作简报即是以组织的名义对本组织在某一阶段的工作开展及完成状况向组织成员及公众的说明和公示。,简报作用,简报是用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作的一种专用文体。“工作通讯”、“情况反映”、“工作动态”等都属于简报之列。,简报种类,范 文 A B,课程内容,礼仪文书的特点,(一)礼仪性 不仅文辞典雅、称谓谦恭、祝颂礼貌,而且在书
13、写款式、书写材料等方面也颇为讲究。(二)情意性 要表达真挚的情感。(三)广泛性社会工作和生活中各种公关礼仪活动经常使用。,若需邀请亲朋友好去你家做客,你是如何邀请的?,一、邀请函,概念 邀请书(信),是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项重要活动时所常用的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中,这类书信使用广泛。,一、邀请函,特点 礼仪性 明确性 发送对象是针对特定的单位或个人 类型 会议类邀请书:专为庆祝会、纪念会、座谈会等发出;活动类邀请书:专为仪式、宴请、执行等发出;工作类邀请书:专为成果的评审、鉴定、决策的论证而发出。,一、邀请函,文体结构和内容结构标题 在纸上方中间用大于正
14、文的字体标出“邀请书”三个字。也可在“邀请书”三字前用小字标出发邀请书的单位名称。称谓 在正文的上一行顶格写被邀请者(个人或者单位)名称。姓名之后可加“书记”、“校长”等职称或者“先生”、“女士”等 尊称。单位名称要用全称,以示尊敬。称呼之后加冒号。,正文 在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般写清邀请的目的、活动内容、性质、时间、地点及应注意的一些问题。结尾 通常写“敬请光临”、“敬请莅临”、“敬请光临指导”或“恭候光临”等礼貌用语。落款 写清发邀请书(信)的单位名称或个人姓名,下一行注明年月日。如果单位名称在标题中已标出,可从略,但为了表示礼貌,一般 都是要再次注明的。,关于邀请出席专业建
15、设指导委员会 财务会计专业岗位能力与课程体系改革研讨会的函尊敬的公司财务总监张女士:经我系推荐,学院批准,拟聘请您担任经济管理系专业建设指导委员会专家委员,并请您出席“财务会计”专业岗位能力与课程体系改革研讨会。一、会议目的 为使我系的专业定位更加准确,课程设置、教学计划更加符合职业岗位的要求,突出高职特色,特举办本次研讨会。烦请您对我系“财务会计”专业的培养目标、专业定位、岗位能力的分解及课程设置提前准备好指导意见。二、会议主要内容(一)成立专业建设指导委员会,并由学院领导为专家委员颁发聘书。(二)专业岗位能力与课程体系改革研讨。三、会议时间、地点 时间:2006年6月30日(周四)上午8:
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