紫晶文档一体化管理系统.ppt

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1、紫晶文档一体化管理系统,功能与使用讲解,一、安装与注册,1、将光盘放入电脑，稍等片刻（如果安装界面没有出现，请打开光盘双击运行setup.exe）。2、安装界面出现后，点击“下一步”，直到出现下图所示界面,将C:改成D:,3、点击“下一步”，直到安装完成。,4、安装党政网接口。打开光盘，进入“dzw成都市党政网”，双击，点击“下一步”直到安装完成。5、系统注册。打开光盘，进入“注册系统”文件夹，双击，填上本单位的全宗号，点击注册。,一、安装与注册,二、升级到ver2011版本,1、查看自己紫晶的版本。在紫晶登录界面右上角查看。如下图 2、升级补丁。将“补丁标准版（ver2011）”文件夹中的所

2、有文件复制粘贴到D:Program Files紫晶档案thamsbin下，选择全部替换。升级对原有数据不造成影响。,登录界面右上角查看版本,三、登录及保管期限设置,1、系统默认帐号为：用户编号：root口 令：123456782、保管期限设置。进入“系统”下的“库参数设置”,选中“保管期限”卡片，点击“添加”，输入保管期限。点击“确定”。,四、公文管理,1、收/发文年度设置。著录哪一年的收发文，年度就设置成哪一年，例如，2012年著录2011年的收/发文，年度就设置成2011年。2、收/发文著录。a、直接从党政网上接收数据。进入党政网“公文交换箱”，选择已收/发文，选择需要接收的收/发文，点击

3、鼠标右键，选择“从档案网上接收：收文/发文”b、手工著录。进入“收文管理/发文管理”，输入收/发文重要信息（包括：来文单位、来/发文字号、题目、文件日期、页数），点击保存。,1、进入“人工归档”，输入档号，点击回车键。档号格式：全宗号-保管期限年度-盒号 例如：010-永久2012-00012、归档。a、收/发文直接进行归档。,五、档案著录,选择需要归档的收文,归档按钮,未归档收/发文库切换,取消归档,未归档收文库,点击保存,b、其它归档文件的手工著录。点击“归档文件目录”，进入盒内文件录入界面，点击“添加”，输入每件文件的重要信息（包括：文件编号、责任者、题名、文件日期、页数、保管期限），点

4、击保存。3、全文挂接（同收/发文全文挂接）4、件号修改与顺序调整。如下图进行调整，调整完成后保存。,五、档案著录,选择向上或者向下调整位置,选中需要调整位置的文件,点击修改件号，输入本盒的最好件号（如：本盒件号是5-11，那么输入5）,五、档案著录,5、归档文件目录打印。依次点击“归档文件目录”、“目录打印”、“打印”。,六、全文,1、全文入库a、存放路径。D:Program Files紫晶档案thamssigdata。b、管理格式。在data文件夹下新建文件夹，并以年度进行命名。将全文文件按年度分别复制粘贴到不同年度的文件夹中。2、全文挂接将对应的目录和全文进行挂接。点击“全文挂接”，在da

5、ta文件夹内选择当前文件对应的全文文件（多个全文使用ctrl+鼠标左键选择），选择完成后点击“选中退出”。3、全文级别。全文挂接完成后必须在“全文级别”一栏中选择级别，否则无法保存。,七、编目检索,1、收发文检索。根据输入的收/发文目录信息，输入关键字进行查询。如：要查询2012年成都市档案局发的文件，可以输入“2011 成都市档案局”查询。2、案卷检索。根据档号信息，输入关键字进行查询。如：要查询永久2011年的档案盒，可以输入“永久2011”查询。3、文件检索。根据归档文件的文件编号、责任者、题名等信息来进入数据查询。（方式同上）4、数据的统计。查询出数据后，界面左上角会统计查询出来的数据

6、盒数和件数。,八、城乡统筹,1、城乡统筹档案模块的作用：将已归档文件中，属于城乡统筹的档案选取出来，然后另行单独的进行组盒归档，不需要改变实体档案的存放位置。2、进入“系统”下的“城乡统筹档案”，点击“新档号”，输入城乡统筹档号并确认。城乡统筹档号格式：全宗号-年度统筹文书-盒号例如：010-2012统筹文书-00013、汇集方式。a、汇集方式一（案卷级）。可同时对盒和件进行汇集（推荐）b、汇集方式二（文件级）。以件进行汇集,八、城乡统筹,4、汇集。首先将要汇集的盒查询出来，然后如下图进行操作。,选中包含城乡统筹文件的档号,选择城乡统筹文件,点击汇集按钮，逐条汇集或者全部汇集,汇集完成的文件，

7、可以通过右边框上的功能键进行位置调整和删除操作,该年度城乡统筹文件全部汇集完成后，点击“当前汇集卷入库”，结束汇集,八、城乡统筹,5、城乡统筹专题目录打印。选择需要打印的档号（ctrl+鼠标左键可多选），点击“打印”按钮，出现下图所示界面6、归档文件目录中，由于题名或者责任者过长导致打印不完整的，可以在上述界面中选择“归档文件目录（行数自增）”打印。,选择需要打印的报表名称,选择打印范围,打印,九、数据备份,1、数据备份和还原的操作。a、数据备份。进入“系统管理”下的“系统硬盘备份”，可以对现有紫晶数据进行备份操作。,选择D盘,生成的备份文件夹名称,点击备份,九、数据备份,b、数据还原。关闭紫

8、晶，将备份文件夹中的thamssig文件夹复制粘贴到D:Program Files紫晶档案 下，选择全部替换，可以还原数据。2、备份数据的保存方式。a、存放于移动硬盘b、刻入光盘,十、数据交换,进入“数据交换/网上发布”下的“数据交换”功能。1、数据转出a、新建一个文件夹（如D盘下新建）。b、点击“案卷（盒）选择”，选择需要导出的数据。一般以档号作为查询关键字，如：需要导出2012年的城乡统筹档案，可以c、点击“数据转出”，转出目录选择为a中新建的文件夹。,关键字选择“档号”,运算符选择“类似”,条件值在两个%之间输入“2012统筹文书”,点击红色箭头按钮,检索,十、数据交换,2、数据转入。点击“数据转入”，双击选中存放转入数据的文件夹，确定。注意事项：a、如果提示头文件读取失败，那么说明你没有正确的选择文件夹路径或者你转出的数据不完整。只需要重新选择路径或者重新数据转出一次。b、如果提示有档号重复，请认真核实，然后删掉重复的档号，再进行数据转入。,十一、数据信息修改,1、收发文修改。进入收文管理/发文管理，通过“检索”，找到需要修改的收/发文，直接进行信息修改，修改完成后点击保存即可。2、归档文件修改。进入“人工归档”，输入需要修改的文件所在的档号。调出该盒，对相应信息修改，修改完成后保存。,十二、结束,谢谢大家！,