项目管理组织协调.ppt
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1、2 工程项目组织协调,1 工程项目管理概论4 工程项目实施阶段的管理7 工程项目沟通管理,2.1沟通协调,2 组织协调,组织,2 工程项目组织协调,2.2组织机构,2.3生产要素,2.4施工现场,2.5工程项目管理模式,2.1 项目沟通协调管理,1.协调沟通的概念2.沟通的目的和作用3.项目沟通管理4.项目沟通管理的原则和方法5.如何促进有效沟通,沟通:人与人之间,群体与群体之间、组织与组织之间传达思想、交流情报和信息的过程。协调:以一定的组织形式、手段和方法,对项目中产生的不畅关系进行疏通,对产生的的干扰和障碍予以排除的活动。协调是沟通管理的主要方法.,2.1 项目沟通协调管理,沟通过程的一
2、般模式,发信者,编 码,通 道,接信者,译 码,信息,信息,信息,信息,信息反馈,1.协调沟通的概念,2.1 项目沟通协调管理,人际沟通,语 言,情感、思想、态度、观点,沟通障碍,动机、目的,1.协调沟通的概念,组织沟通,组织内,组织外,信息沟通,远层次,近层次,使组织成员认清形式,使决策合理有效,稳定组织成员情绪、统一组织行动,组织主管认清形式,组织成员不断认清形式,新组织成员认清形式,沟通协调的作用,2.1 项目沟通协调管理2.沟通的目的和作用,沟通的目的:促进变革,调整组织的行动。,概念:项目沟通管理指对项目内、外部关系的协调及信息交流所进行的策划、组织和控制等活动。,2.1 项目沟通协
3、调管理,沟通管理基本流程:,调查分析,确定目标和原则,制定策略和计划,效果评估,实 施,3.项目沟通管理概念,信息反馈,单向沟通、双向沟通,上行沟通、上行沟通、平行沟通,书面沟通、口头沟通、非文字语言沟通,沟通方式、方法,正式沟通、非正式沟通,言语沟通、形体语言沟通,2.1 项目沟通协调管理,3.项目沟通管理方式,按照沟通信息的传递媒介分类(1)书面沟通。传递媒介是书信、备忘录、报告、手册、表格等。(2)口头沟通。传递媒介是非正式谈话、与任务有关的交流、小组讨论、正式发言等。(3)非文字语言沟通。传递媒介包括与人有关的是面部表达,身体语言;与环境有关的是办公室设计、建筑结构。语言沟通和非语言沟
4、通要注意意义上的一致性。,2.1 项目沟通协调管理3.项目沟通管理方式,按照沟通是否需要反馈信息分类(1)单向沟通。单向沟通是指信息的沟通者和接收者的位置保持不变的沟通方式。(2)双向沟通。双向沟通是指信息的沟通者和接收者的位置不断变化的沟通方式,信息沟通者发出信息后,还要及时听取反馈意见,直到双方对信息有共同的了解。,2.1 项目沟通协调管理3.项目沟通管理方式,黎维特()曾将这两种沟通做出实验结论如下:单向沟通比双向沟通速度快。双向沟通比单向沟通内容正确。从外表秩序来说,单向沟通显得安静规矩,双向沟通比较吵闹,无秩序。从信息接受者来说,双向沟通可以提出咨询,较能了解工作意图,对自己的行为较
5、有把握。从传达者来说,双向沟通会感到心理压力大,因为可随时受到接受者的批评和挑剔。从沟通进行前的准备条件来说,单向沟通需要准备好计划,选择适当的词句才能顺利进行,而双向沟通无法预做定型计划,随时遇到质询,应有随机应变,当场做出判断和决策的能力。单向沟通的信息传达得不到回馈,无法了解对方反应,不能达到有效沟通;双向沟通通过双方表达意见,可增进了解,建立良好的人际关系。,2.1 项目沟通协调管理 3.项目沟通管理方式,按照沟通信息的流向分类(1)上行沟通。(2)下行沟通。(3)平行沟通。按照沟通严肃性程度分类(1)正式沟通正式沟通是指通过组织明文规定的渠道进行的信息传递和交流。(2)非正式沟通非正
6、式沟通是指在正式渠道之外的信息传递和交流。,2.1 项目沟通协调管理 3.项目沟通管理方式,按照沟通的介质分类(1)言语沟通(2)形体语言沟通,2.1 项目沟通协调管理 3.项目沟通管理方式,2.1 项目沟通协调管理3.项目沟通管理渠道,链式,链式,轮式,正式沟通渠道,Y式,全通道式,圆式,2.1 项目沟通协调管理3.项目沟通管理渠道,秘书专政式,正式沟通渠道,单线式,A,A,流言式,偶然式,集束式,A,A,2.1 项目沟通协调管理3.项目沟通管理渠道,非正式沟通渠道,沟通目标,听众(沟通对象),环境,沟通管理的要素,信息源,媒体(通道),信息,反馈,2.1 项目沟通协调管理3.项目沟通管理要
7、素,完整性原则,人际沟通的原则,2.1 项目沟通协调管理4.项目沟通管理的原则和方法,准确性原则,及时性原则,非正式组织策略原则,通过制度明确各机构在工作中的相互关系。,组织沟通的原则,2.1 项目沟通协调管理4.项目沟通管理的原则和方法,机构设置应以职能划分为基础,明确各机构的职责。,建立信息沟通制度,制定工作流程。,及时处理矛盾,发布指示,会议制度,个别交谈,书面的、口头的,一般的、具体的,正式的、非正式的,沟通的方法,组织活动,认清形式,协调处理问题,2.1 项目沟通协调管理4.项目沟通管理的原则和方法,会议的作用,指示的方法,沟通的内容,有效沟通的要素,2.1 项目沟通协调管理5.如何
8、促进有效沟通,沟通者,接受者,内容(Content),一致性(Context),明确性(Clarity),有效沟通的原则,2.1 项目沟通协调管理5.如何促进有效沟通,可信赖性(Credibility),渠道(Channels),持续性与连贯性(Continuity and Consisteney),接受者的接收能力(Capability of Audience),“7C”原则,项目本身的原因,人的原因,项目沟通的复杂性,2.1 项目沟通协调管理 5.如何促进有效沟通,现代项目规模大。专业化分工与项目管理的综合性矛盾。项目一次性的特点。项目难以保持稳定。,不同的利益和动机。社会心理、专业、文化
9、背景等各不同。人对变革的本能拒绝。,2.1 项目沟通协调管理5.如何促进有效沟通,项目管理者的沟通,与承包商,与部门内部,与职能部门,与业主,障 碍,2.1 项目沟通协调管理5.如何促进有效沟通,克服沟通障碍的方法,障 碍,障 碍,管制信息流,利用反馈,障 碍,障 碍,选择恰当的渠道,把握距离、领域和地位,障 碍,障 碍,知己知彼,简化语言,障 碍,主动倾听、克服情绪,障 碍,利用谣传,障 碍,注意暗示、沟通练习,2.1 项目沟通协调管理5.如何促进有效沟通,人的沟通能力表现建立人际关系每一个生活在社会中的人都要和其他人发生各种各样的相互关系,这种关系就是人际关系。人际关系的重要性主要表现如下
10、:(1)人际关系影响群体内聚力和工作效率;(2)人际关系影响自身的身心健康;(3)人际关系影响自身的自我发展与自我完善。影响人际关系的因素主要有以下因素:(1)距离的远近;(2)相似性;(3)个性特点。人际沟通的理论:每个人在心理上有三种自我状态:父母自我状态(P)、成人自我状态(A)、儿童自我状态(C)。上述三种心理状态,汇合为人的性格,而且蕴藏在人的潜意识中,在一定条件下会不自觉地表现出来,从而影响人际沟通的效果。,2.1 项目沟通协调管理 自我测试你建立人际关系的能力如何?,对下列题目作出“是”或“否”的回答:1)我很容易交上新朋友。2)我在和陌生人谈话时,常常不知如何开头。3)我交朋友
11、常由别人引见。4)我喜欢参加群体活动。5)我能很好的体会别人的心情。6)我常能准确猜出别人为什么不高兴或高兴。7)我不轻易评论别人。,2.1 项目沟通协调管理 自我测试你建立人际关系的能力如何?,8)好多人都不讨人喜欢。9)初次打交道不应信任别人。10)人只应与对自己有利的人交友。11)我很容易同别人见面熟。12)在社交场合,我可以很投入的与大家一起快乐。13)一个人外出时,我常不知如何排解孤独。14)我不喜欢常有人打扰。15)我常忘记答应别人要做的事情。,2.1 项目沟通协调管理 自我测试你建立人际关系的能力如何?,评分规则:每题选择“是”记1分,选择“否”记0分。将各题得分相加,得出总分。
12、如果你的总分接近得分的最大值,那么说明你很善于建立人际关系,容易结识新的朋友。在人际关系上的处境也较好。如果你的得分更接近得分的最低值,则意味着你建立人际关系的能力尚需要改善。,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理2.工程项目组织结构3.工程项目组织分工4.工程项目工作流程5.工程项目人力资源管理6.项目经理与建造师,组织论:关于组织应采取何种组织结构才能提高效率的观点、见解和方法的集合。,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理,组织论,组织结构模式,组织分工,工作流程,组织理论研究,组织结构学,组织行为学,组织:为使系统达到特定目标而使全体参与者经分工协作及设置
13、不同层次的权利和责任制度构成的一种组合体。,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理,组织,目标是组织存在的前提,分工协作是组织的特点,具有一定层次的权利和责任制度,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理,管理跨度,组织构成因素,管理部门,管理职能,管理层次,协调层,决策层,操作层,管理跨度(邱格纳斯公式)式中:C可能存在的人际关系数;N管理跨度。,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理,例如,一个领导人直接面对两个人,则需协调的关系数目是:如果被领导的人数增加到四人,则需协调的关系数目就是:,最佳管理跨度确定:管理者能力、被管理者的水平、工作性质和内容
14、、控制手段两种组织形态:狭长型组织形态(窄跨度、多层次)扁平型组织形态(宽跨度、少层次),集权与分权统一,才职相称,管理跨度与管理层次统一,组织结构设计的原则,专业化与协作统一,经济效率,责权明确,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理,弹性原则,动态相关性原理,组织机构运行的基本原理,要素有用性原理,主观能动性原理,规律效应性原理,2.2 工程项目管理组织,1.工程项目组织的基本原理,精干高效原则,工程项目组织机构的设置原则,目的性原则,业务系统化管理原则,弹性和流动性原则,2.2 工程项目管理组织,2.工程项目组织结构,磨合阶段,工程项目组织的发展阶段,形成阶段,表现阶段,解
15、散阶段,2.2 工程项目管理组织,2.工程项目组织结构,规范阶段,工程项目组织的特点:临时性,职能式组织结构,常用的组织结构模式,直线式组织结构,直线职能式组织结构,矩阵式组织结构,2.2 工程项目管理组织,2.工程项目组织结构,事业部式组织结构,建设工程项目管理规范规定:可选的组织形式首推矩阵式,还有事业部式和直线职能式。,直线式,公司经理,质量安全科,生产设备科,技术科,人事科,财务科,职能式组织结构,项目部1,项目部2,项目部3,项目部4,项目部5,直线职能式,矩阵式,事业部式,事业部式,课堂练习:组织结构的辨析,某市政工程分为四个施工标段。某监理单位承担了该工程施工阶段的监理任务,一、
16、二标段工程先行开工,项目监理机构组织形式如下图所示。一、二标段工程开工半年后,三、四标段工程相继准备开工,为适应整个项目监理工作的需要,总监理工程师决定修改监理规划,调整项目监理机构组织形式,按四个标段分别设置监理组,增设投资控制部、进度控制部、质量控制部和合同管理部四个职能部门,以加强各职能部门的横向联系,使上下、左右集权与分权实行最优的结合。,总监理工程师,一标段监理组,专项监理组,一标段监理组,专项监理组,专项监理组,专项监理组,课堂练习:组织结构的辨析,问题:1.图上所示项目监理机构属何种组织形式?说明其主要优点。2.调整后的项目监理机构属何种组织形式?画出该组织结构示意图,并说明其主
17、要缺点。,课堂练习:组织结构的辨析,答案:1.图上所示项目监理机构属直线式组织形式。主要优点是机构简单;权力集中,命令统一;职责分明;决策迅速;隶属关系明确。2.调整后的项目监理机构属矩阵式组织形式。其主要缺点是协调工作量大;命令矛盾,容易扯皮。,总监理工程师,投资,质量,进度,合同,一标段监理组,一标段监理组,一标段监理组,一标段监理组,2.2 工程项目管理组织,3.工程项目组织分工,X项目局部管理职能分工表,表中:P筹划;D决策;C检查;E执行。,2.2 工程项目管理组织,4.工程项目工作流程图,工作流程图:服务于组织结构,用图的形式反映组织中各项工作之间的逻辑关系。,项目设计,施工,施工
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- 项目 管理 组织协调
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