使用Word样式提高工作效率.ppt

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1、优秀精品课件文档资料,高 级 办 公 软 件,市场营销系bbs,（第版）,打造职场核心竞争力,职业竞争力的巧妙提升 高效办公的秘密武器,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,2023/5/24,徐州师范大学管理学院宋庆军bbs,第02讲使用Word样式提高工作效率,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,4,2023/5/24,第02讲 使用Word样式提高工作效率,一、学习目标二、样式的概念与应用1.理解样式的概念2.使用现有的样式格式化文档三、创建个性化的样式1.使用“修改法”定制现有样式2.使用“命名法”创建个性的样式3.使用“从头创建法”创建自

2、己的样式4.修改“正文”样式,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,5,2023/5/24,第02讲 使用Word样式提高工作效率,四、样式的管理1.重命名和删除无用的样式2.查找和替换样式3.样式添加快捷键五、样式应用体验六、小结,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,6,2023/5/24,第02讲 使用Word样式提高工作效率,使用好ord,以提高工作效率，使工作变得轻松些的途径有很多，但是，样式绝对是重要的途径之一。为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用Word工作时的情形。除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。而样式则正

3、是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式，可以让工作效率成倍提高、节约大量的时间，因此学好样式的使用是非常有意义的。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,7,2023/5/24,一、学习目标,1.如何利用样式快速地格式化文档?这个任务比较具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。2.如何让企业的公文具备统一的格式?在企业中常常利用Word制作公文，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,8,2023/5/24,二、样式的概念与应用,1.理解样式的概念

4、2.使用现有的样式格式化文档,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,9,2023/5/24,1.理解样式的概念,所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说：样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,10,2023/5/24,1.理解样式的概念,举个例子，比如在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋

5、予它一个形象的名称“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。下面我们将在“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,11,2023/5/24,2.使用现有的样式格式化文档,本小节的学习目标是学会打开“样式和格式”任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。1.启动Word2003，打开“基本应用能力培训(原始文件)”，即案例文件一。2.我们可以通过两种方法打开“样式和格式”任务窗格：一是单击

6、工具栏上的“格式窗格”按钮(图1)；二是如果“新建文档”任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令(图2)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,12,2023/5/24,2.使用现有的样式格式化文档,图1,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,13,2023/5/24,2.使用现有的样式格式化文档,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,14,2023/5/24,2.使用现有的样式格式化文档,3.“样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“

7、标题2”等。下面我们将练习使用这些现成的样式。4.在案例文件中，大家可以看到相应标题后面的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式(图3)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,15,2023/5/24,2.使用现有的样式格式化文档,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,16,2023/5/24,2.使用现有的样式格式化文档,5.接下来用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。,

8、徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,17,2023/5/24,三、创建个性化的样式,通过上面的操作，我们已经学会了使用现成的样式来修饰文档。可能你已经发现，现成的样式并不一定总是符合自己的要求，下面就来看看通过修改或创建样式，使之符合个性需求的几种常用方法。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,18,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,假设我们想把使用“标题1”样式段落的格式改为“黑体、三号、蓝色”，以满足自己文档的独特要求。要实现这个更改，可以用两种办法，下面分别说明。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页

9、,19,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,方法一：1.将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图4)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,20,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,图4,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,21,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,2.接着弹出“修改样式”对话框，通过该对话框，我们把字型改为“黑体”，字号改为“三号”，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，并通过打开的“字体”

10、对话框设置字体颜色为“蓝色”(图5)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,22,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,23,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,3.设置好之后单击两次“确定”按钮，返回Word主界面，我们可以看到所有使用“标题1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改。现在是不是已初步体会到了样式的高效性？方法一是比较方便的方法，它是通过“样式和格式”任务窗格，对相应的样式利用其“修改”命令和相应的对话框进行更改设置。那么，可不可以不进入对话框而直接进行更改呢

11、？答案是肯定的，请看下面的方法二。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,24,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,方法二：1.为了方便我们对方法二的操作进行测试，先执行“编辑撤销”命令，让使用“标题1”样式的段落仍保持默认状态。2.接着我们随意选中一个使用“标题1”样式的段落，比如“执行概要(标题1)”，然后用常规的方法通过格式工具栏或菜单“格式字体”命令，将该段落格式设置为“黑体、三号、蓝色”。3.这时可以看到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式的下方显示出更新后的样式名(图6)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,25,2

12、023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,图6,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,26,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,4.同时你可以拖动一下滚动条，看看文档中其他使用“标题1”的段落外观仍保持原状，用什么方法让它们也使用更新后的样式呢？5.先选中修改好的“执行概要(标题1)”段落，然后单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“更新以匹配选择”命令(图7)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,27,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,图7,徐州师范大学管理学院 Cop

13、yright2008 共69页,28,2023/5/24,1.使用“修改法”定制现有样式,6.执行该命令后，所有原来使用“标题1”样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了“标题1”样式中。7.作为练习，请试着用上面介绍的两种方法修改一下“标题2”和“标题3”，体会两种方法的区别和联系。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,29,2023/5/24,2.使用“命名法”创建个性的样式,在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有很多注释、提醒、警告等特殊的段落，而这些段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以便让文档具备更好的可读性。这时，我

14、们就可以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外观。用“命名法”创建样式的思路是，先把一个段落格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命名为一个形象的样式名，比如“注释样式”、“说明样式”，以后修饰和它同样的段落时，直接利用这个新建的样式就可以了。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,30,2023/5/24,2.使用“命名法”创建个性的样式,下面我们在案例文件中为说明性段落建立样式，并命名为“说明样式”。1.在案例文件中，先选中位于“任务(标题2)”部分的“说明：此处省略了一个图表。”段落，先对它进行修饰。2.用常规的方法把它修饰为“宋体、倾斜、下划线”。3.修饰完成后，把

15、鼠标指针移到“格式”工具栏左侧“样式框内”，当显示反白时输入样式名称“说明样式”(图11)，然后按下回车，就完成了该样式的创建。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,31,2023/5/24,2.使用“命名法”创建个性的样式,图11,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,32,2023/5/24,2.使用“命名法”创建个性的样式,4.在“样式和格式”任务窗格中可以看到新增了“说明样式”样式名。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,33,2023/5/24,2.使用“命名法”创建个性的样式,徐州师范大学管理学院 Copyrig

16、ht2008 共69页,34,2023/5/24,2.使用“命名法”创建个性的样式,5.下面我们用这个新建的样式来修饰另一个说明段落，它位于“任务(标题2)”下方。将插入点定位于该段落，然后用鼠标单击一下“样式和格式”任务窗格中的“说明样式”即可完成修饰。如果一篇文档中有很多说明段落要修饰，用这样的方法，是不是比较高效了呢？,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,35,2023/5/24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,我们再来讲一种创建样式的方法，之所以介绍它，是因为它有与前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相当方便，但是它也存在着不足

17、。就是用这些方法创建的样式在默认情况下只能应用于当前文档，而利用“从头创建法”创建的新样式，可以指定到模板中。这样，以后凡是使用该模板创建的文档均可使用这个样式。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,36,2023/5/24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,下面的操作，我们将从头创建一个“报告标题”样式，并用来修饰文章的标题。1.在案例文件中，单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。2.现在“名称”框内输入样式名“报告标题”，然后设置字型为“幼圆”，字号为“小二”。单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”，在打开的“段落”对话框中

18、设置对齐方式为“居中”。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,37,2023/5/24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,图 13,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,38,2023/5/24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,3.单击“确定”返回“新建样式”对话框，然后勾选“添加到模板”复选框，单击“确定”按钮后(图14)，可以看到任务窗格中增加了“报告标题”的样式名，而且该样式还被添加至模板。添加至模板的好处是，以后用建立在该模板上的新文档都包括此样式。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,39,2023/5/

19、24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,图 14,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,40,2023/5/24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,4.测试：上面操作完成后先保存一下，然后关闭。再新建一个空白文档，用前面介绍的方法打开“样式和格式”任务窗格，可以看到刚才定义的“报告标题”样式出现再“样式和格式”任务窗格中。5.下面我们使用一下“报告标题”样式。重新打开先前的案例文档一，将插入点定位于文章标题段落“思科乐器销售概要(文章标题)”，然后单击“样式和格式”任务窗格中的“报告标题”样式名，即可看到文章标题以样式定义的外观显示(图15)。,徐州师范大学管理学

20、院 Copyright2008 共69页,41,2023/5/24,3.使用“从头创建法”创建自己的样式,图15,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,42,2023/5/24,4.修改“正文”样式,在WORD建立一新文档时，默认地使用了“正文”样式，当然，如果默认的“正文”样式不符合行文要求，也可以对它进行更改。具体方法和上面介绍的方法一类似，下面的操作中，假设我们要将“正文”样式修改为“楷体、三号、首行缩进2字符”。1.还是在上面的案例文档中，将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“正文”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图8)。,徐州

21、师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,43,2023/5/24,4.修改“正文”样式,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,44,2023/5/24,4.修改“正文”样式,2.打开“修改样式”对话框，通过修改对话框设置字型为“楷体”，字号为“三号”(图9)。接下来单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，设置特殊格式为“首行缩进2个字符”(图10)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,45,2023/5/24,4.修改“正文”样式,图,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,46,

22、2023/5/24,4.修改“正文”样式,图10,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,47,2023/5/24,4.修改“正文”样式,3.依次单击“确定”按钮后，可以看到文档中使用“正文”样式的段落根据设置进行了更改。值得注意的是，由于WORD中的一些标准样式都是以“正文”为基础创建的，因而如修改了“正文”样式，则也会使以“正文”为基础创建的标准样式作相应的改变，这可能是我们所不希望的，所以，一般情况下是不要轻意修改“正文”样式的。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,48,2023/5/24,四、样式的管理,所谓应该掌握的样式基本技能，就是指在

23、样式的管理和提高样式运用效率方面，常常需要执行的操作所需的能力，它们包括：重命名和删除无用的样式、查找和替换样式和为样式添加快捷键。掌握好了这些基本技能，就可以更好地组织管理样式，以及提高使用样式的效率。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,49,2023/5/24,1.重命名和删除无用的样式,重命名样式 在上面的案例文件中，单击“样式和格式”任务窗格中要重命名的样式(比如“报告标题”)右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。在“样式名称”框内输入新的样式名，如“文章标题”，单击确定即可。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008

24、 共69页,50,2023/5/24,1.重命名和删除无用的样式,删除无用的样式 单击“样式和格式”任务窗格中要删除样式的右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“删除”命令，显示“确认删除”的对话框，单击“确定”即可。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,51,2023/5/24,2.查找和替换样式,有时，当我们更改模板或者从另一个文档复制文本时，你会发现整个文档中的段落样式出现了问题。这时，我们就可以通过“查找和替换”命令将一个样式替换成另一样式。下面的操练，我们将把“标题2”样式替换成“标题3”，这个操作只是为了学习使用“查找和替换样式”，它本身并不具有实际意义(因为在

25、本文档中这个操作是不必要的)。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,52,2023/5/24,2.查找和替换样式,为了后面的操作能够顺利进行，完成这个替换后，我们将执行“编辑撤消”命令，取消这个操作。1.在案例文档中，选择“编辑查找”命令，或者按下CtrlF，打开“查找和替换”对话框。单击“高级”按钮，以便查看对话框的所有选项。2.选择“替换”选项卡，先将光标定位于“查找内容”框中，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“样式”命令(图16)，打开“查找样式”对话框。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,53,2023/5/24,2.查找和替换

26、样式,图16,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,54,2023/5/24,2.查找和替换样式,3.在“查找样式”对话框中选择要查找的样式“标题2”，并单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。图 17,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,55,2023/5/24,2.查找和替换样式,4.然后把光标定位于“替换为”框内，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“样式”命令，打开“替换样式”对话框，选择替换为的样式“标题3”单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。5.可以看到“查找内容”框和“替换为”框下方“格式”右边出现了要查找的样式“标题2”和替

27、换为的样式“标题3”(图18)。确认无误之后，就可以单击“全部替换”按钮，完成样式的替换操作。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,56,2023/5/24,2.查找和替换样式,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,57,2023/5/24,2.查找和替换样式,6.可以先浏览一下替换后的效果，为了后面的操作能够正常进行，执行菜单“编辑撤消”命令，撤消替换样式的操作。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,58,2023/5/24,3.样式添加快捷键,前面使用样式的过程中，我们主要是用鼠标操作。如果为样式添加快捷键，我们就可以通

28、过键盘调用样式，更快速地修饰文档，从而可以大大提高工作的效率。这种方法特别适合当文档已经输入完成，剩余的工作就是要修饰文档的场合。为了能够体会这种方法的高效性，请打开刚开始时制作的案例文件二，也就是说我们要从头开始。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,59,2023/5/24,3.样式添加快捷键,1.打开案例文件二后，先打开“样式和格式”任务窗格，然后单击“标题1”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令。2.打开“修改”样式对话框，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“快捷键”命令，显示“自定义键盘”对话框。3.把光标定位于“请按新快捷键”框内，然后

29、按下键盘“F2”键，可以看到该框内显示“F2”。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,60,2023/5/24,3.样式添加快捷键,图 19,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,61,2023/5/24,3.样式添加快捷键,4.接着单击“指定”按钮，“当前快捷键”框内显示指定的快捷键“F2”，确认正确之后单击“关闭”按钮，返回“修改样式”对话框。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,62,2023/5/24,3.样式添加快捷键,图 20,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,63,2023/5/24,

30、3.样式添加快捷键,5.通常勾选“添加到模板”复选框，这样这个快捷键的设定，在以后以该模板创建的文档中都可以使用，单击“确定”完成快捷键的添加。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,64,2023/5/24,3.样式添加快捷键,图 21,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,65,2023/5/24,3.样式添加快捷键,6.接下来用同样的方法为“标题2”和“标题3”样式添加快捷键，分别为“标题2”和“标题3”添加快捷键“F3”和“F4”。7.添加完成后，可以初步体会一下用快捷键操作的威力了。把左手放到快捷键上，右手控制方向键，当插入点位于需要使用“

31、标题1”样式的段落时，左手则按下键盘快捷键“F2”即可完成对该段落的修饰，其它标题段落的修饰方法依此类推。8.下面我们就可以用这个方法把案例文件二的所有段落修饰，体会一下用快捷键操作的便利和快捷。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,66,2023/5/24,五、样式应用体验,1.边写作边格式化 如果你有边写作边格式化的习惯，一个不错的做法是先把文档需要用到的样式按前面介绍的方法修改或创建好，并且在写作过程中使用“普通视图”，把“样式和格式”任务窗格打开，写好一段就把光标定位于该段，然后用鼠标指针单击“样式和格式”任务窗格中需要的样式名即可。,徐州师范大学管理学院 Co

32、pyright2008 共69页,67,2023/5/24,五、样式应用体验,2.写作完成后快速格式化 也可以在写作完成之后再专心地格式化，那么前面介绍的使用为样式添加快捷键将是不二之选。当然，添加快捷键之前，也最好根据需要把样式修改或创建好。上面的体会说得比较概括，实际技能的获得和提高，还需要你在实际中多多练习。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,68,2023/5/24,六、小结,在建立WORD新文档时，就已默认应用“正文”样式了，也就说，任何一文档中必有样式的应用。不必要在撰写一个文档前，专门来设计一套样式来，可直接应用WORD内的标准样式即可，为满足自己修改化的需要，对标准样式进行修改即可。但“正文”样式一般不要修改。样式应用的高效率，需要能对样式的熟练操作，需要好好练习才行。,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,69,2023/5/24,思考题,1.什么是样式？新样式的建立有哪几种方法？简述具体的操作方法。2.简述样式管理的内容和操作步骤。3.在文档中使用样式具有哪些优点？,徐州师范大学管理学院 Copyright2008 共69页,70,2023/5/24,谢 谢！,