会议要素-会议地点、保障.ppt

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1、1,5W1H原则,Why目标,What议题,When时间,Who与会者,Where会址,How如何实现会议目标进行的讨论,第二章 会议要素,开会地点,4,上海世博会选择分析,5,上海世博会选择分析,6,上海世博会选择分析,7,上海世博会选择分析,8,9,会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。,10,从会议自身的需要选择会址,合适的会议地点要符合以下条件,1.跟会议目的相符的地理位置2.大小和环境适宜的空间条件3.满足会议需要的技术装备4.完备的会场配套设施,11,12,1.跟会议目的相符的地理位置,公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书

2、选择一个会议地点，秘书经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。,13,培训活动,举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的教育场所，如公司的专业培训中心、旅游胜地的培训点、学校等。,14,研究和开发会议,研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境，培训中心或其他宁静场所最为适合。,15,学会年会,一般由会员表决决定，但大都选在当前最受欢迎的城市、能提供会议服务的酒店。,16,表彰、奖

3、励型会议,重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。,17,交易会和新产品展示会,交易会和新产品展示会需要选择有展厅的场所，同时要求到达会场所在城市的交通必须便利。,临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。,18,19,2大小适宜的空间条件,有桌会议室大于等于1.8平方米/人无桌会议室大于等于0.8平方米/人与会者间距控制在0.6米,20,3满足会议需要的技术装备,恒温：1825度采光会场的照明扩音投影等,21,4完备的会场配套设施,餐饮客房停车场,201

4、4世界互联网大会为何选址乌镇,22,23,大会选址条件,一是互联网经济比较发达；二是最好能找一个小镇，像达沃斯那样的小镇，然后赋予它互联网的魅力；三是它能代表中国几千年的传统文化。,24,网络密度,“最初接手世界互联网大会的通信网络优化任务的时候，我们最担心的是，怎么在这个千年古镇里新建和拓展光缆路由和基站，视线所及都是文物，动不得。后来才知道，西栅景区在筹建之初就已经在地下预埋了光缆。”浙江电信网络运行维护部相关负责人朱齐驱说，当时甚至还没有“光宽带”这个概念，“所以尽管经过网络改造，西栅现在的网络密度之高是全国第一，但在表面上完全看不出来。”西栅现在的网络密度有多高？举个直观的例子：网络改

5、造之前，整个乌镇的无线出口带宽在1G左右，而如今达到22G，这样的出口带宽足够让22个小镇使用。,25,电子经济发达,2013年，桐乡约有1.5万家电商，全年电商交易额约为350亿元，其中网络零售额约为70亿元，占整个嘉兴的1/4。在阿里巴巴发布的2013年“电商百佳县”中，桐乡位列第七。,26,互联网捧红当地小店,27,光纤的提前铺设，为今天的互联网大会提供了强大支持；全县电商环境的健康发展，让生活在这里的人们对互联网格外熟悉；对于本地文化有意识地保护与合理开发，使这里不被盲目的工业化发展所吞没,28,29,“时装秀”方案某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款

6、时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。4会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。5会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7会 址：服装集团小礼堂。8会场布置

7、：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。问题：小李的会议方案有无改进的地方？,30,1会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。2展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方

8、便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。4会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。,31,分组讨论：,李宾是天地公司总经理秘书。公司计划在5月30日组织一次公司内部全体职工座谈会，就公司上半年的运营情况、业绩等作一阶段性小结，对公司下半年的工作目标等进一步加以明确。接到总经理交办的任务后，李宾就积极着手准备会议。1.任务根据公司内部职工座谈会的主题、性质和规模，选择适当的会议地点。准备视听设备2.要求（1）明确会议主题、会议时间、会议地点、会议参加人员（2）会议选址要切合会议主题、合理、经济。（3）视听设备要齐全。,32,1明确会议主题、会议时间、会议地

9、点、会议参加人员本次公司内部职工座谈会主要时公司上半年运营情况的阶段性总结和下半年工作目标的进一步明确，属于工作会议，要求全体职工参加，共100人，为期1天，即5月30日上午9点到下午3点。2选择会议地点。3设备白板和记号笔、直立活页夹和记号笔。麦克风：普通式、无线手握式和无线领夹式。笔记本电脑、激光指示棒、多媒体投影仪、巴克投影仪、幻灯机、悬吊式投影仪、便携式屏幕。摄像机、放像机、21英寸彩电、29英寸彩电。小型音响系统、大型音响系统。CD播放机、扩音器、卡拉OK机、迪斯科灯光、钢琴。宽带上网,会议保障,34,会议保障的两个方面,组织保障经费保障,35,大雁迁徙为什么要排 V型？,鸟飞行时翅

10、膀尖端会产生一股向前流动的气流，叫做“尾涡”。后面的鸟利用前面的“尾涡”，飞行时要省力得多。,36,迁徙大雁排成“V”型之优化结构,科学家发现：大雁以这种方式飞行要比单独飞行多出12%的距离，飞行的速度是单独飞行的1.73倍。大雁在飞行过程中，一般由一只比较强壮的大雁在前面开路，能帮助它后面或两边的大雁形成局部的真空，减少飞行的阻力，且领头雁时常发出叫声，以此鼓励其他大雁不要掉队。当领头雁感觉疲倦无力，另外的大雁会及时补上，以此保持飞行的速度，大雁就是通过这种团结协作的精神才完成长达1-2个月的飞行。启示：部分组成的整体，经过优化设计后，产生1+12的效果。,一种重要的组织文化-“雁文化”,3

11、7,为什么要建立组织,石墨与钻石的比较：构成的元素相同，都是碳原子。硬度和价值相差千里。原因就是原子间结构的差异。石墨是层状结构；而钻石是金刚石结构。,会议组织机构,会议应视情况明确设定秘书组、会务组、保卫组、后勤组、医疗组等工作组，重要会议可设专职服务员,38,1.秘书组：其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并协助会务组做好相应工作。2.会务组：其主要任务是负责会议会务工作，包括：（1）下达会议通知；（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。3.保卫组：

12、组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时协助会务组做好相应工作。4.后勤组：做好会议期间各项后勤保障工作5.医疗组：做好会议期间人员的应急医疗工作。,39,40,请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。讨论：该案例给你什么启示，如果让你负责会议

13、组织工作该如何安排会议通知及请柬的发放？,41,一个通知补充了又补充,有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。讨论：该案例有何不妥之处，如何改善,42,渔王和三个儿子,失败的经验也很宝贵,43,会议经费,会议经费包括会议支出经费和会议收入经费两部分,44

14、,会议经费开支,1.会议费：场地租金、设备租金、茶水饮料费等2.资料费：会议文具、印制资料等费用3.食宿费：与会人员的餐饮费和住宿费（有些会议此部分费用自理）4.交通运输费：多次接、送与会者所使用的租车费、油费、停车费、过桥费、司机劳务费等5.宣传联络费：新闻发布、联络通讯等6.其他杂费：会议合照、会间活动、雇佣翻译、保安、礼仪、礼品等,45,会议经费收入,1.主办方拨发的会议专款2.与会者提交的会务费3.商业赞助或捐赠,46,A旅行社从2001年初拓展了业务范围，从原本只经营旅行接待服务，扩展到承办各种规模的商务会议。在开拓市场之时，旅行社接了几个小型会议的承办工作，凭着旅行社得天独厚的条件

15、，以相对较低的价格获得了客户的认可。2002年6月，旅行社接了一个大型跨国商务会议的订单，根据主办方的要求，旅行社制作并提交了预算方案给对方。,47,可是，组织会议期间，旅行社遇到了许多以前没有遇到过的新问题。比如有的与会者要求卧室里每天都要摆上一束鲜花；有的与会者又提出：希望能在会间活动的时候，组织游览一下城市周边的名胜古迹；还有的与会者则希望旅行社能多提供一些资料册，让各国来客可以各取所需与会者要求不一而足，旅行社领导决定，为实现“创出品牌，打开大型商务会议市场”的目的，对与会者的各种要求都尽可能予以满足。在这一决策下，会议组织的效果自然更好了，可是也忙坏了工作人员，人手紧缺且不说，更糟糕

16、的是会议出现明显超支，但由于旅行社没有建立系统的成本控制体系和监督体系，超支的问题没有引起大家足够的重视，上级领导百忙中也没太在意，工作就这样继续进行着。,48,会议的第四天，一名外籍与会者突然病倒了，由于之前合同约定有旅行社全权承担会务服务和会务费用，于是就由旅行社负责出人、出钱送该病人去医院急诊救治。这场医疗费一结算下来竟一下花掉一下花掉了四五千元！大会组委会这才开始意识到当初的经费预算有许多未顾及的问题！只是，与客户的合同已签，想再协商修订吧，即使对方同意，这时间也赶不及了这一个大单做下来，旅行社上上下下都觉得感触良多，各部门负责人纷纷召开工作评估会议，对工作中的经验、教训进行总结和反思

17、。,49,思考,A旅行社的案例给我什么启示？,50,会议人员成本计算方法,会议人员成本C=3s*2n*t=6snts 与会者平均工资 n 参加会议的人数t 会议的时间,51,练习题,公司定于2003年1月15日8：0015：00在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，与会者平均工资为5元/小时 请计算该会议的人员成本,42000元,52,练习题天地公司新产品发布会经费预算,公司定于2003年1月15日8：0015：00在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，与会者平均工资为5元/小时，现就会议所需各项经费提出预算。一、场地租用费金都大厦一楼会议室租金一天5000元，大会彩排及正式开会各租借一天二、摄像设备租用费拟租摄像机2台，每台每天租金2000元三、聘请专家咨询费拟请专家2人，每人每天支付5000元四、宴请费用10人一桌，每桌标准2000元五、交通费用租用旅行车5辆，每辆每天800元六、会议用品费资料制作费：每份资料成本为5元，需制作230份七、纪念品到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元,53,会议成本=94150+42000=136150元,