财务凭证档案管理培训课件.ppt

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1、泛海国际中心会计凭证档案管理,一、培训总则,1.为了加强会计凭证档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定,结合本公司实际情况，开设此培训。2.培训内容：会计凭证档案管理 3.培训方式：ppt演示、实物操作 4.培训人员：资产财务部全体员工。5.培训时间：2015.10.30,2,二、培训内容,3,4,1、会计凭证管理,1.1 原始凭证管理要求：1.1.1 原始凭证的内容必须具备下列要素：1.凭证名称 2.填制凭证的日期。3.填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人签名或盖章。4.接受凭证的单位名称与经济内容。5.数量、单

2、价、金额。1.1.2 原始凭证的印章必须齐全，其要求如下：1.从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章、业务公章、结算专用章。2.从个人处取得的原始凭证，必须由经办人、验收人、业务主管人员签名或盖章。3.自制原始凭证必须有经办单位负责人或指定人员的签名或盖章。1.1.3 原始凭证记录要真实，计算要准确，具体要求如下:1.凭证名称与经济业务内容相符。2.凭证填制日期与经济业务发生日期相符。3.经济业务与合同、协议、订货单等相符。4.品种、数量、单价填写正确。5.大写和小写金额相符等。,5,1.1.4 一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应将其他单位负担的部分开给对方

3、原始凭证分割单进行结算。分割单应包括四个方面的内容:1原始凭证的名称、编号、金额及所依附的记账凭证编号。2填制原始凭证单位的名称和日期。3填制分割单的单位名称、填制日期、分担金额。4填制单位的财务专用章，会计主管人员、经办人的签名或盖章。各分割单的内容、数量、金额应与原始凭证相符。1.1.5 原始凭证记载的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。其中原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。1.1.6 原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经财务部经理批准后可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应在专

4、设的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。1.1.7 原始凭证遗失时，应取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原凭证的编号、内容、数量和金额等，由财务经理和主管领导批准后，该证明才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，应由经办人写出详细情况，经财务经理和主管领导批准后，代作原始凭证。,6,1.2 记账凭证基本要求1.2.1 会计人员应根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。1.2.2 记账凭证应具备下列内容:1.填制凭证的日期。2.填制凭证单位名称。3.凭证的名称和编号。4.经济内容摘要。5.会计科目。6.金额及其合计数。7.附件张数。8.填制凭证人员、记账人员、稽核人员、主管人

5、员签名或盖章。9.现金、银行凭证必须有出纳人员的签名或盖章，并在所附全部原始凭证空白处由出纳人员加盖“收讫”、“付讫”戳记1.2.3 记账凭证日期的填写记账凭证的日期应按编制当天日期填写。有些属于当月经济业务，如费用的分配或成本、利润的结转等调整分录和结账分录的记账凭证，需要到以后月份才能编制凭证的，应填写当月月末的日期。,7,1.2.4 记账凭证编号的填写。记账凭证的编号可以分为现金凭证凭证、银行凭证和转账凭证三类分别进行编号。如果一笔业务需填制两张以上凭证时，可采取分数编号。1.2.5 记账凭证摘要的填写:1.经济业务摘要必须清楚、简明扼要，购买多种物品时应写明主要物品的名称。2.往来业务

6、的凭证、借款和报销业务摘要应具备对方单位名称或个人姓名及所属部门。3.向银行提取现金需注明原因。4.收支的结转和费用预提摊销应注明相应期间。1.2.6 记账凭证除结账和改错外都应附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，应将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件,8,2、会计档案管理,2.1 会计凭证装订2.1.1 会计装订工作：1.会计凭证的装订：一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。(会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订)2.会计帐簿的装订：各种会计帐簿年度结帐后，除

7、跨年使用的帐簿外，其他帐簿应按时整理立卷。3.会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册.2.1.2会计凭证装订前的准备工作：1.分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;2.按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;3.摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;4.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;5.记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核

8、、记帐、制单等)的印章是否齐全。,9,2.1.3 会计帐簿装订前：1.首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续。2.然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。2.1.4 活页帐簿装订要求：1.保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。2.多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装，应按同类业务、同类帐页装订在一起。3.在本帐的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章。,10,2.1.5 帐簿装订后的其他要

9、求：1.会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。2.会计帐簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。3.封面应齐全、平整，并注明所属年度及帐簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。4.会计帐簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记帐全年按顺序编制卷号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。2.1.6会计报表的装订：1.会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;2.会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编

10、号顺序排列、会计报表的封底;3.按保管期限编制卷号。,11,2、会计档案管理,2.2 会计档案保管2.2.1 企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。2.2.2 会计档案的保存会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。2.2.3

11、会计档案的借用。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。,12,2.2.4 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。,1.原始凭证、记账凭证 15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久2.银行存款余额调节表 3年,1.主要财务指标报表 3年2.月、季度会报表 15年3.年度会计报表 永久,1.会计档案保管清册及销毁清册 25年2.财务成本计划 3年3.主要财务会计文件、合同、协议 永久,1.日记账 15年 其中：现金和银行存款日记账 25年2.明细账、总账、辅助账 15年3.涉及外来和对私改造的会计账簿 永久,13,2.3 会计档案保管期限,谢 谢！,