《讲会议管理》PPT课件.ppt

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1、会议管理,国家秘书职业资格证书考试 考 前 培 训,主讲:陈建国 办公室:F215联系方式:136 6665 6073,会 议 管 理,第一节 会前筹备 第二节 会中服务 第三节 会后落实,会 议 管 理,第一节 会前筹备,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议基本流程,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,培训内容,会议的涵义 会议的目的 会议的特点 构成商务会议的要素 商务会议的类型与特点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,培训内容,确定会议议题和时间的基本步骤 会议主办者的职责 制定会议规则的基本要求 会前、会中和会后办会工作的基本内容 制定会议规则的基本要求 提高会议质量的方法,秘书职业培

2、训多媒体教学课件2-1,主要概念,一、会议的内涵 1、行政管理活动与会议（什么是会议、为什么要召开会议）所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,主要概念,会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员 工、协调矛盾、解决问题、资源共享）3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与

3、 会人员）4、会议的质量（提高商务会议质量的主要方法和措施）,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议的类型与特点,会议的性质（正式会议）会议的地域差别 会议的传统与现代（视频会议）决策与非决策,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议的类型与特点,股东大会,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议的类型与特点,董事会（重点）,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,经理会,会议的类型与特点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,团队会议（重点）,会议的类型与特点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,谈判会议,会议的类型与特点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,新闻发布会（难点；安排与人员选择）,会议的类型与特

4、点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,展览会与订货会,会议的类型与特点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,培训会,会议的类型与特点,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,筹备方案内容,会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,筹备方案内容,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,组织落实，成立工作团队组,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议议程与日程的区别,会议议程内容 会议议题产生 会议日程内容 会议日程的编制 会议议程和日程的区别 会议临时动议,秘书职业培训多

5、媒体教学课件2-1,会议议程与日程的区别,地点选择原则 会场勘察俗称“踩点”是会前必须要做的 基础性工作 会议地点实地考察的内容 签订会议场所的书面合同,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会场的选择布置与布局,方拱形,半圆形 1,半圆形2,大小方形1,大小方形2,半圆形,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会场的选择布置与布局,圆形 1,圆形 2,马蹄形,T字形,长方形,回字形,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,主席台座次安排与场内座次,依职务高低和选举结果 会议主持人的位次 主席台座次的审核 台签的摆放 场内座次的类型 特殊会议座次区域的划分,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议准备工作要求

6、,会场的选择与检查 充分 周密 安全,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,发布会议信息,会议信息的内容 发布会议信息的方法 发布会议信息的程序：会议信息的收集 会议信息的筛选 会议发布 会议信息加工 会议信息的报送、审核,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,发布会议信息与媒体选择 选择的媒体类型包括地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体和发言人或参会者家乡的地方媒体。选择媒体的要求包括：首先要发掘有新闻价值的信息；其次要了解各种媒体需求的重点和偏好。,发布会议信息,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议检查,会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 会场布置情况

7、 会议保卫,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议通知拟写与发送,通知的内容 与制订流程 发送形式和 注意事项,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,注 意 事 项,餐饮方面 决定会议餐饮的标准、就餐方式、确定餐饮时间 和地点、事先设计 和确定就 餐凭证、确定菜单、备好饮食用具、为误餐人员预留饭菜、做好饮水饮料供应。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,注 意 事 项,会议住宿 安排方式的选择、预订会议住宿的程序、确定会议住宿的程序。其中，安排方式的选择是重点。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,注 意 事 项,车辆问题 车辆的调配与接站,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,书面合同内容,1、会议日期

8、2、住房标准及费用3、场地安排及费用4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、交费与结算等（会后的与会者缴费与 承办方的结算）,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,注 意 事 项,会议用品的准备程序：检查空调设备；检查好灯光、扩音设备；检查黑板、白板、粉笔、指示棒、板擦等；摆放好姓名牌；在每人座位前摆放纸笔等文具、安放投影机、屏幕、录音设备等。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,注 意 事 项,会议资料的准备程序：会议临时产生的文件主要是由临时动议产生的提案、记录、决议等。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,注 意 事 项,选择会议用品与会议经费使用的关系：要树立全局观念，搞好综

9、合平衡；经济适用、合理先进；严格根据会议经费的预算，量入为出；注意轻重缓急，精打细算。会场、展厅、会议中心、宾馆的软硬件,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议应急方案,人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 行为问题住宿、餐饮、医疗、交通、通讯（标准、稳定、可靠、迅速）娱乐、值班,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会 议 管 理,第二节 会中服务,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,值班制度 信息处理制度 岗位责任制度 交接班制度,会 中 服 务,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会 中 服 务,接待采访会议的新闻媒体基本原则会议新闻要 实事求是；掌握会议信息 的保密度，做到内

10、 外有 别；报道中的重要观点和 提法，要经领导审定；准 备工作全面周到；在传递 的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑；随时收集外界舆论和新闻报道；为召开记者招待会提供信息资料。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,接待新闻媒体的工作内容 由会议秘书撰写稿件，经领导者审阅后向媒体发送；在会议召开期间邀请记者驻会随访发布消息；在会议结束时召开记者报告会。妥善处理新闻媒体的负面报道 快速作出反应；联合专业公关公司处理危机；让负责人出面；对未知的事实不要推测；不要隐瞒事实真相；为媒体采访敞开大门；统一口径，用一个声音说话；频繁沟通。,会 中 服 务,秘书职业培训多媒体教学课件2-

11、1,会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）组织签到和登记（任劳任怨能连续作战）做好联络协调（沟通协调能力强）会议记录与保密（业务素质与原则性）会议后勤保障（服从分配，协作意识好）,会中应负的责任,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议简报与会议记录,会议记录的内容会议描述。与会者姓名。缺席者请假条。宣读上次会议记录。由会议记录中产生的问题。通讯情况。一般事务。其他事务。下次会议日期。主席签名。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议简报与会议记录,会议简报的结构 报头 报核 报尾,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议简报与会议记录,与新闻媒体沟通的方法掌握新闻媒体的不同特征和适用范围，能

12、够按照给定的条件 恰当地 选择新闻媒 体，并 安排好会议 的新闻采访。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议简报与会议记录,处理会议信息的程序处理会议信息的程序：会议信息收集 会议信息筛选 会议信息加工 信息发布 会议信息报送、审核 确定会议信息服务的对象；确定会议信息收集的内容；确定会议信息收集的范围；确定会议信息收集的量。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议的成本控制（监督经费使用）,会议的经费预算（固定 费用和可变费用）会议的收入与支出 使用的监督方法和原则,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议经费预算,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会务组的工作,提前两天出发 熟悉环境检查工

13、作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议签到注意事项,关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,开会期间的工作,与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议联络工作,关键：主办方与承办方 联络渠道、工具、方法 承办方内部联络与应急 秘书的联络,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,学生作业赏析,轻 松 一 刻,（作业由北京信息科技大学人文社科学院张玲莉老师提供，仅供学习交流，不得仿制，否则如产生版权纠纷，后果自负）,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会

14、议 管 理,第三节 会后落实,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会 后 工 作,撰写新闻稿（及时反映会议精神、领导 审核）与会人员的返程会议文件整理立卷会议物品清退会议总结与评估（会议目标、分工执行、自我与集体、奖惩结合）,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议结束后的工作,收集会议文件资料的要求 应注意选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法；收集会议文件资料要履行严格的登记手续；收集整理过程中要注意保密。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议结束后的工作,会议文件资料的立卷归档基本程序 将收集的文件资料进行登记 向上级总结、汇报情况 甄别整理、分类归卷 卷内文件的排列 卷内

15、文件的编号、编目 填写卷内文件的备考表 案卷标题的拟制 填案卷封面 移交给档案部门 清理、销毁不再利用的纸张。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会后的总结和决算,总结经验教训，表彰先进,收款的方法与时机 应注意的事项有：应在会议通知或预订表格中注明收费标准和方法；注明与会人员可采用的支付方式；用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等；开具发票人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序。付款的方法和时间表 付款的方法和时间,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议纪要工作程序,完善会议记录 起草、编写会议纪要 印制、分发或 确定印发范围 归档保存 接收者确认 打印成文 领导签字,秘书职业培训多媒

16、体教学课件2-1,跟踪反馈落实会议精神,会议决定事项的传达基本要求：准确、及时、到位。传达方式：口头传达、录音录像传达、印发文件等。,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,会议决定事项的催办与登记制度 催办的方式:发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。检查催办工作要求：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。,跟踪反馈落实会议精神,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,提问与讨论,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,实训方案介绍,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,模拟与训练,秘书职业培训多媒体教学课件2-1,