戴德梁行行政人事管理制度手册66p.doc

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1、行政人事管理制度手册第 66 页 共 66 页目 录1. 行政人事部组织架构及人员编制1.1 .组织结构1.2 .人员编制2. 管辖范围3. 岗位职责3.1. 行政人事经理岗位职责3.2 .行政人事副经理岗位职责3.3. 行政人事助理岗位职责3.4. 物资采购员岗位职责3.5. 仓库管理员岗位职责3.6. 宿舍管理员岗位职责4 . 工作规程/制度4.1. 行政管理工作规程4.1.1. 公文处理工作规程4.1.2. 印章管理工作规程4.1.3. 保密管理工作规程4.1.4. 档案管理工作规程4.1.5. 固定资产管理工作规程4.1.6. 办公用品管理工作规程4.1.7. 会议制度4.1.8. 员

2、工制服管理工作规程4.1.9. 仓库管理工作规程4.1.10.采购物品检验工作规程4.1.11.采购物品入库管理规程4.1.12.采购物品出库管理规程4.1.13.工作标识管理规程4.1.14.员工提案制度4.1.15.宿舍管理制度4.1.16.员工食堂管理制度4.2. 人事管理工作规程4.2.1.人力资源管理工作规程4.2.2.培训管理工作规程4.2.3.业绩考核管理规程5. 相关质量记录表格5.1 .附件一文件传阅单5.2 .附件二外来文件清单5.3 .附件三文件发放登记表5.4 .附件四用章申请表5.5 .附件五文件查阅(复印)登记表5.6 .附件六文件报废申请表5.7 .附件七文件处理

3、申请表5.8 .附件八固定资产登记表5.9 .附件九打印/复印等级表5.10.附件十会议签到表5,11.附件十一会议记录5.12.附件十二招聘人员申请表5.13.附件十三采购申请单5.14.附件十四采购物品入库单5.15.附件十五工具借领单5.16.附件十六物品出库登记表5.17.附件十七不合格品处理表5.18.附件十八应聘职位登记表5.20.附件二十面谈表5.21.附件二十一调动通知书5.22.附件二十二人员编制申请表5.23.附件二十三交接手续完善表5.24.附件二十四培训(会议)记录表5.25.附件二十五培训计划5.26.附件二十六离职手续表5.27.附件二十七普通员工考核评分汇总表(月

4、)5.28.附件二十八管理人员季度考核评分表1. 行政人事部组织架构及人员编制1.1. 组织架构（略）1.2. 人员编制：各项目根据项目的规模和实际情况确定人员编制。2. 管辖范围行政人事部是项目的行政人事职能部门，在公司领导及客户服务中心的指导下开展工作。主要负责客户服务中心的行政管理和人力资源管理工作。包括行政事务、制度建设、后勤保障、对外事务、人员招聘、人员培训、薪酬管理、人员考核等工作。3. 岗位职责3.1 行政人事部经理岗位职责层级关系：1) 直接上级：总物业经理2) 直接下级：行政人事副经理、行政人事助理、物资采购员、仓库管理员、宿舍管理员岗位职责：1) 贯彻执行总物业经理下达的各

5、项工作指示；2) 定期向总物业经理提交周、月、年度工作报告及计划；3) 参与制订客户服务中心年度总预算和月度预算调整，汇总、审核其他部门上报的月度预算并参加客户服务中心月度预算分析与平衡会议；4) 制订行政、人事、品质控制等系统的年度、月度工作目标和工作计划，经批准后执行；5) 主持制订、修订本部门的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况；6) 掌握行政、人事、品质控制等方面的工作情况和运作情况，适时向总物业经理汇报；7) 负责客户服务中心各种会议、活动的组织筹备工作，参加总物业经理办公例会以及其它重要会议。及时、准确传达上级指示并贯彻执行；8) 负责客户服务中心行政人事制度执

6、行情况的检查工作，汇总各部门的反馈意见，整理分析后向总物业经理汇报；9) 代表客户服务中心与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系，接待客户服务中心重要来访客人，处理行政人事方面的重要函件；10) 领导客户服务中心的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境；11) 组织客户服务中心有关法律事务的处理工作，指导、监督检查客户服务中心保密工作的执行情况；12) 负责协调客户服务中心部门间的合作关系，先期调解工作中发生的问题，定期组织做好办公职能检查；13) 按程序做好与相关系统的横向联系，积极接受上级和有关部门的监督检查，及时对系统间争议提出界定要求；14) 指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌

7、握工作情况和有关数据，视情况填写过失单或奖励单，按程序办理；15) 定期向总物业经理述职，及时对所属下级工作中的争议做出裁决；16) 向上级或有关部门提供政策性建议，受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理；17) 完成上级领导交办的其他工作。3.2 行政人事副经理层级关系：1) 直接上级：行政人事经理2) 直接下级：无岗位职责：1) 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；2) 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；3) 协助行政人事经理开展各项工作；4) 协助行政人事经理监督、检查本部门各岗位工作任务的执行情况；5) 完成上级领导交办的其他工作。3.3 行政人事助理层级关系：

8、1) 直接上级：行政人事经理2) 直接下级：无岗位职责：1) 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；2) 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；3) 及时了解本部门完成计划任务的情况，向上级领导汇报，做到“上情下达、下情上报”；4) 负责督促、检查各部门会议决定执行情况；5) 抓好员工的思想教育、业务培训、企业文化建设，不断提高员工的思想觉悟和业务水平；6) 汇总、审核各部门的考勤情况，定期制作员工薪酬表；7) 向行政人事经理报告管理体系运行情况，为评审和管理体系改进提供参考、依据；8) 负责审核、办理员工请假、销假手续；9) 负责统筹管理公司的后勤、采购等工作；10) 负责或协

9、助组织、策划客户服务中心的有关活动；11) 负责控制客户服务中心各项行政费用的开支；12) 负责提供相关资料及数据，配合财务的成本核算；13) 在上级的领导下，具体行使本部门的档案管理、人员招聘、客户服务中心内部沟通、文件收发等工作；14) 配合各部门的人员配备、人员结构调整以及人员招聘、后勤组织工作；15) 负责客户服务中心对内、对外关系的联系、协调工作；16) 负责客户服务中心人事、文档管理工作，收集各类人员信息建立人才库，为推动客户服务中心物业管理工作的发展出谋献策；17) 负责客户服务中心与离退人员沟通；18) 完成上级领导交办的其他工作。3.4 物资采购员层级关系：1) 直接上级：行

10、政人事经理2) 直接下级：无岗位职责：1) 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；2) 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；3) 严格执行公司关于物资采购的有关规定，勤奋敬业，不断提高业务水平；4) 负责日常零星物资采购，收集采购资料，填写和汇总各部门提交的物资申请单或物资/服务供方（品牌）申请表，报行政人事经理、总物业经理审批后，方可采购，对手续不齐全的申请物资不予购买，严禁在采购时收取回扣或有违公司财务管理相关规定的行为；5) 做到所需物资及时购买，及时入库，做好登记和报销手续；6) 了解各类物资的合理价格及要求，确保物美价廉，努力节约成本开支；7) 每月对各部门日常维修材

11、料、清洁用具进行集中采购，积极认真的完成采购、供应工作，保证物品质量、价格的合理性；8) 每季度填写物资采购统计表、采购工作评估表，并于每季度首月15日前报总物业经理、公司行政人事部、公司财务部备案；9) 负责办理（年审）客户服务中心各类营业证照，对各类证照登记并上报工作；10) 完成上级领导交办的其他工作。3.5 仓库管理员层级关系：1) 直接上级：行政人事经理2) 直接下级：无岗位职责：1) 贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；2) 定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；3) 严格执行公司仓库管理的规定，勤奋敬业，不断提高业务水平；4) 负责对经过检验合格的物资按指定位置入

12、库，核实后登记入账；5) 根据物资的性能、品种、型号、用途、包装等特点以及易燃、易爆、易挥发、易受潮物资的特性和仓库条件，实行分区分类的物资定位管理，仓库内各类物资必须做好标识，所有物资包装标识一律向外；6) 物资的出库必须凭客户服务中心经理签发的物资领(借)用单，项目应清楚，否则应拒绝发放物资；7) 对于日常借出之用具、器具，入库时应认真检证，确认无损后方可入库，对于不常用的工具、器具要定期维护；8) 保持仓库环境的温、湿度，并做好清洁工作，配备好必要的灭火器材；9) 物资出库必须及时登帐，物资要按照先进先出的原则发放；10) 每月25号需对库存物资进行盘点，并报行政人事经理审核后，报总物业

13、经理审批；11) 每月28号前统计上月材料使用情况，并将下月所需材料申请表报行政人事经理审核，报总物业经理审批后，交采购员购买；12) 督促各类员工服装的收藏，注意防虫、防霉；13) 负责客户服务中心各类资产的管理工作，设立资产分类账本，每月进行核查工作，掌握各类资产的使用状况、技术性能；14) 负责资产（包括低值易耗品）购置或报废；15) 熟悉使用公司资产管理软件，根据每月资产核查情况及时予以修改更正；16) 对样板房物资和地产方委托代管物资进行管理；17) 完成上级领导交办的其他工作。3.6 宿舍管理员层级关系：1) 直接上级：行政人事经理2) 直接下级：无岗位职责：1) 贯彻执行行政人事

14、经理下达的各项工作指示；2) 做好员工宿舍公共区域的卫生清扫及整理工作；3) 按规定对住宿人员进行登记，安排床位；4) 检查工作区域内住宿秩序及安全工作；5) 保持楼层内各项设施的完好和运行正常；6) 对住宿人员提供叫早、留言、传呼电话等服务；7) 处理工作区域内出现的意外情况；8) 完成上级领导交办的其他工作。4. 工作规程/制度4.1. 行政管理工作规程4.1.1. 公文处理工作规程1.0 目的使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。2.0 适用范围所有外来及本中心文件。3.0 公文的处理3.1 公文种类：除外来函外，本中心的公文是中心及所属物业公司在企业管理过程中形

15、成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻中心决策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工具，也是中心行使职能的重要手段和依据。根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用主要使用下列文种：3.1.1 决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项。3.1.2 决定：对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。3.1.3 通知：是“发布行政法规和规章，转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属客服中心，要求属下部门办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种”。常用“会议通

16、知”、“任免通知”等。3.1.4 通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表彰先进、批评后进等用“通报”。3.1.5 报告：向上级机关(部门)汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关(部门)的询问等。3.1.6 请示：请求上级机关(部门)对某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用“请示”。3.1.7 批复：批准或答复下属单位(部门)请示的事项。3.1.8 函：与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用“函”。3.1.9 会议纪要：记载或传达会议主要精神和决定事项。3.2 公文格式撰写公文，应遵循惯用的格式，常用发文机关标识在公文正上方；3.2.1发文机关

17、标识：武汉恒大华府中心行政管理文件3.2.2 发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺号，按序标识下方，如“武汉恒大华府字*号”；3.2.3 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写；3.2.4 主送机关是指收受、办理或执行公文的机关，一般在公文标题左下方正文之前第一行顶格书写，其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关，应在“抄送机关”项目内写明，标注在主题词下方；3.2.5 公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置，上不压正文。3.2.6 成文日期，一般以领导签发

18、或会议通过的日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日，标注在发文单位或领导署名下方；3.2.7 凡需联系办理的公文，要在公文末页下端，标注承办单位、联系人及电话号码。3.3 公文的起草和审批签发3.3.1 公文起草的基本要求是：1) 重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短结构要严谨，层次要分明；2) 拟搞人必须要按公文的文种格式行文，用钢笔书写或打印，不得用圆珠笔或红笔书写；3) 文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。3.3.2 公文的审批签发程序为： 行文稿先由行文部门经理审核签名，再送行政人事助理核稿，不属急件，一

19、般不得直接将文稿呈送中心领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事助理将符合要求的文稿送中心有关领导签发。“请示”、“报告”和对外行文由中心总物业经理签发，一般例行事务性公文，由部门经理签发，最后安排打印。3.4 公文办理 公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。3.4.1 登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、页数、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，填写外来文件清单，以便今后核查收回和销毁。3.4.2 分发公文1) 一切外来公函，统一由行政人事助理签收、登记并根据实际需要及时分送（各部门应签收），同时，应填写文件发放登记表；2) 根据公文

20、性质和内容，由行政人事助理提出处理意见，送领导阅示，或根据需要交有关业务部门办理，并附文件传阅单；3) 凡需业务部门经办的公文，由行政人事助理负责催办，并将落实结果报告主管领导。3.4.3 承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。承办请示的公文，凡属本中心权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示，可直接送领导审阅后批复，时限不得超过三天。承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。4.0 引用文件和相关质量记录4.1 文件传阅单 4.2 外来文件清单

21、 4.3 文件发放登记表 4.1.2 公文处理工作规程1.0 目的：规范印章的管理，控制印章的使用。2.0 范围本制度适合于中心相关印章的使用和管理工作；3.0 制度要求：3.1 中心印章，由行政人事经理管理。3.1.1 凡中心发出的文件，凭中心领导签发后用印；3.1.2 便函用印，需先由部门经理审查，经中心领导签字后，方可盖中心印章发出。3.1.3 签订合同、协议、委托书等用印，须由部门经理认真审核经中心总物业经理同意并签字后，方可使用中心印章。3.1.4 中心报送有关单位的报表，数据资料等，在符合规定手续的情况下，经中心领导或授权部门经理签字后，方可用印。3.1.5 中心职工需要开具介绍信

22、、证明或其他私人事项用印，需经总物业经理或助理签字后，方可用印。3.1.6 中心业务人员出差或外出联系业务需要携带合同章时，应持有中心领导的授权委托书，到行政人事部印章管理人员处办理有关手续后，方可携章外出。3.1.7 携带合同章外出签署合同、协议的人员，其使用权限不得超过授权委托书所规定的范围。违者所造成的后果，将由携印人承担责任。3.2 部门章管理3.2.1 部门印章，由部门经理指定专人管理。3.2.2 凡本部门发出的文件，凭部门经理签发后用印。3.2.3 便函用印，需先由当事人审查，经部门经理签字后，方可盖印章发出。3.2.4 为严格管理，确保用印规范、安全，由行政人事助理设置“用章申请

23、表”，所有用印均需登记。印章管理人员必须严格把好用印关，凡不符合上述规定的，一律不准用印。3.3 一些附注要求：3.3.1 中心公章由行政人事部保存。4.0 引用文件和相关质量记录4.1 用章申请表 4.1.3 保密管理工作规程 1.0 目的 加强中心对保密工作的规范，严谨，确保中心保密工作落实到中心每一个员工。2.0 适用范围 中心及所属各部门。3.0 保密员的设立中心行政人事部设保密员（由行政人事助理兼任）1人，负责中心秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作，各部相应确定兼职保密员1人。4.0 保密事项4.1 与中心有关的调查案件、检举揭发材料。4.2 中心各级须保密的办公会议记录。4.3

24、财务会计凭证、会计报表、统计报表、员工工资表等。4.4 本中心质量体系有关文件资料。5.0 秘密文件、资料的管理：5.1 所有秘密文件未经制发机关批准或授权不得擅自翻印，如需复制，须按规定申请审批。5.2 收发秘密文件资料，由行政人事部保密员负责；有关调查材料，检举揭发材料由行政人事部或部门专人负责；凡署名中心领导亲启件，由领导拆封；秘密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等环节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文件、资料放在不安全的地方。5.3 秘密文件、资料必须放入保密柜内，由保密员管理，个人不得保存；定期清查退，如发现丢失，要及时报告并追查处理。6.0 通讯保密规定：6.1 各部门的电脑打

25、字机、复印机、传真机由专人管理，非本机使用人员未经许可不得擅自使用。6.2 电脑工作人员要严守保密制度，避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或丢失。6.3 任何个人都不准在通信、通话中涉及本中心在商业竞争中的重要信息；个人不得偷看中心秘密文件和打听中心秘密性的会议内容。7.0 泄密的处理7.1 凡发生遗失中心秘密文件、资料或泄密案件时，应立即向行政人事部保密员和中心领导报告，并及时采取补救措施；发生窃密案件，还应及时向当地公安部门报告。4.1.4 档案管理工作规程1.0 目的 使中心的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。2.0 适用范围 中心所有档案及对业主档案的管理。3.0

26、 中心文档资料管理3.1 中心文档资料管理范围：中心内部重要文件；中心对外往来的各类公文；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份等。3.2 文档资料收集及整理：资料员（行政人事助理）负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找，并保证政府公布之各类相关条例、法规的有效性。3.2.1 物业管理相关政策、法规：由资料员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。3.2.2 中心内部重大事件记录：由资料员负责每季度汇编中心内部重大事件，报部门经理审批后，由行政人事助理统一归

27、入重大事件类文件夹；重大事件通常包括：国家、省、市领导来访接待；中心领导重要活动；招投标项目及委托管理、代理等业务的开展；重要管理活动的开展及重要管理举措；中心所获国际、国家、省、市级及上级公司颁发的各项荣誉、奖励；中心内部发生的重大质量事故等。3.2.3 重要资料：由资料员负责收集，主要包括：办公设备的操作说明书、外出考察资料；项目竣工图纸及资料（竣工资料一般有两套，一套交中心资料员存档，另一套由工程部负责保管），重要资料归属重要资料类文件夹。3.2.4 中心内部重要文件，主要包括：1） 内部管理文件：以中心名义下发的人事、行政类文件。2） 行政制度：中心各种行政制度、条例和规定等。3） 人

28、事制度：中心各种人事政策，条例和规定等。4） 重要通知及通报：中心各种重要的通知、通告。5） 中心会议纪要：经理办公例会、部门经理例会和以中心名义组织的专题会。6） 以中心名义签定的各类合同（采购合同除外）、协议书、意向书等。7） 各部门呈报的工作计划（年度/半年度工作计划、筹建计划、经营活动计划）、总结（年度总结、活动总结等）、申请（采购申请除外）报告及管理规章制度等，由行政人事部负责收集、跟踪处理结果，并交资料员存档，归属内部管理类文件夹。3.2.5 中心对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交

29、资料员存档，这类文件归属中心外发文件类文件夹。3.3 文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规及重要资料的查阅或复印，需到行政人事部办理登记手续；各类文件的查阅或复印需填写文件查阅（复印）登记表，报行政人事部经理批准后，方可查阅或交资料员复印。3.4 文件资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需由资料员填写文件报废申请表，报行政人事部经理批准后，由资料员负责销毁。4.0 各部门文档资料管理4.l 各部门文件分类及编制要求：4.1.l 各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.1.2 各部门所有对中心以外（不含客户、业主或住户）发文都必须

30、到公司资料员处获取统一发文编号后，方可对外发文。4.1.3 通常情况，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号华文细黑字，文件内容为小四号华文细黑字。4.1.4 中心各部门（含职能部门、业务部门、及临时成立的工作小组等）常用文件类别：1) 人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。2) 行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。3) 通知类：内部各类通知。4) 培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。5) 会议类：部门例会、专题会议、业主委员会会议等。6) 合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。7) 对外文件类： 对政

31、府部门、上级单位、外企业、机构发文等； 对客户、业主住户发文等： 其它类：如电话表、名单、启示等。4.2 管家部应保管的资料：4.2.1 发展商提供的资料（与工程部共用）：1) 产权资料；2) 技术资料（含图纸）；3) 交接手续及清单等。4.2.2 部门建立的资料1) 物业资料；2) 业主资料；3) 出租房屋资料；4) 车辆资料；5) 设备资料；6) 员工资料；7) 收费资料；8) 荣誉资料；9) 业主委员会资料等。4.2.3 文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。4.2.4 文档资料查阅复印：各类文件资料的查阅

32、或复印需填写文件处理审批表，报部门经理批准。4.2.5 文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需由责任人填写文件处理审批表报经部门经理批准后，由专责人负责销毁。4.3 各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文件为准”。4.4 各类文件发放要求：4.4.1 文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：1） 中心总物业经理助理级以上人员阅；2） 部门副经理级以上人员阅；3） 主管级以上人员阅；4） 内部传阅；5） 张贴。4.4.2 文件的发放应注明是否要存档。4.4.3 重要文件的发放应办

33、理签收手续。4.4.4 有关中心的重要政策、决议、经营合同（协议书）、人事制度、行政制度等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。4.4.5 文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。4.5 电脑文档管理：4.5.1 中心资料员负责行政人事部文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。4.5.2 电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（人事制度、行政制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。4.5.3 电脑文档须妥善保存，如需删除，

34、须报部门经理批准。4.5.4 与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向上级领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。5.0 相关文件和记录表格5.1 文件查阅（复印）登记表5.2 文件报废申请表5.3 文件处理审批表表4.1.5 固定资产管理工作规程1.0 目的 使中心的固定资产得到有效管理，延长使用寿命，节约中心开支。2.0 适用范围 中心各部门。3.0 固定资产的界定 固定资产是企业的主要劳动资源，按现行国家规

35、定，结合本中心实际情况，确定同时具备以下两个条件的列为中心固定资产：3.1 使用时限在两年以上。3.2 购价在500元以上。不同时具备上述条件的，列为低值消耗品，不必编号造卡，只登记造册列入管理。4.0 固定资产的添置4.1 由各部门于每年最后一个季度制订计划，由公司财务审核，报中心总物业经理批准后，由行政人事部人员实施（特殊情况可以临时追加添置计划）4.2 固定资产购置时，由行政人事部验收，并逐一登记，填写设备登记表，建账立卡，使用者或部门办理领用注销手续，建立固定资产档案。5.0 固定资产的配置和管理5.1 中心对固定资产进行合理配置，实行谁使用谁管理的办法，部门有专人管理，责任到人。6.

36、0 固定资产管理小组及工作职责：6.1 中心总物业经理为组长，各部门经理为成员。6.2 小组工作职责：6.2.1 每年对中心固定资产进行一次清查、核对工作，查明是否账物卡相符合，对短缺和报废资产列出清单，由公司财务部做销卡登记和账务处理。由公司财务部会同中心行政人事部写出固定资产利用率分析报告，报中心总物业经理，作为批准下年购置计划提供依据。6.2.2 对使用部门的非正常损坏，在查明原因，分清责任后，对使用人或责任人处以按实物折价的实际金额。6.2.3 中心会计按照有关规定对固定资产提取折旧基金，所提取基金全部用于固定资产的更新改造。7.0 引用文件和记录表格7.1设备登记表4.1.6 办公用

37、品管理工作规程1.0 目的 为了使中心的办公用品延长使用寿命，节约办公费用开支。2.0 适用范围 中心所辖各部门。3.0 办公物品分类 3.1 办公设备：A、复印机；B、传真机；C、电话；D、办公桌椅；E、保险柜；F、电脑及打印机；G、对讲机；H、其他。3.2 办公用品：A、各种信签；B、材料纸；C、各种表格；D、笔；E、笔记本；F、计算器；G、其他。4.0 管理规定 4.1 由行政人事助理负责保管、发放和登记。4.2 办公设备中，公用办公设备如复印机，由行政人事助理负责日常管理及保养，安排给个人使用的办公设备如电脑，由使用人负责管理及保养。4.3 保险柜由财务人员使用。4.4 办公桌椅由领用

38、人负责保管。4.5 各部门经理指定专人负责领取办公用品，并监控使用情况。5.0 有关使用规定 5.1 电话：5.1.1 严禁拨打“声讯”电话。5.1.2 禁止上班时间闲聊，原则不得拨打私人电话；如有特殊需要，不得超过3分钟。5.1.3 非本中心人员不得使用办公电话。5.2 电脑及打印机：5.2.1 专人专机，非本机操作人员未经许可严禁擅自操作。5.2.2 外来存储设备或光盘严禁上机操作，以防带毒传染，破坏电脑程序。5.2.3 需打印的文件，须到行政人事助理处填写打印/复印登记表，经批准，方可打印。5.3 复印机：5.3.1 禁止免费复印私人物件。5.3.2 各部门因工作需要复印，须到行政人事助

39、理处填写打印/复印登记表，经批准，再复印。5.4 对外打印、传真和复印，操作人员按规定收费。6.0 引用文件和相关质量记录6.1 打印/复印登记表4.1.7 会议制度1.0 目的 加强对会议的规范管理，确保会议的质量和促进问题的解决。2.0 适用范围 中心会议和上级或外单位在中心召开的会议。3.0 职责3.1 行政人事助理负责中心会议和上级或外单位在中心召开会议的安排、检查及监督、落实。3.2 各部门经理负责部门的工作例会安排、检查及监督落实。4.0 工作程序4.1 会前准备4.1.1 确定会议时间、地点4.1.2 明确与会者，确定与会者名单。4.1.3 拟定议事日程，包括会议内容、讨论事项、

40、各项事宜的时间分配、开会时间和地点等。4.1.4 会场布置，包括会场空间安排、会议座位安排以及会议用品和设备调配。4.1.5 由行政人事助理负责会议通知的落实。4.1.6 会前审核，以免出现重大的疏漏。4.2 会中工作4.2.1 参加会议人员进入会场时要在会议签到表上签到，以便更好地安排会议工作。4.2.2 会场服务4.2.2.1 引导座位。4.2.2.2 分发会议文件和材料。4.2.2.3 内外联系，传递信息。4.2.2.4 维持会场秩序。4.2.2.5 处理临时交办事项。4.2.2.6 其他服务工作(纸笔的准备、与会人员的合影、会场的清洁卫生等)。4.2.3 行政人事助理负责做好会议记录表

41、的记录工作。4.3 会后工作4.3.1 整理会议记录和撰写会议纪要。4.3.2 会议内容总结（包括会议纪要的撰写、会议文件材料的立卷、归档、会议经验总结）。4.3.3 由各部门经理负责会议事项的检查催办，使会议精神落到实处，防止不重视会议交办事项。5.0例会制度要求5.1例会种类5.1.1中心月度工作总结、计划会议；5.1.2中心部门经理级以上人员周会议；5.1.3职能部门/业务部门周会议；5.1.4班组每班前、班后会议。5.2例会召开时间5.2.1中心月度工作会议召开时间为：每月倒数第二工作日下午4:00-5:30；5.2.3中心部门经理级以上人员周会议为每周一的下午4:00-5:30；5.

42、2.4部门周会议为每周二下午4:00-5:30；5.2.5班组每班前、班后会议为每班组上班前、下班后的10分钟。5.3会后工作5.3.1整理会议记录和撰写会议纪要。5.3.2会议内容总结（包括会议纪要的撰写、会议文件材料的立卷、归档、会议经验总结）。5.3.3由各部门经理负责会议事项的检查催办，使会议精神落到实处，防止不重视会议交办的事项。5.4 会议记录发放要求5.4.1中心例会除班组例会外，其它工例会均应安排工作人员好做好会议记录或纪要；5.4.2中心级例会会议记录/纪要整理后，应注意归档及下发工作；5.4.3下发部门与份数为各部门及与会人员各一份。6.0相关记录6.1 会议签到表6.2

43、会议记录表4.1.8 员工制服管理工作规程1.0 目的：提升中心形象，提高员工服务意识，进一步加强对中心各类员工工作服的有效管理。2.0 范围：本程序适用于中心员工工作服的管理工作的管理和控制。3.0 职责：3.1 各部门经理负责本部门员工工作服的添减计划的编制、员工服的收发和日常使用的管理。3.2 行政人事助理负责中心员工工作服的管理工作。3.3 行政人事经理负责中心员工工作服的管理工作的监督控制工作。4.0 工作程序：4.1 工作服的分类4.1.1 部门经理级以上人员工作服；4.1.2 女职员（职工）工作服；4.1.3 男职员（职工）工作服；4.1.4 工程技术人员作业服；4.1.5 保安

44、员工作服；4.1.6 保洁员工作服；4.1.7 服务员工作服。4.2 着装要求4.2.1 中心全体员工上班时间须按规定着工作服。4.2.2 各岗位人员在日常巡视、值班或重要客人到访时，须穿着中心统一发放的工作服。4.2.3 工程技术人员在外进行例行检查、维修作业时，须穿着中心统一发放的作业服。4.2.4 所有管理人员和普通员工，下班休息时不允许穿着印有中心名称字样的工作服外出。4.2.5 工作服须保持整洁，迎宾人员的各类配件佩戴位置应标准，工作牌、装备须齐全。4.2.6 所有员工着装须统一配套，不能将工作服随意搭配穿着。4.2.7 如因外事活动需要，经部门经理批准，可穿着便服上班。4.2.8

45、休息日或节假日在服务现场值班工作的人员，需穿着工作服。4.2.9 从事行政事务工作的男职员上班时须系领带。4.2.10为维护中心良好形象，各部门人员都有责任保持个人服装的整洁及完好。4.3 工作服的订做 员工制服应根据中心的规定选择服装的款式、颜色制作。4.4 工作服的发放、更换、补领（该部分内容因各地情况各异，暂未能确定）4.5 工作服的保管4.5.1 每逢季节交替更换完工作服后，各部门经理应检查督促本部门员工将更换下来的服装进行清洗、整熨，清点数量后予以妥善保管。4.5.2 行政人事部将不定期组织对所保管服装进行质量及完好程度的检查，如发现短缺或损坏现象，将追究当事人的责任。4.5.3 行政人事部仓管员负责中心仓库工作服的盘点、核实及保管工作。4.5.4 各类工作服按不同工种进行分类、编目，在分类卡上注明工作服尺码、颜色、使用人员、季节类别等情况，并将分类卡登账入册，每月25号前对各类工作服予以清查盘点。4.6 工作服的报废及处理4.6.1 各部门在接到中心更换服装的通知后，应指定专人对所保管属淘汰、报废