企业常用公文写作及案例分析-中冀投资.ppt

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1、中冀投资股份有限公司Zhongji Investment Corporation Limited,企业常用公文写作培训,2017年 9 月,目 录,2,一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,1 公文写作基本常识,3,（1）什么是公文广义的公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻

2、党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,（2）公文的种类 党政机关公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 企业常用应用文：通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等,4,（3）公文的作用、特点和要求 1、,1 公文写作基本常识,5,1 公文写作基本常识,行文方向,上行文 指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。,下行文 指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。,平行文 指公文向同级或不相隶属

3、的机关单位运行。函、通知、意见等都可以平行。,泛行文 指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。,6,公文写作中需要明确的几个问题：1.公文的标题 2.公文结构层次序号的使用 3.公文中应当适用国家法定计量单位 4.公文中的数字与数量的表达 5.公文中时间的表达 6.公文中标点符号的使用 7.公文的引用、附件和附注,1 公文写作基本常识,7,公文标题：概括公文的主要内容，让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般不能缺项，在向上级呈送“请示”“报告”等公文时，可以省略发文机关名称。公文标题如需多行排列，应做到每行词

4、意完整，排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。,公文的标题,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，特殊情况下可以使用顿号、引号、括号、破折号，如果在标题事由部分（不是发文机关名称部分）出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开。转发文件，原文件标题过长时，可用原文件发文字号代替。公文中的小标题一般应控制在四级之内，层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一级标题字体用黑体字，二级标题用楷体字，三级、四级标题用仿宋体字，一般不用宋体字标注小标题，也不用“加粗”的方式标注小标题，掌握此规律，

5、可以使公文层次清晰、美观，便于阅读。,1 公文写作基本常识,8,用序数词对多层次结构进行标识的方法：第一层用：一、二、三（二号小标宋体）第二层用：（一）（二）（三）第三层用：1.2.3.第四层用：（1）（2）（3）第五层时用：,公文结构层次序号的使用,1 公文写作基本常识,公文层次序号结构图：（一）XXX一、XXX 1.XXX（二）XXX（1）XXX 2.XXX（2）XXX,9,（1）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。如415，-25，1/16，4.5倍等。（2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。（3）若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，应注明

6、本数是否包含在内。如“企业不得招录16岁（含16周岁）以下未成年人”（4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如“增加了三倍”，而不能说“减少了三倍”。（5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念：,公文中数字与数量的表达,增加到过去的二倍（过去为一，现在为二）增加了二倍（过去为一，现在为三）减至过去的三分之一（是过去的三分之一）减少了三分之一（是过去的三分之二）超额60%（原来为100，现为160）降低到80%（原为100，现在只达到80）降低了80%（原来是100，现在是20）,1 公文写作基本常识,（6）汉字：公文中星期、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、

7、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字等须使用汉字。注意事项：凡用汉字书写的数字，除年份可用“O”外，其它应一律用“零”。如:“二OO八年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。,10,（1）准确选择表示时间的词语：公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表达；日期要标明完整的年、月、日；尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词；禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。（2）年份一律使用公历年份的全称。如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1

8、912年（民国元年）。,1 公文写作基本常识,公文中时间的表达,11,问号？：表示存疑或不详。例：马致远（1250？1321）顿号、：相邻或相近两数字连用表示概述通常不用顿号。标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，用顿号。引号“”：引文不止一段时，每段开头仅用前引号，只在最后一段末尾用后引号。括号（）：标示注释内容或补充说明；标示订正或补加文字；标示序次语、标示引语的出处。标示公文发文字号的发文年份时；标示国籍或所属朝代；【】报刊标示电讯、报道的开头；连接号：短横线-：标示化合物名称或表格、插图编号；连接号码，包括门牌号

9、码、电话号码，以及用阿拉伯数字表示年月日等，在符合名词中起连接作用；某些产品的名称和型号等；字线（占一个字的位置）：表示相关项目（时间、地域）的起止；：标示数值范围（例如：2530g，第五八章）书名号：标示书名、卷名、篇名、刊物名、报纸名、文件名等；标示电影、电视、音乐、诗歌、雕塑像等作品名称及简写等；不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称，不应用书名号。,1 公文写作基本常识,公文中标点符号的使用,12,附注用于请示公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如，“（联系人：，联系电话：）”。请示类公文必须标注联系人和联系电话

10、，以便于上级机关在办理该公文时，与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。各类公文以及日常使用的汇报稿，落款处的成文日期，均应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，不再使用汉字进行标注，如，“2014年1月1日”，不再写成“二一四年一月一日”。在公文的正文中引用文件时，应同时标注发文字号，便于查找原文。发文字号的年份应用六角括号标注。如，公文中引用“龙银人发20151号”文件时，2015年应用六角括号标注，不应使用方括号、圆括号、方头括号等；公文中如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1.”，附件

11、名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，而不是顶格编排或与附件顺序号对齐，如下所示：附件：1.2.,1 公文写作基本常识,公文的引用、附件和附注,目 录,13,一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,14,2 公文的文体与格式,15,公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。其基本特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。公文结构的总体原则是：要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。公文结

12、构安排的主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。,2 公文的文体与格式,16,这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。常用词语有：以下、以上、现将、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。常用句式有：“现将如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述”等。,公文的专门用语 1.称谓语：表称谓关系（我分公司、贵单位、该单位等）2.开头语：引出行文目的、依据、原因（依据、按照、关于、随着等）3.引叙语：以引叙来文（近悉、承蒙等）4.承

13、接语：用于承上启下的关联和过渡语（为此、如下、综上所述、总而言之等）5.经办语:说明公务处理情况或要求（经、办理、责成、贯彻执行等）6.祈请语:表示请求或希望（请、望等）7.征询语:用于征询对方意见（妥否、当否、是否可行、意见如何、如无不妥等）8.批转语:表示批转意见（批示、审批等）9.表态语:即回复用语（应、同意、不可行、请遵照执行等）10.结尾语：表示正文结束（此复、特此通知、谨此、为盼等）,使用表示连接和转折的词语和句式,2 公文的文体与格式,17,一、国家规定公文格式 1.公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。2.公文每页排22行，每行排28个字。3.标题：一般用2号

14、小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。4.正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。5.行距：一般公文中标题行距28磅，正文及其他单倍行距。6.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐

15、。,公文的格式,2 公文的文体与格式,18,附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。7.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。8.成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。9.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数

16、字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,2 公文的文体与格式,二、公司系统会议材料格式 公文采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。参考（党政机关公文格式国家标准 2012年实施）,19,2 公文的文体与格式,公文写作过程分解,目 录,20,一、公文写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,（一）通知（二）报告（三）请示（四）会议纪要（五）函,3 企业常用公文的写作解析,21,（一）通知：通知可用

17、于平行文，但多数是用于下行文，不用于上行文。,企业常用公文：通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息、决议、决定、意见等。,1、通知分为以下4种类型：一般性通知、批示性通知、指示性通知、会议通知,一般性通知：发布要求下级机关、部门人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。批示性通知：针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。“转发”，对上级机关、统计机关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。“批转”，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。“颁发”（“印发”），职能机关发布行

18、政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。指示性通知：对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用“通知”发布。会议通知：谁决定的召开什么会议、内容（讨论什么事项）、时间、地点、参加范围等，可用“通知”发布。,3 企业常用公文的写法解析,22,2、通知的写作要求,撰写通知必须严肃认真。在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须做到“三个吃透”，即吃透有关法律法规及方针政策；吃透领导的意图；吃透有关实际情况。要认真区分不同类型通知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。要根据具体内容来确定表达方式，在符合公文特定程式性的前提下，谋篇布局，力求灵活简便。通知的受文

19、单位，必须清楚准确。受文章位可以是一个或若干个，务必一一写出，严忌错漏。通知导言，务求简洁清楚，具有概括性；“通知正文”，务求明确具体，具有“可行性”。通知的表述方式必须以理性化的直述为主，严忌出现文学性的夸饰、含蓄等情况。,通知的标题有三种写法：标题只写“通知”二字。标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。标题由发文机关、事由、文种三要素组成。受文单位 在标题下面，正文之前，顶格写明被通知的单位。正文 正文是通知的主体，即通知的内容。通知的正文一般要求写出发文缘由、具体事项和执行要求，但不同性质的通知写法也有差异。比较典型的是指示性通知和会议通知。,3、通知由标题、受文单位、正文、落款及日期

20、四个部分组成。,3 企业常用公文的写法解析,23,4、指示性通知的写作方法：通知缘由是开头部分，主要说明为什么要发该通知，是通知正文的导语，通知承启用语，转入通知事项的拟写。通知事项是正文的主要部分，应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项。执行要求是通知的结尾部分，应写出对执行通知的希望与号召。5、批转与转发类通知的写法标题。基本结构模式：发文机关+“批转”或“转发”+原件标题+文种。注意事项：其一，公文标题中除法规、规章名称用书名号外，般不用标点符号。其二，对于层层转发的文件标题，不要造成层层叠构、题意不清的现象。其三，标题中出现“通知的通知”重复用语现象，应省略一个“通知”。正文。正

21、文内容结构：批语+批转件。批语表明发文机关对所批转文件的态度和意见；批转件即被批转或转发的文件，是文件的主要内容。批语和批转件共同构成批转或转发类通知的正文内容，两者不能独立成文。批语一般用简洁的语言写明批转文件的目的、意义，提出贯彻执行的要求。,3 企业常用公文的写法解析,24,6、事项类通知的写法标题。标题结构形式有三种：发文机关+事由+文种；事由+文种；文种。其中，完全式标题主要用于事项重大、指导性强的通知。一般性通知可根据通知事项和发文范围适当选择省略式标题。正文。结构形式：缘由+事项+要求。缘由通常用一段文字写明发通知的原因、目的或社会意义等；事项部分要将通知的内容一一列出，把布置的

22、工作或需要周知的事项交待清楚，讲清要求、措施、办法；结尾提出贯彻执行的要求。正文事项写作要求开门见山，主次分明，突出重点，语言表达以叙述为主。事项内容要具体明确，可操作性强，便于贯彻执行。7、会议通知 事项通知中的会议通知使用很普遍，行文的格式化很强。正文内容一般要写明以下八个要素：会议目的；会议内容；会议时间；会议地点；参会人员；准备材料；会议费用；报到时间。如果以上要素中某一要素写得不清楚，就可能使参会人员有所不明，可能导致会议组织上的混乱。,25,关于XXXXXXXXXX的通知公司各部（室）、各分（子）公司：为了XXXXXXXXXXXXXXXXXX，公司将XXXXXXXXXXXXXXXX

23、XXXXXX。现将有关事项通知如下：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二、XXXXXXXXXXXXXX 特此通知 XXXXXX二xx年xx月xx日,标题：黑体、小二、居中,正文：宋体，四号（或小四）、1.5倍行距,固定格式,发通知部门的全称,3 企业常用公文的写法解析,日期右空4字，与正文隔2行；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红色。,26,关于印发XX实施方案的通知公司各部门：为认真贯彻落实公司XX精神，经公司总经理办公会研究决定，XXXX。为此，公司制订了XXX实施方案现印发给你们，请认真贯彻执行。各有关单位要按照该方案要求，结合本单位实际

24、，制订实施计划，于X月X日前报公司XX部。XX公司（印章）XX年X月X日,3 企业常用公文的写法解析,27,关于印发xxxxxxxx规定的通知公司各部门：为了xxxxxxx(目的)，根据xxxxxxx(依据)，我们制定了xxxxxxxx规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。XXX公司XX年X月X日,3 企业常用公文的写法解析,28,关于做好xx工作的通知公司所属各单位：为贯彻落实XXX（XX号）精神，确保XXXX，特提出如下要求：一、各部门要认真贯彻落实公司对xx的要求，坚持“XX”的方针，强化XX责任制，加强XXX管理。要加强XXX，提高XXX。坚决杜绝xx的发生。二、切实做好xx工作

25、。按照“谁主管、谁负责”的原则，落实稳定工作责任制。认真xx，落实维护稳定预防措施，制定对XXX，坚持XX制度，确保XX，坚决避免XXX。三、XXXXXXXXXXX。各单位要按照本通知要求，认真落实XXX工作。特此通知。XX公司 XX年X月X日,3 企业常用公文的写法解析,29,关于xxx会议召开的通知公司各部门：为确保我司xxxx进行，树立“xxx”的思想理念，减少和杜绝xxx的发生，经公司xx研究决定，召开xx会，现将有关事项通知如下：一、时间：x年x月x日x点 二、地点：公司会议室 三、参会人员：xx 四、会议内容：1.xxxxx;2.xxx；五、会议要求：请参会人员准时参加，不得迟到早

26、退，不得缺席。xxxxxxxxx公司二0一x年x月x日,3 企业常用公文的写法解析,30,中国烟草总公司职工技术培训中心关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知行业各直属单位，中国烟草机械集团有限责任公司，中国烟草国际有限公司，中国烟草实业发展中心：为推行国家职业资格证书制度，提高烟草行业物流管理人员的专业技能水平，根据国家局、总公司2008年度国内培训计划的安排，定于2008年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班。现将有关事项通知如下：一、培训对象 二、培训内容与形式 三、培训时间与地点 四、培训费用 五、其他事项 2008年9月9日,3 企业常用公文的写法解析,31,xx市人

27、民政府人事局会议通知各区(县)人民政府,市政府有关部门：经市政府同意，定于2月20日在召开全市人事工作会议。传达贯彻工作会议，总结2016年全市人事工作，研究部署2017年工作。具体事项通知如下：一、参加会议人员 各区（县）分管人事工作的副区（县）长，人事局局长各1人。二、会议时间、地点 会议地点：xx大厦 会议时间：2017年2月20日 与会人员集体乘车参会，请于2月17日前将与会人员姓名、单位、职务等相关事项报人事局办公室。电话：传真：联系人：xxx xxx 附件：参加会议的有关单位名单xx市人民政府 二零一七年二月十五日,3 企业常用公文的写法解析,32,3 企业常用公文的写作解析,33

28、,（二）报告1、适用范围 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问及提出建议的陈述性公文。2、报告的特点按隶属关系行文。属于上行文，没有隶属关系的不用报告。以陈述为主要方式。以说情况，摆事实为主。目的专一。不能在报告中夹带请示事项。3、报告的种类工作报告：向上级机关汇报某一阶段工作的进展、成绩、经验、存在问题及打算，汇报上级交办事项的结果，汇报对某一指示传达贯彻的情况，等等。专题报告：做完某项工作后向上级机关或主管部门汇报工作情况。综合报告：综合汇报某阶段的工作，对一阶段内各方面的工作作一个总的回顾，总结经验教训，提出今后的设想。情况报告：汇报本地区、本单位发生的重大事件，或在一定范围

29、内带有倾向性的情况。答复报告：以汇报上级机关询问的某一事项的情况为内容的报告。,3 企业常用公文的写作解析,34,4、报告的写法 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。标题主送机关正文 报告导语：背景、情况、目的、依据 报告主体：成绩、做法、经验、体会、打算、安排；情况原因教训措施 报告结语：重申意义、展望未来；模式化的套语。5、报告的注意事项严格使用文种，不要与请示混用。报告中不得夹带请示事项。材料要客观真实、实事求是。,3 企业常用公文的写作解析,35,6、例文,3 企业常用公文的写作解析,XXX集团公司关于2016年度工作情况的报告集团公司各部门、各控股公司：受董事会委托，做

30、工作报告，请予审议。一年来，集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手，在管理、主业拓展、现有供热系统技术改造、新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩，是浓墨重彩、可圈可点的一年。第一部分 值得肯定的成绩 第二部分 主要存在的不足 第三部分 来年的主要工作 二一六年十二月三十日,36,6、例文,3 企业常用公文的写作解析,XXX集团公司关于2016年度工作情况的报告集团公司各部门、各控股公司：受董事会委托，做工作报告，请予审议。一年来，集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手，在管理、主业拓展、现有供热系统技术改造、新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩，是浓墨重彩、可圈可点的一年。第一部分

31、 值得肯定的成绩 第二部分 主要存在的不足 第三部分 来年的主要工作 二一六年十二月三十日,37,（三）请示,1、请示的概念 请示，是下级机关向上级机关请求指示，批准问题或事项而使用的公文。2、请示的特点请示时，要把对问题的看法、意见明确地提出来，以便领导做决定和指示；务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情，并且都要求上级批复、表明态度；请示的内容要一文一事。不要在一件请示中包括几件事，这样，才便于领导及时批复；其他要求事前请示，不多头请示。3、请示的类型：按照请示事项的内容和目的，分为以下三类。,请求指示的请示。主要用于下级机关对某一法规、政策不太理解，或对重大原则问题无法自行处理，请求

32、上级机关答复、指导的事项。如请求审批的请示。主要用于机关无权决定的重大问题需要提请上级审核批准的事项，如：人员编制、机构设置、外事活动、换届选举等。请求解决问题的请示。主要用于下级机关遇到具体问题需要上级机关予以解答，或遇到无法自行解决的困难，请求上级机关在人、财、物等方面给予具体帮助的事项。,3 企业常用公文的写作解析,38,请示标题发文机关+事由+文种事由+文种请示的正文：请示缘由+请示事项+规范结语请示缘由。即请示事项的背景、原因和依据，要写得有理有据、实事求是、具体明白。请示事项。即请求上级机关指示、批准、帮助解决的具体事项。请示事项，要符合国家法律、法规，符合上级领导机关的工作权限范

33、围，符合实际，具有可行性和可操作性。请示结尾。以规范化结语结尾。如：妥否，请批复。,3 企业常用公文的写作解析,39,（请求指示的请示:）：XXX(单位)关于XXXX(事由)的请示XXXX(主送部门或领导)：为了XXXX（目的），根据XXXX（依据），我单位拟XXX(意图主旨)。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、XXX(基本情况)。二、XXX(请示事项的必要性和可行性及其意义)。三、XXXX(具体方案和请示事项)。妥否，请批示（或请指示）。联系人：，联系电话：（印章）XXXX年X月X日,3 企业常用公文的写作解析,40,（请求批准的请示）：XXX(单位)关于XXXX(问题)的请示XXXX(

34、主送部门或领导)：近日，XXXX(某项工作中遇到XXXX问题)。现将有关问题请示如下：一、XXXX(有关情况)。二、XXXXX(遇到的问题)。三、XXXXX（请示内容，即恳请上级单位对XXXXX问题做出指示）。联系人：，联系电话：XXX部门 XXXX年X月X日,3 企业常用公文的写作解析,41,（请求批准的请示）：公司关于招聘新员工的请示公司：由于本分公司业务的发展，急需增聘副经理1名，具有专科以上学历的业务员3名(其中女性2名)。副经理拟刊登广告向社会公开招聘，业务员从今年毕业生中招聘。可否，请批复。XXX部门XXXX年X月X日,3 企业常用公文的写作解析,42,请指出下面请示的错误 请 示

35、 人力资源部、公司领导：由于近日处于购物高峰期，我分部人员紧张，造成商品断货现象严重，希望给予处理这一问题。另外，能否申请增设两部公共电话,请批示。XX分部 2017年8月3日,3 企业常用公文的写作解析,43,（四）会议纪要,1、适用范围适用于记载、传达会议情况和议定事项。2、会议纪要的特点纪实性、概括性、指导性会议纪要一般不向其他机关、单位发送，只发向本机关领导人、直属部门和下级机关、单位。发文范围在抄送栏内以“发”、“送”等字样后面加冒号标明。会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。标题 会议名称+文种：交流会会议纪要 事由+文种：关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要 成

36、文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。,3 企业常用公文的写作解析,44,3 企业常用公文的写作解析,浙江欣捷建设有限公司2009年第一次管理座谈会会议纪要 时 间：2009年2月22日 地 点：主持人：出 席：、本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接、工作流程、公司内部管理等事宜，总结了企业内部管理存在的不足，确定了财务报表统一、相关证书借用、贯标小组组建、档案管理、分公司专业人才招聘等事宜，现将会议议定事项纪要如下：一、会议听取了。二、会议指出，。三、会议对解决现阶段的问题作了明确。1.2.浙江欣捷建设有限公司 2008

37、年2月22日,45,（五）函,1、适用范围 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和大富审批事项。2、函的特点：平等性和沟通性；灵活性和广泛性；单一性和实用性3、函的分类按内容分：洽函平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。询问、答复函指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函。请批、批准函向不相隶属的业务主管部门制发的请批函。按照文面规格分：公函按一般公文格式和要求行文。便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件范围。请批、批准函向不相隶属的业务主管部门制发的请批函。,3 企业常用公文的写作解析,46,（五）函,按照行文

38、方向分：去函也叫来函、发函，即主动发出的函。复函是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。4、格式要求：公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。标题：一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。正文：一般包括三层：A、简要介绍背景情况；B、商洽、询问、答复的事项和问题；C、希望和要求，如：“务希研究承复”、“敬请大力支持为盼”、“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。,3 企业常用公文的写作解析,47,XXX关于XXX的函（

39、2号小标宋体）主送机关：（标题下一行顶格，3号仿宋）X X X X X X X X X X（正文3号仿宋体字）特此函达，恳请批复。（结语灵活变动）附件：1.X X X(正文下一行右空两字)2.X X X 单位名称（附件下两行居成文日期中）,3 企业常用公文的写作解析,48,关于商谈品牌电脑价格的复函厂业务部：贵厂8月16日关于品牌电脑报价的函（号）收到，情况已悉。与同类产品相比，贵厂所报价格偏高。如果贵厂能在所报价格上再优惠10个百分点，我方则会愉快地接受贵方价格。希望近日收到贵方回复。一旦得到贵方确认的价格，我方将立即向贵厂发出正式订单。合作愉快。公司(公章)2017年8月16日,3 企业常

40、用公文的写作解析,49,问题修改：,3 企业常用公文的写作解析,学校关于解决进修教师住宿的函 大学校长办公室：首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到学院进修。但因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望，冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手，为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激，对有关住宿费用等事宜，可统一按贵校的

41、有关规定办理。以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。最后，再次恳请予以关照。学校 年月日函要遵循诚恳合作、平等对待的原则，用语简练得当，保证权威性、严肃性。公函用语不使用“祝万事如意”等私函用语。,50,修改后的函：,学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函大学校长办公室：为培养师资，我校选派了五名教师到学院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。请予支持为荷。学校 年月日,3 企业常用公文的写作解析,51,问题修改：,3 企业常用公文的写作解析,关于举办新年联谊会的函

42、 深圳市xxx有限公司：为了感谢贵公司按时完成我公司2#综合楼装饰工程项目，为了表示对双方合作的满意,我公司决定于2005年1月1日下午15：30分在xxx文艺中心与贵公司共同举办新年联谊会。妥否，请函告。xxx 实业有限公司 二OO四年十二月二十九日,52,修改后的函：,关于联合举办新年联谊会的咨询函 深圳市xxx有限公司：为了感谢贵公司按时完成我公司2#综合楼装饰工程项目，表示对双方合作的满意，我公司拟定于2005年1月1日下午15：30分在xxx文艺中心与贵公司共同举办新年联谊会。可否，请函告。xxx实业有限公司二OO四年十二月二十九日,3 企业常用公文的写作解析,目 录,53,一、公文

43、写作基本常识二、公文的文体与格式三、企业常用公文写作解析四、常用词汇和问题汇总,54,公文常用特定用语简表,4 常用词汇和问题汇总,55,4 常用词汇和问题汇总,56,篇首用语：根据、遵照期求用语：恳请、报请经办用语：现经、经查引述用语：收悉、阅悉呈告用语：呈报、呈递商洽用语：商洽、商榷查证用语：核实、核准,时限用语：届时、及时询问用语：可否、当否答复用语：参照、参考表态用语：不得、不予强调用语：必须、务必综述用语：总之、鉴于此篇尾用语：此函、特此,4 常用词汇和问题汇总,57,关于公文内容有关问题,1、词语使用方面 字词的误用是公文写作中长期存在和普遍存在的“顽疾”，直接影响到公文的准确性。

44、,4 常用词汇和问题汇总,“截止”和“截至”，这两个词都是动词，都有“到为止”的意思，但“截止”是终止、结束的意思，而“截至”大多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不是终止或结束。“截止”一般用在时间之后，如“展览到5月30日截止”。“截止”如果用在时间之前，就需要加一个介词作补语，如“展览截止到5月30日”。“截至”用于时间之前，不能用在其后，如“截至7月30日，共有5000人参观了展览”，不能写成“截止7月30日，共有5000人参观了展览”。“翻两番”，在使用时会发生计算结果不对的情况，主要是没有弄清楚“翻番”的含义。“翻一番”，指增加到原来数目的两倍，“翻两番”是指在“翻一番”的基础上再

45、乘以2，以此类推，如，200吨翻一番是400吨，200吨翻两番是800吨，200吨翻三番是1600吨。,58,关于公文内容有关问题,1、词语使用方面 字词的误用是公文写作中长期存在和普遍存在的“顽疾”，直接影响到公文的准确性。,4 常用词汇和问题汇总,“必须”与“必需”，意思不同，“必须”是必要、一定要的意思，用来加强语气，如“各分、支行必须按照要求，认真开展xxxx工作”，而“必需”是一定要有、不可少的意思，如“物价、工商等部门要加强大米、猪肉、蔬菜等群众生活必需品的市场监测和管理”。“决不”与“绝不”，两词在公文及讲话稿中出现的频率很高，强调的侧重点有所不同，“决”有一定、必定的意思，用在

46、否定词前面，表示坚决不能，强调的是主观态度，如“决不反悔”，而“绝”有绝对的意思，用在否定词前面，表示绝对不能，强调的是客观上完全否定，排除其他可能性，如“绝不可能”“增加了”与“增加到”，“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。“以上”与“以下”，“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。,59,关于公文内容有关问题,滥用模糊词语。如“变电站已经运行了20至30年，急需改造。”错用异型词语。如：笔画笔划；订货定货

47、；分内份内；宏图鸿图；就座就坐；狼藉狼籍；流连留连；模仿摹仿；凝练凝炼；人才人材等。时间表述含糊。用时间代名词而不用具体日期，年份随意省略，年份不使用公元纪年。前后矛盾，概念不清。例如：“我公司严格遵守与贵行签订的协议，恪守信用，想尽办法，如期归还了所欠贵行的2亿元贷款本息。由于我公司已无力筹集资金按计划偿还贷款，特商请贵行延期”。“党中央、国务院及各级党委、政府”；“今年，我公司制定和完善了公司管理办法等有关法规。”表述不准确。如“2004年我公司利润总额3.5亿元，而上年达到5.7亿元。”,4 常用词汇和问题汇总,60,关于公文内容有关问题,2、语法方面成分残缺。如“我公司各级领导深入一线

48、，严防死守，不惜一切代价确保了抢险救灾的物资供应。”纠正。这段话在“严防死守”之前省略了“带领广大职工”，容易产生歧义，应当补全。成分多余。如关于上报的报告标题中，“上报”为多余项。搭配不当。如“请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关整改情况及时向省公司本部报告。”语序不当。要注意顺次排列，前因后果。例如：“我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，总经理和其他公司领导同志出席了这次会议。”例如：“几个分公司的职工来省公司反映了这一情况。”,4 常用词汇和问题汇总,61,关于公文内容有关问题,3、数字使用方面数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字,如“20世纪

49、90年代”错成“二十世纪九十年代”;应该用汉字的用了阿拉伯数字,如“党的十四大”错成“党的14大”。数量概念混乱。如“2004年度，公司人均主营业务收入实际完成万元人，人均主营业务成本万元人”。值范围不规范。例如：“4-6”、“0.2-6”等。纠正：规范的写法应分别为“46”、“0.20.6”。,4 常用词汇和问题汇总,62,4、标点符号使用方面引号的使用问题。引号表示文中直接引用的部分，有时也用来表示需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语等。常见的问题是后引号与句号位置错误。逗号的使用问题。不规范的问题主要是当用不用，引起歧义。如“3日内蒙古人民共和国有暴风雪。”纠正：在“3日内”后边应当有

50、一个逗号，但因缺少了这个逗号后，容易引起歧义，甚至可能带来严重的政治问题。并列短语中的顿号、逗号的使用问题。并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”。冒号的使用问题。常见的问题主要是当冒号用在总括性话语的后面表示引起下文的分说时，往往忽视冒号的提示范围或用逗号或分号终结冒号的提示范围。例如：“当前要做好三件事：一要保障电煤供应；二要合理安排电网运行方式；三要留足旋转备用机组；”纠正：冒号表示的是仅次于句号的句内停顿，只有句号才能终结冒号。第三个分号要改为句号。,4 常用词汇和问题汇