outlo日历教程.ppt

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1、1,目录,建立约会事件发起会议处理会议邀请及响应共享日历查看多个日历Outlook 帮助您跟踪所有日历匹配日程表在您自己的日程表中划出时间在导航窗格中组织日历,2,建立约会事件,新建约会：方法一：单击鼠标右键执行【新建约会】命令方法二：击工具栏上的“新建”按钮,“约会”就是我们在“日历”中安排的一项活动，工作和生活中的每一件事都可以看作是一个约会。,3,建立约会事件,键入约会内容：1.在“约会”对话框中输入约会事件的主题、地点和时间等信息。2.输入完毕后，单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，新的约会事件就建立好了。注：如果想在约会事件发生前得到Outlook的提醒，可以在对话框中选中“提醒”复选

2、框，并能设定多久前发出提醒声音和信息。,重复周期：针对周期性发生的约会事件，我们可以使用Outlook中的“定期约会”功能，建立一个周期性重复的约会。1.单击工具栏上的【重复周期】按钮2.在“约会周期”对话框里，可以自定义定期模式。3.你需要确认约会事件发生的时间，并设定约会事件定期循环的起止日期。,4,发起会议,Outlook“日历”中的一个重要功能就是创建“会议要求”，我们不仅可以定义会议的时间和相关信息，还能邀请相关同事参加此会议。,创建会议：方法一：在Outlook中打开“日历”视图，单击鼠标右键执行【新会议要求】命令方法二：单击工具栏上的“新建”按钮，选择【会议要求】这一项，即可创建

3、一个“会议”。,5,发起会议,确定参会者：1.点击【收件人】按钮2.从Outlook“联系人”中选择多个参会者和相关资源也可以直接写参会者的电子邮件地址，多人之间仍用分号分隔开。,确认参会者时间：打开“会议”对话框中的“计划”标签，里面会以图形的形式为你展现每一位参会者的时间安排。注：实现此功能的前提是每一位员工需要将自己的工作日历共享，才能供项目组成员随时查看。,6,处理会议邀请及响应,处理会议邀请1.可以选择接受、暂定或谢绝该邀请2.要向会议组织者说明原因并回复,当确认是否参会后，发送响应发送给会议组织者。,注：一旦我们接受了会议邀请，邀请邮件就会自动删除，并且在Outlook“日历”中可

4、以看到此会议的条目已经自动添加进去了。,7,共享日历,共享我的日历在有Exchange服务器支持的情况下，在日历的左边点击“共享我的日历”，填写收件人进行发送，就可以将日历共享给同事。,8,共享日历,共享我的日历在没有Exchange服务器的环境下我们可以将日历发布到网上，点击“发布我的日历”，输入Microsoft Live ID，选择相应的权限，将你的日历信息通过E-Mail发送给想要查看的对象，即可完成日历的发布。,9,查看多个日历,OUTLOOK中可根据自己的需求选择日历的类型,Outlook 中还包含其他类型的日历，并可以通过多种方式进行访问。使用哪种日历取决于您的特定需求以及电子邮

5、件和计算机的设置方式。,10,查看多个日历,如果 Outlook 中有要查看的其他日历，这些日历将在导航窗格中列出。,在“我的日历”组中存在两个日历：默认日历（即始终命名为“日历”的日历）以及额外的个人日历。本例中，另一个日历名为“家用”。,图片显示了以下几个示例：,11,查看多个日历,如果 Outlook 中有要查看的其他日历，这些日历将在导航窗格中列出。,在“其他日历”组中，有两个附加日历：“名人生日”日历，该日历通过 Internet 订阅，以及一个“工作组网站：假期”日历。,图片显示了以下几个示例：,12,查看多个日历,如果 Outlook 中有要查看的其他日历，这些日历将在导航窗格中

6、列出。,“人员日历”组显示了某同事共享的日历。如果您的电子邮件和日历使用的是 Microsoft Exchange Server（您在工作时 可能就是这样做的），就可以与他人共享您的主日历。,图片显示了以下几个示例：,13,Outlook 帮助您跟踪所有日历,如果有多个日历，对日历着色和不同名称有助于区分它们。,在图片中，默认日历为蓝色，而家用日历为绿色。Outlook 根据您在导航窗格中选择日历复选框的顺序来为日历分配颜色。,14,Outlook 帮助您跟踪所有日历,如果有多个日历，对日历着色和不同名称有助于区分它们。,左起第一个日历为“日历”。这是 默认日历的常用名称。下一个日历为“家用”

7、，这是创建新的个人日历时使用的名称。,请注意，每个日历都具有标签，如下所示：,15,匹配日程表,选择要查看的日历之后，请选择如何查看日历。,还可以通过重叠模式查看日历：这是一种“透明”模式，您可以以一个日程表的形式查看多个日程表。该动画演示了如何在并排模式和重叠模式之间进行切换，并控制哪个日历显示在顶层。,动画：右键单击，然后单击“播放”。,将向您演示如何以并排模式查看多个日历。,16,匹配日程表,选择要查看的日历之后，请选择如何查看日历。将向您演示如何以并排模式查看多个日历。,还可以通过重叠模式查看日历：这是一种“透明”模式，您可以以一个日程表的形式查看多个日程表。该动画演示了如何在并排模式

8、和重叠模式之间进行切换。,17,在您自己的日程表中划出时间,有时您可能希望在两个日历中都显示某个约会。,可以非常方便地约会从一个日历复制到另一个日历：在并排模式中，单击约会以选中它，然后将它拖到目标日历中，如图片所示。请注意：要将副本准确地放置到相同时间空挡中。,18,在导航窗格中组织日历,此图片演示了创建新组并将日历移动到该组中的步骤。,在导航窗格中，单击“添加新组”。键入组名称（此处我们将组命名为“销售团队”）。将各日历拖到组中（每次一个）。此处我们会将雷光辉的日历从“人员日历”移动到新建的“销售团队”组中。,18,测试题1,您的默认主日历将始终命名为（请选择一个答案）：,您选择的任何名称

9、。“日历”。“我的日历”。,18,测试题1：答案,“日历”。,18,测试题2,要在 Outlook 中使用多个日历，必须连接到 Internet 或者使用 Microsoft Exchange Server。（请选择一个答案。）,正确。错误。,18,测试题2：答案,错误。,可以通过多种方式在 Outlook 中创建、查看和共享日历。有关特定方法的更多信息，请参见本课程末尾链接的“课程摘要卡”。,18,测试题3,如果要将多个日程表显示为一个日程表，请执行下列操作（请选择一个答案）：,使用并排模式。选中所有日历的复选框。使用重叠模式。清除除某个日历以外的所有日历的复选框。,18,测试题3：答案,使用重叠模式。,由于日历在重叠模式下看起来是透明的，您可以看到日程表集合如何显示为一个日程表。,