鲁山锦沅房地产有限公司行政管理制度汇编.doc

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1、行政管理制度汇编鲁山锦沅房地产有限公司行政管理制度汇编2011-1-2 目 录总 则4目的：4原则：4声明：4OA11 公文管理制度7第一章总则7第二章公文的种类8第三章公文格式9第四章行文规则12第五章发文规定13第六章 收文与办理13第七章公文立卷与存档14OA21 档案管理制度15第一章 总则15第二章 档案归档16第三章 保密制度20第四章 档案借阅21第五章 保管期限及保管统计22第六章 鉴定销毁23第七章 附则23OA31 印鉴管理制度24第一章 总则24第二章 印鉴的分类和使用范围24第三章 印鉴管理和登记29第四章 印鉴制作、启用、更换和销毁31OA41 合同管理制度33第一节

2、 总则33第二章 合同管理制度34OA51 固定资产管理制度36第一节 总则36第二章 实施细则37OA61 会议管理办法40第一章 总则40第二章 会议的分类40第三章 总经理办公会工作细则41第四章 会议管理44OA71 办公秩序管理办法47第一章 总则47第二章 行政奖罚制度47第一节 奖励方式和方法47第二节 奖惩内容50第三节 奖惩标准53第三章 员工考勤管理办法60第四章 员工请销假管理办法62第五章 员工差旅费管理办法65第六章 业务招待费管理办法68第七章 行政安全管理办法72第八章 办公环境管理办法74第九章 员工工装管理办法77OA81 后勤接待管理办法79第一章 总则79

3、第二章 办公用品管理办法79第三章 库房管理办法82第四章 通讯管理办法86第五章 车辆管理办法88第六章 行政接待工作管理办法93第七章 公司与政府各相关部门之间关系维护的指导准则95锦沅房地产有限公司行政人力资源制度汇编行政管理制度总 则目的： 为规范公司行政管理秩序和工作次序，结合实际情况，特制定本办法。原则： 行政人事部是行政管理的职能部门，负责相关规章制度的制定、落实、监督和检查。声明： 关于在我公司经营管理活动中发生的某某业务，符合本制度约定的，请按本制度执行。对于本制度未尽事项，接办单位应向行政人事部提出实施方案,待审批完毕后方可以办理。本制度根据行政人事部行政管理核心职能进行划

4、分为：公文管理、档案管理、印鉴管理、合同管理、固定资产管理、会议管理、办公秩序管理、后勤接待管理。职能一：公文管理OA11：公文管理制度职能二：档案管理OA21：档案管理制度职能三：印鉴管理OA31：印鉴管理制度职能四：合同管理OA41：合同管理制度职能五：固定资产管理OA51：固定资产管理制度职能六：会议管理OA61：会议管理制度职能七：办公秩序管理OA71：行政奖罚管理制度OA72：员工考勤管理办法OA73：员工请销假管理办法OA74：员工差旅费管理办法OA75：业务招待费管理办法OA76：行政安全管理办法OA77：办公环境管理办法OA78：员工工装管理办法职能八：后勤接待管理OA81：办

5、公用品管理办法OA82：库房管理办法OA83：通讯管理办法OA84：车辆管理办法OA85：行政接待工作管理办法OA86：公司与政府各相关部门之间关系维护的指导准则OA11公文管理制度第一章总则1.1目的 为适应公司高速度、跨地域、规范化、可持续发展的需要，加强全公司公文处理工作的规范化水平，提高公文处理工作效率，确保政令畅通，指挥快捷，制定本制度。1.2原则 公司的公文是在经营管理过程中形成的具有一定法定效力和规范体式的文书，是公司正常运转和进行商务活动的重要工具。1.2.1 公文处理是公文的起草、签发、签收、传阅、办理、归档等一系列相互关联、有序衔接的工作。1.2.2公文处理应当以程序规范、

6、简洁高效、及时准确、安全保密为原则。1.2.3公文处理必须严格执行公司商业机密管理制度，确保公司商业机密安全。1.2.4公司行政人事部是全公司公文处理的业务管理机构，承担以公司名义印发的公文处理工作，并对公司各部门的公文处理工作负有业务指导责任。1.2.5公司各部门公文处理工作应由指定的专人负责管理，并接受公司行政人事部的业务指导。第二章公文的种类2.1本办法所指公文，分为公司公文即*置业有限公司公文、公司部门公文。2.1.1公司公文，是指以*置业有限公司名义印发的各种公文，包括公司上向所属各部门印发的公文，及对外向政府部门、社会团体所发的公文。2.1.2公司各部门公文，是指以公司个部门印发的

7、各种公文。2.2常用公文种类有决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作联系单等类。1)决定：用于发布公司对管理体制上重要事项或其他重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。决定文体不适于公司各部门使用。2)通知：用于发布公司内部的规章制度、经营计划；发布要求各单位办理和有关单位共同执行或周知的事项；任免和聘用员工。3)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各单位知道的事项。4)报告：用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级部门的询问或要求。不需要上级作出指示、批准。5)请示：用于向上级部门请求指示、批准。6)批复：用于答复所属单位

8、或下级部门的请示。7)函：用于同级单位或无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题，或向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。8)会议纪要：用于传达、公布公司重要会议情况和议定事项。9)工作联系单：是公司内部专门设立和使用的一种平行文，主要用于内部工作中，平行部门之间就重大事项作出说明，或请对方办理的具体工作内容、要求。公司各部门之间可用工作联系单这一文种。对政府部门、社会团体和外部个人，均不得使用工作联系单这一文种。10)新闻是对公司重大事件的及时报道，要求报道事件不超过事件发生后24小时。第三章公文格式3.1公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文

9、、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。3.1.1涉及公司商业秘密的公文，应当标明密级即“绝密”、“机密”、“秘密”。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。3.1.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3.1.3发文机关标识：1)以锦沅房地产有限公司名义印发的公文，发文机关标识用 “锦沅房地产有限公司”后面加“文件”组成。如果是会议纪要，后面用“会议纪

10、要”替代“文件”。使用宋体字，用红色标识。2)以部门名义印发的工作联系单，发文机关标识以公司全称后面加“工作联系单”组成。使用宋体字，用黑色标识。3.1.4发文字号1)除会议纪要、工作联系单以外的公文发文字号，由发文机关代字、年份、序号组成。在公司标识下空2行，用仿宋体字，居中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的反线。反线颜色同标识颜色。2)以公司名义印发的公文，由行政人事部统一编号。3.1.5签发人公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居中，签发人姓名居右空1

11、字；签发人后标全角冒号，冒号后用楷体字标识签发人姓名。3.1.6公文标题1)公文标题分一行或多行居中排布。2)公文标题由相关介词“关于”、发文事由、文种三部分组成，除法律法规、公司内部规章制度名称加书名号外，一般不使用标点符号。3.1.7主送机关1)主送机关是公文主要受理部门。在标题下空一行，左侧顶格，回行仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。2)主送机关名称应使用全称或者规范化简称、统称。3.1.8公文正文公文正文位于主送单位名称下一行，每自然段第一行左空2字，回行顶格，数字年份不回行。3.1.9附件公文如有附件应写明，在正文下空一行，左空2字。3.1.10成文日期成文日期应使用汉字将年

12、、月、日标全；“零”写为“”；如是一个单位发文，成文日期右空4字。3.1.11印章公文除会议纪要外，应当加盖印章。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。3.1.12附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。3.1.13主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。3.1.14抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3.1.15承办单位、联系人及联

13、系电话1)在抄送之下，应注明“承办单位”、“联系人”、“联系电话”。2)公司发文，内容为公司全局工作的，以行政人事部为承办单位。3)联系人，为承办单位的负责人。3.2公司及所属各单位公文，一律用A4纸。左侧装订。页边距上为37mm，下为35mm，左为28mm，右为26mm。标题用小2号黑体字，正文用3号仿宋体字。每页22行，每行28字。第四章行文规则4.1行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越级的人员。4.2公司可以向政府部门、社会团体行文；可以根据业务需要向合作伙伴行文。4.3以公司名义发布战略计划、重大决定、年度工作计划、

14、组织架构调整、重要人事任免、规章制度、重要奖励和处罚等时，公司标识用红色，即用“红头文件”格式。4.4公司除行政人事部外，其他部门不得以公司名义对外行文。4.5 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。4.6 “报告”不得夹带请示事项。第五章发文规定5.1发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。5.2以公司名义上报或下发的公文1)根据内容，由相应的部门拟稿并填写发文审批单；由该部门负责人核稿。如必要，由其他相关部门负责人会签。2)在呈报总经办会签前，由公司行政人事部进行审核。审核的重点是：是否

15、确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。3)由文件承办部门报总经办成员会签后，由执行董事签发。4)公文正式印制前，行政人事部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。5)经过核对无误后，行政人事部将公文编号、登记、打印。6)由拟稿人对打印出的公文进行校对。7)行政人事部用印、登记、归档。第六章 收文与办理6.1收文一般包括签收、登记、拟办、批办、传递、承办、催办、归档等程序。6.2公司内部各单位报给总经办的公文，统一由公司行政人事部行政专员在收文登记表上签收、登记、编号；由行政人事部经理提出报

16、公司总经办阅批的先后顺序；公司总经办阅批后，由公司行政人事部交承办单位，并对公司总经办批示的落实情况跟踪督办。6.3公司外部单位给公司的公文，统一由公司行政人事部行政专员在收文登记表（外来文件收文登记建立专册）上签收、登记、编号；由行政人事部经理提出报公司总经办阅批的先后顺序；公司总经办阅批后，由公司行政人事部交承办单位，并对公司总经办批示的落实情况跟踪督办。6.4外来一般商业信函，可由行政人事部经理阅后，直接交相关业务部门办理。6.5公司收到的外来公文统一由公司行政人事部签收、登记、编号，报分管行政的总经办成员审阅、批示后，交由相关部门办理。6.6收文单位一般应在24小时内就办理情况向发文单

17、位作出书面答复；来文明确办理时限的，收文单位应严格按照时限办理；不能按时限要求办理的，应书面说明。6.7在文件办理过程中有重大异议的，可向公司行政人事部说明，直至向公司总经办投诉。第七章公文立卷与存档7.1公文办完后，应根据公司档案管理规定和其他有关规定，及时将公文包括草稿、发文审批单、传阅单及其他有关材料，整理归档。公司的公文，交行政人事部所属行政人事部存档。各部门的公文，由各部门保存，并按档案管理制度定期交公司行政人事部存档。7.1.1联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。7.1.2具有长期或永久保存价值的电子文件，必须制成纸质文件。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。OA21

18、档案管理制度第一章 总则1.1目的 为进一步规范公司的档案管理，加强档案的收集、整理和归档，使档案管理做到科学化、规范化，根据中华人民共和国档案法并结合锦沅房地产有限公司（以下称公司）实际，特制定本制度。1.2原则 公司行政人事部是公司档案管理的职能部门，负责公司档案管理制度的制定、检查和落实以及档案管理工作。1.2.1公司档案工作实行二级管理。一级管理是指公司行政人事部的统筹管理；二级管理是指各业务部门的档案资料管理工作。1.2.2公司的经济合同档案由行政人事部建立和管理。1.2.3公司应当逐步实施档案专业管理，对档案管理人员进行必要的档案专业培训，并保证对档案管理的投入。1.2.4档案存放

19、地点作如下规定：1）各类批文、经济合同、协议、证照存放在公司行政人事部。2）人事档案原件存放在公司行政人事部。3）除工程施工图纸可由工程部直接转交给物业公司外，其它工程项目档案存放于行政人事部。4）公司的各种财务资料、税务资料存放在公司财务部，由公司财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。5）售房合同初期存放在销售部，在办理完毕房屋产权后将档案转由行政人事部，按照经济合同档案进行管理。6）诉讼档案应当在每一诉讼程序结束后（尤其是在更换代理律师时）及时归档初步档案，诉讼案件终审判决执行完毕后，及时归档全部诉讼文书档案。其中判决书、裁定书、决定书、仲裁书、协助执行通知书、起诉书、答辩书等诉讼

20、文书必须是原件内容。诉讼档案单独立卷管理，实行律师和行政人事部双重管理。7）公司原则上应当设立独立的行政人事部，应将合同类经济文书档案、人事档案、工程档案、会计档案、声像档案等统一存放。实施分类编号，分类管理。人事档案、会计档案由行政人事部和财务部门负责人独立管理，在档案的存放和编号方面接受专职档案管理人员的指导。第二章 档案归档2.1归档资料包括所有具有查考作用的决议、决定、证明、说明、纪要、报告、总结、请示、往来通知和信函、经济合同签约稿、生效合同、协议、许可证、权利证书、验收文件、交付文件、担保文书，以及其他项目、声像、电子文档等资料。2.2归档资料要进行登记，编制归档目录；归档时应分类

21、立卷，及时归档。2.3部门须指定专人做好文件材料的收集、整理归档工作，并将该项工作内容列入有关人员的职责范围。工程资料由资料员收集整理并负责日常管理；工程资料外的其他行政类资料由行政内勤收集整理并负责日常管理。立卷归档的文件一律要求原件，任何原件档案不得存于档案管理部门之外的其他部门和个人，部门需要者可存复印件、复制品。2.4立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。各部门向行政人事部移交档案时办理移交手续，填写移交单，一式两份并签名盖章，档案员接收档案后，认真复查确认并登记入册。2.5音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。音像档案应加以必要的文字说明，一般

22、包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。2.6案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应按顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。2.7档案管理人员应当及时观察档案保存状况，保证档案存放环境安全，发现不利于存放档案的情况，及时采取保护措施，避免档案毁损和丢失。凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。任何人员离职后不得携带属于公司的档案。2.8凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。2.9文书档案由行政内勤负责统一收集、整理，分类建立和管理。2.10文书档案包括上级部门

23、文件、公司文件。2.11.1上级部门的下列文件应予归档：1)上级部门对公司的批示、批复；2)上级部门需要公司贯彻执行的重要文件。2.11.2公司下列文件应予归档：1)公司下发的红头文件；2)公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；3)公司制定的章程、各项规章制度等文件；4)公司荣誉奖励证书；5)公司在法律事务中形成的诉讼或者非诉讼文件材料；6)公司审计工作中形成的重要文件材料；7)公司重要固定资产统计表及移交凭证；8)公司在基建工作中形成的计划任务书、协议书、凭证、土地证、合同、图纸、工程预决算、基建财务、竣工验收说明等文件材料。2.12立卷

24、归档制度2.12.1业务部门须每月5日之前（合同档案形成后三日内）向行政部门移交上月本部门形成的档案。有些专门性案卷由于特殊需要，可根据具体情况另行商定归档时间。2.12.2立卷归档案卷应符合下列要求：1)应归档的文件材料齐全、完整；2)文件按其内容的联系，合并整理、立卷。2.13档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：1)工程档案严格按照竣工应提交的资料目录进行清单列表；2)工程档案齐全、系统、完整；3)工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程部经理要对工程档案资料的完整性、准确性负责，并提交目录清单至主管工程的副总备案；4)工程档案已整理立卷，立卷符合

25、本规范的规定；5)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；6)文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。2.14列入行政人事部接收范围的工程、建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向行政人事部移交一套符合规定的工程档案。项目交付完成之前，工程类资料、营销类资料由业务部门资料员保管，项目交付之后交行政人事部保管。2.15对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向行政人事部移交。2.16移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，移交

26、单位和接受单位双方签字、盖章后交接。2.17凡是在公司工作活动中形成的，具有保存和利用价值的音像资料，均应报送公司行政人事部归档。2.18公司重要工作及公司领导重大事务活动的纪实照片、录音、录像；2.18.1反映公司概貌的音像资料：1）在省、市电视台和中央电视台播放的，有关公司重大活动的新闻报道、专题片、公益广告片等；2）由企业制作的企业形象宣传片、多媒体光盘等音像资料。2.18.2公司召开重要会议如年度工作会议等，专项活动如先进性教育活动、讲正气、树新风主题活动等，公司重要培训、文体活动、重要赛事的音像资料；2.18.3公司重要活动或重大事项形成的音像资料：1)党和国家领导人、省、部级领导在

27、公司或控股企业进行考察、调研和指导工作的相关音像资料；2)公司重大项目签约、战略合作谈判、商务会谈仪式的音像资料；公司重大节日活动、庆典活动的音像资料。2.18.4公司荣誉：获奖证书、奖牌、奖杯、奖状等的音像资料。第三章 保密制度3.1机要档案的保管：3.1.1机要档案分为：绝密、机密、秘密三级。3.1.2机要档案的密级界定标准：3.1.2.1绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元（含1000万元）以上的重大合同。3.1.2.2机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料、金

28、额在100-1000万元的合同。3.1.2.3秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。3.1.3以上机要档案须由行政人事部保存管理。3.2任何单位和个人需要借阅公司档案的，应按借阅制度，严格履行审批、签批手续方可借阅，并应在借阅后及时归档。3.3档案管理人员必须遵守保密原则。档案管理人员由于故意、过失造成泄密，应当承担相应的责任。第四章 档案借阅4.1.1本公司内部人员借阅，须履行借阅手续。外单位人员借阅，需经关联部门履行必要的签批手续，借阅者必须在指定范围内查阅。档案借阅人员，应当按照审批或者指定时间，及时完好归还借阅的档案。4.1.2司法机关、检察机关或者其他行政机关需要调阅公司档案的，

29、接受协助要求的档案管理人员应当将该情况反映给公司级领导，征得同意后方可提供。4.2行政人事部根据档案的使用范围，适当复印部分档案，供各业务部门使用，但应当登记备案。4.3 各部门因工作需要，查阅（借阅）不在本部门存放的档案时，凭（借阅）联络单到有关部门查阅（借阅）有关档案。公司的所有档案借阅手续需要行政人事部经理批准。公司除重要的档案（绝密、机密档案）借出时须报请总经理批准外，其他档案（秘密档案）由部门经理批准即可。4.4档案借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。逾期不能及时归还的情况，借阅人需要填写档案资料续借申请单，主管领导签字后续借。借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）当日必须归

30、还，其他档案资料借用时间不得超过七天。愈期仍未归还者，将强制其归还档案，并给予相应处分。4.5借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。档案管理部门有权过问外借档案的保存、保密和利用情况。4.6档案资料因不慎丢失或者灭失、毁损需要补救、重新申领的，应当及时按照发证机关机关的要求进行公告，并按照有关规定补办。无法补救或者申请新的档案资料，应当采取适当方式复制拷贝，并需注明原件的出处、丢失、损毁、灭失的情况，以备核对和考察。第五章 保管期限及保管统计5.1档案的保管期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：5.1.1永

31、久保存：公司章程；董事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划和总结；年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权证书及其它债权凭证；判决、裁定等诉讼资料、政府决定文件、人事资料；大型活动的图片、音像资料；其它核定应永久保留的文件。5.1.2定期保存：不要求永久保存的档案。保存时间暂定为15年，确实需要提前销毁的，可由相关部门提出申请，报行政人事部批准后执行。5.2行政人事部每季度对接收的档案、资料，根据规定和要求，整理编号，登记入库保存并编制必要的检索工具。每季度定期或不定期全面或重点检查档案，随时发现问题及时解决。5.3建立档案统计账薄，及时、准确完整地提供各种数据并及时上报。5

32、.4行政人事部的设施必须坚固、安全，做到防火、防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防虫等措施。室内不准吸烟不准堆放易燃品，下班之前检查火源切断电源。第六章 鉴定销毁6.1对行政人事部存放的超期档案，档案管理部门应会同有关部门鉴定。6.2在鉴定工作中应以“档案保管期限表”为依据，采取有关专业人员集体鉴定的方法，逐卷、逐张详细审查，确定期限调整密级，提出档案的存留报告和意见。6.3经鉴定后，对无保存价值的档案，要登记造册，提出报告，经总经理批准后方可销毁，并在案卷目录上注销。第七章 附则7.1公司按照国家和地方政府的规定管理档案，对于故意破坏档案或者因重大过失导致档案毁损的，公司将给予处罚，构成犯罪的，

33、移交司法机关。7.2接触档案的人员私自保留属于公司的机密档案，经公司催要拒绝归还的，公司有权对其处以人民币5000元罚款，作为对该档案成本的直接损害补偿。7.3故意损坏档案或者因其失职行为导致档案损坏无法补救的，绝密文件每件处以5000元人民币罚款；机密文件处以2000元人民币罚款；秘密级文件每件1000元罚款。上述罚款作为对档案文件不能弥补的损害赔偿。7.4档案管理人员因管理过失或者故意行为导致档案重大损害，且无法补救的，公司有权予以辞退，解除劳动合同。OA31 印鉴管理制度第一章 总则1.1目的 为了规范公司印鉴和公文的签发和适用行为，防范经营风险，杜绝不规范的印鉴适用行为，保护公司的合法

34、权益不受非法侵害，制定本制度。1.2 原则 行政人事部是公司印鉴管理的职能部门，负责公司印鉴管理制度的制定、检查和落实印鉴管理工作。第二章 印鉴的分类和使用范围2.1公司的印鉴分类：1)行政公章2)合同专用章3)财务专用章4)发票专用章5)预算（结算）专用章6)法定代表人私人印章7)部门专用章8)专业人员的私人印鉴部门专用章包括工程部“业务联系和收发函专用章”，预算部“业务联系和收发函专用章”；专业人员的私人印鉴是指财务人员与财务专用章配合使用的私人印鉴，预算专业技术人员资质编号印鉴。2.2行政公章使用范围、审查和批准：2.2.1行政公章：下列情况需要加盖公司行政公章1)公司签发的红头文件；2

35、)以公司名义下发的重要制度规定等；3)以公司名义对外行文或者涉及人事、身份、工资、医疗、教育、婚姻、出入境、家庭状况等出具证明、说明、请求和公函；4)公司注册地行政机关要求必须使用行政公章对外签署合同的，可使用公章代替合同专用章；5)招标文件和招标邀请函；6)对外出具担保函、付款承诺书、有关豁免条款以及其他对公司有重大影响（经济、信誉、设定义务等）的法律文件；7)法律文书；8)与银行等金融机构签署的合同、协议类文件；9)其它经执行董事同意需加盖行政公章的文件（不得用于签署合同）。2.2.2审查和批准：前款第（一）、（二）、（三）、（八）项情况下的用印，由申请使用人的主管副总审查同意后，总经理批

36、准用印；前款第（四）、（五）、（六）、（七）项情况下的用印，需要由公司律师审查同意后，报总经理批准用印。2.3合同专用章使用范围、审查和审批：2.3.1下列情况下使用合同专用章：1)各类采购合同的签订；2)商品房销售合同的签订（允许使用合同专用章）；3)国有土地使用权出让合同4)国有土地使用权转让合同5)项目合作或者合资合同；6)建设工程施工合同以及补充协议、涉及合同内容的备忘录；8）勘查、设计、咨询服务、配套工程、分包工程、专业工程；9)其他涉及公司承担义务的协议、合同、承诺、保证等法律文件。2.3.2审查和批准：所有该类加盖合同专用章的合同、协议、补充协议、承诺、备忘录等法律文件，经合同起

37、草人、合同履行责任人或者授权签订人提出申请，经过公司律师审查同意后，提交总经理批准后用印。公司律师提供合同文本的，由合同履行责任人或者授权签订人提出申请，公司律师审查确认，报总经理批准用印。2.3.3合同类法律文件必须由授权签订人签字后，方可加盖印章。一般情况下，公司加盖印鉴时，合同相对人已经履行了合同签订的全部手续。2.3.4合同印鉴使用登记人，应当按照合同管理办法审查合同签订的形式要件和备案，必须加盖骑缝章。2.3.5印鉴保管人、印鉴申请人必须对印鉴使用情况进行详细登记，并按照规定按时进行核对和检查。2.4 财务专用章的使用范围、审查和批准2.4.1财务专用章应当按照国家财政部、人民银行、

38、税务总局等有关主管部门的规定使用财务专用章和财会人员的私人印鉴、法定代表人的印鉴。2.4.2下列情况使用财务专用章1)对政府财政、税务、工商等有关部门报送的有关报表，需加盖财务专用章的；2)向金融机构报送的有关材料；3)公司出具的支票、汇票、本票等单据；4)公司出具的各种现金收据；5)其它经公司同意盖用财务专用章的文件。2.4.3审查和批准；1)财务专用章使用，由申请人提出申请，经财务经理审查批准加盖。需要加盖法定代表人的私人印鉴的，经总经理批准。2)出具前款第（三）、（四）项单据和票据的，申请人应当按照财务制度和会计制度，接受相互之间的监督和核查；付款行为当按照相关制度经总经理批准办理。2.

39、5发票专用章2.5.1发票专用章使用范围：发票专用章使用范围仅限于公司销售房产、出租房产等实现经营收入且必须提供规范票据的行为。2.5.2申请人提出使用申请，经财务经理批准使用，实现收入的行为，同时必须接受会计等监督和核查。2.6 各分子公司预算（结算）专用章：2.6.1分子公司预算（结算）专用章使用于如下事务：1)对施工企业的签证审核；2)建筑材料认价单；3)竣工结算表。2.6.2使用公司预算（结算）专用章，由造价工程师或者公司预算技术人员提出申请，预算部经理审查同意，报总经理审查后，上报执行总裁审查批准，方可加盖公司预算（结算）专用章。2.6.3签证和竣工结算使用公司预算（结算）专用章，审

40、核人、批准人必须查阅公司总经办会议记录，核实签证等相关内容。2.7法定代表人的私人印鉴2.7.1使用范围：法定代表人的私人印鉴，只有在与公司重大经营活动、重大支出活动有关的合同、支付、承诺、担保、董事会决议等合并使用时，公司才能承担责任。2.7.2凡使用法定代表人私人印鉴的行为，除按照相应审批程序履行外，必须经过执行董事批准。2.8预算部业务联系和收发函专用章。2.8.1预算部“业务联系和收发函专用章”使用于如下事务：1)内部工作联系单（函）；2)发送或者接收外部合同相对人函件；3)对外业务联系。2.8.2部门主管或者经理，对所有发文和收文必须进行详细的记录，并在记录登记中保留申请人的签字和发

41、收文名称、编号等相关内容。2.8.3预算部经理是该专用章使用的直接审批人。2.9 工程部业务联系和收发函专用章2.9.1对内对外发生业务联系，收发信函需要加盖专用章的，须经部门经理审查批准，尤其是施工企业送达的签证申请单、协调函、申请、报告、工程备忘录、工程例会纪要、监理备忘录、通知等文件，必须通过审查后批准使用。2.9.2工程部经理是该专用章使用的直接审批人。第三章 印鉴管理和登记3.1印鉴管理和登记责任人1) 锦沅房地产有限公司行政公章、合同专用章，由行政人事部经理负责管理和登记。2)财务专用章和发票专用章，由财务部经理负责管理和登记。3) 锦沅房地产有限公司预算（结算）专用章，由行政人事

42、部经理管理和登记。4)法定代表人私人印鉴由执行董事管理和登记。5)预算部、工程部业务联系和收发函专用章，由预算部、工程部经理负责管理和登记。6)所有印鉴都应当在行政人事部备案。3.2审查登记和批准登记1)申请人使用各类不同的印鉴，应当按照本规定办理用印申请，填写申请单，申请单的格式由行政人事部统一制定。2)申请人按照规定填写申请单，报经主管领导批准后，按照本办法规定需要报公司律师审查同意的，在报经总经理及以上审批人之前，必须报请公司律师审查同意。3)公司律师对经过自己审查同意的申请，必须逐项进行登记。登记的内容包括申请人、初审批准人、用印文件内容、份数、下游审批人，审查同意的，应经申请人签收。

43、4)审批人经过审查同意用印的，审批人应当在用印文件上签署意见，同时在申请人的用印申请上签署意见，交由申请人。5)申请人持用印申请单批准内容，向印鉴管理人申请加盖印章。印鉴管理人在审查了申请人的申请书、用印文件后，按照规定加盖印鉴，并加盖骑缝章。6)印鉴管理人将用印文件交由申请人前，应当要求申请人亲自填写登记表，登记表的内容包括申请人、审查人、审批人、前手登记人、印鉴管理人、用印文件名称、内容、用印份数、用印个数、用印文件张数等内容，由申请人签字确认，印鉴管理人签字确认。7)印鉴管理人与公司律师或者其他印鉴使用登记人，应当每月核对印鉴登记情况，并将登记核对情况汇总上报公司行政人事部。第四章 印鉴

44、制作、启用、更换和销毁4.1印鉴制作和更换1)公司印章为圆形，中央刊五角星，五角星外刊相关名称。直径不大于4.2厘米，不小于3.2厘米。2)印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。3)印章的质料，由制发机关根据实际需要确定。4)公安机关对印章实行属地管理，公司各类印章应当凭相关证明文件到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。公司指派专人办理准刻手续，经办人员需持有公司的委托证明和本人的身份证明。刻制法定代表人私人印章和专业人员的私人印章时，还需提供名章所刻人名的身份证明。5)需要更换印章的，须公告声明原印章作废后，依前款规定重新办理。6)印章遗失、被抢、被盗后，应当立刻向管理和

45、登记部门报告，并采取公告形式声明后，依前款规定重新办理。4.2印鉴的启用与停用1) 锦沅房地产有限公司行政公章、合同专用章，经行政人事部管理和登记，报请总经办批准后，方可启用。2) 锦沅房地产有限公司财务专用章和发票专用章，由财务部经理管理和登记，报请总经办批准后，方可启用。3) 锦沅房地产有限公司预算（结算）专用章，由行政人事部经理管理和登记，报请总经办批准后，方可启用。4)法定代表人私人印鉴由公执行董事管理和登记，报请总经办批准后，方可启用。5)预算部、工程部业务联系和收发函专用章，由预算部、工程部负责人持有管理和登记，报请总经办批准后，方可启用。6)因公司撤销、名称改变、项目完结或换用新

46、印鉴而停止使用时，应履行上述批准手续后，交管理和登记部门封存，并报行政人事部备案。7)必须报行政人事部备案并预留印鉴字样。4.3违规使用印鉴的责任与处罚4.3.1印鉴使用规范要求：1)印鉴管理部门和负责人应加大对于印鉴的管理，印鉴审批须符合业务流程，且进行印鉴使用登记。2)印鉴使用申请人、审查人、审批人须对用印文件仔细审查，并对用印后果负有经济、行政、法律责任。3)严禁使用二级部门专用印鉴对外签订相关合同、协议、备忘录等。4)严禁在空白纸张上盖用印鉴，一经发现，追究印章保管人的责任。同时，印鉴管理部门、责任人和申请人负责人将对造成的后果负全部责任。5)原则上不允许携带公司印鉴外出。如因特殊情况须携带印鉴外出，必须由用印部门经理提出书面申请，并经总经理审批后，办理借用手续。印鉴外借期间由借用部门负责人全权负责。6)严禁伪造、盗用印鉴，一旦发现该种行为并被查实，立即