应用文写作教程课件.ppt

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1、应用文写作课件钟祥职高 张静,主 要 内 容,一、课程总体教学设计（一）课程设计（二）教学内容（三）教材特点（四）教学方法二、单元教学设计 项目七 任务二十一【总结】的教学设计,一、课程总体教学设计,（一）课程设计（二）教学内容（三）教材特点（四）教学方法,（一）课程设计,1、课程作用 在现代社会生活中，应用文作为信息载体和交际工具，不仅日益进入政治、经济、文化生活的各个领域，而且，作为个人能力与素质的体现，逐渐被纳入人才评价标准的视野。应用写作能力不仅成为了当今社会高素质人才的重要内涵，而且还是企业所要求的八大职业核心能力之一。,数字运算 革新创新 自我提高 与人合作 解决问题 外语应用,2

2、.课程性质及与其他课程关系,文秘专业核心能力,各种信息载体,应用文写作,八大职业核心能力,信息处理,交流表达,（二）教学内容,1.课程目标 通过本课程的教学，培养学生严谨、务实的思维能力，流畅、平实的表达能力；让学生能写作在学习、生活、工作岗位上经常接触到的一些文种，使他们在求学、求职、事务、礼仪等日常领域，企业商务、宣传、策划、会务、法律等业务领域里熟练地拟写经常出现的各种文件，得心应手地处理个人和公司的一些文书类业务。,2.教学内容,（三）关于教材,1.教材介绍,在近几年实践教学的基础上，按照示范校建设以及国家级精品课要求，我们对职场应用文课程进行整体重新设计，出版了校本教材。主要思路就是

3、要破原来以文体建构模式的老套路，变成以职业工作流程为线索，以职场情境为导入，以项目和任务为载体，形成了“条具、书信、学业、求职、商务、礼仪、宣传、事务、行政、法律”等十个与学生职业人生密切相关的项目。在每一个项目下，又设计了若干个“任务”，这些任务都是具有内在联系的文种构成，比如宣传类的就包括消息、通讯、演讲稿等文种，可谓环环相扣。,2.教材特点,天下文章，不外乎就两大类，一类是实用型应用文，一类是审美型文学作品。先秦到两汉，直到南北朝，这两类文章统称“文学”。“文学”一词最早出现在孔子的论语中，那时的文学并不是今天意义的文学，而包括天下所有的文章。南北朝时期，开始了“文笔”之争，文学从此走向

4、了自觉，开始从广义的“文学”中独立了出来，并具有了今天意义的文学。从写作学角度来看这两类文章，应用文是一种具有固定格式的模式化写作，而文学作品却是一种独创性的审美写作。由于写作的表达方式不同，形成了这两类文章的不同性质，应用文是具有功利性的实用型文章，而文学作品却是无功利性（当下文学的商品化，另当别论）的审美型文章。当然，还有介于二者之间的通讯、报告文学和部分说明文等文章。应用文写作是目前中职学校的一门必修课、选修课、素质（通识）课。无论是在校学习期间，还是毕业后的工作、生活中，每个人都必须学会，而且能够写好应用文，这样才能适应21世纪知识经济社会的要求。因为当我们中职毕业后，走上工作岗位时，

5、可能会遇到起草工作安排，总结，假如我们据有熟练的应用文写作技能，配合我们所掌握的专业特长与工作业务专长，在实际操作中，定能胸涌成竹，如同庖丁解牛，游刃有余。,（四）教学方法,教学思路,教学模块,教学方法,教学模式,二.单元教学设计,情境式教学和案例教学是应用文写作的基本教学方法，这也是对以往教学方法中以知识传导为主要教学目的的教学思路调整的结果，变成以实践性为主，注重能力提升。每项工作任务都以情景式的故事作为导入新课的先锋，在故事中体现所要完成任务的结构或写作要素，然后以文种案例作为工具，通过对案例进行分析，对每项任务所应具备的知识点进行系统概括。通过生活和工作场景模拟，引导学生进入情境，拟写

6、文书，再在小组中进行评价，修改，巩固提高运用知识解决实际问题的能力。下面就以项目七中的任务二十一的课程设计为例来说明：,任务二十一总 结,能力目标：能够运用辨证的观点总结经验和教知识目标：1.总结的概念、类型、基本格式 2.总结的写作方法和基本要求教学重点：能够按照写作要求书写总结教学方法：案例分析、现场模拟、归纳总结教学时间：2课时,教 学 过 程,一、职场情景导入 有一个小男孩，课余时间替人割草，给自己赚些零花钱。有一天，打工的男孩打电话给布朗太太说：“您需不需要割草？”布朗太太回答说：“不需要了，我已有了割草工。”男孩又说：“我会帮您拔掉草丛中的杂草。”布朗太太回答：“我的割草工已做了。

7、”男孩又说：“我会帮您把草与走道的四周割齐。”布朗太太说：“我请的那个男孩已经做得很好了，谢谢你，我不能换掉他。”男孩便挂了电话。此时，男孩的室友问他：“你不是在布朗太太那儿割草打工吗？为什么还要打这个电话？”男孩说：“我只是想知道我究竟做得好不好！”假如我们能够像这位男孩一样，不断地检查、反省、总结自己过去的工作，相信我们会做得更好。,二、阅读相关文书 多媒体课件演示例文个人工作总结，教师讲解例文的标题、前言、正文、结尾等各构成要素。三、写作演练 任何人在生活、工作、学习方面，总有取得成功的时候，只是有的人的成功机会多些，有的人获得成功的次数少一些，有的人的成功在学习上，有的人的成绩在其他方

8、面。那么，请你回顾自己的生活，将你认为是成功的一个侧面或一件事，写成一篇小总结。四、展示、点评、修改 1.抽选三位同学展示自己的总结；2.其他同学参与点评，并指出写得好的地方和不妥之处；3.根据分析和学习，修改自己的总结。,1.概念：总结，是对过去一段时期的工作、学习或思想进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验教训，得出规律性认识，用以指导今后工作和学习的书面材料，是各类机关、团体和企事业单位及个人在日常工作、生活中应用非常广泛的一种事务性应用文。2.种类：从写作的角度来分，有三种：综合总结 专题总结 个人总结3.基本格式：标题、正文和落款4.总结写作注意事项 总结前要充分占有材料。一定要实事

9、求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。条理要清楚。要剪裁得体，详略适宜。要注意共性、把握个性。,五、教学小结,应用文写作教程课件第一章绪论,第一章 绪论,学习目标 知识概要 内容详解 本章小节,1.了解应用文的文种常识，理解学习本门课 程的作用和意义。2.掌握应用文写作基础知识，理解并掌握应用文主题、材料、结构和语言特点及其要求。3.把握应用文作者与读者因素对写作的作用与影响。,第一节 应用文发展简介第二节 应用文写作与文学创作第三节 应用写作的主体与受体,第一节 应用文文体常识 一、应用文的概念和功用 二、应用文的发展沿革 三、应用文的特点 四、应用文的分类,一、应用文的概念和功用,

10、（一）概念 顾名思义：“应”付生活、“用”于实务的“文”章,（二）功用,二、应用文的发展沿革,产生期,规范期,创新期,变革期,稳定期,成熟期,总结期,（新中国成立至今）,（近、现代）,（元明清）,（隋唐至宋元）,（魏晋南北朝）,（秦、汉）,（殷商至战国）,三、应用文的特点,价值的实用性 强烈的时效性建构的模式性 表述的简约性 读者的确定性,应用文的特点,四、应用文的分类,第二节 应用文写作基础,一、主题和材料二、结构与文本模式三、语体特征和语言特点四、表达方式五、应用文的写作过程,主题,材料,结构,语言,“灵魂”,“血肉”,“骨骼”,“细胞”,文章写作四要素,文章写作,人体构成,导入,一、主题

11、和材料,（一）主题的含义和要求,深刻,材料来源,学习积累,现场调研,网络搜寻,（二）材料及其来源,查阅文献,（三）材料的选择与使用,选择材料,去粗取精、去伪存真,使用材料,梳理、剪裁、加工,二、结构与文本模式,（一）结构的含义与类型,应用文的结构,内部结构,外部结构,逻辑结构,篇章结构,纵式结构,横式结构,交叉结构,（二）结构的表现形式,（三）应用文的结构原则,1.反映社会的发展规律和内在联系2.服从表现主旨的需要 3.适合不同种类的实用文书的特点 4.符合人们的一般思维规律,（四）应用文常见文本模式,1.“凭”“事”“断”式 2.“断”“事”“析”式 3.“事”“析”“断”式,三、语体特征和

12、语言特点,（一）语体的含义和类型,口头语体,语体,书面语体,谈话语体演说语体,文艺语体政论语体科技语体事务语体新闻语体,（二）文体与语体的对应关系,（三）应用文的语体特征,1.直接性,2.专业性,3.模式性,（四）应用文的语言特点,庄重 平实语言特点 明确 简约 得体,1.庄 重,庄重：庄严、郑重。“板起面孔说话”1.使用书面语言，不用或少用口语、俗语 2.使用标准语言 3.忌滥用文学语言 4.语言实在，言之有物,2.平 实,平实：平易、朴实 1.写作态度要诚实 2.“少做作，勿卖弄”,明确：明白、确切 1.用语慎审周密，分寸恰当2.用限制性的词语表示出事物的差别3.运用数字明确表述事物4.注

13、意前后照应，避免互相矛盾5.不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号,3.明 确,4.简 约,简约：简洁、精当1.从特定目的、特定对象出发，根据工作需要，写最重要的2运用各种简省的表述方法3认真修改,案例：瞿秋白的“26字”演讲,北伐战争开始前夕，国民革命军总司令部在广州请瞿秋白先生给全军政工人员作演讲。与会者对他的演讲的名气早有耳闻，都把这当成是一次难得的学习机会，做好了详细记录的准备。然而出人意料的是他走上讲台只说了一句话：“宣传关键是一个要字，鲁智深三拳打死镇关西，拳拳打在要害上。”一句话，26个字，当他走下讲台时，全场愕然。寂静了几秒钟后，全场这才爆发出雷鸣般的掌声。,5.得 体,得体

14、：适合交际题旨和语境 1.要适合发文者的身份 2.要适合题旨 3.要适合对象 4.要适合语境,四、表达方式,五、应用文的写作过程,文章写作,准备,平时准备特定准备,构思,表达,修改,提炼主旨选取材料谋篇布局,选词炼句准确表达一气呵成,查文种选择查写作要素查标点符号,第三节 应用写作的主体与受体,一、应用文的作者二、应用文的读者,群体作者,个人作者,法定作者,代言作者,应用文作者,一、应用文的作者,（一）应用文作者构成,修 养,（二）应用文作者的修养,人格修养,生活修养,学识修养,语言修养,政策理论修养,业务知识修养,（三）应用文作者应具有的能力,能 力,调查分析能力,心理把握能力,辞章建构能力

15、,信息处理能力,二、应用文的读者,普通读者,专业读者,法定读者,（一）应用文的读者类型,读者类型,实践性,功用性,近距离性,撮要性,阅读特点,（二）应用文读者的阅读特点,喜新尚简,按需实用,论职循位,求真务实,阅读心理,（三）应用文读者的阅读心理,应用文写作的作者应用文写作的读者,应用写作的主体与受体,主体和材料结构与文本模式语体特征和语言特点应用文的表达方式应用文的写作过程,应用写作总论,应用文写作基础,应用文文体常识,应用文的概念和功用 应用文的发展沿革应用文的特点 应用文的类别,第四章 公务文书,第一节 公文的格式和行文关系一、公文的概念 公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中

16、，为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间、空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多，但却是应用文中的一个主要门类。为使国家行政机关的公文处理工作制度化、规范化、科学化，提高公文处理的效率和质量，经过几年的实践，国务院办公厅对原有的国家行政机关公文处理办法进行了再次修订，于2001年开始施行。修订后的国家机关行政公文共有十三类十三种，即：一、命令（令），二、决定，三、公告，四、通告，五、通知，六、通报，七、议案、八、报告，九、请示，十、批复，十一、意见，十二、函，十三、会议纪要。在社会公务活动中，我们只有准确地使用和撰写行政公文，才能确保政令畅通，使上下左右声息相

17、通，步调一致，正常有序地工作，体现出新时代的新特点和新要求。,第一节 决定,决定的适用范围 决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约、规范、指导作用的下行文，对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力，是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布，以国家行政机关为例，按照有关法律，决定的发布机关是国务院，国务院各部委，以及县级以上（含县级）地方各级人民政府；乡、民族乡、镇人民政府也可以发布决定。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的写法 决定的格式主要由标题、正文、签署和日期组成。1、标题 决

18、定的标题应当精炼地反映决定的主要内容，通常要求写全项标题，即发文机关、事由和文种。2、正文 决定的正文，应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容。具体写法有两种：宣告性决定，因其内容相对简单、篇幅又较短小，所以，常按“决定原由”、“决定内容”的顺序作篇段合一的方法来进行表述。指挥性和表彰性决定，因其内容相对复杂，所以，常采用二部式结构表述：第一部分是开头，阐明决定的原由；第二部分是主体，阐明对有关事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容，可按一定逻辑顺序分条列项进行表述；有时也可采用小标题的方式来表述。3、签署及日期 决定的签署与其他行政公文一样，在正文的右下方签上发

19、文机关及成文日期，其中，如果是需要明确通过决定的时间及会议，则可将二者写在标题的下方。撰写决定的注意事项：第一，要注意决定的必要性。第二，要注意决定的正确性。,第二节 通知,一、通知的适用范围 在机关、团体和企事业中，作为通用公文的“通知”是应用范围广，使用频率高的一个文种。通知适用于批转下级机关相关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的适用范围广，从公布国家的政策法令，到基层单位的事务告知，无论是党、政、军机关，群众团体，还是企事业单位，上至中央，下至地方，单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小，机

20、动性、灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。二、通知的写法与撰写注意事项通知的写作格式由标题、受文单位、正文、签署和日期几部分组成。标题 常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素，受文单位 即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑。签署和日期 通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。撰写通知的注意事项：第一，要认真仔细。第二，被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一

21、个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用“省政府有关部门”一类略称，所附发文单位则应写明“有关部门”的名称，以避免发文不全，贻误工作。,第三节 报告一、报告的适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告从性质上看是一种陈述性的公文；从行文关系上看，是一种典型的上行文。二、报告的特点第一，已然性。第二，总结性。第三，陈述性。三、报告的种类报告，按其呈报要求可分为呈报性报告、呈转性和呈复性报告。报告，按其内容可分为综合报告和专题报告，工作报告和情况报告，以及调查报告。,四、报告的写法与撰写注意事项,报告的写法报告由标题、主送机关、正文、

22、落款及日期四部分组成。1、标题 一般由规范化的“三要素”的写法即发文机关、报告内容和报告组成，也可以由事由和文种组成，省略其发文单位。2、主送单位 主送机关写在正文前第一行。3、正文 报告的正文一般也分为开头、主体和结尾三部分组成。正文的开头，一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。采用的方式常用说明式或概括式。正文的主体应集中反映报告的核心内容。其具体写法，因报告种类不同而略有差异。综合性报告及呈报性报告、专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上是采用顺叙法。呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内容安排亦采取顺叙法，正文的结尾，一般的报告多无特殊的结

23、尾，汇报完毕，即告结束。结尾常用语是“以上报告，如有不妥，请指正。”呈转性报告，其结尾比较固定，常用语是“以上报告，如无不妥，请批转、贯彻执行。”落款及日期 如果标题是“两要素”的写法，或者即使标题是“三要素”写法，为了郑重起见，则先落款即发文单位全称，再写成文的日期。撰写报告应注意的事项：第一，要注意明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容。第二，报告的材料应确实、可靠。第三，报告里的观点要正确。第四，文字要简练。,第四节 请示,一、请示的适用范围 请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示从行文关系看，它是一种典型的上行文，从性质上看是期复性公文。上级

24、机关收到请示后，应当及时给予指示、批复。请示一般以机关的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区、一个方面工作的方针、政策、计划和重大行政措施等事项的请示，也可以由机关的正职行政领导签署发出。二、请示的特点：第一，行文关系具有固定性。请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一般是逐级行文。第二，行文的内容具有单一性。凡较规范的请示，都是具有这种单一性的，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的“一文一事”，“一事一请示”。这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的。第三，行文目的鲜明性。这主要表现在两个方面：一是对请示事项或问题所持

25、的意见是非常明确的；二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的。在这里，一切的含糊其辞都是不允许的。三、请示与报告的区别 第一，行文目的不同。请示用于向上级请求指示或批准某些事项，待上级明确审批意见后再开展或结束工作，在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求；报告却不能请求指示或批准，更不能要求必须复文。第二，两个文种的作用不同。请示对工作起到启始或中续作用；报告则起到汇报工作，反映情况供上级了解或参考的作用。第三，两个文种的形成时间不同。请示只能在事前，报告则在事后或事情进行当中形成。,第二节 请示,四、请示的写法 请示由标题、主送单位、正文、签署及日期组成。1、标题 请示的标题由请示单

26、位的法定名称、事由（请示事项）和文种（请示）组成。标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括，一般为请示事项或问题的名目。2、主送单位 即请示单位的直接上级机关。如有双重隶属关系时，则应主送能够直接批复的隶属上级，另者则以“抄报”处理，即主送单位只能是一个。不要轻易越级行文，如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属上级机关的同时，抄报被越过的直接隶属的上级机关。3、正文 请示的正文包括请示缘由、请示事项及请示批准的希望或要求。请示缘由部分应简明扼要地写出导致提出请示事项或问题的主要情况，也是构成原因的主要理由。第二部分的请示事项是全文的重点，明确提出请示的事项或问题以及相应的具体意见。

27、最后一部分是向上级机关提出请求批准的希望或要求，常用语有“妥否，请批准”“以上请示，可妥，请指示”等，如果是呈转性请示，结尾时常写“以上请示，如同意，请批转地执行”等。以上内容，视繁简程度，可分别作一段或若干段安排。4、签署及时间 请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间，完整的年、月、日。五、请示撰写的注意事项 第一，必须做到“一文一事一请示”。第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，决不能含混不清，不知可否。第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明；不能在主送的同时抄给下级机关。第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成“请示

28、报告”。,第三节 批复,一、批复的适用范围 批复，是上级机关根据有关的方针、政策和法律法规，依据自身的职权，针对下级机关的请示事项所作书面形式的答复。批复表达了领导机关对下级机关要开展某项工作或者处置某种事项所持的态度，或指示性意见。因此，批复具有强制约束力和严肃郑重性，并有很强的针对性和结论性，受文者必须贯彻执行。批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是“一请示一批复”，不涉及请示以外的其他事项。它属于指示性下行文。二、批复的用途，主要是通过对请示事项的具体答复或指示，实行对下级单位的具体指导，对全局工作及时协调。三、批复与批示同属于上级机关发往下级机关的

29、指导性公文，但它们有明显的区别：批复是专门答复下级机关请示事项的，内容具有明显的指导性，属于被动发文；批示是上级机关对某些问题或某项工作发表的指导性意见，其内容常常有较强的针对性和参考作用，属主动发文。,第三节 批复,四、批复的写法与撰写注意事项1、标题 批复的标题一般都是规范的“三要素”的写法，即由发文单位的全称、事由和文种构成，也有的批复的标题由事由和文种构成2、主送单位 批复的主送单位即原请示单位，换言之即答复是谁的请示，主送单位就应该是谁，若带有普遍指导意义的，需要发给下级机关，则用“抄送”的形式。另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位。3、正文 批复的正文一般都很简短，因为它

30、不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样充分说明理由，而是答复问题。正文一般由“引语”和“答复意见”两部分组成。4、落款及时间 批复因具有通知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具体时间；如果标题中已有发文机关名称，正文后也不再落款而只写成文日期。但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性。五、撰写批复的注意事项：第一，针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针、政策，针对所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复。第二，明确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利下级机关执行。第三，及时性和一致性。批复是答复请示

31、事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其他部门或地区的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机关的实施。第四，正确使用“批复”与“答复函”两个文种。批复是一种针对“请示”而发的下行文，作者必须是受文机关的上级领导或指导机关，否则不能使用这一文种。,第四节 函,一、函的适用范围 函，也称公函，是商洽性公文。各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项，这种联系常用“函”进行。函，国家机关、企事业单位都可以使用。它是公文中运用最为灵活的一个文种。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，

32、请求批准和答复审批事项。二、函与批复的区别：首先，可以从概念上加以界定。函是用来相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的。批复是专门用来答复请示事项的。其次，从作用与行文关系上来区分。批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性，联系与咨询的答复，一般情况都是平行文。三、请示函与请示的区别：公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点：第一，请示是上行文，函是平行文。第二，请

33、示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。,第四节 函,四、函的写法 函的一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。标题 函的标题是全要素标题，即包括发文单位、事由及文种。其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。正文 函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清

34、楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。复函正文的一般结构是：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。如“贵厂字号文悉”这样的格式，也可以直接写“电悉”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。在复函中要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中用语应言

35、简意赅。落款与日期 函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。,第三章 国家行政机关公文（下）,第五节 会议纪要一、会议纪要的适用范围和种类 会议纪要也是一种比较重要的法定公文。为了体现民主集中制的原则，各级机关、人民团体、企事业单位的公务活动经常采用会议形式，这就使以记录会议情况和议定事项的会议纪要具有较高的使用频率。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是一种特殊文种，主要用于传达会议的主要精神和要求，与会单位共同遵守执行的事项，以沟通情况、交流经验、统一认识，指导工作。它是在归纳、整理会议记录及其他有关会议材料的基础上，按照会议的宗旨和要求，针对会议讨论研究的工作

36、事项和问题综合整理而形成，它既可以反映会议的基本情况、主要精神和中心内容，也能够用以解决问题、统一协调各方面的步调，还可以向上级机关汇报会议情况。例如大学思想政治教育工作座谈会会议纪要。二、会议纪要的种类 会议纪要从本身反映的内容和性质及作用来看，大体可分为三种：第一类，指令性会议纪要。第二类，通报性会议纪要。第三类，座谈会纪要。,第五节 会议纪要,三、会议纪要的写法与撰写注意事项 会议纪要的格式一般包括标题、时间、正文等项。标题 会议纪要的标题有两种写法：其一是单标题，其二是双标题，这里有两个语言结构，前一个是主标题，概括会议的主题，后一个是副标题，说明会议的名称及所用文种。时间 会议纪要的

37、时间，一般是会议纪要形成的时间，有时也可以写会议结束的时间。会议纪要的时间一般写在标题下方的居中位置，并且首尾加圆括号。正文 会议纪要正文一般包括开头、主体和结尾三部分。开头部分用简练的文字写出会议概况：介绍召集会议的单位、会议的目的、开会的时间、地点、会期、参加人员、会议的议程和进行情况等。主体部分主要写会议内容，即会议研究的问题，讨论的意见及所形成的结果。这部分的表述方式比较灵活多样，可以加写序号按问题的顺序逐一表述，也可以直接以小标题形式表述，还可以按内容性质加序号分若干部分表述。结尾部分有两种写法。一种是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务；另一种是

38、不另写结尾，正文的主体部分结束就是全文的结尾，一般工作会议纪要常常采用这种写法。四、撰写会议纪要应注意的事项：第一，要真实、准确地概括会议内容，尤其是会议的议决事项。会议纪要，既要忠实于会议的实际内容，又要作好归纳整理工作，不能随主观意图增减或更改会议的内容，而必须做到真实、准确地表达会议内容。第二，要突出反映会议的重点内容，这主要是指重点反映会议所讨论的问题及形成的统一意见，即会议明确和解决的问题。第三，会议纪要的写作要及时，否则拖延时间过长，会给人“时过境迁”之感，影响公文的效果。,第六章 经济管理关文书,本章学习目标理解各类经济报告的概念、特点了解各类经济报告的用途和要求掌握各类经济文书

39、的基本结构,第一节 经济报告文书概述,一、经济报告文书概念本章的“经济报告”是指为反映经济活动的状态、经济行为的实施、经济运行的效果、经济法规的执行而写作，写作的目的是让有关对象了解经济运行状态，监督经济行为过程或对未来形势作出判断并依此决策的公文文书。二、经济报告文书的种类、特点及作用(一)经济报告文书的种类1.预测类报告文书2.送审类报告文书,第一节 经济报告文书概述,(二)经济报告文书的特点1.体现政策2.目的鲜明3.准确规范(三)经济报告文书的作用1.测报作用2.监管作用3.知晓作用,第二节 市场调查报告写作,一、市场调查报告的概念、特点和种类(一)市场调查报告的概念调查报告是一种广泛

40、使用的应用文体，它通过对一定范围内的相关事宜的调查、分析，再作出书面报告。市场调查报告则是诸多调查报告中的一种，它是以市场为对象，通过各种不同的调查方法，对整个生产、销售环节，对原材料和成品价格，对供应和需求关系等作出研究分析，并就此提出相关的建议、对策，使社会公众知晓，供决策者参考。,第二节 市场调查报告写作,(二)市场调查报告的特点1.真实典型性2.现实针对性3.时机限定性(三)市场调查报告的种类1.资源性市场调查报告2.消费性市场调查报告3.服务类市场调查报告,二、市场调查报告的结构,1.标题市场调查报告的标题是根据文章内容和文章作者的写作意图而灵活拟就的。2.正文(1)总说。(2)主体

41、。(3)结尾。,三、市场调查报告的写作要求,1.调查要科学全面2.报告要实事求是3.写作要理论严密,第三节 经济活动分析报告和经济预测报告,一、经济活动分析报告和经济预测报告的概念、特点和种类(一)经济活动分析报告和经济预测报告的概念经济活动分析报告和经济预测报告都是对一段时间内的经济运行现象进行分析研究，发现方向性的问题并作出反应。二者所不同的是：经济活动分析报告侧重于已然，而经济预测报告侧重于未然。前者重总结，后者重预案。经济活动分析报告和经济预测报告是重要的决策依据。其次，经济活动分析报告和经济预测报告也是企业活动的依据之一。经济活动分析报告和经济预测报告是大于具体市场的关于政策、方向的

42、报告，对企业活动有重要的指导作用。,第三节 经济活动分析报告和经济预测报告,(二)经济活动分析报告和经济预测报告的特点1.客观性2.指导性3.阶段性(三)经济活动分析报告和经济预测报告的种类1.宏观报告与微观报告2.长期报告与短期报告3.政策性报告与实践性报告,二、经济活动分析报告和经济预测报告的结构,1.标题经济活动分析报告和经济预测报告的标题既可像公文那样以介词“关于”引出问题和文种，又可写得较活泼些，以正副标题配合的方式标引。2.正文(1)前言(2)主体(3)结尾,三、经济活动分析报告和经济预测报告的写作要求,(一)理论依据强分析方法对(二)问题要准确观点要鲜明(三)层次要清楚关联要紧密

43、,第四节 可行性研究报告,一、可行性研究报告的概念、特点和种类(一)可行性研究报告的概念可行性研究报告是在决策之前，对所欲决策事项的先进性、合理性、成功的可能性以及存在的风险性等诸多因素进行系统和科学的分析、预测、计算、评估和论证，并将论证结果以书面形式记载后交有关方面参考、选择或审议、批准的重要依据。可靠性研究是决策的重要前提。而由可行性研究产生的报告，反映了研究分析论证的全过程，体现了它的科学性和逻辑性，其内容应该是整个研究的总结性结论。,第四节 可行性研究报告,(二)可行性研究报告的特点1.科学性2.详备性3.程序性(三)可行性研究报告的种类首先从内容上分，大致可以分为科技类的，如研究高

44、新技术引进方面的问题；生产类的，如改扩建项目、基础设施建设等问题；经营类的，如申请合资经营、设立分公司办事处等问题。又可从阶段分，大致可分为机会性研究报告、预可行性研究报告和详细研究报告等。从项目的大小来分出一般可行性研究报告和大中型可行性研究报告。从写作的结构要求来看，又可分成复杂型可行性研究报告和简单型可行性研究报告。,二、可行性研究报告的写作结构,(一)标题可行性研究报告可由单位名称、行为项目及文种三部分组成一个完整式标题。与其他文种的标题一样，也可以用省略了某些要素的标题。(二)封面封面要一一列出以下信息：项目名称、主办单位及负责人、技术负责人、经济负责人、可行性研究工作负责人的职务与

45、姓名、项目编制时间、有时还要列出内容目录。,二、可行性研究报告的写作结构,(三)正文(1)总说。交代缘起，概括说明背景情况和研究的理论及政策依据等。(2)项目基本情况调研。项目牵涉方的基本情况等。(3)项目实施方案。具体标的，包括时间、地点、项目步骤等。(4)投资估算和资金筹措。具体情况和数据分项细说，包括有利因素和风险因素。(5)后果分析预测。用具体数据来预计项目在经济或社会效益方面成功的可能性和有多大的成功。(6)不确定分析。对可能发生的非主观因素问题做充分的实事求是的预计，分析它可能带来的危害。,二、可行性研究报告的写作结构,(四)结论可行性研究报告的结论是非常重要的部分。结论应对所述事

46、项作出观点鲜明、语词恰切的总结陈述，表现出作者对项目的明确意见。最后，应将项目所有必须的附件如图表、数据、证书、样品等，在此后以“附项”名义一一列出。,三、可行性研究报告的写作要求,(一)以客观事实为唯一依据(二)以现场实际为研究对象(三)以扎实内容为立论基础,第五节 预算和决算报告,一、预算和决算报告的概念、特点和种类(一)预算和决算报告的概念预算和决算报告是一个独立的经济核算单位，依法向各级人民代表大会、职工代表大会或财经主管部门递交的关于一定时期内的财政财务方面的预期计划报告或决算总结报告。其中预算部分是本期的预期收入支出情况预计，而决算部分则是上期预算的执行结果。此外，预算和决算报告也

47、是重大活动进行财务方面准备和活动后的财务总结。,第五节 预算和决算报告,(二)预算和决算报告的特点1.定期公开2.真实全面3.规范约束(三)预算和决算报告的种类宏观的有国家预算和决算报告、地方政府预算和决算报告，它们与公民的生活息息相关，也是每年春天的“两会”期间人们关注的焦点。微观的有经济实体的预算和决算报告，这是每个企事业单位职工代表大会上必作的报告，反映了这个经济组织的财政收支，经济运行，也是该组织向员工群众政务、财务公开的表现。,二、预算和决算报告的写作结构,(一)预算报告1.标题2.首部3.主体4.结语5.落款(二)决算报告1.标题2.首部3.主体4.结语5.落款,三、预算和决算报告

48、的写作要求,(一)数据准确(二)分析合理(三)层次清晰,第六节 审 计 报 告,一、审计报告的概念、特点和种类(一)审计报告的概念审计报告是独立的专门机构或专门人员依法接受委托或被授权而对被审计对象的会计报表及其相关资料进行独立审查并发表意见的书面报告。(二)审计报告的特点1.独立性2.权威性3.监督性(三)审计报告的种类从行文结果的面向对象来看，将之分为对内审计报告和对外审计报告；又可从行文的详略重点来看，将之分为简明审计报告和详细审计报告；还可从行文格式上来看，有依照审计报告统一标准的，也有并不完全依照审计报告标准的。,二、审计报告的写作结构,(一)标题(二)报告报呈对象名称(三)正文1.

49、缘起2.审计事项范围3.审计结果说明4.意见或建议(四)审计部门签署签署前，应根据情况说明是否附有其他相关材料文件，如有附件，应在此逐一列出其标题名称。审计报告在报呈时应将这些附件一并送出。文末，审计者应完整签署名称，包括审计单位全称、全体参与审计的人员姓名，必要时应注明审计人员职称及其在此次审计中的地位作用，如“主审”、“助审”等，并应根据需要注明审计单位的地址，加盖公、私印章。最后是报告的报呈日期。,三、审计报告的写作要求,(一)合法慎重(二)规范正确(三)真实及时,第七节 上市公司经营状况报告,一、上市公司经营状况报告的概念、特点和种类(一)上市公司经营状况报告的概念上市公司，指的是在沪

50、深股市上市流通的股份制经营公司，而上市公司经营状况报告则是指上市公司将自己在一定时间内如一季度、半年、一年的各种经营状况、财务指标等向广大股东作出报告的文书。按有关证券法规的要求，这类文书应按时通过各种媒体向社会股东作公开透明的传达，这对稳定股市，促进我国股市健康有序地发展具有很重要的作用。,第七节 上市公司经营状况报告,(二)上市公司经营状况报告的特点1.定期性2.规范性(三)上市公司经营状况报告的种类从时间周期来分，可有季度报告(季报)、半年报告(中报)和年终报告(年报)；从事项来分，可有经营报告、财务报告、重大事项报告、高层管理人事变更报告等。从写作内容的繁简来分，一般公司内部发出或留存