[其它考试]早期介入与前期物业管理.doc
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1、早期介入与前期物业管理 早期介入:是指新建物业竣工(备案)结束之前,建设单位根据项目开发建设的需要所引入的物业管理的咨询活动。早期介入对开发建设单位而言并非强制性要求,而是根据项目和管理需要进行选择。早期介入在项目的开发建设中有着积极的作用,其与前期物业管理是不同的,主要表现在:一是内容作用不同,早期介入是建设单位开发建设物业项目阶段引入的物业管理专业技术支持,前期物业管理是物业管理企业对新物业项目实施的物业管理服务;二是服务的对象不同,早期介入服务的对象是建设单位,并由建设单位根据约定支付早期介入服务费用。前期物业管理服务的对象是全体业主,并按规定向业主收取物业管理服务费用。第一节 早期介入
2、一、早期介入的必要性(一)、发现物业项目开发建设中存在的问题主要表现在:(1) 物业规划设计和施工安装存在问题,如设备配置不当、停车位不足、物业工程质量缺陷等;(2) 建设单位不按规定提供物业管理的基础条件,如管理用房、物业档案资料缺漏等;(3) 工程质量保修和工程遗留问题处理不及时;(4) 建设单位从自身利益的考虑,将部分开发建设的责任和义务转嫁给物业管理企业承担;(5) 建设单位在售房时向业主作出不合理的物业管理承诺,使物业管理企业承担不合理的责任等;(6)财务介入预算成本。(二)、早期介入的必要性 在开发建设工作的早期,物业管理企业通过早期介入活动,将长期积累的物业管理知识与经验应用于规
3、划设计,并且在建设施工销售阶段同步跟进配合,协助开发建设单位及时发现和处理建设销售过程中存在的问题,不仅能从源头上堵住漏洞,避免或减少上述阶段问题的发生,减少房地产开发建设的纠纷,使房地产开发建设得以顺利进行,而且可以在物业开发建设初期把不利于物业管理、损害业主利益的因素尽可能消除或减少,使物业投入使用后,物业管理顺利开展,业主利益得到保障。二、早期介入的作用(一)优化设计:物业管理企业可从业主及日后管理的角度,就房屋设计和功能配置、设备选型和材料选用、公共设施配套等方面提出建议,使物业的设计更加优化、完善。(二)有助于提高工程质量:在物业的建设过程中,物业管理企业能够及时发现设计、施工过程中
4、的缺陷,提前防范质量隐患,使工程质量问题在施工过程中及时得到解决,避免在日后使用中再投入额外资金和精力,从而减少浪费,提升物业品质。(三)有利于了解物业情况:物业管理企业可以通过早期介入,对于图纸的改动部分做好记录,对设备安装、管线布置等隐蔽工程状况进行全过程跟踪。(四)为前期物业管理作充分准备:物业管理企业可利用早期介入的机会,逐步开展制订物业管理方案和各项规章制度、进行机构设计、招聘人员、实施上岗培训等前期物业管理的准备工作,通过在早期介入过程中与各方的磨合,理顺与政府各职能部门之间的关系,为日后管理建立畅通的沟通渠道。(五)有助于提高建设单位的开发效益:早期介入可以使建设单位得到物业管理
5、企业的专业支持,开发出市场定位准确、功能使用周全、业主满意的物业,同时,建设单位还可以通过引入高水平的物业管理咨询提升自身的品牌。三、早期介入的内容分为:物业开发项目的可行性研究阶段(立项阶段)、规划设计阶段、建设阶段、销售阶段、竣工验收阶段五个阶段。(一)可行性研究阶段 1内容(1)根据物业建设及目标客户群的定位确定物业管理的模式;(2)根据规划和配套确定物业管理服务的基本内容;(3)根据目标客户情况确定物业管理服务的总体服务质量标准;(4)根据物业管理成本初步确定物业管理服务费的收费标准;(5)设计与客户目标一致并具备合理性能价格比的物业管理框架性方案。 2方法和要点 (1)组织物业管理专
6、业人员向建设单位提供专业咨询意见,同时对未来的物业管理进行总体策划。(2)除对物业档次定位外,还应考虑物业的使用成本。(3)用知识面广、综合素质高、策划能力强的管理人员承担项目管理工作。(二)规划设计阶段 1内容(1)就物业的结构布局、功能方面提出改进建议;(2)就物业环境及配套设施的合理性、适应性提出意见或建议;(3)提供设施设备的设置、选型及服务方面的改进意见;(4)就物业管理用房、社区活动场所等公共配套建筑、设施、场地的设置、要求等提出意见。 2方法和要点(1)参与有关规划设计的讨论会,并从使用、维护、管理、经营以及未来功能的调整和物业保值、增值等角度,对设计方案提出意见或建议。(2)帮
7、助建设单位优化设计或从使用维护等角度上对设计方案进行调整,使项目在总体上更能满足客户的需求,从而有利于促进项目的成功,降低开发风险。设计上的预见性可以减少后续的更改和调整,为建设单位节约投资。(3)从确定的目标客户的角度考虑问题。在设计上,比较物业建设、使用、维护的成本与目标客户的需求及经济承受力,使业主、建设单位与物业管理企业的目标利益相统一。(4)要贯彻可行性研究阶段所确定的物业管理总体规划的内容和思路,保证总体思路的一致性、连贯性和持续性。(5)对于分期开发的物业项目,对共用配套设施设备和环境等方面的配置在各期之间的过渡性安排提供协调意见。(三)建设阶段1内容(1)与建设单位、施工单位就
8、施工中发现的问题共同商榷,及时提出并落实整改方案。(2)配合设备安装,确保安装质量。(3)对内外装修方式、用料及工艺等从物业管理的角度提出意见。(4)熟悉并记录基础及隐蔽工程、管线的铺设情况,特别注意在设计资料或常规竣工资料中未反映的内容。2方法和要点(1)派出工程技术人员进驻现场,对工程进行观察、了解、记录,并就有关问题提出意见和建议。(2)仔细做好现场记录,既为今后的物业管理提供资料,也为将来处理质量问题提供重要依据。(3)物业管理企业不是建设监理单位,要注意介入的方式方法,既要对质量持认真的态度,又不能影响正常的施工、监理工作。(四)销售阶段 1内容(1)完成物业管理方案及实施进度表;(
9、2)拟定物业管理的公共管理制度;(3)拟定各项费用的收费标准及收费办法,必要时履行各种报批手续;(4)对销售人员提供必要的物业管理基本知识培训;(5)派出现场咨询人员,在售楼现场为客户提供物业管理咨询服务;(6)将全部早期介入所形成的记录、方案、图纸等资料,整理后归入物业管理档案。 2方法和要点(1)准确全面展示未来物业管理服务内容。有关物业管理的宣传及承诺,包括各类公共管理制度,一定要符合法规,同时要实事求是。在销售物业时应根据物业管理的整体策划和方案进行,不应为了促销而夸大其辞,更不能作出不切实际的承诺。(2)征询业主对物业管理服务需求意见,并进行整理,以此作为前期物业管理服务方案的制订和
10、修正依据。(五)竣工验收是指:工程全部建成后为检查工程质量而进行的一项工作程序。按照国家建设部关于建设工程质量控制的有关规定,任何建设工程在竣工后都必须进行竣工验收。 1内容这一阶段的介入内容主要是参与竣工验收。在各单项工程完工后,参与单项工程竣工验收;在分期建设的工程完工后,参与分期竣工验收;在工程全面竣工后,参与综合竣工验收。 2方法和要点物业管理企业参与竣工验收,主要是为了掌握验收情况,收集工程质量、功能配套以及其他方面存在的遗留问题,为物业的承接查验做准备。在参与验收时,应随同相关验收组观看验收过程,了解验收人员、专家给施工或建设单位的意见、建议和验收结论。第二节 前期物业管理前期物业
11、管理:是指从物业承接查验开始至业主大会选聘物业管理企业为止的物业管理阶段,分为:物业承接查验阶段、物业入住阶段、业主大会选聘物业管理企业三个阶段。在前期物业管理期间,物业管理企业从事的活动和提供的服务,既包含物业正常使用期所需要的常规服务内容,又包括物业共用部位、共用设施设备承接查验,业主人住,装修管理,工程质量保修处理,物业管理项目机构的前期运作、前期沟通协调等前期物业管理的特殊内容。本节只就前期物业管理的部分特殊内容作简明介绍。 一、物业管理项目前期运作(一) 管理资源的完善与优化:在物业管理实践中,往往在业主人住之前就已经成立了物业管理项目机构,配备了相应的物业管理企业人员,设置了办公场
12、所和进行了物资配备,但是,上述工作一般带有临时性和不确定性。因此,在前期物业管理的过程中,需要不断进行调整,具体内容包括: 1管理用房到位 建设单位按规定将管理用房移交给物业管理机构。物业管理企业对管理用房进行合理划分和必要装修,成为项目管理机构固定的管理用房。 2物资配备到位 一个新的物业管理项目运作需要配备的物资较多,在项目开始运作的时候,一般只配备了其中的一部分。在前期物业管理过程中,应根据实际需要逐步配备到位。 3物业管理人员到位的主要内容包括: (1)补充人员; (2)对各岗位人员进行强化培训,提高物业管理水平和操作技能; (3)对现有组织机构进行优化调整,形成完善的管理组织结构;(
13、4)加强内部管理和磨合,形成一个良好的管理团队。(二) 在前期物业管理过程中,物业项目管理机构应根据实际管理情况对已制订的管理制度和服务规范进行调整、补充和完善。(三) 对具体物业管理项目进行管理时,物业管理企业可以根据企业的自身情况和需要来确定是否将部分单项服务分包给社会专业服务公司。对分包的服务项目,要进行市场调查、筛选,确定符合自己要求的分包单位。二、工程质量保修:在物业竣工验收后,工程进入质量保修期。物业工程质量保修分为两部分:一是物业管理企业承接管理的物业共用区域及共用设施设备等部分;二是业主从建设单位购买的产权专有部分。这两部分的保修事务都应由建设单位负责。物业管理企业的工程质量保
14、修相关工作,主要是向建设单位申报对物业共用区域及共用设施设备的质量保修,跟踪并督促完成。业主产权专有部分由业主自行向建设单位提出处理要求,在实际管理中,业主也可以向物业管理企业反映,物业管理企业应及时转告建设单位。三、前期沟通协调:物业管理活动直接涉及的单位和部门有政府行政主管部门、社区、开发建设单位、物业管理企业、业主、业主大会及业主委员会等;相关的单位和部门有城市供水、供电、供气、供暖等公共事业单位,市政、环卫、交通、治安、消防、工商、税务、物价等行政管理部门。四、前期物业管理的特点 (1)前期物业管理的许多工作,尤其是前期物业管理的特定内容是以后常规期物业管理的基础,对常规期物业管理有着
15、直接和重要的影响。这是前期物业管理最明显的特点。 (2)前期物业管理的职责是在新建物业投人使用初期建立物业管理服务体系并提供服务,其介于早期介人与常规物业管理之间。因此,前期物业管理在时间上和管理上均是一个过渡时期和过程。 (3)新建物业及其设施设备往往会因其施工质量隐患、安装调试缺陷、设计配套不完善等问题在投入使用的初期集中反映出来,造成物业使用功能的不正常,甚至可能会出现临时停水停电、电梯运行不平稳、空调时冷时热等现象。由于物业及设施设备需要经过一个自然磨合期和对遗留问题的处理过程,才能逐步进入平稳的正常运行状态,因此,此阶段的物业管理也明显呈现管理服务的波动和不稳定状态。 (4)经营亏损
16、。在前期物业管理阶段,需要投入较大人力、财力、物力等资源,管理成本相对较高。但与此同时,物业空置率却较高,管理费收缴率低。因此,前期物业管理阶段的经营收支一般呈现收入少、支出多、收支不平衡和亏损状态。物业的承接查验物业的承接查验是指物业管理企业对新接管项目的物业共用部位、共用设施设备进行承接查验。它分为新建物业的承接查验和物业管理机构更迭时的承接查验两种类型,前者发生在建设单位向物业管理企业移交物业的过程中,后者发生在业主大会或产权单位向新的物业管理企业移交物业的过程中。第一节 新建物业承接查验 在物业竣工验收合格后,物业管理企业于业主入住之前,对物业进行承接查验。在条件具备或物业管理企业早期
17、介入充分、准备充足时,物业的承接查验也可以和建设工程的竣工验收同步进行。物业的承接、查验工作流程如下所示:物业建成通过竣工综合验收物业管理企业组织人员进行承接查验对查验中发现的问题进行处理物业移交一、准备工作分四部分(一) 人员准备(二) 计划准备 (1)与建设单位确定承接查验的日期、进度安排;(2)要求建设单位在承接查验之前提供移交物业详细清单、建筑图纸、相关单项或综合验收证明材料; (3)派出技术人员到物业现场了解情况,为承接查验做好准备工作。(三) 资料准备 (1)工作流程一般有物业承接查验工作流程、物业查验的内容及方法、承接查验所发现问题的处理流程等;(2)承接查验的常用记录表格有工作
18、联络登记表、物业承接查验记录表、物业工程质量问题统计表等。(四) 设备、工具准备二、物业查验的主要内容与方式(一)物业查验的主要内容 1物业资料(1) 竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;(2) 设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;(3) 物业质量保修文件和物业使用说明文件;(4) 物业管理所必需的其他资料。 2物业共用部位(1) 主体结构及外墙、屋面;(2) 共用部位楼面、地面、内墙面、天花、门窗;(3) 公共卫生间、阳台;(4) 公共走廊、楼道及其扶手、护栏等。 3共用设施设备 物业的共用设施设备种类繁多,由于各种物业配置的设备不尽相
19、同,共用设施设备承接查验的主要内容有:低压配电设施,柴油发电机组,电气照明、插座装置,防雷与接地,给水排水、电梯,消防水系统,通信网络系统,火灾报警及消防联动系统,排烟送风系统,安全防范系统,采暖和空调等。 4园林绿化工程分为园林植物和园林建筑。5其他公共配套设施 物业其他公共配套设施查验的主要内容有:物业大门、值班岗亭、围墙、道路、广场、社区活动中心(会所)、停车场(库、棚)、游泳池、运动场地、物业标识、垃圾屋及中转站、休闲娱乐设施、信报箱等。(二) 物业查验的方式 对物业公共部位配套功能设施是否按规划设计要求建设完成等进行核对查验。 查验的相关资料由建设单位提供,无法提供相关合格证明材料,
20、物业存在严重安全隐患和重大工程缺陷而影响物业正常使用的,物业管理企业可以拒绝承接物业。物业管理的承接查验主要以核对的方式进行,在现场检查、设备调试等情况下还可采用观感查验、使用查验、检测查验和试验查验等具体方法进行检查。三、承接查验所发现问题的处理 1设计方案不合理或违反规范造成的设计缺陷;2. 施工单位不按规范施工或施工工艺不合理甚至偷工减料;3. 验收检查不细、把关不严;4. 建材质量不合格;5. 建设单位管理不善,气候、环境、自然灾害等其他原因。对于承接查验中所发现的问题,一般的处理程序如下所示:(一) 收集整理存在问题:对收集所有的物业查验记录表,内容进行分类整理,将承接查验所发现问题
21、登记造表并将整理好的工程质量问题提交给建设单位确认,并办理确认手续。(公函)(二) 处理方法:由建设单位提出处理方法。在实际工作过程中,物业管理企业在提出质量问题的同时,还可以提出相应的整改意见,(开发商决定是否采纳,物业公司不承担责任)便于建设单位进行针对性整改。工程质量问题可分为两类:第一类是由施工单位引起的质量问题。若质量问题在保修期内发现或发生,按建设部建筑工程质量保修办法规定,应由建设单位督促施工单位负责;第二类是由于规划、设计考虑不周而造成的功能不足、使用不便、运行管理不经济等问题。这类问题应由建设单位负责作出修改设计,改造或增补相应设施。(三) 跟踪验证:为使物业工程质量问题得到
22、及时圆满地解决,物业管理企业要做好跟踪查验工作。(有记录)物业管理企业应安排专业技术人员分别负责不同专业的工程质量问题,在整改实施的过程中进行现场跟踪,对整改完工的项目进行验收,办理查验手续。对整改不合要求的工程项目则应继续督促建设单位处理。第三节 物业管理工作的移交移交工作分为三种情况:一是、由建设单位将新建物业移交给物业管理企业;二是、在业主大会选聘新的物业管理企业并订立物业服务合同后,由业主大会或物业产权单位将物业移交给物业管理企业;三是、在物业管理企业与业主大会或物业产权单位终止物业服务合同、退出物业管理项目的同时,由物业管理企业向业主大会或物业产权单位移交或交接物业。一、新建物业的移
23、交(一) 移交双方:在新建物业的移交过程中,移交方为该物业的开发建设单位,承接方为物业管理企业。双方应签订前期物业服务合同。建设单位应按照国家相关规定的要求,及时完整地提供物业有关资料并做好移交工作;物业管理企业也必须严肃认真地做好承接工作。(二) 移交内容 :移交的物业资料包括:产权资料,竣工验收资料,设计、施工资料,机电设备资料。物业保修和物业使用说明资料,业主资料,移交的对象包括:物业共用部位、共用设施设备以及相关清单(如房屋建筑清单、共用设施设备清单、园林绿化工程清单、公共配套设施清单等)。建设单位应按照有关法规政策规定,向物业管理企业提供物业管理用房。二、物业管理机构更迭时管理工作的
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