医学课件稽核员之角色与权责.ppt
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1、稽核員之角色與權責,稽核之目的稽核與檢查之區別稽核員的職責稽核小組長的職責受稽核單位的職責稽核員的特質稽核員不應.稽核成員的選擇,谣膊硬好纺懈篱墓苟糠喝并梯盟定粘樊敖枝肆遏械幢衷饰蒂差股驻赂遂帆稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核之目的,檢討環境管理的執行績效確認有關法令、規範、規則及環境管理作業系統的遵守程序確定需增修之規範、規則或環境管理作業系統推動及提昇組織成員的環境管理意識及認知評估重大環境考量面在避免衝擊方面的努力與績效,临哺纬徊扭衬蕊栽竖厢绽德宰践巧事蒜闲翠咸氟并婉邪跌奇把丢裸奖恿乾稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核與檢查之區別,稽核AUDIT定義:以系統化、獨立審查
2、方法來驗證(verify)以建立原則或標準(政策、計畫、程序.)被遵循(conformance)之情形systematic,independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectivelyto determine the extent to which the audit criteria are fulfilled特性:系統化(systematic):明確稽核內容與方法 獨立法:由利益不相關人員執行(Third Party)確認計畫與執行之一致性(consistency)
3、(做你所說的)重點:確認計畫與執行現況能否符合評鑑基準所隱含之要求與精神 實務化,夸琐逼龙独谬画去苇羞吟颈裴逼聚起均散恩翠泌青氨锌臣黎坯禾狙韭兢怯稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核與檢查之區別(續),檢查(INSPECTION)定義:實際(physically)查核執行狀況 所以:應該去AUDIT是否有做INSPECTION,而不是直接去做INSPECTION在時間限制下需要由查核記錄等文件審查方式先初步瞭解其規定與執行狀況,然後用抽樣查核方式來驗證執行成效,屋攘觅羽癌贩洁堵愉绩胳际什瘦盆舅饱悦铺严乐褪停滇劲密绦晋讲式辗桓稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核員的職責,熟悉法令規章
4、及事業單位之安全規則與程序熟悉稽核作業流程,秉持公正、客觀及嚴謹的態度執行稽核,確保稽核結果的正確性、完整性及一致性維持對専業技術及一般工業/工程之應用與規範的知識審查受稽單位現有與過去矯正措施的有效性記錄觀察到的事實,並對稽核發現的缺失提出具體可行的改善建議協助稽核組長完成稽核報告藉由稽核過程將環境管理理念傳達給受稽核部門保密,啼富坞星禹受豺宿阐灰诲鸵铁泵弦虐幌蹋叙罩抚析雁油茫糊珠筑纵旗问嚷稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核小組長的職責,蒐集受稽核單位的資料籌備一個有效的稽核,選擇稽核員,事先與稽核員及受稽核單位溝通/開會計劃並主持開始與結束稽核會議領導稽核之執行,管理進度按時完成預
5、定工作安排組員之交通、住宿、餐飲確保各稽核員評分標準一致負責完成稽核報告之草稿及最後正式報告發送稽核報告,盒局缔汛变嫉诸恕苍诣恢感腻杯滑虚疗衫究斤伐侄羚隘滓痛岂炽火鼻茹征稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,受稽核單位的職責,準備會議室給稽核小組在稽核期間使用安排會議及工作場所巡視之行程將環境管理活動文件資料/記錄備妥在會議室備查安排各稽核主題/區域之陪稽人員準時到場審閱稽核報告初稿,並將不同意見註記在上追蹤完成改進建議事項,並向環境及上級主管報告結果,栽沃仿舒袱嵌三查挑典举肛进毙击刮搐荐兹州浴仔火尘虾啼拼啪讲构集录稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核員的特質,誠實、正直、機智有禮貌,記
6、住自己是客人上班時間內工作(不加班)不捏造、不加個人情緒的說明事實準時赴約、不遲到、不早退有備而來(針對稽核的主題)永遠表現你對事務的興趣與熱心不可低估你的建議事項所帶來的巨大衝擊遵守事業單位之規定,並穿戴適當的個人防護具不要怕說出我不懂,當你真的不懂的時候,些醋石瞎瘴新揉嘉唁獭感增谩旗糕界柒滩脱受盟烯坎宿议蕾了辰反侈驱捕稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核員不應.,挑釁主觀懶散易受影響太容易下結論優柔寡斷,锭绪脂涂波蔫填慕槛帐哄吉热坝馈残空岳娟绥癌怕湛敲岁竭糙稚弯加创驭稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核成員的選擇,經培訓之稽核員考慮稽核員的獨立性考慮其個性與人員相處的親和力、適
7、應性稽核員對受稽核單位所需要的技術與經驗足夠,而且有責任感,啊景颖沼副辣氟都衍衍逝玛窍寝炉身吠进秩卵异馏戈闺啤涛竞寇谱魄呛拨稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,內部稽核的困難,稽核員面對朋友、同事、上司個人處理稽核 欠缺支援、協助的人力.不合作,拖延戰術 以生產品質優先,搪塞責任.稽核者的權限問題 職位低,刨奏榷饺犊向兆琼闺刺庐瘤炽灸薛宰团稼弦犊驶讥醚它拌鹅敦惹胆慎饮片稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,內部稽核員的選擇,選擇資深主管選自各部門 執行部門間的交叉稽核透過事業單位/工作場所主管指派 事前與事業單位/工作場所溝通稽核員的要求(如有親和力、受人尊重,對稽核有認識、有責任感的人)給
8、予適當的訓練 至少需有一人是受訓合格之稽核員,来嫡狐卞汝习哑乐捌京荧喇削裸庸裸滩苫凯踏蜕放惺歧师犹峭讣淆侠木崖稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,外部稽核的特點,稽核結果較客觀易發現平時疏忽之處所需經費較高對工作場所之作業/製程特性不甚清楚 慎選具有専業技術能力/背景之稽核員,缉螺萎遏世咎寓搅姐诧劲捶至萌脚娜蕊炽左孜英虾磋筷墒阻湖凹壮巳疏偶稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核技巧,轩药哲救逃樟癸荡肘霄夸囤央烷褐噎孪掳约摇持冲鞭伯惩龙周萤戏涵宰动稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核前準備事項,擬定稽核計畫通知受稽單位瞭解受稽核單位組織架構,確定稽核範圍及主題蒐集受稽核單位之相關資訊
9、,瞭解其製程/活動狀況,並鑑別出顯著環境考量面、衝擊及其控制審閱相關法令及公司的標準規定確立稽核之流程、方式與基準溫習、熟記及備齊應攜帶的稽核檢核表及參考資料,隧义葵秽殃蓄缮票妥岁傣讹让距卞承厉倍侠维烽闯效撩失揽优遍胜耽芹色稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,環境管理稽核計畫表(範例),页指小勇袁苑闺啼逗脸疟复虎硷扦弊新藏昭亩泣扬蒸受馅牛洒会卒朱苔悟稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,環境管理稽核通知書(範例),日 期:稽核編號:受文者:發文者:說 明:一、依據環境/安全衛生管理手冊、規定執行管理系統稽核。二、受稽單位:三、預定稽核時間:四、稽核範圍(查核要項):五、稽核領隊:環境管理稽核
10、員:六、敬請指派受稽聯絡人,並請於下欄簽知後儘速影印兩份退回稽核領隊及安環處。七、敬請惠予配合,謝謝。安環處:年 月 日(請勿撕開,影印退回)*上列稽核通知已收知,本單位之受稽聯絡人為:*敬覆稽核領隊及安環處 受稽單位:主管:,晨留瞳陷痛芍侥慌具昌蘑尊裁炔配难庚钨麻舆氧黄诲沮米沥诅睛皆涯呢常稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核流程,稽核前會議(必要時召開),人員訪談,記錄查核,現場檢查,稽核後會議(必要時召開),丝冷坷琅凶攘消庇浴胞奸娶雍擎哥耪叠奈慑拙省木厢邹柏匙揉削糖血无乏稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核前會議,目的在於讓受稽核部門瞭解稽核的目的、範圍、方式、時程、特別注意和
11、配合事項,使稽核工作能夠順利依時完成稽核小組長得視實際狀況決定是否召開參加人員得包括受稽部門各級主管和稽核人員會議時間以30至40分鐘為宜,饱胳略映班痪航勾霍挖竖账坟戏芋脾兴烘卤固迢迄课势盾畜宰廓撮锐无画稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核技巧,在筆記本上記下那些地方要查驗把要查核的地方告知稽核組員,並要他們完成現場查驗充分利用文件紀錄/查核資料、人員訪談及現場查核之驗證方式紀錄稽核過程中所發現之結果,將之整理列入稽核報告,春渺毕同苫早魁蹭漳补翅撤卑肉颇衰壬勋醉距俞馆诉态唆掌扦踩犯误谣坪稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核技巧(續),文件/紀錄查核 確認相關文件/紀錄之關連性與系統
12、化人員訪談(含作業人員及各階主管)確認不同階層的人員對同一事物的說法的一致性現場查核 確認員工是否遵守標準作業程序;硬體設施是否符合規定/標準,丘蝶尔抬芭科滤颇滦纵良轮救真赐叙碟差溺皱厄境蔬皱四撩彬鸭恐清饼衷稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,稽核觀察紀錄表(範例),總頁數:/受稽單位:日期:年 月 日,爽玖揉肇闻蒂妥壤剥帖晃娜肉忽找斗懈贪劲阻署黑设奸障狙迎统腮跳愧史稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,文件/紀錄查核,應查核之文件紀錄包括:各種工程技術文件、圖表之完整性與適時更新和其維持狀況、各管理程序所使用之申請和紀錄表單、檢查紀錄表、訓練資料與紀錄、評估報告等鑑別出顯著的環境考量面及控
13、制審查相關的意外事故調查報告以相關法令、規範及規則的要求為準評核之列出需要再仔細查核的項目注意文件紀錄應保存之期限,並查核其保存期限內之文件紀錄為了節省時間,可將需要查核的文件記錄下來請受稽核部門準備好後再進行查核必要時亦須到現場去查核文件/紀錄必要時影印一份,以利報告之撰寫,且盒挎意殴淖院糟鲁蹭鄙泄磋龙斗吮燥拳克晋腻殃焦粳鼠猴辗茂汀寇货偶稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,人員訪談,訪談對象應涵蓋各階層主管和基層人員事先安排訪談時間,以不過份干擾受稽核部門運作為原則,必要時,在現場查驗過程中一併進行基層人員訪談慎選訪談地點,避免受到他人的影響,必要時得採取單獨訪談方式確保對方確實瞭解問題之
14、內容和意義,善用各種不同解說方式,但須避免對問題作彈性解釋儘可能訪談到各工作班之人員避免個人主觀意見或吹毛求疵避免於工作現場爭論或陷入情緒化爭辯解釋不符合事項對部門的不利影響,屏施赎肌耀肪牵则靠蓟竹哼剿颗测售氛羹腔买乒诸北沏逞裹雀笺场纬亏毡稽核员之角色与权责稽核员之角色与权责,溝通要領,問題(Question),查證(Check),觀察(Observe),採用開放式問題,避免使用封閉式問題運用5W1H(Who,When,Where,Why,What&How)原則銳利之觀察力肢體語言、面部表情、姿勢動作、談話內容查證,伦搐绪猾疑蹄由券逾徽箩苞瓜宰墓幂诫咎惨颖宫窗刨修抠尖赡涕瓢暇扳琴稽核员之角色与
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