函的用途、类别、格式、写法及范文解析.doc

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1、-范文最新推荐- 函的用途、类别、格式、写法及范文解析 (一)含义、功用和性质函，是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文文体。这里的函，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称公函，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的便函，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。(二)类别1商洽、询问、请求批准的。2知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。3答复问题、回复请求的。前两种是主动发出的，叫发函，后一

2、种是受动答复的，叫复函。(三)格式和写法函的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。1函头：印有名头的发函纸，单编发函号，发文字号中加函字。2标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。3上款：受函机关或领导人。4正文：发函大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如请大力协助为盼，望准予×x是荷，望能同意；请即函复，盼复，望早日函告等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不

3、再写。复函开头说明针对的来函，如×月×日××号来函收悉，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。5下款：发函机关，年月日，公章。6函尾：抄送机关。(四)草拟公函应注意的问题1中心明确，不绕圈子。 2因由清楚，不讲空话。3讲究礼貌，不来客套。(五)例文简析例文1：关于拟派×××同志赴香港培训的函××工委：我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派

4、上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。妥否，请函示。附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)××部一九八六年×月×日简析：例文l是商洽工作请求批准的发函，因为不相隶属而又是主管单位，所以用函。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写请函示请电示皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。 综述写作要义文章标题：综述写作要义综述写作要义综述是指对特定问题在一

5、定时期内作综合叙述的一种文体。综述从内容和范围上分类，常见的有会议综述、科技综述、社会问题综述、学术研究综述、问题研讨综述、大型活动综述等。综述的特点就在于“综”和“述”上，“综”即纵横汇集、全面系统、广而有序地概括反映所述对象的历史、现状、发展趋势以及不同方面或个例的研究情况，实际水平和不同观点等。“述”即对所选用的资料作客观的叙述与说明，编者述而不评，不议论、不预测，也不提出建议。从现实看，综述文体并无特定格式，但它却有一定的规律，我们可以从不同内容的综述中，去分析和研究它的规律性，进而学会写作要领。让我们沿着剖析综述的标题、结构、语言及需要注意的事项等这一思路，逐步解开综述神秘的面纱。一

6、、关于综述的标题大家知道，对于任何一篇文章，标题是十分重要的，好的标题会起到画龙点睛的作用，有人说撰好一个标题，等于写好了文章的一半。因此，要写好综述，必须要在标题上下功夫。综述的标题写法很多，有点题式、对仗式、比喻式等等。（1）直接点题式。就是在标题中直接说明对什么事件、活动、工作的综述。比如，人民日报在报道和谐社会建设时所拟标题，和谐社会研究综述，京华时报在报道全国十运会比赛及各省获奖牌情况时所拟标题赛事综述、金牌综述，抚顺日报在报道“三个一”活动时所拟标题全市各级党组织“三个一”活动综述。还有一些杂志、报纸中综述所拟的标题也都运用了直接点题式，如，中国十年环境保护综述、“九五”普法综述、

7、上海市政协委员视察青年志愿者工作综述、辽宁省农村“三个代表”重要思想学习教育活动综述、甘肃第二批保持党员先进性教育活动综述、“弘扬老子文化国际研讨会”学术综述、各界妇女踊跃参与创建首批全国文明城市综述、市直机关党工委创建首批全国文明城市活动综述、贯彻落实干部人事制度改革六个文件情况综述、全国工商行政管理系统20xx年消费者权益保护工作综述、全国省级人大、政府、政协领导班子换届工作综述等等。这种标题的特点是一目了然，读者可以通过标题，快速了解你所综述的内容，在最短时间内获得最大信息量。（2）对仗式。多采用对仗、警句等做主标题，而用综述的内容作副标题，这类标题在实际中应用较为广泛。比如：感受文化创

8、造财富-第二届中国文化产业（国际）论坛综述心的和弦力的凝聚-全市村级“三个代表”重要思想学教活动综述创国企改革业绩展共产党员风采-抚顺市企业党组织开展“共产党员工程”活动综述永恒的彩霞永远的榜样-全国公安系统学习任长霞综述锐意创新显成效精心调研结硕果-九届山西省政协开局之年工作综述培育爱国情激发报国志-爱国主义教育基地综述乱花渐欲迷人眼只因改朝换代时-47届世乒赛综述建设绿色屏障守卫北疆大地-黑龙江省“三北”防护林体系工程建设综述先进事迹感人至深公仆情怀催人奋进-各地开展学习郑培民同志活动情况综述把温暖送到千家万户让困难群众欢度佳节-华东各地积极开展扶贫帮困活动综述热情饱满赞颂盛世激情澎湃宣传

9、盛会-十六大宣传报道工作综述植根沃土十载情众手浇灌文明花-文化科技卫生“三下乡”十年综述这类标题的优点是表现灵活，给人以耳目一新的感觉，但务求作者有敏锐的目光，抓住所写综述的中心思想，用一个亮点或是读者最为关注的焦点提炼标题。与直接点题式标题相比，对仗式标题撰写难度稍大一点。如果作者善于观察，开动动脑筋，是完全可以掌握的。（3）比喻式。用一句话来当作标题，即可以是作者自己提炼的语言，也可以是名言、名句、警句、诗歌、社会流行语言等。这类标题也分主标题和副标题，并且在实际应用中也较为广泛。比如：直挂云帆济沧海-我国海运事业综述以民族文化凝聚中华青年-首届中国青年文化周综述新探索新发展-九届全国政协

10、认真履行职责综述在思索中寻找出路-第十二届中国新闻奖报纸副刊作品复评研讨会综述与邻为善以邻为伴-中国与周边国家外交综述姐妹手拉手共走创业路-下岗失业妇女再就业情况综述“花样美女”明星路-娱乐圈美女明星情况综述从草莽英雄到百年老店-国产手机突围战综述弘扬重庆宣言精神新篇章-亚洲议会和平协会（AAPP）执行理事会会议综述中国民营经济进入“激情燃烧的岁月”-中国民营经济发展情况综述这类标题的撰写，也需要作者有敏锐的目光，巧用、妙用名言、名句以及社会流行用语。要求作者平时注意收集并多学习一些鲜活的语言，做到随手拈来。实际上综述的标题还有多种，比如设问式标题、反问式标题和陈述性标题等等，如，上海国际艺术

11、节怎能让人不心动，这是一篇有关上海国际艺术节的综述。这种标题一般应用在社会事件、国际关系以及对事物的评价性综述中，从应用的范围上看很小，特别是在我们机关所写的综述中应用更少，或者说基本不用。有兴趣的同志可以尝试学习和写作。二、关于综述的结构综述的结构因所选内容不同而有所差别，除比文字量较少的综述开门见山，直述主题外，通常包括前言、主体、结语三个部分。1、前言。综述的作者要向读者介绍什么、说明什么，一般都在前言中直接点明。而不是象有的文体中，开门先说结果、讲过程，甩出一个包袱来一步步吸引读者读下去。综述一般开中明义。比如，全国一年来实施马克思主义理论研究和建设工程进展综述基础工程战略工程，前言是

12、这样写的：马克思主义理论研究和建设工程启动以来，在中央的高度重视和直接指导下，在社会各界的关心支持下，在众多知名专家学者的辛勤努力下，工程各项工作正在顺利展开，已经取得实质性进展。马克思主义研究的热潮正在形成，工程的主旋律作用正在体现。全市村级“三个代表”重要思想学教活动综述心的和弦力的凝聚，前言是这样写的：在中央的统一部署和各级党委的精心运作下，村级“三个代表”重要思想学习教育活动历时两个多月，目前已接近尾声。这场冬季里涌动的春潮，使农村广大党员干部拔亮了心灯，校正了航向，充添了能量，鼓足了精神，整个农村的两个文明建设由此充盈了新的朝气、活力和希望。成果虽然仅仅是初步的、阶段性的，但其重要影

13、响必定是深刻而久远的。抚顺市企业党组织开展“共产党员工程”综述创国企业改革业绩展共产党员风采，前言是这样写的：今年以来，全市企业党组织围绕国有企业改革和发展中的关键环节，组织共产党员并带动入党积极分子和职工群众，大力实施“共产党员工程”，有3000多个基层党组织，5万多名共产党员和3万多名入党积极分子参与到这项活动中来，共确定“共产党员工程”项目6200项，创造价值1.7亿元，有力地推动了全市国有企业改革、发展和稳定，向建国五十周年献上了一份沉甸甸的厚礼。抚顺市加强党支部建设工作综述万仗高楼平地起巍然不动靠根基，前言是这样写的：拥有230万人口的辽宁省抚顺市，过去曾有过辉煌。在新世纪开始的时候

14、，怎样带领全市人民与时俱进，求得更大的发展？中共抚顺市委按照“三个代表”重要思想的要求，着眼于抓基层、打基础，增强基层党组织的创造力、凝聚力和战斗力，通过大力加强党的建设，促进各项事业的发展。抚顺市开展以“高举旗帜、真抓实干、奋战三年、搞好国企”为主题的“三个一”活动综述求真务实开拓创新，前言是这样写的：今年是我市开展以“高举旗帜、真抓实干、奋战三年、搞好国企”为主题的“三个一”活动的第二年，也是实现国有企业改革与脱困目标至关重要的一年。一年之计在于春，当1999年春天来临之际，全市各级党组织和广大共产党员发扬顽强拼搏、连续作战的精神，以饱满的热情和崭新的姿态，积极投身到国有企业改革与脱困的主

15、战场，全市上下处处涌动滚滚的春朝。文化科技卫生“三下乡”十年综述植根沃土十载情众手浇灌文明花，前言是这样写的：从1996年开始，由中宣部、中央文明办等部门组织的文化科技卫生“三下乡”活动，如暖流般淌过农村的广阔田野，把科普知识送到田间地头，把义诊药箱背进偏远山村，把先进文化带到村村寨寨植根十年，硕果累累。“博士服务团”支援西部发展综述奉献中历练人生，前言是这样写的：“了解国情、服务地方、积累经验、增长才干”。日前，由中组部和团中央组织选派的146名第六批“博士服务团”成员奔赴西部地区和革命老区，开始为期一年的服务锻炼。亚洲文化部长论坛暨第七届亚洲艺术节综述一次文化交融的盛典，前言是这样写的：1

16、1月17日晚，为期一周的亚洲文化部长论坛暨第七届亚洲艺术节，在广东佛山圆满落幕。这是一次文化交融的盛典，以佛山宣言的签署为标志，亚洲区域文化合作迈出了坚实的步伐；这是一次增进友谊的聚会，亚洲艺术家们用芬芳多彩的艺术奇葩，编织起心灵沟通的纽带和桥梁。中央企业第二批先进性教育活动综述再立潮头谱新篇，前言是这样写的：目前，中央企业第二批先进性教育活动集中学习教育阶段的工作基本结束。根据中央的统一部署，参加中央企业第二批先进性教育活动的中央企业共101户。包括中央企业的所属企业，第二批参加先进性教育活动的党组织有15万多个，党员270多万名。按照中央的总体部署，各中央企业紧紧抓住学习实践“三个代表”重

17、要思想这条主线，紧密结合企业改革发展稳定的实际，切实做到“五个更要注意”，扎实推进各项工作。通过先进性教育活动，增强了基层党组织的凝聚力和战斗力，解决了一些涉及职工群众切身利益的实际问题，进一步密切了党群干群关系，促进了中央企业改革发展稳定。上海合作组织成员国防范打击“三股势力”研讨会综述携手迎接挑战，前言是这样写的；11月4日至5日，由中国公安部主办的上海合作组织成员国防范打击恐怖主义、分裂主义、极端主义（以下简称“三股势力”）研讨会在海南省三亚市举行。来自哈萨克斯坦、中国、吉尔吉斯斯坦、俄罗斯、塔吉克斯坦和乌兹别克斯坦等6个成员国执法安全部门的高层官员和学者在会上进行了深入讨论。但是在有的

18、综述前言里，也先拉出一个小“镜头”，然后再去点明主题。看看下面三篇综述的前言与前面综述前言有何不同。第一批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作综述（上）又踏层峰辟新天，前言是这样写的：一面旗帜红似火，一次整改创佳绩。在重庆市民政局，先进性教育整改方案被制成表格公布于众，按照规定时间，完成一项整改目标就贴一面红旗。简洁明了的方式促进了整改措施的落实，确保先进性教育活动整改成果得到巩固和扩大。第一批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作综述（下）更扬云帆立潮头，前言是这样写的：北京有一个“周末相声俱乐部”，很受老百姓欢迎。在巩固扩大整改成果和“回头看”工作中，中国曲艺家协会继续大力支持“周末相声俱乐部”

19、，艺术家主动演出，每张票仅售20元。一些群众高兴地说：“创作贴近生活，演员贴近群众，票价切合实际，影响越来越好了。”标准不降，力度不减，要求不松。在巩固扩大整改成果和“回头看”工作中，参加第一批先进性教育活动的中央直属机关部门、中央国家机关部门和中央企业紧紧抓住学习实践“三个代表”重要思想这条主线，紧扣“不符合”、“不适应”的突出问题，精心组织，扎实推进，在巩固成果、深化整改、健全机制上狠下功夫，各项工作取得明显成效，受到了广大党员群众和社会各界的好评。按照中央要求，7月伊始，各地区各部门各单位开展了第一批先进性教育活动巩固扩大整改成果和“回头看”工作。进入9月，中央先进性教育活动领导小组组织

20、10个检查组并通过派往省区市的8个中央巡回检查组，对8个省区市和20个中央直属机关部门、中央国家机关部门、中央企业进行抽查。总体上看，各地区各部门各单位高度重视第一批先进性教育活动巩固扩大整改成果和“回头看”工作，认识到位、部署周密、措施有力，取得了明显的成效。各地各部门加强公民道德建设综述道德之花处处开，前言是这样写的：在南昌市东湖区，78岁的退休工人魏木金每天带着小刀走街串巷，铲除垃圾广告。从20xx年至今，他已清除城市“牛皮癣”8万多张。这位爱管“闲事”的老人去年被南昌市民评为城市“十大文明之星”。这是近年全社会公民道德建设蓬勃开展的一个缩影。党的十六大以来，各地各部门围绕贯彻实施公民道

21、德建设实施纲要，采取措施，扎实工作，公民道德建设呈现出健康向上的良好发展态势。爱国主义、集体主义、社会主义的思想日益深入人心，中华民族传统美德与体现时代要求的新道德成为我国公民道德发展的主流。在这三个综述前言里，大家看后明显感到，开头都有一个“前缀”，略加铺垫，然后再进入主题。这什么这样写呢？主要目的是通过一个小“窗口”或者说是小“缩影”来体现和反映突出工作的成果，让读者先看看，先体味。这是前言写作的技巧性。若初学综述写作，对于这种铺垫，可以省略，直奔主题。通过对前言的分析，我们得出结论，撰写前言是有一定规律可循的，二是灵活多样，并不是千篇一律。2、主体。文章的标题和前言好比人的眼睛和脸面，而

22、主体是人的身躯，脸面再靓，身躯不丰满，难以给人美感。综述主体部分一般分为若干层次，每个层次说明一个主题，层次之间用一个小标题分开。机关所写工作综述、研究综述、活动综述等多采用这种形式。比如，全市村级“三个代表”重要思想学教活动综述心的和弦力的凝聚中分了四个层次：第一层小标题是：唱向主旋律，激活内动力第二层小标题是：走访见真情，增强凝聚力第三层小标题是：发展振雄图，提升创造力第四层小标题是：携手干事业，提高战斗力抚顺市企业党组织开展“共产党员工程”综述创国企业改革业绩展共产党员风采中分了三个层次：第一层的小标题是：在“共产党员工程”活动中，广大党员面对困境，迎难而上，展示了工人阶级先锋队特别能吃

23、苦、特别能战斗的光荣本色第二层的小标题是：在“共产党员工程”活动中，广大党员以高度的政治责任感和严谨的工作态度做好本职工作，确保产品质量，展现了工人阶级先锋队做企业主人，创一流业绩的精神风貌第三层的小标题是：在“共产党员工程”活动中，广大党员学科学、用科学，勇克技术难关，体现了工人阶级先锋队的先进性和鲜明的时代特征各地各部门加强公民道德建设的综述道德之花处处开中分了三个层次：第一层小标题：潜移默化道德教育深入人心第二层小标题：知行合一道德实践规范言行第三层小标题：激发活力道德建设创造和谐全国一年来实施马克思主义理论研究和建设工程进展综述基础工程战略工程中分了四个层次：第一层小标题：掌握中央精神

24、，组织专家学者深入进行国情世情调研第二层小标题：合力攻坚，深入研究重大理论和现实问题第三层小标题：夯实基础，建设哲学社会科学学科体系和教材体系第四层小标题：与时俱进，积极推进高校思想政治理论课改革抚顺市加强党支部建设工作综述万仗高楼平地起巍然不动靠根基中分了四个层次：第一层小标题：夯实基础第二层小标题：完善制度第三层小标题：开展活动第四层小标题：叫响党员称号文化科技卫生“三下乡”十年综述（上）植根沃土十载情众手浇灌文明花中分了三个层次：第一层小标题：“三下乡”：为了农民的微笑为了大地的丰收第二层小标题：“多”下乡：扶贫救困成风尚第三层小标题：“常”下乡：让农民长期受益有些文字量较少的综述，写作

25、一气呵成，主体部分不分层次，而用段落区分。特点是语言精炼，概述性较强。比如，体操世锦赛综述美国实力笑傲群雄中就没有分层次，全文如下：在昨天最后一天的角逐中，美国队凭借着柳金与萨克拉莫妮在平衡木与女子自由操上的出色表现，再夺两金，最终以4金4银1铜的成绩名列本次世锦赛奖牌榜首位，中国队以2金1银1铜名列次席。平衡木本是中国的优势项目，但美国的柳金和梅美尔昨天展示的实力更胜一筹，曾经练过花样滑冰的柳金已经成了裁判和观众的宠儿，在动作完成情况相近的情况下，力压梅美尔问鼎金牌，她也成为本次世锦标赛唯一一位获得两枚金牌的选手。昨天，她还在自由体操比赛中收获一枚银牌，萨克拉莫妮以9.612分夺得冠军。这次

26、参加世锦赛的美国队员没有一人参加过雅典奥运会，但他们整体实力依然超出其他队伍很多，显示了王者风范。跳马比赛中，李小鹏虽没进入决赛，但罗马尼亚名将德拉古莱斯库却在决赛上很好的完成了“小鹏跳”，他最终以9.693分顺利地拿到了冠军，波兰的布拉尼克取得银牌。男子单杠和双杠决赛中，斯洛文尼亚选手佩甘和佩特科夫塞克分别夺得这两个项目的金牌。信息社会世界峰会综述缩小“数字鸿沟”中也没有分层次，全文如下：11月18日，为期三天的信息社会世界峰会在突尼斯结束，会议通过了“突尼斯承诺”和“突尼斯信息社会议程”两个重要文件。包括中国国务院副总理黄菊在内的近50位国家元首和政府首脑、175个国家的18000多名代表

27、参加了这次峰会。作为国际电信业的一次盛会，本次会议是信息社会国际会议的第二阶段会议。第一阶段会议于20xx年12月在瑞士日内瓦举行。信息社会世界峰会由国际电信联盟倡议举行，得到联合国等国际组织的全力响应和支持，峰会的宗旨是为信息社会的协调发展制定规划，缩小发展中国家和发达国家在建设信息社会方面存在的“数字鸿沟”，利用普及的信息通讯技术潜力推动实现联合国千年发展目标，并通过建立全球公正、合理和透明的信息社会，促进全人类的共同发展和进步。与会的发展中国家，尤其是非洲国家的代表在发言中强调，南北经济发展不平衡以及不合理的国际经济秩序等，造成发展中国家在当代信息社会处于日益落后和被边缘化的境地，并对以

28、美国为代表的西方国家在互联网上的独霸地位多有指责，普遍要求改变现状。东道国突尼斯总统本阿里在发言中指出，“数字鸿沟”不仅仅是科技的鸿沟，更是发展的鸿沟，这一鸿沟愈演愈烈，其影响已超越了经济、社会的范畴，在多元文化等诸多方面对人类社会的未来构成不可小觑的挑战。鉴此，国际社会应携手努力，一起打破这一“数字鸿沟”。塞内加尔总统瓦德和尼日利亚总统奥巴桑乔在发言中强烈呼吁改变互联网中不合理的布局，要求对互联网进行国际监控，实施国际化管理，并呼吁成立一个总额为5.5亿欧元的“数字互助基金”，具体资助发展中国家的信息化普及和发展，打破目前互联网由美国商务部下属机构管理的局面。对此，美国表示强烈的反对。国际电

29、信联盟秘书长内海善雄在闭幕式上说，发展中国家和发达国家之间存在着巨大的“数字鸿沟”，但只要共同努力，一定能够实现共赢。突尼斯总统也在闭幕词中指出，与会代表表达了建设公平合理的信息社会的强烈意愿，这有助于推动全球电信业的发展，他同时强调跟踪和评估会议成果的重要性，呼吁各国政府、民间团体和私营单位共同努力，为实现峰会确定的2018年全球信息社会建设目标作出积极贡献。会议在促进发展中国家的信息社会建设、缩小数字鸿沟方面提出了一些行动措施，呼吁各国政府在制定国家发展战略时重视信息社会的建设，并呼吁国际社会以互惠条件促进信息通讯技术的转让，然而在改革互联网国际管理体制问题上存在分歧，最后会议决定维持目前

30、美国管理互联网域名的现状，同时决定成立互联网管理论坛，通过该论坛继续商讨有关问题的解决办法。（3）结尾。俗话说，编筐编篓，都在收口。一篇精彩的文章，结尾非常重要。综述的结尾常见的有几种类型，总结式、希望式、鼓励式农村里有了一支支不走的“三下乡”队伍。丰富的文化生活、科学的生产方式、文明的生活观念就这样留在了农家院落、田间地头。公民道德建设是一项复杂的社会系统工程，公民道德之花要靠千千万万双手共同浇灌。我们期待着公民道德之花在这个文明、和谐、温馨的社会家园里盛开得更加美丽。综述写作要义来源于网，欢迎阅读综述写作要义。 公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作

31、要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。 公文的拟写通常按以下步骤进行。 一、明确发文主旨任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决什么问题等。2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机关汇报，还

32、是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进行传达等。4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。二、收集有关材料，进行调查研究发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，

33、呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。怎

34、样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的重要会议文件

35、，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。三、拟出提纲，安排结构在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

36、提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现

37、象。四、落笔起草，拟写正文结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。写作中要注意两点。1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件，需

38、要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服

39、。我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当，要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没

40、有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图依据。这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不

41、符合要求的。正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。如将××省委组织部、宣传部简作×省组宣会使人看不用代称沪、渝。县以下不为人们熟知的地名，前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如两个文明、实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。文中引用的有关论述，应注明出处。引用其它文件时，应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标

42、题；引用的语句，应加引号标明。文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。 一般来说，拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的

43、要旨作一个适当的概括，并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。 五、反复检查，认真修改 初稿写出后，要认真进行修改。写文章，须要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的。写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。 1、关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。 2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属思想感情不健康，

44、看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。 25 / 26