员工费用报销流程及办法.doc
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1、员工费用报销流程及办法为规范本公司报销程序,提升报销流转速度和精确度,充分发挥会计核算及监督职能,提高管理效益,特制定本办法,请各位同仁配合执行;本办法适用于合富集团全体员工;本办法经总经理批准后立即实行,原来与之相关的其他办法随之失效。一、通则1. 任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(合富生化/合益信息/合康生物)),由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上,同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报
2、销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转帐及汇入员工帐户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。3. 报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。4. 对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的50%将会被扣除。5. 签名的规定: 所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到
3、诚实申报或认真审核之责。 所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。6. 财务复核结果视情况做下列处置: 退回报销单(注明退回原因)。 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。 要求报销人员补充说明或补必要单证。 交出纳付(汇)款。7. 每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。8. 每周汇员工报销款后,差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。9. 在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程:1. 事先核准及事后报销表单流程如下:实物报销:报
4、销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件,三者缺一不可,特别情况为采购单带支票提货,请先填写公洽借款单,经核准入帐后再开出支票,三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。 出 差:“出差(预算)申请书”“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差(预算)申请书”);销售人员须另附行动周报及时间分配表。 交 际 费:“出差(预算)申请书(交际栏)” “报销请款单” 或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。 车 费:“合富用车申请书”“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费,附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。
5、验收 单据:公司自用物品采购验收,请填写事务用品验收单,生产,经营用存货验收,经IQC核验后填写入库单。 “采购单”(如有借款,应附“公洽借款单” )或“费用及出差旅费报销申请表”( 如有借款,应附“公洽借款单”;如有相关费用,应附“出差(预算)申请表” )部门主管财务复核财务长总经理签准出纳报销。三、途中交通费标准和说明: 1. 标准: 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地,员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准:6小时以下乘坐硬座或长途汽车;68小时可乘坐硬卧;816小时可乘坐软卧;16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的,公司准予按上述规定标准报销途中费用之外,
6、最多再增加200元/次。 外地应聘者到上海总部来面试,由公司负责来往异地交通费用,如超过10小时以上,可报销火车硬卧车票;如10小时以下,可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机,需事先经总经理核可预算申请。员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作),应事先填写“出差预算申请书”(各地人员应传真或电子邮件送至上海),详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额;并依照审批权限核准后,方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后,依核准权限核准后再交财务部;报销费用如超过所申请的出差费用,应详细说明理由并获得总经理批准,否则,超过部分费用将不予报销
7、。说明: 火车、长途汽车,应以火车、汽车票根为报销依据。 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者,应事先填写“定票单”,并报总经理批准,由公司相关人员统一订票、购买、结帐,但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员,并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具,必须尽量利用下班时间。 出差期间,由于其它与工作无涉的事情所发生的费用,或由于员工本人的原因导致发生的额外费用(如退票费等),一律由该员工本人承担。 已参加公司商业意外保险的员工,不得再另外报销飞机意外保险。 四、市内交通费用标准和说明:1. 标准: 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工,经部门经理批准日常工作所需的交通费可以
8、选取以下方法之一:a) 据实报销:凭公交车票据实全额报销,凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车票。b) 定额报销: 在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡,领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准,公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3点规定执行。 员工在常驻工作当地公出,单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元,而不是单张票据最高只能报销出租车费15元),深夜(22:00以后,6:00前)允许单次报销50元为限。 员工异地出差
9、,在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。 公司个人汽车、摩托车报销规定:a) 申请报销个人汽车、摩托车费用必须事先填写异动审批表,被核准后方可报销相应费用。b) 公司行政人员个人汽车、摩托车只有在办理公司事务的前提下,才能给予补贴。采用实报实销的办法,汽车的最高限额为每月800元,若有到机场接送高层主管或公司客人,可增加每单程30元报销标准,超过800元须经总经理签字认可后方可报销;异地出差可报销来回过桥费及相关油费;摩托车的最高限额为每月400元,超过400元必须经总经理签字认可后方可报销。办理报销手续时,都必须提供相应单据(如停车费、
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