[计算机软件及应用]华天动力管理员使用手册.doc

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1、管理员使用手册华天动力协同OA办公自动化系统管理员使用手册大连华天软件有限公司2007年9月10日系统管理目录Contents1： 组织机构41.1 修改公司名称41.2 新建部门51.3 修改部门51.4 删除部门71.5 部门信息81.6 导出部门81.7 同级部门排序102： 岗位定义112.1 建立岗位112.2 修改岗位122.3 删除岗位132.4 设置级别名称132.5 重新生成岗位级别143： 用户帐号153.1 按部门查看用户163.2 新建用户帐号163.3 修改用户173.4 删除用户183.5 初始化密码193.6 查看个人资料193.7 调转部门204： 权限组224

2、.1 新建权限组234.2 设置权限组人员234.3 设置权限组的功能权限254.4 修改权限组264.5 删除权限组274.6 对未分配权限组的用户设置权限组274.7 设置未分配权限组用户权限285： 公共通讯组305.1 新建通讯组305.2 修改通讯组315.3 删除通讯组316： 系统日志326.1 日志查询326.2 删除所选日志336.3 删除全部日志336.4 生成地址337： 管理员设置347.1 公司名称设置347.2 公司格言设置347.3 公章维护357.4 桌面顶部滚动消息设置367.5 默认桌面定义367.6 内部IP地址段设定407.7 上下班时间设置417.8

3、实用工具网址链接447.9 提醒信息发送模式设置447.10 公共网址设置458： 后台数据管理478.1 通知管理489： 难点释义509.1 修改公司名称：509.2 同级部门排序：509.3 用户排序：509.4 岗位定义：509.5 初始化部门导入：519.6 未分配权限组：519.7 公章维护：519.8 为指定人员设定上下班时间：511： 组织机构在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理组织机构，在主画面区会显示画面，如下图示：1.1 修改公司名称在画面中单击修改公司名称按钮，可以修改公司名称。显示画面。公司名称修改在公司名称输入框输入公司名称，单击保存按钮，在画面显示修改后的公司

4、名称。1.2 新建部门(1) 在画面中单击新建按钮，在画面中可以建立新的部门。部门设置画面(2) 在部门名称输入框内输入部门名称(如：CRM开发部)。(3) 在上级部门列表中选择上级部门名称。(4) 如果需要具体说明某个组织的工作范围及其它内容，可在备注输入框内输入。(5) 单击保存按钮。执行以上步骤后画面的显示结果如下所示：新添加的部门小贴士如果需要在某个部门下添加下属部门，可以先单击当前部门，再单击新建按钮，此时在上级部门中自动列出所选部门。1.3 修改部门(1) 单击要修改的部门后，单击修改按钮。单击【修改】按钮选择部门(2) 显示画面。部门设置画面(3) 修改部门信息后单击保存按钮。执

5、行以上步骤后画面的显示结果如下所示：修改后的部门1.4 删除部门(1) 在画面中选择要撤消的部门，单击删除按钮。单击【删除】按钮选择要撤消的部门(2) 系统弹出确认对话框确实要删除数据吗？，确认删除单击确定 按钮。否则单击取消按钮取消本次操作小贴士当所选的部门有下级部门或者本部门中有人员时，不能直接删除该部门。1.5 部门信息(1) 在画面中单击要查看的部门，确认部门前的复选框是选中状态。(2) 单击部门信息按钮，显示画面。单击【部门选择】按钮选择要查看的部门 部门设置画面1.6 导出部门可以将本系统中所设置的部门列表导出成为Excel文件存放到本地电脑。(1) 单击导出部门按钮，弹出信息框。

6、(2) 单击打开按钮，将部门文件在当前位置打开，系统内设置的组织机构将被导出到EXCEL文档内。如下图所示。单击保存按钮，将部门文件保存到本地电脑上。1.7 同级部门排序单击【同级部门排序】按钮，可对同级部门进行排序。单击【同级部门】排序选择部门选中所属部门，可通过向上和向下来调整部门所在的整体位置，再单击【保存】按钮便可完成自身认可的同级部门排序。小贴士如果一次性要修改多个部门，最好的办法是先将部门导出，在Excel中修改后再导入到系统中。2： 岗位定义岗位作为中间桥梁把用户和职责联系起来，根据企业的实际归属，分别从组织机构和人员两个角度进行岗位的划分。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管

7、理岗位定义，在主画面区会显示画面，如下图示：岗位定义画面2.1 建立岗位设定岗位名称及上级领导单击【新建】按钮，输入岗位名称，并按照具体岗位的不同来选择上级领导。岗位设置画面设置对应岗位的人员单击【设置】按钮，对应岗位选择恰当的人员后，再单击【确定选择】确认岗位人员的设置。岗位人员选择画面2.2 修改岗位选中要修改的岗位，单击【修改】按钮，可对选中岗位进行岗位名称和人员的修改。 2.3 删除岗位选中要删除的岗位，单击【删除】按钮，可对选中岗位删除。2.4 设置级别名称单击 设置岗位级别按钮，出现如下画面。可在对应的岗位级别处输入岗位名称，单击【保存】按钮完成岗位级别的设置。输入级别名称2.5

8、重新生成岗位级别单击 重新生成岗位级别按钮，出现如下画面。可将调整过的岗位级别重新显示，显示的是当前的岗位级别和对应的岗位名称。3： 用户帐号用户帐号用于对系统中的用户进行管理。能够添加、修改、删除用户以及对某个或某些用户进行初始化密码、查看个人资料、调转部门等操作。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理用户帐号，在主画面区会显示画面，如下图示：用户管理画面3.1 按部门查看用户如果人员太多不便于查看，可以在部门列表中选择某个部门，在画面，会只显示该部门下的人员。选择待查看部门3.2 新建用户帐号(1) 在画面中单击新建按钮，显示画面。用户设置画面画面项目说明： 用户信息：设置用户的基本信息

9、。所属部门：设置用户所在的部门，系统默认显示公司的名称。用户ID：设置用户ID，ID只能输入英文(区分大小写)和数字，在系统中，用户ID是用来标识用户的唯一标识。姓名：设置用户姓名。性别：设置用户性别。备注：设置用户的工作范围及其他内容的一些说明。 用户权限设置：设置新添加用户对本系统的操作权限。所属权限组：设置用户所属的权限组。权限组列表中的内容是在权限组中设置的，权限组的内容请查看本手册2.3节 权限组。参照以上说明输入各项内容，单击保存按钮。在画面的显示结果如下所示：新添加的用户3.3 修改用户(1) 在画面中单击要修改的用户所在行，单击修改按钮修改用户信息。显示画面。(2) 在画面中修

10、改后单击保存按钮，完成修改操作。单击【修改】按钮选择用户3.4 删除用户(1) 选中要删除的用户，单击删除按钮。(2) 在确认对话框中单击确定按钮，所选用户被删除。单击【删除】按钮选择用户小贴士为防止系统运行出现错误，系统中删除用户的操作实际为设置用户的删除标记，被设置用户不能再登录系统。3.5 初始化密码如果用户的密码遗失，可以通过初始化密码的方式获得系统默认密码。系统默认密码是123456。在画面中选中需要初始化密码的用户，单击初始化密码按钮，弹出系统提示信息密码初始化成功。此时，被选中用户的密码被初使化。用户可使用新密码登录系统。单击【初始化密码】按钮选择人员3.6 查看个人资料(1)

11、单击用户所在行，单击查看个人资料按钮。显示画面。该画面中的信息只能查看而不能修改。单击【查看个人资料】按钮选择人员 小贴士初始化密码的主要作用是当某人忘记密码时，可以将其密码初始化，然后用此密码登录系统，再重新设置自己的密码。个人设置画面3.7 调转部门(1) 对欲调转部门的用户所在的行单击，单击调转部门按钮。显示画面。单击【条转部门】按钮选择人员调转部门画面(2) 在请选择新部门列表中选择部门，单击保存按钮。在画面中所选人员的部门被修改。调转后的部门4： 权限组在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理权限组，在主画面区会显示画面，如下图示：权限组设置画面4.1 新建权限组在画面中单击新建权限

12、组按钮，显示画面。权限组设置画面画面项目说明： 权限组名称：设置显示的权限组名称。 复制组功能：如果在此选择已存在权限组，则新建权限组的功能将与被选权限组的功能相同。 备注：对该权限组的说明。参照以上说明输入各项内容，单击保存按钮。新权限组被建立。4.2 设置权限组人员(1) 在画面中单击要设置人员的权限组所在行。小贴士在新建权限组时，使用复制组功能的方式，先将权限组的功能进行基本定义，然后再做功能修改，可以快速建立权限组。选择用户后单击保存按钮，完成权限组的人员设置。(2) 单击设置人员按钮。显示画面。单击【设置人员】按钮选择权限组设置组用户画面4.3 设置权限组的功能权限(1) 在画面中选

13、中要设置权限的权限组。(2) 单击设置功能按钮。显示画面。(3) 选择该权限组人员能够使用的功能和每个功能的具体操作权限，单击保存按钮。完成功能设置操作。单击【设置功能】按钮选择权限组小贴士在建立权限组的同时也可以直接进行权限组的人员设置及功能权限设置。权限组功能设置画面4.4 修改权限组(1) 在画面中单击要修改的权限组。单击修改权限组按钮修改权限组。显示画面。(2) 设置要修改的内容，单击保存按钮，完成修改操作。单击【修改权限组】按钮选择权限组4.5 删除权限组(1) 在画面中选择要删除的权限组。(2) 单击删除按钮。(3) 在确认对话框中确认要进行本次操作。小贴士在删除权限组的时候，该权

14、限组下的所有人员自动转移到未分配权限组用户中。单击【删除权限组】按钮选择权限组4.6 对未分配权限组的用户设置权限组(1) 在画面中单击查看未分配i权限组用户按钮，显示画面。设置用户功能权限画面(2) 选择要设置权限组的人员，单击分配权限组按钮。显示画面。单击【分配权限组】按钮选择人员功能设置画面(3) 在选择权限组列表中，选择要分配的权限组，单击保存按钮，完成操作。4.7 设置未分配权限组用户权限(1) 在画面中单击设置未分配权限组用户权限按钮，显示画面。(2) 选择该权限组人员能够使用的功能和每个功能的具体操作权限，单击保存按钮。完成功能设置操作。设置组功能画面5： 公共通讯组管理员可以随

15、时查询各通讯组及其人员。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理公共通讯组，在主画面区会显示画面，如下图示：5.1 新建通讯组(1) 在画面中单击新建按钮，显示新建画面。通讯组设置画面输入通讯组名称，单击【设置】按钮选择对应的通讯组人员后，在下面做好标注。然后单击【保存】按钮，进行存档。5.2 修改通讯组在画面中选中要修改的通讯组。单击修改按钮。在确认对话框中确认本次操作。5.3 删除通讯组在画面中选中要删除的通讯组。单击删除按钮。在确认对话框中确认本次操作。6： 系统日志管理员可以随时查询每个用户在系统中的使用情况。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理系统日志，在主画面区会显示画面，如下

16、图示：系统日志画面6.1 日志查询在画面中单击查询按钮，显示画面。日志查询画面画面项目说明： 用户ID：根据用户ID查询。 IP：根据访问用户的IP地址查询。 SESSION ID：用户每次登录系统时，系统会记录下该用户本次登录时产生的Session ID，可以根据Session ID进行查询。 日期：查询某段日期内的系统日志。(2) 根据需要设置查询条件，单击查询按钮，在画面显示查询结果。6.2 删除所选日志(1) 在画面中选中要删除的日志。(2) 单击删除所选日志按钮。在确认对话框中确认本次操作。6.3 删除全部日志如果要删除全部日志，单击删除全部日志按钮，在确认对话框中确认本次操作。6.

17、4 生成地址单击生成地址按钮，在画面显示客户机地址。生成地址小贴士如果当前系统是放在公网上使用，使用生成地址工具能够在日志中查看访问用户的所在地。7： 管理员设置在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理管理员设置，在主画面区会显示画面，如下图示：管理员设置画面7.1 公司名称设置单击公司名称设置按钮，显示画面。公司名称修改画面在公司名称输入框中输入公司名称。单击保存按钮，完成操作。7.2 公司格言设置(1) 单击公司格言设置按钮，显示画面。公司格言设置画面(2) 在公司格言输入框输入公司格言，单击保存按钮，完成操作。7.3 公章维护7.3.1 新建公章单击公章维护按钮，显示画面。公章维护画面单

18、击新建按钮，出现如下画面。输入印章名称后，上传印章文件。单击浏览按钮，在本地机器上选择要上传的印章，选好后单击上传按钮，将该印章文件上传后，弹出上传成功的提示信息。再单击保存按钮，完成该印章的存档。7.3.2 修改公章在画面中选中要修改的公章。单击修改按钮，在确认对话框中确认本次操作。7.3.3 删除公章在画面中选中要删除的公章。单击删除按钮，在确认对话框中确认本次操作。7.4 桌面顶部滚动消息设置单击桌面顶部滚动消息设置按钮，显示画面。桌面顶部滚动消息设置在消息内容输入框中输入顶部显示消息。单击保存按钮，完成操作。7.5 默认桌面定义桌面定义可分为两种，一种是管理员定义，另一种是个人自定义桌

19、面。个人定义桌面是在管理员定义桌面的基础之上的，管理员可以将自定义桌面的权限分享给所有用户，也可以指定所有人使用统一规范的桌面环境。打开【系统管理】，单击【管理员设置】按钮，出现如下的界面。7.5.1 设置系统默认桌面和用户自定义桌面权限。取消允许用户自定义桌面的对号，便可将系统桌面锁定在固定的样式。如果保留当前桌面应用到所有用户的对号，则所有用户的界面统一且不可改变。当然，此对号可以选一个，也可以都选，可根据具体的需求来设置。桌面定义画面桌面的界面固定，不能改动。单击【默认管理定义】，对桌面进行设置，全打上对号的时候，是允许用户自定义桌面和将当前桌面应用到全部用户，但是用户具有更改的权限。图

20、示如下：单击【保存】，可对桌面进行调整和移动，其对应的桌面如下。7.5.2 设置中间功能模块（设置右侧功能）其实，系统可分为三个版块，即左边功能列表、中间功能模块和右边功能模块。其中，左边功能模块是固定且不能改动的。而中间模块和右边模块是可以人为设置的。单击【设置右侧功能】，开始设置中间版块的功能，假若不单击【设置右侧功能】，则设置的是中间模块功能。通过箭头指示，将待选功能和已选功能相互转换。7.5.3 设置必选功能选中已选功能中的某个功能模块，单击【设置必选】和【取消必选】，即可设置该功能模块是否是必选功能。其中，必选功能模块不能被最小化、最大化，也不能被关闭，可确保此功能模块的使用。7.5

21、.4 桌面模块的自由拖动桌面模块可自由的拖动，满足用户在后台设置的繁琐，可使桌面更加的简洁、直观，而且易于操作。只需单击要拖动的模块，进行鼠标拖动，然后在要放置的位置便可(可以放置的时候会有红线提示)7.6 内部IP地址段设定单击内部IP地址段设定按钮，显示画面。内部IP地址段设定画面7.6.1 新建(1) 单击新建按钮，在画面新建地址段。内部IP地址段设定画面(2) 输入起始IP和终止IP (IP地址的输入格式为#.#.#.#)，单击保存按钮，在画面显示新IP地址。新IP地址7.6.2 修改(1) 选择IP地址。(2) 单击修改按钮修改地址段。显示画面。(3) 输入内容，单击保存按钮，在画面

22、显示修改后的IP地址。7.6.3 删除(1) 选择要删除的IP地址。(2) 单击删除按钮删除地址段。(3) 系统弹出确认对话框确实要删除数据吗？，确认删除请单击确定 按钮。否则单击取消按钮取消本次操作。7.7 上下班时间设置单击上下班时间设置按钮，显示画面。本系统的考勤可按照一次考勤（即每日一次签到/签退）或两次考勤（即每日两次签到/签退）进行操作。时间设置画面画面说明： 上下班时间模式设置：选择每日考勤次数。 时间设置：当前系统内默认的上下班时间，此项可通过修改默认值来设置。7.7.1 修改默认工作时间(1) 单击修改默认值按钮，弹出画面，时间设置画面(2) 设置上下班时间，单击修改按钮。在

23、画面显示设置后的时间。新设置的考勤时间7.7.2 为指定人员设置上下班时间(1) 单击为指定人员设置上下班时间按钮，显示人员列表画面。(2) 选择要指定考勤时间的人员。(3) 单击设置按钮。在对话框中设置上下班时间，单击修改按钮，在画面显示设置后的时间。单击【设置】按钮选择人员小贴士在系统很多对人员操作的画面中，可以在部门选择列表中选择部门，此时显示的人员列表只显示当前部门中的人员。设置后的时间7.7.3 将选定人员的工作时间改为默认工作时间(1) 在人员列表画面中选择要修改考勤时间的人员，单击改为默认工作时间按钮。(2) 在画面可以看到将该员工的考勤时间改为默认时间。改为默认工作时间7.8

24、实用工具网址链接设置实用工具中各页面的链接网址。单击实用工具网址链接按钮，显示画面。输入链接网址，单击保存按钮，完成操作。7.9 提醒信息发送模式设置单击提醒信息发送模式设置按钮，显示画面。选择要指定的信息发送模式，单击【保存】，完成操作。7.10 公共网址设置7.10.1 添加公共网址单击公章网址设置按钮，显示画面。单击添加按钮，出现如下画面。输入显示名称和链接网址。再单击保存按钮，完成公共网址的设置。7.10.2 修改公共网址在画面中选中要修改的网址。单击修改按钮，在确认对话框中确认本次操作。7.10.3 删除公共网址在画面中选中要删除的公章。单击删除按钮，在确认对话框中确认本次操作。8：

25、 后台数据管理单击后台数据管理按钮，可对通知、新闻、公告、消息、文件、手机短信和聊天记录进行规范管理。8.1 通知管理8.1.1 编辑通知选中要编辑的通知，单击【编辑】按钮，可对通知的内容进行编辑。8.1.2 置顶和取消置顶选中要置顶的通知，可单击【置顶】按钮，对该通知置顶。如果要取消已经置顶的通知，只需单击【取消置顶】按钮，便可实现取消置顶。8.1.3 删除选中要删除的通知，可单击【删除】按钮，完成该操作。新闻、公告、消息、文件、手机短信和聊天记录的规范处理过程大体一致，可参考通知的后台管理操作。小贴士设置链接网址的最好办法是使用查询网站查询到相关网页，将浏览器显示的地址直接拷贝到链接网址处

26、即可。- 49 -附录:基本操作9： 难点释义9.1 修改公司名称修改公司名称后，除了在部门列表时，原有的单位会自动改成修改后的公司名称外，对于公文的收发文单的单位显示，也会自动显示成修改后的公司名称。9.2 同级部门排序默认情况下，部门的显示是按照录入的先后顺序来显示的，但是，在很多情况下，录入的顺序可能会与单位常规情况下的排序不一致，使用部门同级排序，可以人为地调整部门的称后顺序。9.3 用户排序默认情况下，用户的显示是按照拼单字母进行排序的，但是对于很多单位，需要把领导或者其它重要和常用的人排在前面，可以通过用户排序来实现这下要求。9.4 岗位定义系统中定义岗位的目的是方便工作流系统可以

27、按照岗位进行流转。如有三个部门的早批流程是一样的，员工-部门经理-副总，这时，如果按具体人员流转，三个部门需要写三个流程。很不方便用户使用，而采用了岗位定义后，系统可以自动找到任一级的主管领导。岗位分为固定岗位和相对岗位，固定岗位如人事，其指定了岗位就相当于指定了人，但是部门经理或者主管副总，根据所处部门的不同，其对应的人员也不同，因此称为相对岗位。在岗位定义时，实际上是根据单位的实际情况定义的，但是在定义的时候，都是树状结构，一层一层定义下来的，所以根据某人的位置，可以决定上一级任何位置的岗位的具体人员。在应用时，系统根据岗位定义会生成三类岗位：一类是固定岗位，一类是直属领导岗位，一定是相对

28、于当前人的N级别岗位。这个N是可以任意指定的。如单位有二个流程：A流程为：员工-组长-班长-课长-部门经理-副总-总经理B流程为：员工-班长-部门经理-副总-经理A和B流程的区别是中间跳了一个组长和部门经理，A流程可以通过直属领导一层一层往上走，但是B流程，如果仅通过直属领导的话就很难使用，这时引入相对岗位级别，员工-岗位级别5（班长）-岗位级别3（部门经理）-岗位级别2（副总）-岗位级别1（总经理）设置岗位级别名称：就是岗位对别对于一个具体的名字，方便理解。如3：部门经理，2：副总经理。重新生成岗位级别：岗位级别的编号是自动生成的，在新增或者修改删除了某个岗位后，岗位，需要人工更新一下岗位级

29、别。9.5 初始化部门/人员导入系统中目前暂时不公开提供部门导入功能，因为如果用户一旦使用不正确，会导致数据的混乱。如果需要部门和人员的导入，请跟我们的客户人员联系。9.6 未分配权限组在设置权限组时，一般会把人加入相应的权限组中，但是对于后加入的人员，如果在新建帐户出时候，未选择任何权限组，该用户就会使用未分配权限组。建议对于未分配权限组设定的功能为用户的最小集，不要忘设了。9.7 公章维护公章是为了在公文收发文中进行盖章操作，在公文收发文中如果想使用公章进行盖章，系统会自动获取此处上传的公章。详情可以参阅公文收发文的使用文档。9.8 为指定人员设定上下班时间除了固定的上下班时间外，可以对特定的人员设定特定的上下班时间。- 51 -