管理体系贯标培训讲座内审员培训PPT讲义.ppt

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1、内审员培训教材,管理体系贯标培训讲座,主要学习内容,一 管理体系审核概述二 管理体系内部审核的策划和准备三 内部审核实施和审核报告四 审核员的作用和要求,主要学习内容,一 管理体系审核概述,管理体系审核概述,1.0 前言 管理体系审核是审核的一种类型,准旨在通过对管理体系进行系统的检查,评价质量、环境、职业健康安全管理体系的符合性和有效性,识别管理体系改进的机会,实现持续改进。管理体系审核用于确定组织符合质量、环境、职业健康安全管理体系要求的程度,是GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001管理体系标准的基础之一。,管理体系审核概述,1.1 审核术

2、语（GB/T190002000 3.9.1）定义:为获得审核证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。理解要点:目的:确定满足审核准则的程度(符合、有效)-符合是指质量、环境、职业健康安全管理体系文件符合标准要求;,管理体系审核概述,-有效性:指现场质量、环境、职业健康安全活动与其管理体系文件的一致性。审核方案:针对特定时间段所策划,并具有特定目的的一组(一次或多次)审核；(系统性)审核准则:用作依据的一组方针、程序或要求(GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001的标准、QEO管理体系文件、适用的法规文件)；审核证据:与审核准则

3、有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其它信息；,管理体系审核概述,审核发现:将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果.(客观性)。审核方法:抽样(应具有代表性)；审核范围:审核内容和界线(产品、活动、过程、部门、场所)；审核独立性:由与被审核对象无直接责任关系,且是经过培训合格人员进行；审核是要形成文件的。,管理体系审核概述,1.2 审核类型 1.2.1 按审核对象分-质量管理体系（QMS）审核-环境管理体系（EMS）审核-职业健康安全管理体系（QHSMS）审核 注：1 一体化审核：当质量、环境和职业健康安全管理体系被一起审核时就称为一体化审核。2 联合审核：当两个或两个以上审核机构合作，

4、共同审核一个受审核方时，称为联合审核。,管理体系审核概述,1.2.2 按审核方式分类 a)内部审核：由组织自己或以组织的名义进行的审核（第一方审核)；b)外部审核：通常包括第二方审核及第三方审核。第二方审核：由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行的审核；第三方审核：由外部独立的组织进行的审核。,管理体系审核概述,1.2.3 按审核序列分（仅适用于第三方审核）a)初次审核：接受认证申请后进行的第一次正式审核；b)监督审核：在认证证书有效期内定期进行的审核；c)复评审核：认证证书有效期届满，重新申请认证时所进行的审核。,管理体系审核概述,1.2.4 按审核内容分类 a)文件审核：体

5、系文件与GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准的符合性审核（第一方审核无要求、第二方审核非必需、第三方审核必需做)；b)现场审核：体系运行是否有效,是否符合标准与组织体系文件要求。第一方、第二方及第三方审核均必需做。,管理体系审核概述,1.3 第一方、第二方、第三方审核比较1.3.1 第一方审核审核目的：a)确保 QEO 体系正常运行和改进的需要；b)外部审核前的准备。主要审核准则：GB/T19001-2000 标准 GB/T24001-2004 标准 GB/T28001-2001 标准 管理体系文件 适用的法律法规,管理体系审核概述,c)

6、审 核 员:由组织内审员或外聘专家；d)提出建议:可提出建议；e)纠正措施:重视纠正措施，跟踪、验证其有效性。,管理体系审核概述,1.3.2 第二方审核审核目的：a)合同前的评定（选择合格供方）；b)合同签订后的审核（控制供方）；c)促进供方改进管理体系。主要审核准则：顾客要求、合同要求、产品技术要求、有关法规。,管理体系审核概述,c)审 核 员:由客户授权,来自客户及其代表；d)提出建议:视客户需要而定；e)纠正措施:重视纠正措施，跟踪、验证其有效性，以确定是否保持合同关系。,管理体系审核概述,1.3.3 第三方审核 审核目的：a)体系认证注册；b)减少重复的第二方审核；c)查证是否满足法规

7、或其它规定要求。主要审核准则：GB/T19001-2000 标准 GB/T24001-2004 标准 GB/T28001-2001 标准 管理体系文件 适用的法律法规,管理体系审核概述,c)审 核 员:为国家注册审核员；d)提出建议:客观评价；e)纠正措施:重视纠正措施，跟踪、验证其有效性，以确定是否推荐认证/注册。,主要学习内容,二 管理体系内部审核 的策划和准备,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.1 审核步骤-审核准备-审核实施-编制审核报告-跟踪验证,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2 审核准备-编制审核计划；-组成审核组；-收集并审阅有关文件；-编制检查表；-准备有关表格；-

8、通知受审核部门。,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2.1 编制审核计划 a)审核计划的内容-审核目的-审核范围-审核准则-审核组成员-审核时间-审核日程安排-审核要求,二 管理体系内部审核的策划和准备,b)示例 管理体系内审计划 一、审核目的 二、审核范围(包括删减说明)三、审核依据 标 准：GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001 管理手册：程序文件：适宜的法律、法规 四、审核日期 年 月 日 至 年 月 日 五、审核组成员 组长:组员:六、审核日程安排:见附页 七、审核要求:八、审核报告的分发：编 制：批 准：年 月 日,二 管理体系内部审核的策划和准备,c)确定审

9、核范围所考虑的因素 过程删减的合理性 涉及的产品、过程、活动及服务的类别 法律、法规 受审核方的规模和机构设置、分布 受审核方的特定要求,二 管理体系内部审核的策划和准备,d)编制审核计划注意事项 审核组成员人数确定要合理，不要走极端；审核计划由审核组长编制，管理者代表审批；安排好审核期间会议时间和场所；应考虑审核方式的应用（按部门、按过程及顺向追踪或逆向溯源）；审核计划要覆盖审核范围中的所有产品、活动、部门、过程、工作场所；部门、过程的审核时间分配要合理，不搞平均分配时间的做法；对关键过程要配备充足的审核资源。,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2.2 组成审核组 a)管理者代表指定审核

10、组长及审核员 b)选择审核组长主要考虑 资格、业务范围、工作经验、组织能力 c)选择审核员主要考虑 资格、业务范围、专业知识、工作的协调能力、个人素质 d)审核员的独立性 审核员不能审核自己的工作,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2.3 收集并审阅有关文件 a)收集重点:与受审核部门有关的文件(管理手册、程序文件、作业文件和规定等；b)审阅程序文件并作好审查记录；c)审阅文件(注:内审可不单独作)。目的:了解组织的管理体系文件是否满足GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准的要求，从而确定能否进行现场审核，为制订审核计划收集必要的信息。

11、,二 管理体系内部审核的策划和准备,-文件审查的内容 管理方针、目标（指标）的适宜性、可实现性；管理体系的范围，包括删减的细节和合理性；描述管理体系过程运行的方法是否结合组织活动、产品和服务的特点；过程与过程之间的相互关联和相互作用是否做了明确描述；名词术语是否规范；手册的管理；组织的基本信息。,二 管理体系内部审核的策划和准备,-文件审查的要求 通常由审核组组长进行文件审查。文件的内容要完全覆盖标准的要求，删减的细节和合理性是否做了说明。文件提供的信息是否证实满足 GB/T 190012000、GB/T 240012004、GB/T 280012001标准要求。文件是否明确了对各个过程及活动

12、的控制内容、方法和职责。文件是否是有效版本。名词术语是否规范，是否符合标准的要求。,二二 管理体系内部审核的策划和准备,-文件审查方式 办公室审查 现场审查 管理手册在办公室审查，程序文件在现场审查,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2.4 编制检查表 a)检查表的作用-保持审核目标的清晰和明确；-保持审核程序规范化；-提示和备忘减少审核员的偏见和随意性；-保持审核进度；-树立审核员形象；-作为审核记录保存。,二 管理体系内部审核的策划和准备,b)检查表的内容 哪里查 列出审核的部门；查什么 列出审核项目、要点及收集什么客观证据，确保审核覆盖面完整；怎么查 列出找谁查、如何抽样、用什么方法

13、查。,二 管理体系内部审核的策划和准备,c)编制检查表注意事项：-符合审核准则:（标准、管理体系文件、法律法规）；-覆盖标准要求和管理体系范围；-结合部门特点选择有代表性的问题；-抽样有代表性(样本量312)；-时间留有余地；-检查表具有可操作性。,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2.5 准备好有关记录表格 a)记录表格包括:-审核检查表-不合格报告-不合格项分布表 b)确定记录人员,二 管理体系内部审核的策划和准备,2.2.6 通知受审核部门 a)提前通知受审核部门,确定审核时间;b)确定受审核部门接待人员.,主要学习内容,三 审核实施和审核报告,三 审核实施和审核报告,3.1 实施审

14、核3.1.1 现场审核目的-查证标准和管理体系文件的实施情况；-对管理体系运行状况与标准和文件要求的符合程度做出判断；-对管理体系进行评价，并做出审核结论。,三 审核实施和审核报告,3.1.2 实施审核的工作内容-召开首次会议；-进行现场审核；-确定不合格项并编制不合格报告；-汇总分析审核结果；-召开末次会议,宣布审核结果。,三 审核实施和审核报告,3.1.3 首次会议 a)首次会议的要求 审核组长主持会议；会议简短.准时(不超过半小时)；获得受审核方的理解和支持；参加首次会议的人员包括:审核组全体成员、领导层、受审核部门负责人等；与会者签到并记录。,三 审核实施和审核报告,b)首次会议的内容

15、 人员介绍(需要时)确认审核目的、审核范围、审核准则 确认审核计划（包括日程和时间安排）介绍审核方法和程序 建立双方正式的沟通渠道(陪同人员作用:陪同、联络、见证、不能替受审核方回答问题)阐明不合格项的分类及判定原则,三 审核实施和审核报告,确认审核组所需的资源、设施已齐全 介绍审核结论和报告方式 确认末次会议时间 保密承诺 强调审核原则:-客观公正、实事求是-审核与被审核目的一致-不能仅以不合格项的多少评价一个部门,三 审核实施和审核报告,3.1.4 现场审核 a)首次会议后立即进入现场审核 现场审核是内审员寻找客观证据的过程 现场审核是整个内审工作中的重要环节 b)审核组长控制审核的全过程

16、-控制计划-控制进度-控制气氛-控制客观性-纪律控制-不合格控制-记录控制,三 审核实施和审核报告,c)收集客观证据-客观证据的来源 文件和记录 经验证的领导和当事人的谈话 现场发生的事实-收集的方法:询问、听、查阅记录、现场观察、跟踪审核；-样本的选择:具有代表性、随机抽样；-从问题的各种表现形式寻找客观证据；-发现不合格要追究必要深度。,三 审核实施和审核报告,d)收集证据应注意的问题-审核证据应真实有效-适用的审核证据越多越好-注意审核证据之间的相关性和一致性-始终保持客观、公正、有礼貌-与受审核方负责人共同确认事实,三 审核实施和审核报告,e)审核技巧-少讲、多看、多问、多听、多记 避

17、免就题咨询和重复阐述-选择正确的对象提问 应向该项活动的负责人或有关人员提出-正确的提出问题 明确、直接针对问题提出.不能旁敲侧击、不要提错误的问题,三 审核实施和审核报告,-封闭式问题和开启式问题相结合 封闭式问题用“是”、“否”、“有”、“无”来回答，缺点信息量少 开启式问题用“如何做”“有什么作用”“如何处理”-提问和索要相结合 提问:涉及文件及实际情况 索要:文件或观察现场,三 审核实施和审核报告,-联想和追溯 从监视和测量的结果追溯到活动过程控制情况 从顾客抱怨联想到产品生产、安装、服务、交付的状况或过程控制结果-创造良好的审核气氛 平等、和气待人、耐心说明理由 注意听人讲话、认真记

18、笔记,三 审核实施和审核报告,3.1.5 不合格项和不合格报告 a)不合格的定义：未满足要求 要求是指审核准则:-GB/T19001:2000标准-GB/T24001:2004标准-GB/T28001:2001标准-管理体系文件-法律法规,三 审核实施和审核报告,b)不合格的类型-体系性不符合:文件不符合标准要求-实施性不符合:实施不符合文件要求-效果性不符合:效果不符合目标的要求,三 审核实施和审核报告,c)不合格的程度-严重不合格 缺少标准中规定的要求 存在系统性失效 存在区域性失效 可造成严重后果的不合格 违反法律法规的不合格,三 审核实施和审核报告,-一般不合格 个别的、偶尔的、因一时

19、疏忽没做好或有效性不够 有问题但影响不大、损失轻微-观察项 证据不足需提请注意 某项活动未开展尚证明不了已满足要求,三 审核实施和审核报告,d)判断不合格项对应条款的准则 以客观证据证实的事实为依据，应完整叙述事实；就近不就远,用与不合格事实最接近的条款，有适用的具体条款，不用综合性条款；由表及里，既给出了不符合的事实，又能给出经证实的原因，就按原因的适用条款判；顾客抱怨未有效处理按8.5.2条款判；未执行工艺规定按7.5.1条款判；多次发生的问题按8.5.2条款判；未建立监视测量标准按 7.1 条款判；未执行检验规范按8.2.4条款判；合理不合法以法为准。,三 审核实施和审核报告,e)质量管

20、理标准中易混淆条款的判断 删减不合理.未识别清楚;判 1.2 条款 删减在手册中未描述;判 4.2.2 条款 未识别出外包过程;判 4.1 条款 对外包过程控制方法不符;判 7.4.1 条款 文件更改;判 4.2.3b 条款 设计文件更改;判 7.3.7 条款 外来文件;判 4.2.3f 条款 顾客提供的文件;判 7.5.4 条款,三 审核实施和审核报告,记录填写、保管、管理不到位 判 4.2.4 条款 标准要求19处记录未建立 判 相 关 条款 顾客验收未作安排 判 7.4.3 条款 组织的验收未做 判 8.2.4 条款 产品及状态标识不合格 判 7.5.4 条款 贮存、运输标识不合格 判

21、7.5.5 条款 未按操作规程执行 判 7.5.1 条款 对特殊过程确认无规定 判 7.5.2 条款,三 审核实施和审核报告,f)不合格报告的内容-受审核部门及其负责人-审核人员-不合格事实的描述-不合格事实判定依据-不合格的程度-纠正措施计划-纠正措施实施情况-纠正措施的验证,三 审核实施和审核报告,g)写好不合格报告的关键-不合格事实的描述应力求具体,时间.地点.何人执行或在现场发现的现象及关键细节；-不合格问题的性质要用一两句话点明不对之处；-违反标准或 QEO 管理体系文件哪个条款应力求判断得比较确切；-注意纠正和纠正措施的区别；-末次会议前请受审核部门负责人认可不合格事实。,三 审核

22、实施和审核报告,3.1.6 汇总分析审核结果 按审核中确定的不合格项列出矩阵表-分析某过程在组织内运行情况；-分析某个部门在 QEO 体系运行的情况。综合评价分析-实物质量的情况；-自我完善机制及持续改进的情况；-管理方针.目标及指标、管理方案完成的情况；-顾客、相关方投诉处理情况；-领导及员工的质量、环境、健康安全意识。,三 审核实施和审核报告,审核结论-文件化的管理体系对于标准的符合程度；-管理体系的有效实施和保持程度；-自我纠正、自我完善机制的有效性；-管理体系运行中还存在的一些问题,仍需要改进的地方。,三 审核实施和审核报告,3.1.7 末次会议 a)由审核组长主持；b)参加者签到并做

23、好记录；c)主要议程:-重申审核目的、范围、依据-审核过程综述 审核计划完成情况；说明不合格项并报告审核结果；需要时宣读不合格项报告；,三 审核实施和审核报告,强调抽样审核；宣读审核结论(表明 QEO 体系符合标准的程度)-提出纠正措施的要求(包括完成期限，一般不超过15天)；-感谢受审核方的支持和协作；-重申保密承诺；-请最高管理者或管理者代表提出要求。,三 审核实施和审核报告,3.2 编制审核报告(审核组长组织编制.领导审批)3.2.1 审核报告的内容 审核目的、范围、准则；审核组成员及受审核部门；审核过程概述；审核发现及分析；质量管理体系有效性及对标准符合程度的评价；纠正措施及验证要求；

24、审核报告及分发范围；附件。,三 审核实施和审核报告,3.2.2 QEO 体系评价内容 QEO 体系在审核范围内是否符合审核准则；QEO 体系在审核范围内得到有效实施；产品、活动、服务满足顾客（相关方）要求与法律法规要求的能力和顾客满意程度；持续改进的机制是否建立。,三 审核实施和审核报告,3.3 跟踪验证3.3.1 纠正、纠正措施术语 纠 正 为消除已发现的不合格所采取的措施；纠正措施 为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施；3.3.2 审核双方在纠正措施实施和跟踪中的责任 审核人员 受审核部门 识别、评审、确定不合格项；调查不合格原因；提出纠正措施实施要求；制定防止不合格再发

25、生的纠正措施；进行纠正措施评价和跟踪验证；实施纠正/纠正措施；提交验证报告 验证已实施的纠正措施；记录实施结果，不断改进QEO体系；,3.3.3 纠正措施的跟踪与验证步骤,识别不符合项 审核人员评审确认不合格项 审核组向受审核部门提交不合格项报告 受审核部门负责人确认不合格事实在不合格项报告上签字 审核组提出纠正措施要求 受审核部门调查分析不合格原因 受审核部门制定防止不合格再发生的纠正措施 必要时对纠正措施计划认可 受审核部门实施纠正措施 受审核部门记录实施纠正措施的结果，并验证实施结果 审核组验证评价纠正措施的有效性 提交纠正措施跟踪验证报告,三 审核实施和审核报告,3.3.4 纠正措施要

26、求的提出 受审核部门负责人应调查分析造成不合格的原因；针对原因制定纠正措施计划,并规定完成的期限；审核员确认纠正措施。,三 审核实施和审核报告,3.3.5 纠正措施计划的实施 受审核部门负责人组织本部门按纠正措施计划的时限实施；不能如期完成的,应向主管领导报告，批准后方可延期；管理者代表或主管领导协调解决纠正措施实施中的重大问题。,三 审核实施和审核报告,3.3.6 纠正措施的跟踪验证 纠正措施完成后，由主管部门组织审核员进行跟踪验证，内容包括:是否分析原因并针对原因采取了纠正措施；是否按计划时限完成；纠正措施实施是否有效；实施措施是否有记录；经验证确已完成,验证人签字，本项不合格项宣布关闭。

27、,三 审核实施和审核报告,3.3.7 观察项的跟踪验证 观察项同样应引起受审核部门重视；观察项同样需要跟踪验证。3.3.8 所有纠正措施的完成情况，都应向最高管理者或管理者代表汇报。,主要学习内容,四 审核员的作用和要求,四审核员的作用和要求,4 审核员的作用和要求 4.1 审核组长的职责 负责审核所有阶段的工作；对审核工作的开展和审核观察的结果作决定；协助选择审核组其他成员；制定审核实施计划；代表审核组与受审核部门沟通；提交审核报告。,四审核员的作用和要求,4.2 审核员的职责 遵守相应的审核要求；有效的履行被赋予的职责；将观察结果形成文件；报告审核结果；验证纠正措施的有效性；配合并支持审核

28、组长的工作。,四审核员的作用和要求,4.3 合格审核员应具备的素质 思想开朗、成熟；具有很强的判断和分析能力；善于沟通；能客观地观察问题；有良好的背景和经历；了解各部门在整个组织中的作用。,四审核员的作用和要求,4.4 合格审核员应具备的能力4.4.1 工作能力 从事审核准备工作的能力；从事现场审核的能力；从事跟踪与监督的能力。4.4.2 基本能力 交流能力 合作能力 分析判断能力 独立工作的能力 应变的能力 善于学习的能力,四审核员的作用和要求,4.5 合格审核员应掌握的知识 法律、法规、规章等方面的知识；标准和指南；审核工作中的惯例和习惯做法；专业知识。,四审核员的作用和要求,4.6 合格审核员应具备的道德修养 尊重受审核方的制度和习惯；尊重事实客观公正；不使用不正当的手段获取证据；不屈服于压力而改变审核结论；不泄露受审核方的各种内情或机密；审核中要有毅力、有信心。,