现代秘书原理与实务.ppt

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1、现代秘书原理与实务,目 录,第一章 秘书工作的历史发展第二章 秘书职能范畴第三章 秘书职能环境第四章 秘书与领导第五章 秘书任职标准与素质优化第六章 秘书工作的规律及秘书的思维与 方法,第七章 秘书“办文”的工作第八章 秘书“办会”的工作第九章 秘书“办事”的工作第十章 保密工作第十一章 检查督办工作第十二章 信息与调研工作,导 论,一、秘书 1.秘书的涵义 2.秘书的分类 按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书 按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书 按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书 按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书,二、秘书机构 1.秘书机构的概念 2.秘书机构的

2、性质 秘书部门是辅助机构；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是协调部门。3.秘书机构的建构原则 必要性原则 适应性原则 精简性原则 整体性原则,三、秘书工作 1.秘书工作的主要内容 事务办理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查 2.秘书工作的性质 一是综合辅助领导，二是角色意识多重性，三是职能活动中介性，四是作息边界模糊性，五是主辅运作协同性。,四、秘书学 1.现代秘书学的产生 2.秘书学与相关学科的关系 秘书学与决策学的关系 秘书学与心理学的关系 秘书学与行政学的关系 秘书学与管理学的关系 秘书学与文书学的关系 秘书学与公共关系学的关系,3.秘书学的研究方法（

3、一）历史和逻辑相统一的方法（二）理论与实践相结合的方法（三）学科比较的方法（四）事实积累的方法（五）经验分析的方法（六）案例的研究方法,第一章 秘书工作的历史发展,一、我国秘书工作的发展概况 1.我国古代秘书工作的发展 远古秘书性活动 春秋至秦汉的秘书性工作 三国至明代前期的秘书性工作 明代后期至清代的秘书性工作,2.我国近代、现代秘书工作 晚清秘书机构及特点南京临时政府的秘书工作战争年代中国共产党的秘书工作新时期我国秘书工作的发展方向 3外国秘书工作概况,二、秘书工作的发展规律 1.时代环境的历史演变促进秘书工作发展 2.领导主体的演变促进秘书工作发展 3.管理者与被管理者关系的历史演变促进

4、了秘书工作发展,第二章 秘书职能范畴,一、办公事务辅助 1.办文 文稿撰拟 文书运行 文书整理 文献材料的保管和利用,2.办会 3.办事 日常事务 随机事务 授权理事,二、参谋职能辅助 1.参谋辅助的内容 一是对决策的辅助；二是对信息利用的参谋智能辅助；三是对领导正身洁行的辅助。2.参谋辅助的方法 一要熟悉情况；二要多用商量的口气说话；三要方式婉转。,三、管理协调辅助(具体在实务编中专题讲授)督察 协调,协调工作要到位 一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动

5、临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。,第三章 秘书职能环境,一、秘书职能环境的构成 1.秘书职能环境的纵向层次 秘书机构内部环境 组织内环境 组织外环境 2.秘书职能环境的横向要素 社会经济环境 社会政治环境 社会文化环境 科学技术环境,3.职能环境关系 与纵向层次机构的关系 与横向部门机构的关系 与社会公众的关系 秘书与人际关系,二、秘书职能环境资源 环境资源的支持 环境资源的制约,第四章 秘书与领导,一、领导需要怎样的秘书 1.领导活动与秘书工作 领导与秘书工作 领导者与秘书

6、领导工作与秘书辅助,2.领导需要怎样的秘书 忠于职守、安于本分 敏于观察、勤于思考 提供信息、敢说真话 任劳任怨、分忧代劳 联系群众、善于协调,二、秘书与领导的关系 1.人格地位上的平等关系 2.实现目标工作中的同事关系 3.工作职能上的上下级主辅关系 4.工作过程上的主从关系 5.工作沟通上的双向交流关系 6.工作绩效上的一体关系,三、秘书为领导班子服务中的几种关系的把握 1.为主要领导人服务与为领导班子服务 2.为中心工作服务与日常工作服务 3.正确处理多头指示，避免酿成矛盾 4.加强沟通，促进领导班子的密切合作 5.对口请示，避免交叉请示 6.逐级请示，避免越级请示 7.加强沟通，避免产

7、生误会 8.筛选信息，避免说是道非。,顾全大局维护领导威信 一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科

8、长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。,第五章 秘书任职标准与素质优化,一、秘书任职标准 1.业务能力 办事能力 交际能力 表达能力 操作能力,2.知识结构 基础知

9、识 专业知识 相关知识 3.职业道德,二、秘书素质优化 1.随物质文明发展优化秘书素质 2.随精神文明发展优化秘书素质 3.随政治文明建设发展优化秘书素质 4.优化综合素质的有效途径：做学习型秘书,第六章 秘书工作的规律及秘书的思维与方法,一、秘书工作的规律性 一般规律 特殊规律,二、秘书工作思维 1.一般思维方法 逻辑思维、形象思维与灵感思维方、其他思维法 2.特殊思维方法 3.秘书的思维训练,三、秘书工作方法 1.秘书掌握的领导方法 秘书与基本领导方法、法律方法、经济方法、调查研究法 2.秘书具体业务工作方法 秘书协调方法、督促检查方法、信息沟通方法、工作进度调度法、工作时间调度法。,第七

10、章 秘书“办文”的工作,一、起草撰写公务文书 1.行政公文的含义 2.行政公文的分类 按公文来源分 按行文关系分 按性质、作用分 按时限要求分 按保密要求分,3.行政公文的格式、行文规范与语言运用 行政公文的格式 行政规范 语言运用 4.秘书撰拟文稿注意,二、收发传递处理文书 1.文书运行 收文、发文 2.文书整理 文书收集、档案归档,第八章 秘书“办会”的工作,一、会议事务工作 1.会议的含义 2.会议的种类,3.会议要素 主要要素 附加要素 4.会议工作的内容 会议的准备工作 会议期间的工作 会议的善后工作,二、会议文书 1.会议涉及到的文书内容 会议涉及的文书内容 会议文书的要求 2.会

11、议记录 特点、基本格式、方法、要求 3.做好会议记录应注意的事项 4.提高记录的效率,一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大

12、会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。,会务工作的程序和内容三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和 落实六大原则：1.质量高的工作会议 2.缓急轻重，安排好议程 3.会议通知不宜请人转捎口信 4.会场大小要和与会人数相适应 5.会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行 6.重点做好部门缺席或人员的落实工作,第九章 秘书“办事”的工作,一、值班工作 值班工作任务（一）接收处理上报，下发文稿、信函（二）承接上级通知、批示和下级

13、电话请示、报告事宜（三）承办本机关、单位领导交办的事宜（四）掌握领导行踪，随时取得联系（五）做好外来人员的接待工作（六）应付紧急情况，处理突发事件（七）做好机关、单位的保密、防火、防盗工作（八）写好“值班日志”和“大事记”,二、印信及介绍信的管理要求三、电话工作 使用电话的基本礼仪 1态度要热情周到，礼貌友好 2口齿清晰，声音愉快自然 3语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4提高电话工作的效率，注意保密 5简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言,四、办公事务管理 办公室环境管理、办公用品管理、办公时间管理五、接待工作 接待类型：分上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课、参加、访问等

14、。,接待注意事项 1.接待人员通常要留有一份公司内部电话簿，努力记住单位内有关人员的姓名以及他们所在的部门、科室。这样就可以方便使用内部电话与员工保持联系，同时电话簿应随时根据号码的变化而更新。2.按照一定规律分类归档访客名片。3.乘电梯时，若有电梯工，则请客人先进先下；无电梯工时，则秘书先进后下，并按住电梯“开门”键，以免客人被门夹住。4.上司在会客时，有事需要通知上司，应该用纸条，不要直接趴在上司的耳边窃窃私语。,天安公司的晓灵是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与

15、人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。晓灵马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。晓灵转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，晓灵匆匆用手指了一下椅子示意客人座下，然后赶快接电话。此时客人面有不悦。小石赶紧过来为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。,六、信件处理七、陪同 1.陪同准备 2.物质准备 3.资料准备,第十章 保密工作,一、保密的含义、密级、保密的原则 1.保密的含义 秘密、保密、保密工作 2.秘密的范围 国家秘密、职业秘密、个人秘密,3.秘密分类 口头信息、纸面信息、电子信息 4.保密的原则

16、积极防范、突出重点、有保有放、内外有别,二、保密措施与保密方法 1.保密的措施 强化保密教育、完善保密制度、严肃保密纪律、采用先进技术、加强队伍建设 2.保密的方法 熟记范围、按章办事、弄清身份、判断用意、以礼拒绝、佯假不知,第十一章 检查督办工作,一、检查督办工作的作用 1.督查为决策的正确贯彻起到定向作用 2.督查起到克服官僚主义、提高工作效率的作用 3.督查决策的正确贯彻起到控制作用,二、检查督办工作的原则 1.系统原则主动性原则 2.实事求是原则 3.多层次落实原则 4.时效性原则 5.督查与帮办相结合的原则,三、检查督办工作的程序 1.确定项目 2.检查催办 3.情况审理 4.结果反

17、馈,四、检查督办工作的主要方式 1.文件、简报督察 2.会议督察 3.电话督察 4.亲临查处,秘书参加督查工作应注意的事项 一、要摆正秘书在督查工作中的位置 二、要坚持走群众路线 三、要把着力点放在促进各级领导改进作风上 四、要注重实效，防止形式主义 五、要重视协调在督查工作中的作用,第十二章 信息与调研工作,一、信息与信息工作 1.信息的定义 2.信息的基本特征 客观性、传输性、时效性、共享性、开发性 3.信息分类,二、信息工作的基本要求和程序 1.秘书信息工作的基本要求 准确、及时、适用 2.秘书信息工作的程序 收集、整理、传递、存储、利用 三、调查研究工作,秘书调查研究的内容（一）政策性调查研究（二）基本情况的调查研究（三）动态性调查研究（四）专题性调查研究（五）经验性调查研究（六）中心工作调查研究（七）预测性调查研究（八）临时事件的调查研究,秘书调查研究应注意的事项 一、要有正确的指导思想 二、要强化实事求是、开拓创新的意识 三、要有满腔热忱、眼睛向下的决心 四、要坚持正确的组织原则，加强组织纪律性,