档案管理学.ppt

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1、档案管理学,项目一 认识档案与档案机构,学习目标,1知识要求：通过本项目单元的学习，掌握什么是档案、档案的属性以及与史料的区别，明确档案的起源以及档案管理机构。2能力要求：通过本项目单元的学习，能够区分档案与史料。,任务一 了解档案的起源与档案价值,1、能够根据档案属性区分档案与史料；2、能够明确档案属类。,能力目标,知识目标,1、掌握档案含义。2、明确档案的属性以及与史料的区别。3、了解档案的价值。,教学目标,【案例导入】,甲骨文于1898年为古董商、金石学家所识别，之后在殷墟（河南安阳小屯村）大规模挖掘，有大量的龟甲兽骨出土，加上别地的零星采集，至今已收集十几万片。19世纪末年在殷代都城遗

2、址发现的大量甲骨文，继承了陶文的造字方法，是中国商代后期（前14前11世纪）王室用于占卜记事而刻（或写）在龟甲和兽骨上的文字。它是中国已发现的古代文字中体系较为完整的文字。商代甲骨文是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。我们学习档案管理实务，首先要明确其研究的档案管理学的研究对象档案和档案工作，对于它的起源、含义、种类和档案机构等有一个初步的认识和了解，为进一步学习档案管理奠定良好的基础。,档案是人类活动的必然产物，是人类社会发展到一定历史阶段的产物，它萌芽于原始社会，形成于奴隶社会初期，经历了一个从不成熟到比较成熟的过程。人们的各种社会活动，需要依托有效的载体形式来记录、存储和

3、传播信息，档案就是记述和反映人们各种活动的历史记录，有了档案，人类活动的真实信息可以得以留存和传播。从远古的结绳记事、刻木为契，到今天信息化条件下出现的电子文件、电子档案，社会历史发展的各个时代和人类生活的各个阶段，档案无处不在、无时不有。,任务训练：,活动目标通过网络或实地调查了解档案的起源与档案价值，以及档案价值发挥实现途径。活动组织 根据情况灵活分组调查；活动内容与要求1、学生5人一组进行上网或实地调查了解档案的起源、档案的种类、档案价值以及档案价值发挥的途径，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案及其价值的理解。2、图片或视频展示相关“档案发展演变”的图像资料，学生根

4、据资料讨论档案的属性特征及价值。3、教师总结。,【理论支撑】,一、档案的起源（一）档案的发展历程“结绳”和“刻契”是辅助记事的方法甲骨档案是我国迄今发现最早的档案简牍档案、金石档案和缣帛档案纸质档案的出现是档案发展史上的进步音像档案、照片档案、电子档案等新型档案,（二）档案名称的由来词源中对“档案”一词解释是“档是横木框档，即木架柜格；案是几属，小桌子，引申为把处理一桩事件的有关文书叫一案。”档案在殷商被称作“典”、“册”，在西周称为“中”；在秦汉以后，档案被称为“典籍”、“图籍”，特别是纸张的出现和官员多在案几上办理公文，档案较多地被称为“文书”、“案卷”、“文案”、“案牍”。史料记载，“档

5、案”最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用“档案”一词；康熙十九年（1680年）的起居注中有“部中无档案”的记载。康熙四十六年（1707年），杨宾的柳边纪略对“档案”一词的来历和含义作了详尽说明：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。,二、档案的定义及其含义,根据档案工作实践以及档案法规的标准，我国对档案作这样的定义：档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存利用价值的各种载体形式的历史记录。,1来源的广泛性。2形成的原始性。3形式的多样性。4生成的条件性。

6、,竹简,金石档案,帛书,这一定义揭示了档案的几个基本特点：,三、档案的价值及实现规律,第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值客体与主体的中介物人类的社会实践活动。第二，档案价值是档案客体和主体之间的特定关系，是档案属性与主体需要的统一。第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义或作用。,档案基本价值的分类：,档案基本价值:一是查考凭证价值二是广泛的参考价值,档案基本价值的作用：,1档案是机关工作的参考证据。2档案是生产活动的参考依据。,档案价值实现具有一定的规律性：,1时间对档案价值实现的双向影响规律。2档案价值扩展规律3档

7、案价值实现的条件规律,四、档案的种类,1按照档案来源标准可分为：公务档案与私人档案。2按照档案的内容标准分为：文书档案、科技档案与专门档案3按照档案的形成时间标准可分为：历史档案与现行档案4按照档案载体形式标准分为：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案等。,任务二 熟悉我国档案管理体系,掌握我国档案管理内容及工作原则；明确我国档案管理机构及其设置原则。了解我国常见的档案工作机构及其职责,能力目标,知识目标,1、能够掌握我国档案管理机构及其设置；2、能够区分档案馆与档案室的不同；3、能够区分不同的档案工作机构及其职责。,教学目标,【案例导入】,某某建筑企业公司档案室管理制度（部分）一

8、、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。,四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门

9、经理应积极配合与支持。,六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。每一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与职责。,任务训练：活动目标通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等。活动组织 根据情况灵活分组调查；活动内容与要求学生5人一组，分类调查企

10、事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案室的理解。,一、档案管理工作的内容及其原则,基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用等8个方面,（一）档案管理工作的内容,（二）我国档案管理工作原则,1我国档案管理体制2我国档案管理工作原则（1）统一领导，分级管理工作。（2）维护档案的完整与安全。（3）便于社会各方面的利用。,二、我国的档案机构,所谓的档案机构是指管理档案的机构和管理档案工作的机构，前者包括机关、企业、事业单位的档案室和各级档案馆，后者为档案行政管理

11、机构。,（一）组织形式,两种类型1分立型的档案工作机构2综合型档案工作机构,综合型的档案工作机构的优点：,（1）有利于档案工作机构的稳定。（2）有利于档案工作职能的发挥。（3）有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障。（4）有利于档案工作业务的开展。,（二）常见的档案工作机构,1档案室（1）普通档案室。（2）科技档案室。（3）音像档案室或声像档案室（4）人事档案室。（5）综合档案室。（6）档案资料信息中心。（7）联合档案室。2企业档案馆,（三）档案机构的职责与设置原则,1档案机构的职责根据国家有关法律、法规的规定，档案工作机构的主要职责包括以下几个方面：贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策建

12、立健全本单位档案工作的各项规章制度；负责统一管理本单位的档案和档案工作；对本单位下属二级单位的档案工作进行监督和指导；对本单位各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进行指导。,2档案机构的设置原则档案工作机构的设置要以科学的论证为基础，其设置原则应该包括：第一，组织自身依法设立、自主决定的原则。第二，与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则。第三，保定组织档案完整、完全和有效利用的原则。第四，节约档案管理成本的原则。档案工作管理体制,任务三 了解档案管理趋势和档案人员的素质,1、掌握我国档案管理现状及管理趋势；2、明确我国档案工作者的素质要求。,能力目标,知识目标,1、能够掌握我

13、国档案管理现状及管理趋势；2、明确我国档案工作者的素质要求。3、能够按照我国档案工作者的素质要求来培养自己的职业素养。,教学目标,【案例导入】,上海某单位行政档案管理人员招聘公告职位描述：1、负责公司文档资料的管理工作。2、日常行政工作的执行。3、领导交办的其他事务。任职资格：1、具备档案管理知识。2、熟悉档案管理相关法律法规，及企业档案管理的流程。3、工作认真细致，条理性强，有高度的责任心和服务意识。4、良好的口头表达能力和沟通协调能力，熟练使用办公设备和软件。5、保密意识强，稳定性好。,档案管理工作已形成档案信息化、集成管理、向数字化档案馆方向前进的发展趋势，伴随信息时代的到来，档案信息化

14、的发展趋势使档案工作的概念发生了根本性的变革。在这种情况下，各单位和档案管理机构对档案工作者的素质要求也与以前大不相同了，除了具备专业素质以外对计算机网络等技术的要求大大提高了。,【理论支撑】,一、档案管理趋势,（一）档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势（二）档案信息的集成化管理是资源共享的最佳模式（三）数字化档案馆是新世纪档案馆发展的必然方向,二、档案人员的素质要求,1思想素质。2专业技能。3心理素质。,项目二 档案收集,学习目标,通过本项目单元的学习，掌握档案收集范围、收集方法，明确归档制度和要求。,知识要求,能力要求,通过本项目单元的学习与任务训练，能够按照档案收集方法和程序，进行

15、立卷归档工作。,任务一 了解档案收集内容与地位,1、掌握档案收集归档的含义。2、明确档案收集工作的内容以及要求,知识目标：,1、能够分析档案收集归档在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案收集要求判断具体做法是否规范.,能力目标：,案例导入,某某职业技术学院综合档案室档案材料收集、整理制度 一、综合档案室每年定期对上一年度应归档的档案材料及时进行收集和接收，检查、验收后填写档案材料移交清单，一式两份。二、特殊文件材料原单位暂需继续使用的，视情况最多可缓期一年后整理移交归档。三、明确文件归档范围，积极搜集，保证归档文件材料的齐全完整。四、做好归档文件材料的初期鉴定工作，对具有保管价值的文件材料不

16、能随意堆放，要及时进行科学整理、分类、编目、上架。五、财会档案在接收归档时，一律保持原卷、原册，如有特殊情况，需会同财务人员共同研究决定。六、按照某某省档案征集办法，定期征集散存在个人和社会有关本校的档案材料。,档案收集就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。从上述案例中我们可知档案收集包含接收和征集档案两层意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。,任务训练,活动目标,通过网络或实地调查了解档案收集归档的含义及内容；,能按照我国档案法规的相关

17、规定对具体档案收集行为进行判断。,活动组织,根据情况灵活分组调查；,调查了解某单位档案室或档案馆收集的归档制度、归档文件的要求以及档案收集途径，代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案收集工作的实际现状。,活动内容与要求,理论支撑,档案收集工作的内容主要包括三方面：一是档案室对本机关内部各部门需要归档档案的接收工作。二是各级国家综合档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。三是对历史档案的接收和征集工作。,一、档案收集工作内容,二、档案收集归档的地位,1档案收集工作是档案工作的起点。2档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。3档案收集工作是实现档案集中统一管理的基

18、本手段。,三、档案收集工作的要求,1归档材料应当齐全、完整、优化。2加强档案调查和指导。3保持全宗不可分散性。4加强档案工作的标准化。,任务二 档案室归档流程,1、掌握单位档案归档时间、归档范围的具体规定。2、明确档案室收集归档工作的组织与具体流程。,知识目标：,1、能够设计机关档案室收集归档工作方案；2、能够根据档案收集归档的具体要求进行档案归档仿真训练,能力目标：,【案例导入】,小王刚被分配到某公司档案室就遇到了公司收集去年的档案资料，几个部门都陆续将本部门整理好的文件材料，移交到档案室，只有研发处迟迟不送来。业务主管就叫小王去研发处催要，当他向相关人员说明来意后，不料，那人说：“还没有到

19、时间呢？我们还没有整理好”。小王解释说，早一点收上来是为了便于档案整理归档，这是制度。不料那人又说：“便于你们整理了，就不便于我们利用了。”说完，就不理小王了。企业科技档案收集工作是档案管理的基础，收集工作的质量会对企业的技术储备能力、市场竞争力和档案服务于科研生产的能力产生重要影响。小王就是出于此点，才督促研发处上交档案材料的。但是研发处的人不原意给他档案，也有自己的理由，研发处不同于公司其他部门，他们产生的档案具有其自身特点，研发处不愿意上交档案，是因为担心不便于自己利用。档案室在制定归档时，应该根据各部门的特点，而有区别的对待。对于研发处，可以根据其研究项目的特点，按项目完成时间归档，可

20、以适当地拖延归档时间，而不要硬搬归档制度，不讲究灵活性，造成不必要的麻烦，以致影响公司整体工作。,任务训练,活动目标,设计机关档案室收集归档工作方案；仿真训练某某单位档案归档移交工作。,活动组织,根据情况灵活分组调查；分配角色；,1、学生分组进行实地调查了解某某单位归档与不归档文件的范围、归档时间以及档案收集的途径与方法，然后各组综合他们的调查情况，设计档案室收集归档流程；2、对比分析，学生讨论“档案室档案如何做好档案收集工作？”。3、分角色模拟仿真训练文书部门与档案室进行档案移交归档工作（预先各相应角色设计好相关移交的表格和待归档的文件材料若干）,活动内容与要求,【理论支撑】,收集归档流程图

21、：,单位各部门,按归档范围收集应归档材料，整理分类输入目录,质量检查鉴定,移交接收,填写移交清单,一、归档与归档制度,各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为“归档”。我国归档已经成为国家明文规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。收集工作主要是依靠建立健全归档制度来完成的，归档制度对各机关文件归档时间、归档范围、归档份数、归档要求以及归档手续作了详细地规定。,二、归档范围与归档流程,（一）明确归档范围1上级来文2本单位形成的各种文件3下级报送的文件4相关文件,（二）确定归档时间,1管理性文

22、件：一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。2科技性文件：根据文件形成的具体情况有不同的要求，科技性文件资料可以分以下五类：按项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项目结束时间归档、按年度归档和随时归档。项目性突出的科技文件可以按照按项目结束时间归档；项目较大或延续时间较长的按工作阶段归档；一般来讲，对活动和形成周期长的科技文件或作为科技案保存的科技管理性文件，一般按年度归档。有时因文件的机密性强或购设备的随机材料也可以随时归档。而对于大型项目或研究课题，往往按子项结束时间归档。因为大型项目是由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可先行归

23、档。3会计文件：依据档案法和会计档案管理办法的规定，在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管，但是有些工作中常用的企业财务会计文件也可适当延迟。,（三）归档份数,归档份数是指文件归档数量。总的来说。纸质档案凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需多归档若干份。而磁性载体档案一般要有备份。但是规定不宜过于笼统，也不能做出过于简单划一的标准。比如工程档案的份数一般不少于两套，但是其中某套工程档案中有些材料由于利用比较频繁出于保护原件的需要而在归档的时候多要几份以提供利用，具体的可以按照实际情况各单位自行决定没有强制的规定。,（四）归档程序,一般由文书部

24、门整理完毕后，按规定时间和要求向档案室移交。具体程序如下：1按移交清单移交双方点清楚。移交清单一式两份。档案移交目录格式大体如表1：表1 档案移交目录部门：,移交人：接收人：交接日期：,2确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。3科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。由归档人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益、科技档案质量情况，项目主持人及参加者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。表2：会计档案移交清册,接收单位 经办人 移交单位 经办人 年 月 日,4归档目录：归档文件移交完毕后，档案

25、部门要将每年移交的档案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表3.1：,表3.1 归档文件目录封面表3.2 归档文件目录（内页）,归档文件目录 全宗名称 年 度 保管期限 机 构（问题）,示例：JX11归档文件目录,任务三 电子文件的归档,1、掌握电子文件与电子档案的含义；了解电子档案的归档时间、归档范围的具体规定。2明确电、档案归档流程。,知识目标：,1、能够设计电子档案归档流程；能够根据电子档案2、收集归档的具体要求填写移交的相关手续，如归档电子文件登记表等。,能力目标：,【案例导入】,国内首个专门的电子文件元数据管理系统2000年，浙江省电力公司研制了文件管理与档案管理真正融为一

26、体的浙江电力办公自动化系统，真正实现文件管理和档案管理合一，实现了对电子文件的全程管理和前端控制。这个电子文件管理系统，该系统在浙江省电力系统多家单位投入试运行以来，反映良好，提高了工作效能，体现出了元数据管理系统在保证电子文件的关联性、真实性、凭证性、长期有效性上的作用。随着电子计算机及网络信息技术的迅速发展和广泛应用，机关团体、企事业单位在社会活动中形成的电子文件日益增多，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛认识和应用，电子文档的处理和电子档案的管理已经成为档案工作者一项新的任务。,任务训练,活动目标,调查了解某单位电子文件收集归档工作（包括物理归档和网络归档）；,利用文档管理系

27、统软件仿真训练某某单位电子档案归档移交工作，并根据电子档案收集归档的具体要求填写移交的相关手续。,活动组织,根据情况分组调查；上机登陆文档管理软件（如创奇、泰宇文档管理软件等）模拟训练电子档案的归档；,1、学生分组进行实地调查了解某单位电子文件收集归档工作（包括物理归档和网络归档），然后各组综合他们的调查情况，设计电子档案收集归档流程；2、上机登陆文档管理软件（如创奇、泰宇文档管理软件等）模拟训练电子档案的归档；预先提供相关移交的表格和待归档的文件材料若干）,活动内容与要求,【理论支撑】,一、电子文件与电子档案电子文件（Electronic Records）是指人们在社会活动中形成的，以代码形

28、式记录于磁盘、磁带、光盘等载体中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。电子档案是具有保存价值已归档的电子文件及相应的支持文件。电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。,电子档案特点,1操作简单，自动分类，便于管理。2容量大，体积小，节省存储空间。3对载体和系统的依赖性较强。4信息与载体是可分离的。,二、电子文件的归档流程,各部门各单位,按归档范围收集，整理分类计算机输入目录,鉴定、检测、复制备份,填写电子文件 归档说明,通过网络或磁盘 向档案部门移交,电子文件归档的程序,1确定电子文件是经过审批的最终“版本”；2积累整理，编制目录；3鉴

29、定和检测归档的电子文件；附：归档电子文件移交、接收检验登记表,4编制电子文件归档说明；5存入存储载体，复制备份。6确定载体标识，向档案部门移交。7、移交保管。,表：归档电子文件交换文据,归档时间一般在年度或任务完成之后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（也称为阶段归档），具体视情况而定。归档份数一般是拷贝两套，一套封存。另一套提供利用。即使是在网络上归档，也要拷贝一套封存，必要时应封存两套，一套异地保存。1明确收集范围，落实收集责任。2电子文件在归档之前，要进行认真的鉴定。3选择适宜的归档方法。4必须由电子文件的形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，从而

30、保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。5电子文件采取“双轨制”归档。,归档电子文件登记表,注：以件为单位填写此表，一个载体一份，附在相关的首页后。,1文件编号：文件在案卷中的自然顺序号，用阿拉伯数字表示，如“16”；2题名：文件上的原标题，如“XX系统关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的实施计划”，如果文件上的标题过于简略，可根据文件内容自拟标题，加 以示区别。3责任者、保管期限：和纸质文件一样；4文件格式：是指电子文件存储格式，如文本文件、数据文件、图形文件、影像文件或声音文件等；电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链结文件

31、；P程序文件；D数据文件。5软件环境：是指电子文件生成的软件环境，是电子档案保存的一部分，包括软件开发环境和软件运行环境，是指支持目标软件开发或运行的硬件、操作系统、工具集合所组成的平台。什么样的文件就要求在什么样的目标软件环境上运行才可以操作和使用。常见的如“word”。6.电子文件稿本代码：电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。,示例：,任务四 综合档案馆接收与征集,1、掌握综合档案馆收集的含义。2、明确综合档案馆接收和征集工作的内容、范围以及要求。,知识目标：,1、能够分析综合档案馆接收和征集工作的重要性；2、能够掌握综合档案馆的接收程序和标准；3、能够根

32、据综合档案馆征集档案的相关规定对具体案例进行分析。,能力目标：,案例导入,浙江省档案馆向社会征集新中国成立60年来档案资料2009是中华人民共和国成立60周年，为丰富馆藏，更好地为社会各界服务，浙江省档案馆特向社会征集反映浙江60年风雨历程的各种档案资料。一、征集范围：1.散存在社会上的新中国成立以来浙江各级国家机构、社会组织、民间团体、个人形成的，具有保存价值的各种形式的档案资料；2.新中国成立以来浙江各行各业知名人士；3.新中国成立以来反映浙江社会面貌的各种史志等，二、征集方式1.捐赠。对于主动捐赠档案资料的单位和个人，本馆除向捐赠者颁发捐赠证书外，视档案数量的多少及珍贵程度，给予适当的奖

33、励。2.收购。对于个人所有对国家和社会有保存价值的档案资料，个人自愿出售，本馆视其价值，根据有关规定进行收购。3.寄存。个人保存的对国家和社会有保存价值的档案资料，根据意愿，本馆可提供档案寄存服务。寄存期间，本馆负责档案资料的安全和保密。,4.复制。单位或个人愿提供对国家和社会有保存价值档案的复制件的，本馆可上门复制。档案馆的征集档案资料是丰富馆藏的补充形式，要根据具体情况灵活操作，合法征集。档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。档案馆收集工作的指导思想是：在维护和国家历史真实面貌的前提下，根据档

34、案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富，结构合理的馆藏体系。,任务训练,活动目标,调查了解地方综合档案馆的收集工作（包括正常接收和零散征集）；,明确档案馆接收范围与接收时间、征集方式等具体要求和相关手续。,活动组织,根据情况分组调查（根据实际情况可采用网络查阅或实地调查）,1、学生分组进行实地或网络调查了解地方综合档案馆收集归档工作（包括接收和征集），然后各组综合他们的调查情况，设计综合档案馆收集工作流程；2、对比分析。案例辅助；,活动内容与要求,【理论支撑】,档案馆的收集工作任务，主要是接收和征集

35、本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理。资料是档案馆馆藏的重要组成部分，档案馆资料收集工作是弥补档案不足、延伸和扩展档案内容、填补某些档案空白的需要。综合档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心，档案馆工作是我国档案事业的主体。根据档案法和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。,一、综合档案馆接收档案的范围,综合档案馆分为国家、省、市、县四级档案馆，（本节

36、以市级综合档案馆为例介绍），档案馆接收档案的范围包括中华人民共和国成立前后的档案，主体是建国后的档案：（1）本级中共委员会、顾问委员会、纪律检查委员会、人民代表大会及常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案；经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案；县级档案馆同时接收乡镇党委和政府及工作部门所形成的档案。（2）本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案；（3）本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的机关和企事业单位，如文化馆、图书馆、医院、学校等。一般工厂、普通中小学、商店及村民委

37、员会，只选择一些有代表性的单位的档案进馆。,（4）属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。（5）协商收集或代存生产地方传统名优产品或具有特种生产工艺的乡镇企业和典型村（街道）、个体户、专业户以及地方著名人物的档案；（6）撤销单位的档案和破产企业的档案。此外，综合档案馆还收集中华人民共和国成立前的档案资料：包括收集保管地方建国前的革命历史档案；收集保管旧政权机关和其他单位的档案；收集保管地方志、地方史和一些家谱档案。,二、综合档案馆的接收档案的时间,地、市级以上（含地、市级）机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满二十年的文书档案（永、长）；地、市

38、级以下机关档案部门向本地同级档案馆移交自形成之时起满十年的文书档案（永、长）；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前；撤销机关的档案应及时移交。专业性较强或者需要保密的档案，经档案馆检查和同意后，可以延长向市档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者个别单位由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向市档案馆移交。,三、综合档案馆的接收程序和标准,（一）接收程序凡列入档案馆接收范围的机关、团体、企事业单位和其他组织都必须按照国家规定，将反映其主要职能活动和基本历史面貌具有长久保存价值的文书、科技、专门等各种门类和载体的档案，定期向档案馆移交。综合档案馆：接收到

39、期档案进馆，应提前书面通知移交单位；档案馆应提前做好档案接收准备工作，采取有效措施，确保进馆档案的安全保管和有效利用；档案馆应编制接收单位名册，建立接收档案情况登记台帐；加强接收工作的计划性，有序做好档案接收工作。,（二）接收标准,立档单位：应做好档案移交各项准备工作，对移交档案进行全面检查、鉴定；在移交档案前，应及时提请档案馆对移交档案进行验收，档案馆验收档案应当有2名以上工作人员共同进行，确保移交的档案必须齐全、完整，规范；应根据档案信息化的要求建立文件级目录和重要文本数据库。移交的档案验收合格后，移交单位和档案馆应按国家档案交接文据格式标准办理移交手续，签订交接文据，一式两份，双方留存。

40、立档单位和档案馆应共同维护好档案移交工作过程中的档案安全，确保档案安全移交。,（二）接收标准,移交的档案必须齐全、完整，经过规范、系统整理，质量符合要求：其卷皮、卷盒应规范、统一，符合档案馆制定的具体质量标准；进馆档案必须以全宗为单位整理编目，分阶段移交，保持全宗的完整性；进馆档案必须符合档案技术保护要求；立档单位应对移交进馆的档案进行杀虫、消毒处理，档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象；组卷质量符合国家档案局制定的有关业务规范；档案的保管期限要准确；立档单位向档案馆移交档案，必须同时移交系统、齐全、规范、有效的检索工具2套。档案馆应根据档案信息化的要求建立文件级目录和重要文本数据库

41、。此外与档案有关的资料一并移交如组织沿革、全宗指南、目录、大事记等要齐全，目录一式两份（案卷和卷内目录），全宗说明一式三份。,项目三 档案整理立卷,学习目标,通过本项目单元学习，掌握档案整理工作的内容、原则和要求；学会正确地区分档案全宗以及全宗内档案的分类方法；初步掌握档案立卷工作的方法。,知识要求,能力要求,通过本项目单元的学习与任务训练，能够按照档案整理立卷方法和程序，进行档案整理工作。,任务一 熟悉档案整理工作内容,1、掌握档案整理工作的含义。2、明确档案整理工作的内容、原则及要求。,知识目标：,1、能够明确档案整理工作在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案整理要求判断具体做法是否规范

42、。,能力目标：,案例导入,某某市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“某某市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的某某市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理；其二，原来第三工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案凌乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这些工作呢？档案整理工作具有一套完整的内容和原则，然而在实际工作中，由于各个单位的运行和调整情况不同、组织规模和结构不同，以

43、及文件立卷归档的质量不同等原因，我们在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。所以，需要我们能够正确地判断所遇到的具体情况，从而设计出合适的整理方案。,任务训练,并能按照我国档案法规的相关案卷整理要求对具体档案整理行为进行判断。,活动目标,通过实地调查了解某单位文书部门或档案室，了解档案整理工作中文书部门与档案部门的各自职责、档案整理的含义及内容；,活动组织,根据情况灵活分组调查；,1、学生分组进行上网查阅我国档案法规中关于档案整理的具体规定或实地调查了解某单位档案室整理案卷或归档文件的要求，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案整理工作的具体做法。2、对比评价各

44、组，评选出最佳小组；,活动内容与要求,【理论支撑】,一、档案整理工作的内容和意义（一）档案整理工作的内容档案整理内容包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。档案整理的上述内容并非任何情况下全部进行，而是由档案的具体状况来决定整理内容的范围，其大体可以分为三种情况：一是系统排列和编目；二是局部调整；三是全面整理。,档案整理工作包括：1区分全宗；2全宗内档案的分类；3立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）4装订或“装盒”5编制案卷目录6案卷排列和编号全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等业务环节一

45、般是由文书部门或文书人员承担的，即文书立卷；归档案卷的统一编号和排列由档案室承担；全宗的划分和排列多由档案馆承担。,但是这些工作并不是在同一时期全部进行的，而是根据档案的形成特点分阶段进行的归纳有以下三种：1档案室对正常接收进馆归档案卷的整理2档案馆对正常接收进馆归档案卷的整理3档案室（馆）对零散文件进行全过程的整理,（二）档案整理工作的意义1整理工作是对档案实行科学管理的基础。2整理工作是发挥档案效用的前提条件。3整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据。,二、档案整理工作的原则和要求,（一）档案整理的原则1保持文件之间的历史联系。这是档案整理工作的根本性原则。文件之间历史联系是指文件在产生

46、和处理过程中所形成的内部相互关系，也称为文件的“内在联系”或“有机联系”。在文件整理工作中保持文件之间的历史联系，其目的在于使档案能够反映其形成者的历史面貌。文件之间的历史联系主要表现在：（1）文件在来源上的联系。（2）文件在内容上的联系。（3）文件在时间上的联系。（4）文件在形式上的联系。,2充分尊重和利用原有的档案整理成果尊重和利用原有的档案整理成果是指后继的档案管理者要善于分析、理解和继承前人的整理成果，不要轻易地否定或抛弃。应该做到：（1）在原整理基本可用的话，就要维持原有的秩序状态。（2）局部不合理，只能调整局部。（3）若原有整理的确很差，无法实行有效管理，可以进行重新整理。但在整理

47、时应该尽可能地保留或利用原有基础中的可取之处。3便于保管和利用。一般情况下，保持文件之间的历史联系与便于保管和利用之间是一致的，但在某些特殊情况下二者可能发生矛盾。例如：产生于同一次会议的档案，有纸质文件、照片、录象材料等，他们的保管要求不同，因此整理时要综合考虑各种因素，分别整理，以利于保管和利用。,任务二 认识全宗及分类方案,1、掌握全宗及立档单位的含义及构成条件；2、明确档案整理工作中分类方案的种类及组合、制定原则及要求。,知识目标：,1、能够根据立档单位的构成条件判断具体某单位能否构成立档单位；2、能够根据不同分类方案的特点与适应要求判断某单位的分类方案是否合理规范。,能力目标：,案例

48、导入,新成立的天地公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构年度保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。立档单位进行档案分类时应考虑单位的具体情况，灵活地选择实用的分类方案，文书档案的分类方案可以按问题、保管期限分类，也可以按年度、组织机构分类，但是在实际工作中往往不是单一分类，而是综合运用。每种分类方案都有自己的适用范围，不能随意用之。案例中采用组织机构年度保管期限

49、分类法进行档案的分类，而内部组织机构变动频繁，部门的调整大，钟苗这样做产生的后果是就是不利于档案分类的连续性。,任务训练,活动目标,通通过实地调查了解某单位，了解档案整理方案，并能按照全总内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析判断。,活动组织,根据情况灵活分组调查；,1、学生分组通过实地调查了解某单位，了解档案整理方案，并能按照全总内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析，然后各组指定代表介绍他们对此单位分类方案的评价。2、对比评价各组，评选出最佳调研小组；,活动内容与要求,【理论支撑】一、全宗的概念与意义,（一）全宗的概念全宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成

50、的档案的整体，是一个表示档案范围的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫一个全宗。1全宗具有不可分散性。同一个全宗的档案不能分散整理，不同全宗的档案又不能混淆。全宗的类型：按全宗内容的性质可分为：机关全宗、人物全宗。按构成全宗的方式分：独立全宗、联合全宗、汇集全宗等。其含义包括：,（1）全宗是个整体，不可分割。（2）全宗具有客观性。（3）全宗以一定单位为基础，具有相对稳定性。2档案必须按全宗整理（1）能够揭示档案内容的实质，从而正确评判档案的价值。（2）对档案管理有重要的组织作用。,（二）立档单位及其构件1立档单位的概念立档单位是指构成全宗的具有独立性的单位或个人，也称全宗的构成者