人事档案管理制度.ppt

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1、1,人事档案管理制度,2,1.0 目的,规范档案之管理，确保人事档案的真实性、完整性及保密性。,3,2.0 范围,本制度适用于集团公司范围。,4,3.0 定义,本制度所述之“人事档案”指由人力资源部经办并保管的与公司员工经历、证明、德才表现等有关的文件资料。,5,4.0 职责,4.1 人力资源部负责建立并保管人事档案，保守档案机密。4.2 各部门负责提供给人力资源部建立档案所需之真实资料。,6,5.0 内容,5.1 人事档案资料包含的内容5.1.1 员工登记表；5.1.2 入职考试答案；5.1.3 员工绩效评估资料；5.1.4 奖惩记录；5.1.5 调职/调薪记录；,7,5.2.1 收集工作要

2、求：必须及时收集，做到有则即收，收则即存，使人事档案内容时常保持完整状况和最新有效状态。,5.2 档案材料的收集,8,5.2.1 收集工作要求：(2)必须保证质量：做到不缺页、不缺份、无破损，不缺头少尾；材料要有效，即手续要齐备，不能出现手续不全之情况；材料范围要准确可靠，材料内容要真实。既不收集非档案材料，也不收集失实材料；,5.2 档案材料的收集,9,5.2.1 收集工作要求：材料必须适量。本公司人事档案一般只建正本，即仅有人力资源部保存一份。,5.2 档案材料的收集,10,5.2.2 收集工作的方法:通过员工个人提供，如员工登记表、身份证复印件（文员及以上人员的个人简历、学历证、职称证等

3、复印件）等（含网络应聘之电子文档）；通过各部门提供，如员工考评表、入职考试答案、奖惩记录、调职/调薪记录等；,5.2 档案材料的收集,11,5.2 档案材料的收集,通过学校和教育部门收集员工学生时期的档案材料，如成绩册、表现鉴定、毕业分配表等；职业背景调查资料（通过该员工原工作单位提供其原工作表现）；,12,5.2 档案材料的收集,5)在收集过程中须建立定期清理制度，根据情况每年至少进行一次清理核对，以便了解档案缺补情况；须不定期向员工所在部门，索要有关的档案材料。,13,5.3.1 履历表的补充履历表的主要内容是反映个人的经历，主要包括：个人基本情况，社会关系情况，本人德才情况，个人简历及其

4、他需说明的问题和审批手续部分。新近履历表的补充，原则上由个人填写，在此过程中应注意以下几点：做好动员；明确填表人责任；做好审核工作。,5.3 材料的补充,14,5.4 材料的鉴别,鉴别的结果是剔出销毁某些材料，须按“取之有据，舍之有理”之原则。其主要包括以下内容：5.4.1 核对该员工与相对应之材料是否相符；5.4.2 看材料是否精炼；5.4.3 看材料是否完整；5.4.4 看材料手续是否齐全。,15,分类是指把人事档案的内容分成统一的若干类，使之系统化，以求有条理地反映该员工各方面的情况，结合我公司实际，可分为如下几类（但不限于此）：5.5.1 第一类：历年的履历表、简历表及属于个人经历的材

5、料；5.5.2 第二类：自传及属于自传性质的材料；5.5.3 第三类：历年的表现评估、学校毕业鉴定以及属于鉴定性的工作、学习小结；,16,5.5.4 第四类：绩效考核材料（各类专业人员的业务考绩材料主要是业务评定、创造发明和技术革新的评价材料）；5.5.5 第五类；公司内外奖励及处罚、处分；5.5.6 第六类：其他可供公司参考的有关人事档案的材料等。,17,5.6 材料的归类方法一般有：按名称归类，按内容归类、按价值归类等。5.7 材料目录登记时应保持目录表规范、整洁：5.7.1 要准确清楚，不能错登、漏登；5.7.2 字迹要清楚，书写要工整，不要滥用繁体字及生造的简化字，上下文字相同的不能用

6、省略号代替。,18,5.8.1 材料归档的程序：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；按照材料的属性和内容，确定其归档的具体位置；在目录上补登材料名称及有关内容；将新材料放入档案。,5.8 材料的保管,19,人事档案统一按部门分类管理并按进厂次序排列；人力资源部由人事管理员具体负责人事档案的管理工作；人事档案设立专门档案柜保管，并在每一个文件夹上设有部门标识。,5.8.2 材料的存档管理,20,5.8.2 材料的存档管理,员工离职，其档案即从在职员工档案夹中撤出，统一存放于离职员工档案夹中；更新人事系统（电子版）。在职员工档案始终与人事系统（电子版）中所存员工资料保持统一性。,21,负责

7、管理人事档案人员应经常查看档案有无霉烂、虫蛀，有无其他存放错误等；除定期核对外，当出现下列情况时，也须及时检查核对：突发事件（如被盗、遗失或水灾火灾）之后；对某些档案有疑问或不能确定某份材料是否丢失时；C 发现某些损害之后，如材料发霉、虫蛀等。,5.8.3 材料的检查核对,22,人力资源部安排专人负责档案的保管，并备齐必要的存档设备；存放处有必要的防火、防潮器材；存放处保持清洁，不准存放其它无关物品；任何人不得擅自将人事档案材料带出人力资源部（除影印时）；无关人员不得取阅。,5.8.4 材料的保卫保密：,23,人事档案的数量；人事档案材料收集补充、整理、保管和利用情况；人事档案工作人员情况。,

8、5.8.5材料的统计内容主要有：,24,5.9.1 人事档案正本不可借出，只可查阅（且须满足一定的条件，由人力资源部经理视情况批准，方可查阅）：,人力资源部经理、（副）总经理、董事长及获董事长批准人员需要查阅人事档案时；公安等部门因特殊需要必须查阅人事档案时；本部门主管及以上人员需查阅其下属员工档案时；,5.9 人事档案的利用,25,5.9.2 出具证明材料,人力资源部出具的证明材料可以是按有关文件规定写出有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件；要求出具材料的原因一般是晋升、调职等。,26,查阅制度主管及以上人员因工作需要可查阅本部 门员工档案（需经人力资源部经理同意）；人力资源部人

9、员（因工作需要时）、人力资源部经理、（副）总经理董事会成员可查阅公司任何员工的档案；除A、B外,其他人员均无权查阅人事档案。查阅时,只能在人力资源部人员监督下进行，不得外借。,5.9.3 人事档案利用制度,27,5.9.3 人事档案利用制度,2)出具证明材料的手续：由有关部门开具介绍信，注明要求出具证明材料的理由，并由经理及以上人员签名。经人力资源部经理审批并登记后，方可提供证明材料。,28,5.10.1 在职员工之档案在员工在职期内 永远保存。5.10.2 离职员工档案之保存期为离职后 二年。5.10.3 离职员工档案保存期满，由人力 资源部统一整理明细，报人力资 源部经理审核和（副）总经理批 准后方可予报废销毁。销毁时作 相应记录。,5.10 人事档案的保存期限及销毁方法,29,6.0 附件（无）7.0 参考文件和资料（无）8.0 本文件自2004年11月10日起生效。9.0 本文件解释权归属集团人力资源部。,