档案管理 企业设备档案的收集工作与 设备档案收集（科研项目）.docx

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1、设备档案是指在设备管理的全过程中形成，并经整理应归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件与资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作归档建立的设备档案，具体说来，包括从项目立项阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、后期维护保养阶段各个过程中形成的具有保存价值的各种载体的资料。确保企业设备档案的完整性、系统性、安全行、高效性，对企业有重大的意义。而做好设备档案的收集工作又是其中的重中之重。1 .档案收集阶段存在的问题1.1 签订技术合同时未将设备验收文件交付具体化就一般而言，企业引进设备签订合同都是由公司商务部门及技术部门联合参与，其合同一般为统一模

2、板，仅仅笼统的提及需要提交竣工资料，但并未对及需要交付的文件具体化。这使得后期档案部门在接收设备验收文件时没有依据，对设备厂家没有约束力，只能是设备厂家提供什么就被动的接收什么，容易造成设备档案收集不全，给后期工作带来不便。1.2 设备开箱过程开箱文件遗失设备开箱过程没有档案人员参与，参与开箱的技术人员档案意识不强，开箱验收过程中只交接设备而忽略了对其过程中产生的文件资料的收集工作，比如一些设备阀门、压力仪表、控制部件的合格证、检测报告，开箱箱单等等，这些文件的缺失造成了档案资料无法系统整理，影响后期查考利用。1.3 设备归档资料不能溯源档案人员后期整理设备档案过程中，常常会发现有些文件首尾不

3、一致的现象。例如在整理会议纪要时，可能会发现其中提及某个时间段某个设备进行过调研，或者专家会审，而却没有这些相关的调研资料及专家会审资料。这是由于某些会议未及时撰写会议纪要，专家评审时未及时形成文件资料记录等。档案的原始记录性导致了这些现场最一手的资料缺失了就是缺失了，没有办法去弥补，这也导致了后期如果出现设备问题无法追本溯源。1.4 设备竣工验收文件设备在前期项目阶段形成的技术规格书、技术协议等文件的设备型号、设备名称、技术参数等严格按照合同签订时执行，然而实际到货的设备仪器，一些厂家是按照其公司简称、设备出厂编号、中英文缩写，或按照产品特点、相关行业标准等来编制设备名称，这就导致设备实物上

4、的铭牌、出厂合格证与签订合同时的型号、名称不一致。2 .改进措施造成上述问题的根本原因就在于项目实施前期对档案管理工作不够重视，管理不够到位，根据自身工作经验，我觉得需要做到以下几点：2.1 项目前期签订合同时要规范引进项目在签订合同阶段，设备采购部门应该会同档案管理人员在设备技术协议或招标文件中明确项目竣工时需要移交的设备资料清单。合同是具有法律效益、双方认可的文件，具有强制性特征，设备供应商必须依照合同中所明确的设备资料清单向档案部门移交，这就给了档案管理人员法律依据，如果在清点资料过程中发现缺件、错件现象，可根据合同中约定要求设备供应商补齐或者更换，如果供应商拒不配合执行，可按供应商违约

5、要求赔偿。2.2 项目管理过程要做到“三纳入、四同步”“三纳入”就是将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。“四参加是指档案部门或档案人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、设备二四同0是指F达计划任寡与提出科研文件材料要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。从前期立项阶段，档案人员应参与项目相关各种重要会议，以确保可以把握项目进度。设备开箱过程中，相关部门兼职档案员要对照技术合同和装箱单逐项核

6、对，确保收集完整齐全。23档案收集工作要边形成边收集传统的项目管理过程都是根据项目的实施进度，在某个项目节点完成后，由项目实施人员向档案室归档，档案工作人员在接收后进行整理归档，在整理过程中如果发现有缺件少件，再联系项目实施人员补充。但由于文件具有时效性，设备的开箱验收文件、设备的设计联络会议纪要、一些现场测试记录等等现场最一手的文件，只能在形成之后立即收集，即使丢失损毁了也没法后衲，后补的就与档案的真实性相悖，这就导致了设备档案收集缺失而无法形成闭环。所以项目管理资料最好是边形成边收集，在设备的设计联络会议后保存好纸版的会议纪要,修改前后的文件也要一并收集归档，以保证文件收集的完整准确,设备

7、的测试记录等在形成之后立即收集保存。此外，项目实施人员可以在移交归档文件之前，先通过电子报送提交给档案工作人员审查，由档案员先行审查电子文件，根据档案员审查意见修改补充完整后再将纸板文件一并移交。2.4 档案管理工作要与项目实施进度同步在项目实施前期阶段，就要确定好档案管理部门和项目实施部门的分工、文件资料归档范围以及文件资料归档的时间节点，档案员与各部门对接的兼职档案员要及时沟通交流，充分了解项目进展情况，把握好项目进度，根据项目实际进展情况及时划定移交归档节点，做好档案竣工验收工作。要做好设备档案管理工作，最重要的是要提高档案工作人员与各部门兼职档案员的业务管理水平。档案行政管理部门可以定

8、期组织档案业务培训和业务交流，提高档案工作人员专业水平；此外，还可以举办档案展览等，做好档案宣传工作，以增强企业职工的档案意识。3 .结束语做好企业设备档案的收集工作，需要在设备的前期项目管理阶段就做好把控，贯穿于设备项目管理的全过程。提高设备项目档案的完整性、准确性和系统性，需要档案管理部门与项目建设部门携手共进，以兼职档案员为桥梁，从实际出发，在实践中总结经验，不断摸索创新，探索优化收集档案的方法，使项目档案管理程序更为规范，为企业积累下宝贵的设备档案资料。参考文献1陈铁汉，王爽.浅谈固投项目设备仪器档案管理的举一反三J.档案工作，2017(11).2曹芳，牛文贺，韩华军.项目建设中设备档

9、案的收集与管理浅谈J.工作指导,2018(02).科研项目是科技人员开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，是开展高水平科学研究和支撑高质量人才培养的重要依托，也是引领学科发展的重要力量。对于涉及创新型设备研制的科研项目，其设计、研制的设备是其研究的主要内容。如何将这些设备档案资料收集齐全完整、并进行系统地整理，既符合国家和行业对科研项目设备档案收集整理的要求，达到科研项目档案验收的条件，又为日后科技人员和维修人员能便捷地利用这些设备档案进行技术改造、设备的维护等工作提供详实的设备档案资料，是档案人员在进行科研项目设备档案管理中着重解决的问题。1 .设备档案收集整理过程中常见问

10、题分析1.1 收集不全，部分核心设计文件缺失收集是设备档案管理的基础，有的单位的设备档案资料严重缺失。有的只收集了设备的采购或加工合同，而设备合同签署的授权委托书、设备的随机文件，设备到货验收文件及设备进行的招投标文件、中标通知书公示文件，进口设备的报关材料等未收集；标准设备采购缺少三方比价单位的资格文件等。非标设备是科研项目的重点和技术核心，其价值体现了科研人员的科技创新成果。有的单位收集了非标设备的加工合同、最终的竣工图纸等，缺少科研人员的设计文件，加工过程反复修改的加工图纸和设计变更单及最终形成的设备使用说明书、操作手册及质量保证文件及验收文件。有的科研项目的设备资料的核心设计文件及技术

11、总结因技术人员担心核心技术资料归档后会被其他技术部门或技术人员看到，影响成果申报和后续的技术研究，而不提供相应有价值的核心技术资料。从而使核心研究的内容不全，严重影响了设备档案的完整性。特种设备因其具有涉及生命安全、危险性较大的承压、载人和吊运设备或设施构成，如：电梯、起重机、锅炉、压力容器、压力管道等。特种设备档案资料有的缺少特种设计、制造、安装资质文件，出厂质量检验合格证明文件等。而设备安装调试阶段文件中缺少安装调试记录等。究其设备档案资料收集不全的种种原因，是档案人员没有按照国家和行业的设备档案收集范围，制定该科研项目的设备档案收集整理方案及归档范围并缺少与技术人员对档案安全的措施的沟通

12、。档案人员没有做到对科研人员对设备档案收集工作进行到位的监督、检查与业务指导，使收集的设备档案资料不齐全，不具备验收要求和日后的提供利用。1.2 整理不例I系统，专业性不强有的科研项目设备档案的整理没有国家、行业的整理规则确定该科研项目设备档案的整理方案，没有按照科研项目的子项、系统、单台套设备的整理原则对设备档案进行系统整理。而是按照设备的采购或加工合同设备进行整理，不同子项、系统的单台套设备也没有进行链接，造成整理的设备档案系统性不强，重复组卷，不能满足科研项目的技术人员在维修、技术改造时快速查找单台套设备资料。1.3 档案资料人员业务能力不强科研项目设备档案的收集整理工作需要档案人员熟悉

13、国家、行业相关标准、规范、制度，了解科研项目可行性研究批复新增设备的台套情况。而现实是，因参与设备档案收集整理的技术人员及资料人员不具备相关的档案知识，负责业务指导的档案人员对设备档案收集范围及整理的业务不精，对科研项目中涉及的设备不了解，没有按照可行性研究批复的新增设备清单制定设备档案的收集范围和整理方案。造成科研项目的设备档案资料收集整理工作的质量大打折扣。2 .解决的措施2.1 建立设备档案的收集整理方案作为科研项目设备档案收集整理的主要责任的档案部门，在科研项目立项后，要依据国家、行业的标准，按照科研项目的特点和科研项目可行性研究批复的新增设备清单，在与科研项目负责人充分沟通的情况下，

14、制定该科研项目设备档案的收集整理方案。方案中需要确定该科研项目设备档案收集整理的主体责任；掌握科研项目可行性研究批复的新增设备台套内容；确定设备所属的子项、系统名称；单台套设备组卷原则和标准设备、非标设备、特种设备等的收集范围及保管期限等。档案人员和技术人员按照标准设备、非标设备和特种设备档案资料的收集范围及保管期限进行收集，档案人员指导科研人员按照设备档案的收集范围进行有效收集，并按照科研项目的特点，按照子项、系统、单台套的原则进行整理。涉及不同子项、系统的单台套设备档案资料建立链接，避免重复组卷和产生大量复印件。便于科研人员查阅利用。2.2 聘请技术总工对设备档案完整性和系统性审核档案人员

15、和科研人员按照设备档案收集整理方案，对设备档案资料进行完整性收集和系统整理后，此设备档案资料收集得是否齐全，非标设备核心技术文件是否收集齐全，是否归入相应的子项、系统，是否与科研项目子项、系统的划分一致等等问题，需要科研项目的技术总工对收集整理的设备档案进行审核，发现缺失的文件及时进行收集，归入的子项、系统有误，链接不对等问题进行调整整改等。从而保证可行性研究批复的设备资料能够全部收集，核心技术的设备档案资料从设计、到加工过程、验收各个阶段形成的设备资料完整，内容真实有效，真实反映科研项目设备档案的实际情况，真正体现科研项目的科技创新内容，学术价值。不是只收集了一些结论性资料。从而为今后设备档案的利用打下坚实的基础。2.3 提高档案资料人员的业务水平档案人员是科研项目设备档案收集整理的主导，档案人员对设备档案资料管理的能力决定了该科研项目档案收集整理的质量。一个具有较高的档案业务能力的档案人员，依据所熟知的国家和行业设备档案的相关要求，按照科研项目设备档案收集整理方案能够高水平指导科研人员及资料人员将设备档案资料收集齐全并系统整理好。而一个不具备相应业务能力的档案人员需要通过系统学习相关业务知识外，还需要能力强的人员带领示范或通过业务培训、查阅业务手册、规范等不断加强业务学习来提高业务素质。参考文献川于莉.论设备档案的收集与利用J.黑龙江科技信息，2008(3)：174-174.